Poradniki o fakturach, KSeF, VAT, JPK, magazynie, księgowości i prowadzeniu firmy. Praktyczna wiedza dla przedsiębiorców oraz biur rachunkowych.
Dobrze zaprojektowany magazyn nie musi być większy ani bardziej zautomatyzowany, żeby realizować zamówienia szybciej. Często największą różnicę robi samo rozmieszczenie produktów. Jeżeli pracownik przez większość zmiany chodzi między odległymi regałami, wraca w te same alejki albo przeciska się z wózkiem przez zatłoczone strefy, problemem nie musi być jego tempo pracy. Problemem może być układ magazynu.
Czytaj dalejStoły, krzesła, projektor, ekran, monitor, nagłośnienie, tablica, laptop prowadzącego – urządzenie sali szkoleniowej potrafi oznaczać jednorazowy wydatek na kilkanaście albo kilkadziesiąt tysięcy złotych. Nie znaczy to jednak, że całość trzeba potraktować jako jeden środek trwały i amortyzować przez kilka lat.
Czytaj dalejZmiana programu do faktur wygląda niewinnie, dopóki firma nie zacznie przygotowywać migracji. Wtedy okazuje się, że w dotychczasowym systemie są nie tylko faktury, ale też baza kontrahentów, produkty, cenniki, szablony dokumentów, płatności, automatyczne przypomnienia, integracja z księgowością, sklepem internetowym, bankiem czy KSeF.
Czytaj dalejWdrożenie systemu ERP rzadko wygląda jak zwykła usługa wykonana jednego dnia. Najpierw jest analiza procesów, później konfiguracja systemu, migracja danych, integracje, testy, szkolenie pracowników i dopiero na końcu uruchomienie produkcyjne. Całość może trwać kilka miesięcy.
Czytaj dalejKontrahent informuje, że od przyszłego tygodnia nie działa już jako „Jan Kowalski Usługi”, tylko jako „JK Solutions sp. z o.o.”. Albo dotychczasowa spółka komandytowa została przekształcona w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.
Czytaj dalejTak, ale pod jednym warunkiem: firma nie może istnieć wyłącznie dlatego, że dziś dwa popularne programy nie potrafią się ze sobą połączyć. Integracje API mogą być bardzo dobrym biznesem. Klient, który raz podłączy sklep, księgowość, CRM, magazyn czy system płatności i oprze na tym codzienną pracę, niechętnie zmienia rozwiązanie. Powstaje wysoki koszt odejścia, regularny abonament i możliwość dokładania kolejnych integracji.
Czytaj dalejPrzegląd komina kończący się słowami „wszystko w porządku” nie wystarcza. Właściciel albo zarządca budynku powinien mieć możliwość wykazania, że kontrola faktycznie została wykonana, przez osobę posiadającą odpowiednie uprawnienia i z określonym wynikiem.
Czytaj dalejFirma projektowa kupuje AutoCAD i dostaje fakturę na kilka tysięcy złotych. Pierwsza myśl: droga licencja na program, więc trzeba ją amortyzować. Przy obecnym modelu sprzedaży Autodesk często będzie to jednak błędne założenie.
Czytaj dalejProfesjonalny skaner może kosztować 1500 zł, ale urządzenia do szybkiej digitalizacji dokumentów, archiwów czy wielkoformatowych projektów potrafią kosztować kilkanaście albo kilkadziesiąt tysięcy. Podatkowo nie rozlicza się ich wszystkich w taki sam sposób. Najważniejsze są trzy rzeczy: wartość urządzenia, przewidywany czas użytkowania i to, czy firma może odliczyć VAT.
Czytaj dalejKlient zamawia towary za 30 000 zł, a po wystawieniu faktury prosi: „Czy można zrobić z tego trzy faktury po 10 000 zł?”. Albo chce osobny dokument dla każdego działu, projektu czy rodzaju usługi. Technicznie wystawienie kilku dokumentów jest proste. Podatkowo nie zawsze można jednak potraktować wystawioną już fakturę jak plik, który da się usunąć i przygotować od początku.
Czytaj dalejBrak popularnego produktu zwykle nie zaczyna się w momencie, gdy magazyn pokazuje zero. Problem powstał wcześniej: zamówienie do dostawcy wysłano za późno, sprzedaż nagle przyspieszyła, stan w systemie nie zgadzał się z rzeczywistością albo nikt nie uwzględnił, że dostawa zamiast czterech dni trwa obecnie dwa tygodnie.
Czytaj dalejProgram do faktur dla biura rachunkowego powinien rozwiązywać trochę inny problem niż zwykły program dla przedsiębiorcy. Nie wystarczy, że klient potrafi w nim szybko wystawić fakturę. Biuro potrzebuje dostępu do wielu firm, kontroli nad dokumentami, obsługi KSeF, możliwości pobierania kosztów i przede wszystkim sprawnego przeniesienia danych do programu księgowego.
Czytaj dalejFaktura została wystawiona w złotówkach, a klient po chwili informuje, że zgodnie z zamówieniem miało być 2500 euro. Albo odwrotnie: dokument wystawiono w EUR, choć kontrakt przewiduje rozliczenie w PLN. Jeżeli faktura jest jeszcze tylko roboczym dokumentem i nie została wystawiona, sprawa jest prosta – można poprawić walutę przed jej zatwierdzeniem. Po wystawieniu faktury nie powinno się jednak po prostu otwierać dokumentu, zmieniać PLN na EUR i zapisywać go ponownie pod tym samym numerem. Je
Czytaj dalejSprzedaż roślin przez internet wygląda podatkowo podobnie do sprzedaży innych towarów, ale ma kilka własnych pułapek. Najczęściej problemem nie jest samo wpisanie monstery czy sadzonki róży na fakturę. Trzeba prawidłowo ustalić stawkę VAT, rozróżnić klienta prywatnego od firmy, zdecydować, czy dokument trafia do KSeF, a przy sprzedaży wysyłkowej pamiętać również o przepisach dotyczących paszportów roślin.
Czytaj dalejEkspres do kawy w biurze nie jest dziś niczym niezwykłym. Korzystają z niego pracownicy, kawa pojawia się podczas spotkań z klientami, a w części firm urządzenie pracuje praktycznie przez cały dzień. Sam fakt wystawienia faktury na firmę nie oznacza jednak, że zakup automatycznie staje się kosztem podatkowym.
Czytaj dalejKlient kupił, usługa została wykonana albo zamówienie wyszło z magazynu. Faktura powstaje jednak dopiero wieczorem, następnego dnia, a czasem pod koniec tygodnia, gdy ktoś w firmie wreszcie znajduje chwilę na dokumenty. Przy kilku fakturach miesięcznie nie musi to być problem. Przy kilkudziesięciu czy kilkuset zaczyna nim być.
Czytaj dalejDrukarka laserowa kupiona do biura, gabinetu, sklepu czy warsztatu może być normalnym kosztem działalności. Sposób rozliczenia zależy jednak od jej ceny, prawa do odliczenia VAT i formy opodatkowania przedsiębiorcy. Inaczej zaksięgujemy urządzenie za 1 500 zł, a inaczej profesjonalną drukarkę za kilkanaście tysięcy.
Czytaj dalejOkreślenie „faktura OSS” jest wygodne i powszechnie używane w sklepach internetowych, ale z podatkowego punktu widzenia nie istnieje osobny rodzaj dokumentu o takiej nazwie. OSS, czyli One Stop Shop, jest procedurą rozliczania VAT od określonej sprzedaży dla konsumentów w innych państwach Unii Europejskiej.
Czytaj dalejTak. Przedsiębiorca nie musi prowadzić jednej numeracji faktur dla całej firmy. Może korzystać z kilku niezależnych serii – na przykład osobnej dla sklepu internetowego, sprzedaży stacjonarnej, konkretnego oddziału albo faktur korygujących.
Czytaj dalejEksport bazy produktów wydaje się prosty do momentu, gdy trzeba przenieść kilka tysięcy pozycji do nowego sklepu, programu magazynowego albo systemu fakturowego. Samo zapisanie tabeli do CSV nie wystarczy. Jeśli w bazie znajdują się powielone SKU, kody EAN zapisane raz jako liczba, raz jako tekst, różne nazwy tych samych kategorii albo ceny bez informacji, czy są netto czy brutto, problemy wyjdą dopiero podczas importu.
Czytaj dalejMagento 2, obecnie rozwijane jako Magento Open Source oraz Adobe Commerce, jest znacznie bardziej rozbudowaną platformą niż typowy sklep abonamentowy. Pozwala prowadzić duże katalogi produktów, wiele wersji językowych, kilka sklepów z jednej instalacji, sprzedaż B2B i skomplikowane procesy magazynowe. Z tego samego powodu integracja z zewnętrznym programem rzadko kończy się na kliknięciu jednego przycisku.
Czytaj dalejNajprostszy sposób planowania zakupów wygląda tak: produkt zaczyna się kończyć, więc zamawiamy kolejną partię. Problem w tym, że przy kilkuset albo kilku tysiącach indeksów taka metoda prowadzi na zmianę do dwóch sytuacji – któregoś towaru brakuje, a innego jest na magazynie zdecydowanie za dużo.
Czytaj dalejW hurtowni internetowej problemem rzadko jest samo policzenie, ile sztuk produktu leży na półce. Trudność zaczyna się wtedy, gdy ten sam towar jest jednocześnie wystawiony we własnym sklepie, na Allegro, w kilku marketplace’ach i dostępny dla klientów hurtowych zamawiających telefonicznie albo mailowo. Jeżeli magazyn nie jest spięty ze sprzedażą, wcześniej czy później pojawia się zamówienie na produkt, którego fizycznie już nie ma. Przy kilkudziesięciu indeksach można jeszcze ratować się arkusz
Czytaj dalejMagazyn online rozwiązuje bardzo konkretny problem: żeby sprawdzić, czy danego produktu jest jeszcze 6 czy 60 sztuk, nie trzeba być w biurze ani dzwonić do pracownika na magazynie. Aktualny stan można sprawdzić z komputera w domu, laptopa podczas wyjazdu albo telefonu.
Czytaj dalej