Jak rozliczyć zakup licencji Autodesk AutoCAD?

AutoCAD nie jest dziś standardowo sprzedawany jako bezterminowa licencja, którą firma kupuje raz i może używać przez kolejne lata. Autodesk oferuje przede wszystkim dostęp subskrypcyjny: miesięczny, roczny lub trzyletni. Jest też Flex, w którym kupuje się tokeny wykorzystywane w dniach rzeczywistej pracy z programem.

To właśnie okres i charakter kupionego dostępu mają większe znaczenie podatkowe niż sama nazwa „licencja AutoCAD” na fakturze.

Roczny AutoCAD najczęściej można rozliczyć bezpośrednio w kosztach

Jeżeli architekt, konstruktor, projektant instalacji albo firma budowlana wykorzystuje AutoCAD do działalności, związek wydatku z przychodem jest łatwy do wykazania. Oprogramowanie jest narzędziem pracy podobnie jak komputer, ploter czy specjalistyczny program do kosztorysowania.

Przedsiębiorca rozliczający podatek od dochodu może więc zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów.

W przypadku typowej rocznej subskrypcji nie ma zwykle potrzeby wprowadzania programu do ewidencji wartości niematerialnych i prawnych. Przepisy dotyczące amortyzacji licencji odnoszą się do praw o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok.

Roczny dostęp trwa 12 miesięcy, więc tego warunku nie spełnia.

Podobnie wygląda miesięczna subskrypcja. Opłata za miesięczny dostęp do AutoCAD jest zwykłym wydatkiem związanym z działalnością.

Nie zmienia tego fakt, że przedsiębiorca planuje korzystać z AutoCAD przez następne pięć lat. Jeżeli co roku odnawia roczną subskrypcję, nie kupił od razu pięcioletniego prawa. Autodesk traktuje kolejne odnowienia jako następne okresy subskrypcji.

Przykładowo firma projektowa kupuje roczny dostęp do AutoCAD za 8000 zł netto. Program będzie wykorzystywany wyłącznie przy wykonywaniu projektów dla klientów.

W typowej sytuacji całe 8000 zł stanowi koszt działalności bez konieczności amortyzowania licencji przez kilka lat.

W KPiR sposób ujęcia będzie dodatkowo zależał od stosowanej metody rozliczania kosztów. Przy powszechnie stosowanej metodzie uproszczonej taki wydatek ujmuje się zasadniczo na podstawie dokumentu w dacie poniesienia kosztu. Przy metodzie memoriałowej i w księgach rachunkowych opłata obejmująca różne okresy może wymagać rozliczenia w czasie.

Co, jeśli firma kupuje dostęp na trzy lata?

Tutaj nie należy automatycznie stosować tej samej zasady.

Autodesk oferuje również trzyletnie subskrypcje AutoCAD. W takim przypadku przedsiębiorca otrzymuje prawo do korzystania z programu przez okres przekraczający rok, a całkowita wartość umowy może znacznie przekroczyć 10 000 zł.

Przepisy PIT i CIT uznają nabyte licencje wykorzystywane w działalności przez okres dłuższy niż rok za wartości niematerialne i prawne, jeżeli spełnione są pozostałe warunki.

Jeżeli więc konkretna trzyletnia umowa daje przedsiębiorcy licencję na korzystanie z AutoCAD przez 36 miesięcy i jej wartość początkowa przekracza 10 000 zł, trzeba przeanalizować możliwość rozliczenia jej jako wartości niematerialnej i prawnej.

Dla licencji na programy komputerowe minimalny podatkowy okres amortyzacji wynosi 24 miesiące.

Nie oznacza to jednak, że każda faktura Autodesk przekraczająca 10 000 zł automatycznie tworzy WNiP. Trzeba sprawdzić, co przedsiębiorca faktycznie nabył: wieloletnią licencję, okresową usługę dostępu, pakiet kilku produktów czy kilka oddzielnych rocznych okresów rozliczeniowych.

Przy standardowym rocznym AutoCAD problem ten zazwyczaj w ogóle się nie pojawia. Przy umowie wieloletniej dokument zakupu i warunki subskrypcji trzeba już przeanalizować dokładniej.

Skąd wziął się limit 10 000 zł?

Jeżeli nabyta licencja rzeczywiście stanowi wartość niematerialną i prawną, znaczenie ma jej wartość początkowa.

Do 10 000 zł podatnik może zrezygnować z wieloletniej amortyzacji i rozliczyć wydatek jednorazowo.

Jeżeli wartość przekracza 10 000 zł i jednocześnie licencja spełnia definicję WNiP, wydatku nie zalicza się od razu w całości do kosztów. Kosztem stają się kolejne odpisy amortyzacyjne.

Sam limit nie rozstrzyga więc sprawy.

Licencja za 15 000 zł na sześć miesięcy nie staje się WNiP wyłącznie dlatego, że jest droga. Z kolei prawo do oprogramowania zakupione na kilka lat może spełnić warunki WNiP i wtedy wartość 10 000 zł zaczyna mieć znaczenie.

Zakup bezpośrednio od Autodesk oznacza zwykle import usług

Druga część rozliczenia często powoduje więcej błędów niż sam podatek dochodowy.

Przy zakupie AutoCAD bezpośrednio w europejskim sklepie Autodesk polski przedsiębiorca zawiera obecnie umowę z Autodesk Ireland Operations Unlimited Company z siedzibą w Irlandii.

Nie jest to więc zwykły zakup od polskiego sprzedawcy.

Jeżeli firma ma aktywny numer VAT UE i poda go podczas zakupu, przedsiębiorcom spoza Irlandii Autodesk co do zasady nie nalicza VAT. Firma otrzymuje dokument bez podatku i sama rozlicza w Polsce import usług.

Załóżmy, że wartość subskrypcji wynosi 8000 zł.

Polski czynny podatnik VAT rozlicza od tej transakcji 23% VAT:

8000 zł × 23% = 1840 zł.

Kwota 1840 zł jest podatkiem należnym z tytułu importu usług. Jeżeli AutoCAD służy w całości działalności opodatkowanej, ten sam przedsiębiorca może jednocześnie wykazać 1840 zł jako VAT naliczony do odliczenia.

Efekt finansowy wynosi wtedy zasadniczo zero:

**VAT należny: 1840 zł
VAT naliczony: 1840 zł**

Transakcję trzeba jednak prawidłowo wykazać w ewidencji VAT. To, że przedsiębiorca faktycznie nie dopłaca podatku do urzędu, nie oznacza, że może pominąć import usług.

A jeśli firma nie jest podatnikiem VAT?

Tu pojawia się często pomijana pułapka.

Zwolnienie z VAT nie zwalnia z obowiązku rozliczenia VAT od importu niektórych usług.

Przedsiębiorca zwolniony z VAT, który kupuje usługę od zagranicznego podatnika na zasadach właściwych dla importu usług, powinien przed taką transakcją zarejestrować się do VAT UE. Sama rejestracja VAT UE nie powoduje utraty zwolnienia z VAT.

Różnica pojawia się później.

Podatnik zwolniony nie ma prawa do normalnego odliczenia podatku naliczonego. Jeżeli więc kupi AutoCAD za równowartość 8000 zł netto i musi rozliczyć 23% VAT, powstanie 1840 zł podatku do zapłaty.

W przypadku przedsiębiorcy, który nie składa standardowego JPK_VAT z deklaracją, rozliczenie takiego importu może wymagać złożenia deklaracji VAT-9M do 25. dnia następnego miesiąca.

Dla takiej firmy zagraniczna subskrypcja za 8000 zł kosztuje więc ekonomicznie więcej niż dla czynnego podatnika VAT.

Nieodliczony VAT może przy spełnieniu warunków stanowić element kosztu podatkowego.

Zakup od polskiego sprzedawcy wygląda inaczej

AutoCAD można kupić również u autoryzowanego partnera lub innego polskiego sprzedawcy.

Jeżeli fakturę wystawia polska firma z polskim NIP-em i nalicza 23% VAT, nie ma importu usług.

Rozliczenie wygląda wtedy jak przy zwykłym krajowym zakupie oprogramowania.

Przykład:

AutoCAD – 8000 zł netto
VAT – 1840 zł
brutto – 9840 zł.

Czynny podatnik VAT odlicza 1840 zł, a przy ustalaniu kosztu podatkowego bierze pod uwagę zasadniczo 8000 zł.

Przedsiębiorca zwolniony z VAT nie może podatku odliczyć, więc jego ekonomicznym wydatkiem jest całe 9840 zł.

Dlatego przed księgowaniem nie wystarczy informacja „kupiłem AutoCAD”. Trzeba zobaczyć, kto rzeczywiście wystawił fakturę.

Co zrobić z fakturą w euro?

Zakup bezpośrednio od zagranicznego dostawcy może być rozliczony również w walucie obcej.

Dla podatku dochodowego koszty wyrażone w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Późniejsza zapłata może dodatkowo spowodować powstanie podatkowych różnic kursowych.

Przykładowo faktura opiewa na 2000 EUR. W dniu ujęcia kosztu jej podatkowa wartość może wynosić 8600 zł. Jeżeli w dniu zapłaty kurs się zmieni i z rachunku firmy faktycznie zejdzie równowartość 8750 zł, różnica nie znika. Trzeba ją rozliczyć według zasad dotyczących różnic kursowych.

Nie należy również zakładać, że dokładnie ten sam kurs zostanie zawsze zastosowany do rozliczenia VAT. VAT i podatek dochodowy mają własne reguły dotyczące momentu i kursu przeliczenia.

Czy AutoCAD jest kosztem na ryczałcie?

Przedsiębiorca rozliczający działalność ryczałtem może oczywiście kupić AutoCAD na firmę i wykorzystywać go przy realizacji zleceń.

Wydatek nie obniży jednak podatku dochodowego.

Na ryczałcie podatek jest liczony od przychodu, bez pomniejszania go o typowe koszty prowadzenia działalności. Nie ma więc podatkowego znaczenia, czy roczna subskrypcja kosztowała 3000, 8000 czy 10 000 zł.

Inaczej wygląda VAT. Ryczałt jest formą opodatkowania podatkiem dochodowym i nie decyduje o statusie VAT. Ryczałtowiec może jednocześnie być czynnym podatnikiem VAT i rozliczać import usług na normalnych zasadach.

Najpierw sprawdź fakturę, a dopiero później wybierz sposób księgowania

Przy obecnym AutoCAD nie ma jednej reguły „licencję amortyzujemy”.

Najczęściej spotykana roczna lub miesięczna subskrypcja używana w działalności będzie bieżącym kosztem firmy. Nie trzeba wprowadzać jej do ewidencji WNiP tylko dlatego, że na dokumencie pojawia się słowo „license”.

Więcej uwagi wymaga wieloletni dostęp, szczególnie trzyletni i o wartości przekraczającej 10 000 zł. Wtedy trzeba sprawdzić warunki umowy i ocenić, czy powstała podlegająca amortyzacji wartość niematerialna i prawna.

Przy zakupie bezpośrednio od Autodesk dochodzi jeszcze jedna kontrola: fakturę może wystawiać irlandzki Autodesk, co u polskiego przedsiębiorcy oznacza import usług i konieczność prawidłowego rozliczenia VAT.

Najprostszy sposób postępowania wygląda więc tak:

sprawdź okres subskrypcji → sprawdź wartość i charakter prawa → sprawdź kraj sprzedawcy → dopiero wtedy zaksięguj koszt i VAT.

W przypadku rocznego AutoCAD kupionego bezpośrednio od Autodesk przez czynnego podatnika VAT najczęstszy wariant będzie dość prosty: opłata trafia do kosztów działalności, natomiast VAT rozliczany jest w Polsce jako import usług.