Faktura VAT a faktura OSS – najważniejsze różnice

Różnica nie polega więc na tym, że przedsiębiorca wybiera w programie pomiędzy „fakturą VAT” a zupełnie innym dokumentem „OSS”. Nadal może wystawić fakturę, ale transakcja jest rozliczana według innych zasad: VAT może należeć się w kraju klienta, stawka może być zagraniczna, a podatek trafia do deklaracji OSS zamiast do zwykłego polskiego rozliczenia VAT.

Najłatwiej zobaczyć to na przykładzie polskiego sklepu internetowego sprzedającego towary konsumentom w Niemczech, Czechach i Francji.

Faktura OSS to potoczne określenie

Zwykła krajowa sprzedaż wygląda przykładowo tak:

polski sklep → polski klient → polski VAT.

Jeżeli produkt podlega stawce 23%, sprzedawca stosuje 23% i rozlicza podatek w Polsce na zwykłych zasadach.

Przy sprzedaży objętej OSS sytuacja może wyglądać inaczej:

polski sklep → niemiecki konsument → niemiecki VAT.

Sprzedawcą nadal jest polska firma. Nie musi zakładać spółki w Niemczech ani – jeśli korzysta z OSS – rejestrować się tam tylko w celu rozliczenia tej sprzedaży. Nalicza jednak VAT zgodnie z zasadami państwa konsumpcji i później wykazuje tę sprzedaż w procedurze OSS.

Dlatego sformułowanie „faktura OSS” najlepiej rozumieć jako fakturę dokumentującą sprzedaż rozliczaną w OSS, a nie osobny typ faktury stworzony przez przepisy.

Najważniejsze różnice w praktyce

Najbardziej widoczna dla sprzedawcy różnica to stawka VAT.

Ten sam produkt może być sprzedawany polskiemu konsumentowi z jedną stawką, a klientowi z innego państwa UE z inną.

Kiedy w ogóle pojawia się OSS?

Typowy przypadek to WSTO, czyli wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość.

Polski sklep wysyła produkt z Polski do konsumenta w innym państwie UE. Kupującym nie jest przedsiębiorca dokonujący zakupu w ramach transakcji B2B, lecz osoba prywatna.

Przykład:

sklep z Polski sprzedaje ekspres do kawy osobie mieszkającej w Niemczech i wysyła urządzenie z magazynu w Polsce pod niemiecki adres.

Jeżeli sprzedaż jest objęta zasadami opodatkowania w państwie konsumpcji, VAT należy rozliczyć według zasad niemieckich.

OSS pozwala zrobić to bez odrębnej rejestracji VAT w każdym państwie, do którego sklep sprzedaje.

Polski przedsiębiorca rejestruje się do unijnej procedury OSS w Polsce, a następnie w jednej deklaracji wykazuje przykładowo:

sprzedaż do Niemiec i niemiecki VAT,
sprzedaż do Czech i czeski VAT,
sprzedaż do Francji i francuski VAT,
sprzedaż do Austrii i austriacki VAT.

Podatek wpłaca w ramach procedury OSS, a administracja przekazuje odpowiednie kwoty państwom konsumpcji.

Próg 10 000 euro nadal ma znaczenie

Mały sklep, który sporadycznie wysyła towary konsumentom do innych państw UE, nie zawsze musi od pierwszej zagranicznej sprzedaży stosować VAT kraju klienta.

Funkcjonuje wspólny próg 10 000 euro netto. W Polsce odpowiada mu 42 000 zł.

Co ważne, nie jest to osobny limit dla każdego kraju.

Nie można więc sprzedać za równowartość 9 000 euro do Niemiec, 9 000 euro do Francji i kolejnych 9 000 euro do Czech i nadal twierdzić, że w żadnym państwie próg nie został przekroczony.

Limit liczy się łącznie dla objętej nim sprzedaży do pozostałych państw UE. Obejmuje WSTO oraz określone usługi telekomunikacyjne, nadawcze i elektroniczne B2C.

Trzeba również patrzeć na rok bieżący i poprzedni.

Jeżeli warunki stosowania progu są spełnione i sprzedaż nie przekracza limitu, polski przedsiębiorca może zasadniczo nadal opodatkowywać takie transakcje w Polsce.

Może również dobrowolnie wybrać opodatkowanie w państwach konsumpcji wcześniej. Taki wybór wiąże jednak przedsiębiorcę przez określony w przepisach okres, więc nie powinien być podejmowany przypadkowo.

Co dzieje się w momencie przekroczenia limitu?

Załóżmy, że polski sklep w ciągu roku sprzedał konsumentom z innych państw UE towary o wartości 41 500 zł netto.

Następne zamówienie ma wartość 1 000 zł.

To właśnie ta transakcja powoduje przekroczenie progu 42 000 zł.

Nie działa zasada:

„do końca miesiąca stosuję polski VAT, a od następnego miesiąca przechodzę na OSS”.

Skutek powstaje już przy transakcji, którą limit został przekroczony. Od tego momentu sprzedaż objęta zasadami WSTO podlega co do zasady VAT w państwie zakończenia transportu.

Dlatego sklep internetowy powinien monitorować limit automatycznie. Sprawdzanie go ręcznie raz na kwartał może oznaczać, że przez kilka tygodni stosowano niewłaściwe stawki.

Na „fakturze OSS” może pojawić się zagraniczna stawka VAT

To najważniejsza różnica widoczna na samym dokumencie.

Załóżmy, że polski sklep prowadzi sprzedaż objętą OSS i wysyła produkt do konsumenta w innym państwie UE.

Nie powinien automatycznie stosować polskiej stawki 23% tylko dlatego, że sprzedawca znajduje się w Polsce.

Trzeba ustalić stawkę obowiązującą dla konkretnego towaru lub usługi w państwie konsumpcji.

Nie wystarczy również przyjąć:

„w Niemczech zawsze 19%”,
„we Francji zawsze 20%”.

W poszczególnych państwach funkcjonują stawki podstawowe i obniżone, a klasyfikacja produktów może mieć znaczenie.

Ten sam sklep może więc mieć w kartotece produktu:

polską stawkę stosowaną przy sprzedaży krajowej,

a przy zamówieniu OSS program powinien dobrać stawkę właściwą dla kraju klienta.

Przy kilkunastu państwach i kilku tysiącach produktów ręczne zarządzanie tym procesem szybko staje się ryzykowne.

Czy fakturę OSS trzeba w ogóle wystawiać?

To jedna z ciekawszych różnic.

Przy wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość objętej procedurą unijną OSS nie ma obowiązku wystawiania faktury konsumentowi.

Jeżeli państwem identyfikacji jest Polska, przedsiębiorca nie musi wystawić takiej faktury nawet dlatego, że konsument o nią poprosił. Może jednak zrobić to dobrowolnie.

Jeżeli decyduje się na wystawienie dokumentu, stosuje zasady fakturowania państwa identyfikacji, czyli w przypadku polskiego sprzedawcy korzystającego z OSS w Polsce – polskie zasady.

To istotne, bo przedsiębiorcy czasem zakładają, że skoro klient mieszka w Niemczech i naliczany jest niemiecki VAT, faktura również musi być wystawiona dokładnie według niemieckich zasad.

Przy unijnym OSS tak to nie działa.

Zwykła faktura dla polskiej firmy to zupełnie inna transakcja

OSS dotyczy przede wszystkim sprzedaży B2C.

Jeżeli polski sklep sprzedaje produkt innemu polskiemu przedsiębiorcy, mamy zwykłą krajową sprzedaż B2B. Podatek jest rozliczany na zasadach krajowych, a faktura może podlegać obowiązkowemu KSeF.

Jeszcze inaczej wygląda sprzedaż przedsiębiorcy z innego państwa UE.

Jeśli np. niemiecka firma podaje prawidłowy numer VAT UE i spełnione są warunki odpowiedniej transakcji wewnątrzwspólnotowej, nie należy traktować jej jak konsumenta tylko dlatego, że zamówienie przyszło przez ten sam sklep internetowy.

Może wystąpić WDT lub inny sposób rozliczenia B2B.

OSS nie jest procedurą służącą do wrzucania do jednego rozliczenia każdej zagranicznej faktury.

System sprzedażowy musi więc najpierw prawidłowo rozpoznać nabywcę.

Faktura OSS a KSeF

Tu również trzeba oddzielić dwie rzeczy.

Obowiązkowy KSeF obejmuje przede wszystkim faktury wystawiane w relacjach B2B zgodnie z zakresem ustawy.

Sprzedaż objęta OSS jest natomiast zazwyczaj sprzedażą konsumentowi w innym państwie UE.

Faktury B2C nie są objęte obowiązkowym KSeF.

Jeżeli więc polski sklep dobrowolnie wystawia fakturę konsumentowi z Niemiec do sprzedaży rozliczanej przez OSS, nie ma obowiązku przesyłania jej do KSeF tylko dlatego, że przedsiębiorca korzysta z KSeF przy swoich polskich fakturach firmowych.

Faktury konsumenckie można wystawiać w KSeF dobrowolnie, ale jest to osobna decyzja przedsiębiorcy.

W praktyce sklep może więc mieć równolegle kilka rodzajów sprzedaży:

polskie B2B → faktura w KSeF,

polskie B2C → paragon lub faktura konsumencka,

B2C do innych państw UE → sprzedaż OSS,

unijne B2B → rozliczenie według właściwych zasad transakcji wewnątrzwspólnotowej.

Dobry program musi rozpoznawać te scenariusze, a nie stosować jednego mechanizmu do wszystkich zamówień.

OSS nie trafia do zwykłej deklaracji tak jak krajowy VAT

VAT należny z transakcji objętych OSS rozliczany jest w osobnej procedurze.

Polski przedsiębiorca korzystający z procedury unijnej składa deklarację VIU-DO za okresy kwartalne.

Terminy przypadają na koniec miesiąca następującego po danym kwartale.

Czyli przykładowo sprzedaż z lipca, sierpnia i września trafia do deklaracji za trzeci kwartał składanej do końca października.

W deklaracji sprzedaż dzielona jest według państw konsumpcji i stosowanych stawek VAT.

To właśnie dlatego program do obsługi OSS powinien wiedzieć znacznie więcej niż tylko:

„sprzedano produkt za 100 euro”.

Potrzebne są również:

kraj konsumenta,
rodzaj transakcji,
podstawa opodatkowania,
stawka VAT,
kwota podatku,
informacja pozwalająca ustalić miejsce konsumpcji.

Jeden produkt może mieć kilka stawek VAT

To powoduje duże różnice między prostym fakturowaniem krajowym a obsługą OSS w sklepie internetowym.

Przy sprzedaży wyłącznie w Polsce produkt może mieć w kartotece jedną stawkę.

Przy sprzedaży do kilkunastu państw UE sytuacja może być bardziej skomplikowana.

Program powinien być w stanie określić:

produkt X + Polska → stawka A,
produkt X + Niemcy → stawka B,
produkt X + Francja → stawka C.

Nie zawsze wartości będą różne. Często mogą być takie same. Nie można jednak zakładać tego z góry.

Szczególnej uwagi wymagają towary korzystające ze stawek obniżonych. To, że produkt jest opodatkowany w Polsce stawką 5% albo 8%, nie oznacza automatycznie, że w każdym państwie UE otrzyma odpowiadającą jej preferencyjną stawkę.

Zwrot klienta trzeba uwzględnić także w OSS

Sklep internetowy sprzedaje konsumentowi we Francji produkt za 200 euro. Sprzedaż zostaje ujęta w OSS.

Po pewnym czasie klient zwraca towar.

Nie wystarczy oddać mu pieniędzy w systemie płatniczym i uznać sprawy za zamkniętą.

Trzeba również prawidłowo skorygować rozliczenie VAT.

Podobnie jest przy:

częściowym zwrocie zamówienia,
obniżeniu ceny,
rabacie udzielonym po sprzedaży,
anulowaniu transakcji.

System e-commerce, program fakturowy i rozliczenie OSS powinny operować na tych samych danych. Jeżeli zwrot zostanie zarejestrowany tylko w sklepie, a nie trafi do danych podatkowych, deklaracja może wykazywać sprzedaż, która została później skorygowana.

OSS wymaga dokładniejszej ewidencji niż sama faktura

Przedsiębiorca korzystający z procedury musi prowadzić odpowiednią ewidencję transakcji.

Nie chodzi wyłącznie o przechowywanie PDF-ów.

Dane powinny pozwalać organom podatkowym ustalić prawidłowość rozliczenia. Znaczenie ma m.in. państwo konsumpcji, rodzaj dostawy, data, podstawa opodatkowania, zastosowana stawka, VAT, otrzymane płatności oraz informacje wykorzystane do określenia miejsca klienta.

Ewidencję dotyczącą OSS przechowuje się przez 10 lat od końca roku, w którym dokonano transakcji.

To jeden z powodów, dla których przy większym e-commerce prowadzenie OSS na podstawie samych ręcznie wystawianych faktur i arkusza kalkulacyjnego staje się niewygodne.

Faktura jest tylko jednym z elementów całego rozliczenia.

Przykład: ten sam sklep, trzy różne zamówienia

Polski sklep sprzedaje ten sam produkt trzem klientom.

Klient 1: konsument z Polski

Sprzedaż krajowa. Stosowana jest polska stawka VAT. Transakcja nie jest OSS.

Klient 2: konsument z Niemiec

Towar wysyłany jest z Polski do Niemiec. Sklep przekroczył próg sprzedaży zagranicznej i korzysta z OSS. Stosuje stawkę VAT właściwą w Niemczech i ujmuje sprzedaż w deklaracji OSS.

Klient 3: niemiecka firma

Nabywca kupuje towar jako przedsiębiorca i podaje właściwe dane do transakcji B2B. Nie należy automatycznie rozliczać zamówienia w OSS. Trzeba sprawdzić zasady właściwe dla sprzedaży B2B, w tym możliwość rozliczenia jako WDT po spełnieniu odpowiednich warunków.

Towar może być identyczny.

Różnicę podatkową powoduje przede wszystkim status klienta i miejsce oraz sposób sprzedaży.

Co powinien obsługiwać program do faktur przy OSS?

Samo pole „stawka VAT” nie wystarczy.

Przy większej sprzedaży zagranicznej system powinien rozpoznawać kraj konsumpcji, przechowywać zagraniczne stawki VAT, odróżniać B2C od B2B i zbierać dane potrzebne do późniejszego rozliczenia OSS.

Przydatne jest również oddzielne raportowanie sprzedaży według:

kraju,
stawki VAT,
wartości netto,
wartości podatku,
waluty.

Dzięki temu przedsiębiorca nie musi po zakończeniu kwartału ręcznie otwierać kilku tysięcy zamówień i sprawdzać, które było niemieckie, które francuskie, a które czeskie.

Przy sklepie zintegrowanym z programem fakturowym kraj dostawy i dane klienta mogą być przekazywane automatycznie wraz z zamówieniem.

Faktura VAT i „faktura OSS” mogą wyglądać podobnie, ale rozliczenie jest inne

To właściwie najważniejszy wniosek.

Na obu dokumentach mogą znajdować się te same podstawowe dane: numer, data, dane sprzedawcy, dane nabywcy, nazwa produktu, ilość, cena i VAT.

Różnica znajduje się głębiej.

Przy zwykłej polskiej sprzedaży VAT jest należny w Polsce i trafia do krajowego rozliczenia.

Przy sprzedaży objętej OSS VAT jest należny w państwie konsumpcji. Polski sprzedawca może go rozliczyć za pośrednictwem polskiego punktu OSS, bez osobnego składania deklaracji VAT w każdym kraju.

Dlatego przy prowadzeniu sklepu internetowego pytanie nie powinno brzmieć:

„Jaki wzór faktury OSS mam wystawić?”

Lepsze pytanie brzmi:

„Czy ta konkretna sprzedaż podlega OSS, w którym kraju jest opodatkowana i jaką stawkę VAT powinien zastosować system?”

Jeżeli te trzy kwestie zostaną ustalone prawidłowo, samo wystawienie dokumentu jest już najprostszą częścią całego procesu.