Ranking programów do faktur dla biur rachunkowych

W praktyce na rynku spotykają się dziś trzy rodzaje rozwiązań. Pierwsze to proste programy do faktur, które biuro może udostępnić swoim klientom. Drugie są kompletnymi systemami księgowymi, gdzie fakturowanie jest jedną z wielu funkcji. Trzecie skupiają się na obiegu dokumentów i komunikacji między klientem a księgowym.

Nie ma więc jednego programu najlepszego dla każdego biura. Jeśli księgowość prowadzona jest w Comarch ERP Optima, inne rozwiązanie może być naturalnym wyborem niż w biurze pracującym na InsERT nexo. Z kolei biuro, które nie chce zmieniać swojego programu księgowego, może potrzebować po prostu łatwego narzędzia do fakturowania dla klientów.

Ranking w skrócie

Kolejność ocenia przede wszystkim przydatność jako narzędzia do fakturowania udostępnianego klientom biura. Gdyby ranking dotyczył kompletnego programu księgowego, kolejność wyglądałaby inaczej.

1. Fakturbox – prosty model dla biura i klientów

Fakturbox jest interesujący przede wszystkim dla biur, które nie szukają nowego programu do prowadzenia księgowości, ale chcą dać klientom wspólne narzędzie do wystawiania faktur i przekazywania danych.

Biuro ma jedno konto, z którego może obsługiwać wiele podpiętych firm. Klient korzysta ze swojego programu, wystawia faktury, obsługuje KSeF i może prowadzić magazyn, natomiast dane trafiają do biura.

Dużym plusem jest brak przywiązania do jednego ekosystemu księgowego. Fakturbox obsługuje eksport do czterech popularnych systemów: Comarch ERP Optima, enova365, Symfonia oraz InsERT nexo/Rewizor.

Dostępne są też m.in. faktury w strukturze FA(3), KSeF, ewidencja kosztów, OCR, JPK, magazyny, dokumenty PZ, WZ i MM oraz narzędzia do kontroli płatności.

Model cenowy jest prosty: biuro płaci 10 zł netto miesięcznie za każdą aktywną podpiętą firmę. Obsługiwany klient korzysta z aplikacji bez dodatkowej opłaty.

Dla kogo? Dla biura, które chce zaoferować klientom fakturowanie i KSeF, ale pozostawić właściwą księgowość w używanym już programie.

Mocna strona: prosty koszt za aktywnego klienta i możliwość współpracy z czterema różnymi systemami księgowymi.

Słabsza strona: nie jest to kompletny system do prowadzenia biura rachunkowego z pełną księgowością, kadrami i płacami. Jeśli ktoś szuka jednego programu do wszystkiego, powinien patrzeć raczej w stronę wFirma, enova365, Comarch czy InsERT.

2. Fakturownia – rozbudowany panel współpracy z klientami

Fakturownia przeszła w ostatnim czasie sporą zmianę w kierunku obsługi biur księgowych. Nie chodzi już tylko o sytuację, w której przedsiębiorca wystawia faktury i raz w miesiącu daje księgowej dostęp do konta.

Biuro ma panel z listą klientów, może przeglądać dokumenty i statusy KSeF, a klient może oznaczać pobrane z KSeF faktury kosztowe jako zaakceptowane lub odrzucone. Przy dokumencie można prowadzić komunikację, dzięki czemu pytanie „czy ta faktura jest kosztem firmowym?” nie musi krążyć pomiędzy skrzynkami e-mail.

Ciekawą funkcją jest możliwość weryfikacji faktury przez biuro przed wysłaniem jej do KSeF. To rozwiązanie może zainteresować biura obsługujące przedsiębiorców, którzy nadal oczekują kontroli nad poprawnością wystawianych dokumentów.

Model współpracy jest elastyczny. Klient może sam posiadać i opłacać konto, a następnie bezpłatnie nadać księgowemu dostęp. Biuro może również kupować pakiety kont dla klientów.

Dostępny jest nawet bezpłatny wariant Micro dla klientów wystawiających niewielką liczbę faktur. Płatne paczki zależą od wybranego planu i liczby kont, więc cennik jest bardziej rozbudowany niż w Fakturbox.

Fakturownia obsługuje również eksporty do programów księgowych, faktury zagraniczne, wiele walut, JPK, API i szeroki zestaw integracji.

Dla kogo? Dla biura, które ma klientów o bardzo różnych potrzebach i chce pozwolić części z nich samodzielnie kupować program, a części udostępniać własne konta.

Mocna strona: rozbudowane fakturowanie i coraz lepiej dopracowany model współpracy klient–biuro–KSeF.

Słabsza strona: mnogość planów, wariantów współpracy i pakietów kont sprawia, że oferta jest mniej oczywista cenowo.

3. wFirma dla Biur Rachunkowych – gdy fakturowanie ma być częścią całej księgowości

Porównywanie wFirma bezpośrednio z prostym programem do faktur nie jest do końca sprawiedliwe. To znacznie szerszy system.

Biuro może prowadzić w nim księgowość podatkową i księgi handlowe, obsługiwać kadry i płace, środki trwałe, deklaracje, JPK, KSeF, OCR oraz zarządzanie zadaniami. Klient otrzymuje własny panel, w którym między innymi wystawia faktury i korzysta z KSeF.

Cena wynosi obecnie 24 zł netto miesięcznie za jednego klienta. Producent deklaruje w tej cenie m.in. nielimitowany KSeF i OCR oraz brak dodatkowych opłat za kolejnych użytkowników.

Ma to duże znaczenie przy porównywaniu ceny. 24 zł za klienta jest wyższą kwotą niż w prostym programie do faktur, ale biuro otrzymuje za nią jednocześnie właściwy system księgowy.

wFirma może być więc bardzo dobrym wyborem dla nowego biura, które dopiero buduje środowisko pracy i nie jest jeszcze przywiązane do Optimy, Rewizora czy innego systemu.

Znacznie trudniejsza będzie decyzja w biurze mającym 200 klientów w dotychczasowym programie księgowym. Wtedy wdrożenie wFirma oznacza coś więcej niż udostępnienie klientom kolejnego programu do faktur – może oznaczać zmianę dużej części sposobu pracy biura.

Dla kogo? Dla biura szukającego jednego internetowego środowiska do księgowości i obsługi klientów.

Mocna strona: bardzo szeroki zakres funkcji w jednym abonamencie.

Słabsza strona: jeżeli potrzebny jest tylko program do faktur dla klientów, część możliwości systemu pozostanie niewykorzystana.

4. SaldeoSMART – mocne w dokumentach, OCR i automatyzacji

SaldeoSMART jest kolejnym rozwiązaniem, które trudno nazwać po prostu programem do fakturowania. Fakturowanie jest tutaj częścią większego systemu obiegu i automatycznego przetwarzania dokumentów.

Po stronie biura szczególnie istotne są OCR faktur, pobieranie dokumentów z KSeF, kategoryzowanie kosztów, integracje z bankami, automatyczne rozrachunki, przesyłanie podatków i składek do klientów oraz możliwość integracji z różnymi systemami księgowymi.

Klienci biura mogą otrzymać dostęp do konta, wystawiać faktury, przekazywać koszty i pracować z dokumentami bez wysyłania ich e-mailem.

Pod względem integracji SaldeoSMART jest jednym z bardziej uniwersalnych rozwiązań na rynku. Współpracuje między innymi z Comarch, InsERT, Symfonią, enova365, WAPRO, RAKS, Ramzesem i innymi systemami.

Za tę rozbudowę trzeba jednak zapłacić. Podstawowy pakiet Asystent księgowego dla małego biura kosztuje obecnie od 259 zł netto miesięcznie, bardziej rozbudowany Specjalista od 379 zł, a Ekspert od 739 zł. Cena zależy też od skali biura, liczby klientów, kredytów OCR i używanych funkcji.

To zupełnie inna konstrukcja niż płacenie kilku lub kilkunastu złotych za jedno konto klienta.

Dla kogo? Dla biura, które chce przede wszystkim zautomatyzować obieg dokumentów i ograniczyć ręczne przepisywanie faktur.

Mocna strona: OCR, dokumenty kosztowe, workflow i szeroki zakres integracji.

Słabsza strona: dla biura szukającego wyłącznie prostego fakturowania dla klientów może być to system zbyt rozbudowany i kosztowny.

5. Comarch Betterfly i ERP Optima – naturalny duet dla użytkowników Comarch

Biura pracujące na Comarch ERP Optima powinny poważnie rozważyć Comarch Betterfly, czyli następcę Comarch ERP XT.

Klient otrzymuje internetową aplikację do fakturowania, natomiast dokumenty mogą być przekazywane do biura przez Internetową Wymianę Dokumentów. Cały mechanizm jest częścią ekosystemu Comarch, dlatego nie potrzeba zewnętrznego eksportera łączącego dwa produkty różnych producentów.

Betterfly obsługuje KSeF, faktury sprzedaży, koszty oraz OCR. Dostępny jest darmowy pakiet eFaktury z limitem 10 dokumentów miesięcznie oraz eFaktury Plus bez limitu dokumentów, kosztujący obecnie 4,99 zł netto miesięcznie przy rozliczeniu rocznym.

Biuro może również kontrolować przepływ dokumentów, otrzymywać opisane koszty i przekazywać klientowi informacje o podatkach oraz składkach.

Cena samej aplikacji dla klienta jest bardzo atrakcyjna. Najważniejsze ograniczenie jest jednak oczywiste – największy sens ten model ma w połączeniu z Comarch ERP Optima.

Jeżeli biuro prowadzi księgowość w systemie innego producenta, przewaga związana z Internetową Wymianą Dokumentów w dużej części znika.

Dla kogo? Dla biur rachunkowych pracujących na Comarch ERP Optima.

Mocna strona: bardzo dobra współpraca wewnątrz ekosystemu i tani program dla klienta.

Słabsza strona: ścisłe powiązanie korzyści z systemem Comarch.

6. Subiekt 123 – ciekawy wybór dla biur pracujących na InsERT

InsERT stosuje podobną filozofię jak Comarch. Jeśli biuro pracuje na Rachmistrzu nexo lub Rewizorze nexo, może zaoferować klientom Subiekta 123.

Jest to internetowy program służący do fakturowania i obsługi sprzedaży. Dane mogą trafiać bezpośrednio do programów księgowych InsERT, dzięki czemu klient nie musi eksportować faktur do PDF i przesyłać ich księgowej.

Szczególnie ciekawie wygląda oferta dla użytkowników nexo. Biuro rachunkowe może udostępnić podstawową wersję Subiekta 123 bezpłatnie klientom obsługiwanym w programach linii InsERT nexo.

Dla pozostałych dostępna jest specjalna licencja dla biur. Podstawowa licencja Subiekta 123 dla biur rachunkowych kosztuje obecnie 1159 zł za 12 miesięcy.

Trzeba natomiast dokładniej przeanalizować model kosztów KSeF. W ekosystemie InsERT operacje KSeF mogą być rozliczane przy pomocy InsPunktów. Wysłanie lub odebranie dokumentu zużywa określoną liczbę punktów, więc koszt warto policzyć dla rzeczywistej liczby dokumentów obsługiwanych przez biuro.

Dla kogo? Dla użytkowników Rachmistrza i Rewizora, którzy nie chcą budować połączeń z zewnętrznym programem do faktur.

Mocna strona: bezpośrednie powiązanie ze środowiskiem księgowym InsERT.

Słabsza strona: model KSeF i licencjonowania wymaga dokładniejszego policzenia przy większej liczbie klientów i dokumentów.

7. enova365 – dla biura, które chce rozbudowanego środowiska

enova365 idzie jeszcze dalej. Pulpit Klienta Biura Rachunkowego jest częścią całego systemu ERP, a nie oddzielnym prostym programem do faktur.

Klient może w nim wystawiać faktury sprzedaży w złotówkach i walutach, wysyłać je do KSeF, pobierać faktury zakupowe, przekazywać dokumenty kosztowe, sprawdzać podatki i składki oraz korzystać z udostępnionych przez biuro zestawień.

Z punktu widzenia księgowego zaletą jest to, że dokument powstaje praktycznie w tym samym środowisku, w którym później jest księgowany. enova365 pozwala również wykonywać wiele operacji seryjnie dla różnych klientów biura.

Jest to rozwiązanie przeznaczone raczej dla biur, które świadomie wybierają enova365 jako podstawową platformę. System jest modułowy, wymaga dobrania licencji i często wdrożenia przez partnera. Sam Pulpit Klienta Biura Rachunkowego jest licencjonowany jako dodatkowy element systemu.

Dla biura z kilkoma klientami, które potrzebuje tylko fakturowania, byłoby to rozwiązanie nieproporcjonalnie rozbudowane. Przy większej organizacji, kilkunastu pracownikach, wielu procesach i potrzebie automatyzacji sytuacja wygląda zupełnie inaczej.

Dla kogo? Dla średnich i większych biur rachunkowych, szczególnie tych już korzystających z enova365.

Mocna strona: fakturowanie, księgowość, KSeF, dokumenty i komunikacja znajdują się w jednym ekosystemie.

Słabsza strona: większy próg wejścia niż w przypadku typowego programu SaaS do faktur.

A co z Symfonią?

Symfonia powinna znaleźć się na liście rozwiązań branych pod uwagę przez biura rachunkowe, ale trudno umieścić Symfonię KSeF Plus wysoko w rankingu programów do faktur dla klientów biura, bo jest to przede wszystkim platforma obsługi KSeF i integracji z systemami księgowymi.

Symfonia KSeF Plus dla biur pozwala wykonywać operacje związane z wysyłaniem i odbieraniem faktur, obsługiwać dokumenty wielu klientów, wykonywać operacje zbiorcze i korzystać z API. Obecne pakiety kosztują od 690 zł netto rocznie za Basic, przez 1390 zł za Standard, do 2400 zł za Optimum, a różnią się przede wszystkim liczbą dostępnych operacji i dodatkowymi funkcjami.

Jeżeli biuro prowadzi księgowość w Symfonii, cały ekosystem zdecydowanie warto przeanalizować. Jeżeli celem jest natomiast wyłącznie przekazanie klientom prostego programu do wystawiania faktur, są na rynku rozwiązania bardziej bezpośrednio odpowiadające temu zadaniu.

Który program wybrać?

Biuro obsługujące klientów w różnych programach księgowych powinno przede wszystkim uważać na uzależnienie się od jednego ekosystemu.

Jeżeli potrzebny jest prosty program do faktur dla klientów, a księgowość ma nadal pozostać w Optimie, enova365, Symfonii albo InsERT nexo, ciekawym rozwiązaniem jest Fakturbox. Jedna firma kosztuje 10 zł netto miesięcznie, klient nie płaci za dostęp, a biuro może wyeksportować dane do czterech różnych systemów.

Fakturownia będzie mocną alternatywą, szczególnie gdy klienci mają bardziej rozbudowane wymagania dotyczące faktur, sprzedaży zagranicznej czy integracji i biuro chce jednocześnie zarządzać dokumentami kosztowymi pobieranymi z KSeF.

Jeżeli natomiast program do faktur ma być tylko częścią kompletnego systemu dla biura, lepiej porównywać wFirma, enova365, Comarch ERP Optima czy InsERT nexo jako całe środowiska księgowe, zamiast oceniać wyłącznie ekran wystawiania faktury.

SaldeoSMART jest z kolei najmocniejsze tam, gdzie problemem biura nie jest samo wystawianie faktur, lecz ich dalsza obsługa: OCR, opisywanie kosztów, przepływ dokumentów, rozrachunki i automatyzacja.

Najlepszy program można więc wybrać dopiero po odpowiedzi na jedno pytanie: czy biuro szuka programu do faktur dla klientów, czy chce zmienić cały sposób prowadzenia księgowości?

To dwa zupełnie różne wdrożenia. W pierwszym przypadku liczy się prostota klienta, cena za firmę, KSeF i dobry eksport do księgowości. W drugim znacznie ważniejsze stają się księgi, podatki, kadry, automatyzacja pracy pracowników i obieg dokumentów. Mieszanie tych dwóch kategorii prowadzi do rankingów, w których prosty program za kilka złotych miesięcznie porównywany jest z rozbudowanym systemem ERP kosztującym wielokrotnie więcej – choć oba rozwiązują zupełnie inne problemy.