Co zrobić, gdy klient chce rozbić jedną fakturę na kilka?

Najważniejsze jest to, kiedy klient zgłasza swoją prośbę. Jeśli robi to przed wystawieniem faktury, często da się odpowiednio ułożyć dokumentowanie sprzedaży. Jeżeli prawidłowa faktura została już wystawiona, możliwości są znacznie mniejsze.

Klient prosi o kilka faktur przed wystawieniem dokumentu

Tu sytuacja jest najprostsza.

Jeżeli zamówienie obejmuje kilka rzeczywistych elementów sprzedaży, można co do zasady udokumentować je osobnymi fakturami. Przykładowo klient kupuje pięć komputerów oraz usługę ich konfiguracji i jeszcze przed fakturowaniem prosi, aby sprzęt znalazł się na jednym dokumencie, a usługa na drugim.

Podobnie może wyglądać realizacja większego zlecenia podzielonego na etapy. Jeżeli z umowy i rzeczywistego przebiegu prac wynika, że firma wykonuje i rozlicza kolejne części projektu, poszczególne etapy mogą być dokumentowane oddzielnie.

Trzeba jednak odróżnić podział sposobu fakturowania od tworzenia fikcyjnych transakcji.

Jeżeli wykonano jedną niepodzielną usługę za 20 000 zł, nie powinno się bez podstawy przedstawiać jej jako czterech niezależnych usług po 5000 zł tylko dlatego, że odbiorca woli cztery mniejsze faktury.

Dokumenty muszą odpowiadać temu, co rzeczywiście zostało sprzedane.

Co, jeśli faktura została już wystawiona?

Jeżeli wystawiona faktura jest prawidłowa — wskazuje właściwego nabywcę, prawidłowe towary lub usługi, ceny, ilości i VAT — sama prośba klienta o podzielenie dokumentu nie powoduje błędu wymagającego korekty.

Nie powinno się więc robić następującej operacji:

faktura 30 000 zł → korekta do zera → trzy nowe faktury po 10 000 zł

wyłącznie po to, żeby klient otrzymał wygodniejszy zestaw dokumentów.

Faktura korygująca służy do odzwierciedlenia rzeczywistej zmiany lub poprawienia błędu. Może być potrzebna przykładowo wtedy, gdy zmieniła się cena, klient zwrócił część towaru, udzielono rabatu albo na dokumencie znalazła się pomyłka.

Zmiana preferencji nabywcy po prawidłowym udokumentowaniu sprzedaży jest czymś innym.

W praktyce najlepiej odpowiedzieć klientowi, że istniejąca faktura pozostaje bez zmian, a sposób dokumentowania kolejnych zamówień można ustalić z wyprzedzeniem.

W KSeF nie da się po prostu usunąć faktury i wystawić jej ponownie

Po przyjęciu faktury przez KSeF sytuacja jest jeszcze bardziej jednoznaczna.

Faktura otrzymuje numer KSeF i staje się dokumentem znajdującym się w systemie. Nie można jej później edytować, skasować ani anulować. Jeżeli zawiera błąd, poprawia się go fakturą korygującą.

Nie działa więc model znany czasem ze starszych programów księgowych: „usuńmy tę fakturę i wystawmy trzy nowe z tymi samymi datami”.

KSeF zachowuje dokument pierwotny. Jeżeli rzeczywiście zachodzi podstawa do korekty, korekta będzie powiązana z fakturą pierwotną.

To kolejny powód, żeby ustalenia dotyczące podziału faktur robić przed wystawieniem dokumentu.

A jeśli klient potrzebuje kilku faktur tylko do wewnętrznego rozliczenia?

To częsty przypadek w większych przedsiębiorstwach.

Firma kupuje jedno większe zamówienie, ale część kosztu ma trafić do marketingu, część do działu IT, a część do administracji. Nabywca prosi wtedy o trzy faktury, bo dzięki temu łatwiej rozksięguje wydatki.

Jeżeli prośba pojawia się przed wystawieniem dokumentów i poszczególne elementy sprzedaży można sensownie rozdzielić, można ustalić taki sposób fakturowania.

Jeśli faktura już istnieje, klient nie musi jednak otrzymać nowych dokumentów tylko po to, aby wewnętrznie podzielić koszt. Może rozksięgować jedną fakturę na kilka centrów kosztowych, projektów czy działów we własnym systemie księgowym.

Sprzedawca może też przekazać dodatkową specyfikację pokazującą, jaka część zamówienia dotyczy konkretnego projektu. Taki dokument pomocniczy nie zastępuje faktury, ale może rozwiązać organizacyjny problem klienta bez ingerowania w prawidłowo wystawiony dokument podatkowy.

Uwaga na zmianę nabywcy

Inna sytuacja występuje wtedy, gdy klient chce podzielić fakturę pomiędzy kilka firm.

Załóżmy, że fakturę na 12 000 zł wystawiono na spółkę A. Po kilku dniach klient prosi, aby pozostawić na niej 4000 zł, a po 4000 zł przepisać na spółki B i C.

Tego nie można zrobić wyłącznie dlatego, że trzy podmioty należą do tej samej grupy kapitałowej albo mają tego samego właściciela.

Faktura powinna wskazywać faktycznego nabywcę towaru lub usługi. Trzeba więc ustalić, kto rzeczywiście był stroną poszczególnych transakcji.

Jeżeli od początku trzy spółki kupowały różne towary na własny rachunek, a sprzedawca omyłkowo udokumentował wszystko na jednego nabywcę, mamy do czynienia z błędem, który wymaga prawidłowego skorygowania dokumentów.

Jeżeli natomiast całe zamówienie złożyła i nabyła spółka A, nie można po sprzedaży dowolnie „przepisać” części kosztu na dwa inne NIP-y tylko dla wygody księgowej grupy.

Dzielenie faktur nie powinno służyć obchodzeniu limitów

Szczególną ostrożność trzeba zachować, gdy klient prosi o podział faktury ze względu na kwotę.

Typowy przykład to transakcja za 24 000 zł i prośba o wystawienie dwóch dokumentów po 12 000 zł, ponieważ klient chce uniknąć określonych obowiązków związanych z większą płatnością.

Takie podejście może być problematyczne.

Przy transakcjach między przedsiębiorcami limit 15 000 zł dotyczący obowiązku dokonywania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego odnosi się do wartości transakcji, a nie do liczby wystawionych dokumentów. Podzielenie jednej sprzedaży za 30 000 zł na trzy faktury po 10 000 zł nie zmienia automatycznie jej w trzy niezależne transakcje.

Inaczej skonstruowane są zasady obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności. MPP stosuje się przy spełnieniu określonych warunków, m.in. gdy należność ogółem wynikająca z faktury przekracza 15 000 zł i dokument obejmuje towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.

Nie oznacza to jednak, że rozsądnym rozwiązaniem jest sztuczne zmienianie sposobu fakturowania tylko po to, żeby znaleźć się poniżej określonego progu. Faktury przede wszystkim mają rzetelnie odzwierciedlać rzeczywistą sprzedaż.

Raty to nie to samo co kilka faktur

Klient może również powiedzieć: „Nie mogę teraz zapłacić 40 000 zł. Zróbcie mi cztery faktury po 10 000 zł”.

Jeżeli sprzedaż została już dokonana i prawidłowo udokumentowana jedną fakturą, problemy z płynnością klienta nie powodują konieczności dzielenia dokumentu.

Można ustalić płatność w ratach.

Jedna faktura może zostać opłacona kilkoma przelewami zgodnie z uzgodnionym harmonogramem. Z punktu widzenia rozliczenia należności program do faktur może pokazywać kolejne wpłaty i pozostałą do zapłaty kwotę.

Nie trzeba tworzyć osobnej faktury dla każdej raty.

Co innego, gdy umowa od początku przewiduje faktyczne etapy wykonania usługi i odrębne rozliczenie każdego z nich. Wtedy kolejne faktury mogą dokumentować kolejne wykonane części świadczenia. To jednak wynika z konstrukcji transakcji, a nie z późniejszego podzielenia jednej faktury.

Jak najlepiej rozwiązać taką prośbę w praktyce?

Najpierw trzeba ustalić powód.

Jeżeli klient potrzebuje osobnych faktur dla różnych produktów lub projektów i zgłasza to przed wystawieniem dokumentów, najczęściej da się odpowiednio przygotować sprzedaż.

Jeżeli chce po prostu płacić w częściach, lepszym rozwiązaniem może być jedna faktura i harmonogram rat.

Jeśli prawidłowa faktura została już wystawiona, nie powinno się tworzyć sztucznej korekty tylko po to, żeby zastąpić ją kilkoma nowymi dokumentami.

A gdy klient chce rozdzielić koszt pomiędzy kilka różnych firm, trzeba wrócić do podstawowego pytania: kto rzeczywiście był nabywcą?

Najprostsza zasada jest więc taka: najpierw ustalamy, jak wygląda sprzedaż, a dopiero później dopasowujemy do niej faktury — nie odwrotnie. Faktury mogą być podzielone wtedy, gdy odpowiada to rzeczywistemu przebiegowi transakcji. Nie powinny natomiast służyć do zmieniania po fakcie prawidłowo udokumentowanej sprzedaży ani do obchodzenia obowiązków podatkowych czy płatniczych.