Jak prowadzić dokumentację przeglądów kominowych?

Dziś podstawowym dokumentem nie jest już papierowa kartka podpisana przez kominiarza. Kontrole przewodów kominowych są dokumentowane elektronicznie w Centralnej Ewidencji Emisyjności Budynków. Papierowy wydruk można zachować dla wygody, ale źródłowym dokumentem jest e-protokół znajdujący się w CEEB.

W większych nieruchomościach sama obecność protokołu również nie załatwia sprawy. Trzeba pilnować zaleceń, napraw, kolejnych terminów, czyszczenia przewodów oraz – jeśli budynek tego wymaga – książki obiektu budowlanego.

Przegląd kominiarski i czyszczenie komina to nie to samo

To pierwsza rzecz, którą warto uporządkować w dokumentacji.

Prawo budowlane wymaga okresowej kontroli stanu technicznego przewodów kominowych: dymowych, spalinowych i wentylacyjnych. Co do zasady przeprowadza się ją co najmniej raz w każdym roku kalendarzowym.

Podczas kontroli sprawdza się nie tylko to, czy komin jest czysty. Oceniane mogą być m.in. drożność przewodów, ciąg, szczelność i stan elementów instalacji, działanie wentylacji, dostęp do przewodów oraz wykonanie zaleceń z poprzedniego przeglądu.

Czyszczenie jest osobnym obowiązkiem.

W obiektach, w których odbywa się spalanie paliwa, zanieczyszczenia z przewodów trzeba usuwać z określoną częstotliwością. Przy paliwach stałych, takich jak drewno czy węgiel, jest to co najmniej cztery razy w roku. Przy paliwach ciekłych i gazowych – co najmniej dwa razy w roku. Przewody wentylacyjne należy czyścić co najmniej raz w roku. Dla palenisk zakładów zbiorowego żywienia i usług gastronomicznych obowiązują jeszcze częstsze terminy.

Nie należy więc prowadzić dokumentacji w taki sposób:

„Przegląd komina – 10 października – załatwione na cały rok”.

Jeśli budynek jest ogrzewany drewnem, pomiędzy kolejnymi corocznymi kontrolami powinny pojawić się również wykonane czyszczenia.

Najważniejszy dokument to e-protokół w CEEB

Od 18 września 2023 r. okresową kontrolę przewodów kominowych dokumentuje się za pomocą elektronicznego protokołu sporządzanego w systemie CEEB.

To oznacza, że po wykonanym przeglądzie właściciel nie powinien poprzestawać na fakturze albo papierowym zaświadczeniu od wykonawcy.

Trzeba upewnić się, że osoba przeprowadzająca kontrolę faktycznie sporządziła e-protokół.

Właściciel budynku lub lokalu może później pobrać dokument z systemu. Do wyszukania protokołu można wykorzystać jego unikalny identyfikator oraz adres e-mail podany podczas kontroli. Dokument można zapisać w PDF i wydrukować.

W praktyce dobrze zrobić obie rzeczy: pozostawić protokół w systemie i zachować własną kopię PDF w dokumentacji nieruchomości. Dostęp do państwowego systemu nie zastępuje porządku w dokumentach firmy, wspólnoty czy zarządcy.

Przy kilku nieruchomościach przydaje się prosty układ folderów:

Nieruchomość → rok → przeglądy techniczne → kominy

W folderze można trzymać e-protokół, fakturę za usługę, potwierdzenia czyszczeń oraz dokumenty dotyczące wykonania zaleceń.

Nie ma potrzeby tworzenia skomplikowanego systemu, jeżeli zarządca ma trzy budynki. Przy kilkudziesięciu obiektach arkusz albo program przypominający o terminach szybko staje się jednak bardziej użyteczny niż same foldery.

Sprawdź, czy kontrolę wykonuje właściwa osoba

Dokumentacja jest wartościowa tylko wtedy, gdy kontrolę przeprowadziła osoba mająca prawo ją wykonać.

Mistrz kominiarski może kontrolować przewody dymowe oraz grawitacyjne przewody spalinowe i wentylacyjne.

Szerszy zakres mają osoby posiadające odpowiednie uprawnienia budowlane. Ich udział jest potrzebny między innymi przy kominach przemysłowych, kominach wolno stojących oraz przewodach, w których ciąg jest wymuszany przez urządzenia mechaniczne.

Ma to znaczenie chociażby w nowoczesnych budynkach z wentylacją mechaniczną. Nie należy automatycznie zakładać, że jeden standardowy przegląd wykonany przez kominiarza obejmuje każdą instalację występującą w obiekcie.

W bardziej rozbudowanym budynku mogą więc powstać dwa oddzielne protokoły: jeden dotyczący przewodów, które może skontrolować mistrz kominiarski, a drugi dotyczący instalacji wymagających osoby z właściwymi uprawnieniami budowlanymi.

Oba protokoły sporządza się w CEEB.

Sam protokół bez realizacji zaleceń niewiele daje

Najczęstszy problem z dokumentacją techniczną nie polega na braku dokumentów. Polega na tym, że nikt później do nich nie zagląda.

W protokole może pojawić się informacja o niedrożnym przewodzie, niewłaściwym ciągu, uszkodzeniu komina, niesprawnej wentylacji czy niewykonaniu zaleceń z poprzedniej kontroli. Odłożenie takiego dokumentu do katalogu „przeglądy 2026” nie kończy obowiązków właściciela.

Przy większym obiekcie dobrze prowadzić dodatkowo prosty rejestr zaleceń. Nie musi być częścią protokołu. Może wyglądać tak:

Dzięki temu kolejna kontrola nie zaczyna się od odkrycia, że zalecenie sprzed roku nadal nie zostało wykonane.

Jeżeli podczas kontroli wykryto uszkodzenia lub braki mogące stworzyć zagrożenie życia lub zdrowia, bezpieczeństwa mienia albo środowiska – np. ryzyko pożaru czy zatrucia gazem – przepisy wymagają znacznie szybszej reakcji. Takie nieprawidłowości powinny zostać usunięte w czasie kontroli lub bezpośrednio po niej, a osoba dokonująca kontroli ma dodatkowe obowiązki wobec nadzoru budowlanego.

W takim przypadku szczególnie istotne jest zachowanie dowodu wykonania naprawy: protokołu, faktury, dokumentacji zdjęciowej albo protokołu ponownej kontroli, zależnie od rodzaju problemu.

Dokumentuj również czyszczenie przewodów

E-protokół potwierdza okresową kontrolę techniczną. Nie zastępuje wszystkich czynności wykonywanych przy kominie w ciągu roku.

Załóżmy, że budynek jest ogrzewany drewnem. Kontrolę wykonano we wrześniu, ale z przepisów dotyczących ochrony przeciwpożarowej wynika obowiązek znacznie częstszego usuwania zanieczyszczeń z przewodów.

Dlatego oprócz e-protokołu dobrze zachowywać potwierdzenia kolejnych czyszczeń.

Może to być faktura lub rachunek opisujący wykonaną usługę, potwierdzenie wykonawcy, karta serwisowa albo wewnętrzny rejestr powiązany z dokumentem od firmy kominiarskiej.

Sam wyciąg bankowy z przelewem „kominiarz 250 zł” jest znacznie mniej użyteczny. Po dwóch latach trudno z niego ustalić, którego budynku dotyczyła usługa i czy było to czyszczenie, kontrola czy naprawa.

W przypadku zarządcy obsługującego wiele nieruchomości można prowadzić jeden rejestr:

obiekt – rodzaj przewodu – rodzaj czynności – data – wykonawca – numer dokumentu – następny termin.

Taki rejestr nie zastępuje e-protokołu. Służy do pilnowania obowiązków między kolejnymi kontrolami.

Co z książką obiektu budowlanego?

Jeżeli dla danego obiektu trzeba prowadzić książkę obiektu budowlanego, informacje dotyczące kontroli okresowych powinny znaleźć się również tam.

Protokoły kontroli dołącza się do dokumentacji książki obiektu. Przy cyfrowej książce obiektu budowlanego, czyli c-KOB, osoba przeprowadzająca kontrolę dokonuje wpisu o kontroli, a właściciel, zarządca albo osoba upoważniona do prowadzenia książki odpowiada za dołączenie protokołu.

Wpisy dotyczące zdarzeń w c-KOB powinny być wykonywane w terminach przewidzianych dla książki – zasadniczo nie później niż w ciągu 7 dni od zdarzenia.

Nie każdy dom jednorodzinny wymaga prowadzenia książki obiektu budowlanego, dlatego nie należy przenosić obowiązków zarządcy dużego budynku biurowego na właściciela każdego domu.

E-protokół w CEEB dotyczy natomiast samej kontroli przewodów kominowych i jest odrębną kwestią.

Jak długo przechowywać protokoły?

Nie należy usuwać starego protokołu tylko dlatego, że powstał już kolejny.

Dokumentacja okresowych kontroli obiektu powinna być gromadzona przez okres jego istnienia. Stare protokoły pozwalają zobaczyć również historię problemów technicznych.

Może się okazać, że w pięciu kolejnych kontrolach pojawia się uwaga o słabym ciągu w tym samym przewodzie. Sam aktualny protokół pokazuje usterkę. Dopiero historia pokazuje, że jest ona trwała i dotychczasowe działania nie rozwiązały przyczyny.

Przy zmianie zarządcy budynku dokumentacja nie powinna więc zostać w komputerze poprzedniej administracji. Musi być przekazana razem z innymi dokumentami dotyczącymi obiektu.

Duże obiekty wymagają dodatkowego pilnowania terminów

Dla większości typowych obiektów przewody kominowe podlegają kontroli co najmniej raz w roku.

Inne zasady organizacyjne dotyczą budynków o powierzchni zabudowy przekraczającej 2000 m² oraz innych obiektów budowlanych o powierzchni dachu przekraczającej 1000 m². Kontrole okresowe w przewidzianym prawem zakresie przeprowadza się tam co najmniej dwa razy w roku, w terminach do 31 maja i do 30 listopada.

Przy takich nieruchomościach prowadzenie terminów wyłącznie na podstawie ostatniego pliku PDF jest ryzykowne. Kalendarz kontroli powinien być częścią stałego systemu zarządzania obiektem.

Dobrym rozwiązaniem jest ustawienie przypomnienia z wyprzedzeniem, np. kilka tygodni przed wymaganym terminem. Wtedy jest czas na znalezienie wykonawcy i udostępnienie wszystkich lokali czy pomieszczeń wymagających kontroli.

Prosty system jest lepszy niż segregator pełen przypadkowych kartek

Dla jednego domu dokumentacja może sprowadzać się do kilku plików rocznie. Wystarczy zachować e-protokół, potwierdzenia czyszczenia i dokumenty dotyczące ewentualnych napraw.

W firmie lub u zarządcy nieruchomości lepiej prowadzić dla każdego obiektu jedną historię:

kontrola → zalecenie → naprawa → potwierdzenie wykonania → kolejna kontrola.

Dzięki temu dokumentacja nie służy wyłącznie do pokazania podczas kontroli, że „kominiarz był”. Pozwala sprawdzić, czy budynek rzeczywiście jest utrzymywany w odpowiednim stanie.

Najbardziej praktyczna zasada brzmi więc: po wizycie kominiarza nie odkładaj sprawy na następny rok. Sprawdź, czy powstał e-protokół w CEEB, zapisz jego kopię, przeczytaj wynik kontroli i od razu wpisz do systemu wszystkie zalecenia oraz następne terminy.

Dopiero wtedy przegląd jest naprawdę zamknięty.