Jak skrócić czas od sprzedaży do wystawienia faktury?

Najwięcej czasu zwykle nie zabiera samo kliknięcie „wystaw fakturę”. Opóźnienia powstają wcześniej: trzeba znaleźć zamówienie, przepisać dane klienta, sprawdzić płatność, wybrać produkty, ustalić właściwą datę sprzedaży, a później jeszcze wysłać dokument i – jeśli dana faktura podlega temu obowiązkowi – przekazać ją do KSeF.

Dlatego skrócenie czasu od sprzedaży do faktury nie polega na tym, żeby pracownik szybciej wypełniał formularz. Największą różnicę daje usunięcie czynności, które w ogóle nie muszą być wykonywane ręcznie.

Najpierw znajdź miejsce, w którym faktura „czeka”

W jednej firmie faktury wystawia właściciel na koniec dnia. W innej handlowiec wysyła dane do księgowości, księgowość czeka na potwierdzenie realizacji zamówienia, a dopiero później tworzy dokument. W sklepie internetowym zamówienie jest już zapisane w systemie, ale ktoś ponownie przepisuje z niego nazwę firmy, NIP, produkty i kwoty do programu fakturowego.

To właśnie takie miejsca trzeba znaleźć w pierwszej kolejności.

Dobrze prześledzić kilka ostatnich transakcji od początku do końca:

sprzedaż → potwierdzenie realizacji → dane klienta → wystawienie faktury → KSeF → przekazanie dokumentu klientowi.

Jeżeli pomiędzy którymś z tych etapów pojawia się e-mail, Excel, kartka, ręczne kopiowanie danych albo oczekiwanie, aż konkretna osoba „będzie miała czas”, znajduje się tam potencjalne źródło opóźnienia.

Przykładowo sklep może przyjąć zamówienie w poniedziałek o 10:04, zaksięgować płatność o 10:05 i wysłać towar tego samego dnia. Jeśli faktura powstaje dopiero o 17:00, bo pracownik wystawia dokumenty zbiorczo po zakończeniu obsługi zamówień, problem nie leży w fakturowaniu. Problemem jest to, że dwa systemy nie przekazują sobie automatycznie informacji.

Dane klienta powinny trafić do faktury tylko raz

Jednym z najbardziej niepotrzebnych etapów jest ponowne wpisywanie danych, które firma już posiada.

Jeżeli klient podał nazwę przedsiębiorstwa, NIP i adres podczas składania zamówienia, te same informacje nie powinny być drugi raz przepisywane do programu fakturowego. To samo dotyczy produktów, cen, rabatów, kosztów dostawy czy waluty.

Ręczne przepisywanie ma dwie wady. Zajmuje czas i tworzy kolejne miejsce, w którym można popełnić błąd. Jedna pomylona cyfra w NIP-ie albo niewłaściwy kontrahent wybrany z listy może skończyć się koniecznością poprawienia dokumentu.

W sprzedaży powtarzalnej podobny efekt daje dobrze prowadzona kartoteka kontrahentów i produktów. Przy kolejnym zamówieniu nie trzeba ponownie wpisywać pełnych danych. W praktyce wystarczy wybrać klienta i pozycje sprzedaży.

Przy większej liczbie transakcji lepiej pójść krok dalej i w ogóle zrezygnować z ręcznego tworzenia dokumentu.

Automatyczne wystawienie faktury po konkretnym zdarzeniu

Największe przyspieszenie daje ustalenie zdarzenia, które automatycznie uruchamia fakturowanie.

Nie zawsze powinno nim być samo złożenie zamówienia. Klient może nie zapłacić, anulować zakup albo zmienić dane. W zależności od modelu biznesowego właściwym momentem może być na przykład:

To istotne rozróżnienie. Celem nie jest wystawienie faktury tak szybko, jak tylko technicznie się da, lecz utworzenie jej automatycznie wtedy, kiedy rzeczywiście powinna powstać.

W sklepie internetowym proces może wyglądać tak: klient składa zamówienie, operator płatności potwierdza zapłatę, sklep zmienia status zamówienia, a system fakturowy pobiera dane i tworzy dokument. Człowiek pojawia się w tym procesie dopiero wtedy, gdy wystąpi wyjątek.

Przy dobrze skonfigurowanym połączeniu różnica między sprzedażą a utworzeniem faktury może wynosić nie kilka godzin, lecz kilkanaście sekund.

Sklep internetowy i program do faktur nie powinny działać osobno

Przy sprzedaży internetowej ręczne wystawianie faktur jest szczególnie łatwe do wyeliminowania, ponieważ większość potrzebnych danych już istnieje w systemie sklepu lub marketplace.

Program do fakturowania można połączyć bezpośrednio ze sklepem albo platformą sprzedażową. Fakturbox obsługuje obecnie automatyczne fakturowanie m.in. sprzedaży z Allegro, Base.com, WooCommerce, Shopify, PrestaShop, Shoper, Sky-Shop i IdoSell.

Połączenie nie powinno jednak sprowadzać się wyłącznie do pobrania zamówienia. Trzeba ustalić reguły:

kiedy dokument ma zostać wystawiony, jaki rodzaj dokumentu utworzyć, jakie dane pobrać, co zrobić przy anulowaniu zamówienia oraz jak obsłużyć zwrot.

Dopiero wtedy fakturowanie rzeczywiście przestaje wymagać codziennej pracy.

Przykład jest prosty. Sklep realizuje 150 zamówień dziennie. Jeśli ręczne sprawdzenie i wystawienie jednej faktury zajmuje nawet minutę, przy większej części zamówień udokumentowanych fakturami szybko robi się z tego godzina lub dwie pracy. Automatyzacja nie ma tu przyspieszyć pracownika o 20%. Ma sprawić, że pracownik większości tych dokumentów w ogóle nie będzie musiał wystawiać.

W firmach usługowych problem wygląda trochę inaczej

Nie każdą sprzedaż można pobrać z koszyka internetowego.

Agencja marketingowa, kancelaria, firma budowlana czy software house często wystawiają fakturę dopiero po informacji od osoby prowadzącej projekt. I właśnie przekazywanie tej informacji jest często najwolniejszym elementem całego procesu.

„Projekt skończony, możesz wystawić fakturę” przesłane na komunikatorze nie jest dobrym systemem.

Lepiej, gdy zakończenie określonego etapu w CRM-ie albo systemie do zarządzania projektami automatycznie powoduje przekazanie danych do programu fakturowego. Jeśli używane oprogramowanie nie ma gotowej integracji, można wykorzystać API.

Wtedy informacja o sprzedaży powstaje w miejscu, w którym faktycznie wykonywana jest praca, i nie musi być później ręcznie odtwarzana przez osobę wystawiającą dokument.

Podobnie można obsługiwać sprzedaż abonamentową. Jeżeli klient co miesiąc płaci tę samą kwotę za usługę, ręczne tworzenie niemal identycznej faktury nie ma większego sensu. Do takich rozliczeń lepiej wykorzystać faktury cykliczne albo proces powiązany z systemem płatności.

KSeF warto włączyć w ten sam proces

Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF samo utworzenie dokumentu w programie nie zawsze kończy proces fakturowania.

Dla faktury objętej KSeF kolejnym krokiem jest jej wysłanie do systemu, przyjęcie przez KSeF i nadanie numeru identyfikującego dokument.

Jeżeli pracownik najpierw tworzy faktury, a później osobno zajmuje się ich wysyłaniem do KSeF, firma ponownie tworzy kolejkę dokumentów.

Lepszy proces wygląda inaczej:

sprzedaż zostaje potwierdzona → powstaje faktura → dokument jest wysyłany do KSeF → system odbiera status → numer KSeF zostaje zapisany przy fakturze.

W Fakturbox obsługa KSeF jest częścią procesu fakturowania. Program przygotowuje dokument w odpowiedniej strukturze, przesyła go do systemu i zapisuje zwrócony numer oraz status. Nie trzeba więc ręcznie przenosić plików między programem do faktur a narzędziami Ministerstwa Finansów.

KSeF nie oznacza przy tym, że przedsiębiorca może ignorować zwykłe terminy fakturowania. Podstawowa zasada nadal mówi, że fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła dostawa towaru lub wykonano usługę. W przypadku otrzymania wcześniej zaliczki również obowiązują określone ustawowo zasady.

To jednak termin graniczny, a nie zalecany model organizacji pracy. Jeśli sprzedaż można udokumentować od razu, odkładanie faktury na kilkanaście dni zwykle nie daje firmie żadnej korzyści.

Nie automatyzuj błędów

Automatyczne wystawienie 500 faktur jest świetnym rozwiązaniem, jeśli reguły są prawidłowe. Jeżeli nie są, system może równie szybko utworzyć 500 błędnych dokumentów.

Przed uruchomieniem pełnej automatyzacji trzeba więc sprawdzić kilka rzeczy na rzeczywistych transakcjach.

Czy właściwie pobierany jest NIP? Czy program rozpoznaje sprzedaż B2B i B2C? Co dzieje się z zamówieniem częściowo opłaconym? Jak traktowany jest koszt przesyłki? Czy rabaty trafiają na dokument we właściwy sposób? Co się stanie, jeśli klient anuluje zamówienie kilka minut po płatności?

Osobnym przypadkiem są zwroty. Automatyzacja nie może kończyć się na wystawieniu faktury. System powinien pozwalać prawidłowo obsłużyć sytuację, w której sprzedaż zostanie później zmieniona lub cofnięta i potrzebna będzie korekta.

Dobrą praktyką jest więc automatyzowanie normalnego przebiegu sprzedaży i kierowanie wyjątków do ręcznej weryfikacji. Człowiek nie powinien sprawdzać każdej prawidłowej transakcji tylko po to, żeby znaleźć jedną nietypową.

Jak zejść z kilku godzin do kilku minut?

W małej firmie nie zawsze trzeba od razu tworzyć rozbudowane integracje.

Pierwszy poziom usprawnienia to zapisane dane kontrahentów i produktów, automatyczna numeracja oraz ograniczenie ręcznego przepisywania informacji.

Drugi to faktury cykliczne dla powtarzalnych rozliczeń.

Kolejny poziom to integracja programu fakturowego ze sklepem, marketplace'em, CRM-em lub innym systemem, w którym powstaje sprzedaż. Dokument tworzy się wtedy na podstawie już istniejących danych.

Przy bardziej indywidualnych procesach można wykorzystać API i ustalić własny moment wystawiania faktury.

Najlepszym miernikiem nie jest przy tym czas potrzebny na kliknięcie „Zapisz”. Lepiej sprawdzić, ile czasu mija od zdarzenia biznesowego – np. opłacenia lub realizacji zamówienia – do momentu, gdy prawidłowa faktura jest już wystawiona i, jeśli powinna, przyjęta przez KSeF.

Jeżeli dzisiaj są to dwie godziny, samo nauczenie pracownika szybszego wystawiania dokumentów niewiele zmieni. Jeśli sprzedaż i fakturowanie zostaną połączone w jeden proces, te same dwie godziny mogą zamienić się w kilkanaście sekund.

I właśnie na tym polega rzeczywiste skrócenie czasu od sprzedaży do wystawienia faktury: dane nie powinny czekać, aż ktoś je ponownie przepisze, sprawdzi i przeniesie do kolejnego systemu. Faktura powinna być naturalnym skutkiem sprzedaży, a nie osobnym zadaniem do wykonania później.