WMS czy ERP – czym się różnią?

Dla ERP ważna jest informacja, że firma ma na stanie 500 sztuk produktu. Dla WMS równie ważne jest, że 120 sztuk znajduje się w lokalizacji A-02-03, kolejne 200 na palecie w strefie zapasu, część została już przydzielona do kompletacji, a pracownik właśnie dostał zadanie przeniesienia konkretnego pojemnika do stanowiska pakowania.

Ta różnica dobrze pokazuje, dlaczego WMS i ERP nie są bezpośrednimi konkurentami.

ERP zarządza firmą, WMS zarządza pracą magazynu

ERP, czyli Enterprise Resource Planning, łączy informacje z różnych obszarów przedsiębiorstwa. W jednym środowisku mogą funkcjonować zamówienia klientów, zakupy od dostawców, magazyn, księgowość, produkcja, należności, kadry czy raportowanie.

Zakres zależy oczywiście od konkretnego programu. Nie każdy ERP zawiera wszystkie te moduły.

WMS – Warehouse Management System – jest znacznie bardziej wyspecjalizowany. Jego podstawowym zadaniem jest organizowanie przepływu towaru przez magazyn: od przyjęcia dostawy, przez odłożenie produktu we właściwym miejscu i ewentualne przesunięcia, aż po kompletację, pakowanie i wydanie.

Można to zobaczyć na prostym przykładzie.

Do firmy przyjeżdża dostawa 1000 sztuk produktu.

ERP może zarejestrować przyjęcie i zwiększyć stan magazynowy z 300 do 1300 sztuk. WMS może dodatkowo zdecydować, gdzie fizycznie odłożyć poszczególne palety, wygenerować zadania dla magazynierów, prowadzić ich za pomocą terminali ze skanerami i zapisać dokładną lokalizację każdej partii.

Przy wydaniu sytuacja wygląda podobnie. ERP wie, że klient zamówił pięć produktów. WMS może zdecydować, który pracownik ma je zebrać, w jakiej kolejności odwiedzić lokalizacje i z którego dokładnie miejsca pobrać towar.

Najważniejsze różnice między WMS a ERP

Tabela pokazuje ogólną różnicę, ale nie można dziś przyjąć, że każdy ERP obsługuje magazyn tylko w prosty sposób.

Rozbudowane systemy ERP mogą mieć zaawansowane moduły gospodarki magazynowej. Z drugiej strony WMS może być niezależną aplikacją działającą obok ERP albo elementem większego pakietu.

Dlatego przy wyborze oprogramowania bardziej od jego nazwy liczą się rzeczywiste funkcje.

Kiedy zwykły moduł magazynowy ERP wystarczy?

Wyobraźmy sobie hurtownię posiadającą niewielki magazyn. Pracuje w nim kilka osób, asortyment zajmuje kilkanaście regałów, a dziennie realizowanych jest kilkadziesiąt zamówień.

Firma musi wiedzieć:

Jeżeli procesy są proste, wdrażanie osobnego WMS może nie przynieść efektu odpowiadającego kosztom i komplikacji wdrożenia. Dobry moduł magazynowy w ERP może całkowicie wystarczyć.

Sytuacja zaczyna wyglądać inaczej, gdy magazyn rośnie.

Firma ma 20 tysięcy SKU, kilkudziesięciu magazynierów, tysiące lokalizacji i kilkaset albo kilka tysięcy wysyłek dziennie. Towary trzeba kompletować szybko, część zamówień jest zbierana falami, część strefowo, a pomyłka w lokalizacji powoduje przestój kilku osób.

W takim środowisku sama informacja o stanie produktu przestaje wystarczać.

Trzeba zarządzać ruchem towaru i ludzi.

I tutaj pojawia się właściwe zastosowanie WMS.

Co WMS robi, czego prosty magazyn w ERP często nie potrafi?

Jedną z największych różnic jest szczegółowość.

WMS może odwzorować magazyn jako układ konkretnych stref, alejek, regałów, poziomów i miejsc składowania. Towar nie znajduje się więc po prostu „w magazynie głównym”. System wie, gdzie dokładnie go szukać.

Przy przyjęciu może wskazać pracownikowi miejsce odłożenia produktu. Decyzja nie musi być przypadkowa. System może uwzględnić wolną przestrzeń, rodzaj produktu, jego rotację, gabaryt albo przyjęte reguły składowania.

Podczas kompletacji WMS może z kolei pogrupować wiele zamówień i zaplanować sposób ich zbierania.

Zamiast sytuacji, w której pracownik:

bierze zamówienie → idzie przez magazyn → wraca → bierze kolejne zamówienie → ponownie idzie w te same alejki,

system może utworzyć jedną trasę obejmującą produkty dla kilku zamówień.

W bardziej zaawansowanych magazynach możliwe są kompletacja falowa, grupowa, strefowa, uzupełnianie lokalizacji kompletacyjnych, priorytety zadań czy dynamiczne przydzielanie pracy.

WMS może również współpracować z automatyką: przenośnikami, sorterami, systemami pick-to-light, regałami automatycznymi, robotami mobilnymi czy innymi urządzeniami używanymi do transportu i kompletacji.

Właśnie dlatego różnica zaczyna być bardzo widoczna przy dużej skali.

ERP i WMS najczęściej powinny wymieniać dane

Firma korzystająca z WMS nie musi rezygnować z ERP.

Wręcz przeciwnie – te systemy często pracują razem.

ERP może przechowywać zamówienie sprzedaży:

Klient X zamówił 10 sztuk produktu A oraz 5 sztuk produktu B.

Informacja trafia do WMS.

WMS zajmuje się wykonaniem zadania w magazynie: rezerwuje odpowiedni zapas, tworzy zadanie kompletacyjne, prowadzi magazyniera do konkretnych lokalizacji, potwierdza pobranie i przekazuje zamówienie do pakowania.

Po zakończeniu procesu informacja wraca do ERP, który może obsłużyć dalszą część procesu biznesowego.

Podobnie działa dostawa. ERP posiada zamówienie zakupu od dostawcy, a WMS przejmuje operacyjną obsługę przyjęcia towaru.

Dobrym uproszczeniem jest więc:

ERP mówi, co firma chce zrobić. WMS organizuje, jak wykonać magazynową część tego procesu.

Nie jest to ścisła definicja techniczna, ale dobrze oddaje podział odpowiedzialności.

A może ERP z wbudowanym WMS?

To coraz częstsza sytuacja i właśnie dlatego pytanie „WMS czy ERP?” bywa źle postawione.

Firma może mieć jeden rozbudowany system, w którym funkcje WMS są częścią szerszego rozwiązania ERP lub SCM. Może też korzystać z niezależnego WMS połączonego przez API z ERP.

Oba warianty mają sens.

Rozwiązanie zintegrowane ogranicza liczbę systemów, synchronizacji i dostawców. Dane znajdują się w jednym środowisku, a wdrożenie może być prostsze.

Osobny, wyspecjalizowany WMS daje natomiast większy wybór funkcji magazynowych i może lepiej obsługiwać bardziej skomplikowane procesy. Ma to znaczenie zwłaszcza tam, gdzie magazyn nie jest tylko miejscem przechowywania produktów, ale jednym z najważniejszych elementów działalności firmy.

Dla sklepu wysyłającego 30 paczek dziennie wybór rozbudowanego WMS tylko dlatego, że posiada kilkaset funkcji, których firma nie wykorzysta, byłby przerostem formy nad treścią.

Dla centrum logistycznego wysyłającego kilkanaście tysięcy paczek każdej doby sytuacja jest odwrotna. Nawet niewielkie skrócenie czasu kompletacji może mieć większą wartość niż oszczędność na prostszym oprogramowaniu.

Po czym poznać, że firma zaczyna potrzebować WMS?

Nie istnieje konkretna liczba zamówień ani powierzchnia magazynu, po której automatycznie trzeba wdrożyć WMS.

Lepszym sygnałem są problemy operacyjne.

Magazynierzy tracą dużo czasu na szukanie produktów. Te same towary są składowane w wielu miejscach i trudno ustalić, gdzie się znajdują. Kompletacja opiera się na wydrukowanych kartkach. Wraz ze wzrostem sprzedaży firma zatrudnia kolejnych ludzi, ale liczba błędów nadal rośnie. Pracownicy nie wiedzą, które zadanie wykonać jako następne. Uzupełnianie miejsc kompletacyjnych odbywa się dopiero wtedy, gdy ktoś zauważy pusty regał.

W takich warunkach dokładniejsze zarządzanie magazynem może przynieść realną poprawę.

Nie oznacza to jeszcze, że koniecznie trzeba kupić osobny WMS. Najpierw warto sprawdzić możliwości obecnego ERP. Czasem odpowiednie funkcje już w nim istnieją, ale nie zostały wdrożone albo firma korzysta jedynie z najprostszego modułu magazynowego.

WMS czy ERP – co wybrać?

Jeżeli firma szuka systemu do zarządzania sprzedażą, zakupami, finansami, zapasami i innymi procesami przedsiębiorstwa, potrzebuje ERP lub rozwiązania pełniącego podobną funkcję.

Jeżeli problemem jest organizacja pracy wewnątrz magazynu – lokalizacje, przyjęcia, odkładanie towaru, kompletacja, trasy pracowników, pakowanie, uzupełnienia i automatyka – potrzebny jest WMS albo odpowiednio rozbudowany moduł magazynowy w ERP.

W praktyce większe przedsiębiorstwa często potrzebują obu warstw.

Najważniejsze pytanie nie brzmi więc: „WMS czy ERP?”

Lepiej zapytać: „Czy funkcje magazynowe naszego ERP wystarczają do obsługi magazynu, który mamy?”

Dopiero odpowiedź na to pytanie pokazuje, czy potrzebny jest dodatkowy WMS.