System WMS dla małych firm – wszystko, co musisz wiedzieć

Nie oznacza to jednak, że każdy mały magazyn potrzebuje WMS.

Jeżeli firma przechowuje 300 produktów, realizuje kilkanaście zamówień dziennie, a właściciel dokładnie wie, gdzie znajduje się każdy karton, rozbudowany system może tylko skomplikować pracę. Sytuacja zmienia się, kiedy liczba produktów, zamówień i pracowników zaczyna rosnąć.

Wtedy problemem przestaje być samo zapisanie stanu magazynowego. Trzeba jeszcze wiedzieć, gdzie znajduje się towar, kto ma go pobrać, z której lokalizacji, w jakiej kolejności i co zrobić dalej.

I właśnie tym zajmuje się WMS.

WMS to coś więcej niż program magazynowy

Najprostszy program magazynowy odpowiada przede wszystkim na pytanie:

ile mamy towaru?

WMS powinien odpowiadać również:

gdzie dokładnie znajduje się każda partia towaru i jaka operacja ma zostać wykonana jako następna?

Załóżmy, że firma posiada 120 sztuk konkretnego produktu.

W zwykłej ewidencji zobaczymy:

Produkt X – 120 szt.

W WMS informacja może wyglądać inaczej:

A-01-03 – 25 szt.
A-04-02 – 40 szt.
B-02-01 – 55 szt.

System zna więc nie tylko stan produktu, ale także jego położenie.

Gdy przychodzi zamówienie na 10 sztuk, może wskazać magazynierowi konkretną lokalizację, z której należy je pobrać. Pracownik nie zastanawia się, gdzie jest towar ani którego kartonu szukać.

To pozornie niewielka różnica, która przy kilkuset operacjach dziennie potrafi zmienić sposób działania całego magazynu.

Kiedy mała firma zaczyna potrzebować WMS?

Nie istnieje granica typu „od 1000 zamówień miesięcznie trzeba mieć WMS”.

Znacznie więcej zależy od skomplikowania magazynu.

Firma realizująca 200 prostych zamówień dziennie obejmujących jeden produkt może radzić sobie bez zaawansowanego systemu lepiej niż przedsiębiorstwo realizujące 60 zamówień, z których każde składa się z kilkunastu pozycji pobieranych z różnych miejsc.

Pierwszym sygnałem są zwykle problemy operacyjne.

Magazynierzy zaczynają szukać produktów. Stan w systemie coraz częściej nie zgadza się z rzeczywistością. Nowy pracownik przez kilka tygodni uczy się, gdzie leżą poszczególne towary. Zamówienia są drukowane na papierze, a ktoś ręcznie zaznacza zrealizowane pozycje.

Pojawiają się też pomyłki:

klient otrzymuje niewłaściwy wariant produktu,

towar zostaje pobrany z nieodpowiedniej partii,

system pokazuje produkt jako dostępny, choć fizycznie go nie ma,

albo dwie osoby jednocześnie szukają tej samej rzeczy w różnych częściach magazynu.

Jeżeli właściciel może rozwiązać większość takich problemów tylko dlatego, że „zna magazyn na pamięć”, firma jest mocno uzależniona od konkretnych osób. Przy dalszym wzroście zaczyna to być ryzykowne.

Jak wygląda praca z WMS w praktyce?

Dobrze wdrożony WMS prowadzi towar przez magazyn od momentu dostawy aż do wydania.

Przychodzi dostawa.

Pracownik skanuje produkt, a system rejestruje przyjęcie. Następnie może wskazać lokalizację, do której należy odłożyć towar.

Na przykład:

Regał B → alejka 03 → poziom 02 → miejsce 04.

Magazynier jedzie pod wskazane miejsce i skanuje jego kod. System otrzymuje potwierdzenie, że produkt rzeczywiście tam trafił.

Kiedy później pojawia się zamówienie, WMS tworzy zadanie kompletacji.

Na terminalu pracownik widzi:

B-03-02-04
Produkt ABC
5 szt.

Po dotarciu na miejsce skanuje kod lokalizacji, później kod produktu i potwierdza ilość.

System może następnie wysłać go bezpośrednio do kolejnego produktu, zamiast kazać mu wracać do początku magazynu.

Dzięki temu wiedza o rozmieszczeniu asortymentu znajduje się w systemie, a nie w głowie magazyniera.

Czy mały magazyn potrzebuje terminali?

Nie zawsze trzeba zaczynać od drogich terminali przemysłowych.

W zależności od systemu część operacji można wykonywać za pomocą telefonu, tabletu, prostego czytnika kodów lub mobilnego terminala magazynowego.

Znacznie ważniejsze jest samo skanowanie.

Kod powinien identyfikować nie tylko produkt, ale również lokalizację. Pracownik skanuje więc np.:

lokalizacja → produkt → ilość.

W przypadku bardziej wymagającego asortymentu można dodatkowo rejestrować partię, numer seryjny, datę ważności albo IMEI.

Skanowanie ogranicza sytuacje, w których pracownik miał pobrać czarną kurtkę w rozmiarze L, ale przez pomyłkę zabrał XL. System może od razu poinformować, że kod produktu nie zgadza się z zadaniem.

Przy małym magazynie taki prosty mechanizm często daje większy efekt niż bardzo rozbudowana automatyzacja.

WMS zaczyna decydować również o kolejności pracy

Tu pojawia się kolejna różnica między WMS a zwykłym programem do obsługi stanów.

Lista zamówień może zawierać 100 przesyłek. Nie oznacza to, że magazynier powinien realizować je dokładnie w kolejności, w której klienci dokonali zakupu.

System może grupować zadania i organizować trasę.

Jeżeli pięć zamówień zawiera produkty znajdujące się w tej samej alejce, pracownik może pobrać je podczas jednego przejścia zamiast pięć razy wracać w to samo miejsce.

Przy niewielkim magazynie nie trzeba wdrażać od razu skomplikowanych algorytmów. Już uporządkowanie kolejności lokalizacji potrafi wyeliminować dużą część niepotrzebnego chodzenia.

To właśnie chodzenie jest często jednym z najmniej widocznych kosztów magazynu.

Pracownik wygląda na zajętego przez całą zmianę, ale znaczną część czasu nie kompletuje produktów. Po prostu do nich idzie.

Przyjęcie towaru jest równie ważne jak wysyłka

WMS nie powinien zaczynać pracy dopiero wtedy, kiedy klient coś zamówi.

Duża część późniejszych problemów powstaje już podczas dostawy.

Pracownik powinien wiedzieć, co miało przyjechać, co faktycznie przyjechało i gdzie należy to odłożyć.

Jeżeli zamówiono 100 sztuk, a dostawca wysłał 96, różnica powinna zostać wykryta podczas przyjęcia, a nie tydzień później przy kompletacji.

Podobnie z lokalizacją.

Towar odłożony „na chwilę” na wolną półkę bardzo często zostaje tam znacznie dłużej. System pokazuje 30 sztuk, ale nikt nie wie, gdzie ich szukać.

W WMS odłożenie produktu może być pełnoprawną operacją. System wskazuje miejsce, a pracownik potwierdza je skanem.

Dopiero wtedy towar jest gotowy do dalszego wykorzystania.

Nie każdy mały magazyn potrzebuje wszystkich funkcji

To szczególnie ważne przy wyborze systemu.

WMS może oferować obsługę:

partii,

numerów seryjnych,

dat ważności,

FIFO i FEFO,

wielu magazynów,

wielu lokalizacji,

kompletacji zbiorczej,

fal kompletacyjnych,

uzupełniania stref pickingowych,

inwentaryzacji ciągłej,

pakowania,

zwrotów,

kontroli jakości,

produkcji,

integracji z automatyką magazynową.

Brzmi dobrze, ale mała hurtownia części samochodowych może potrzebować zupełnie innych funkcji niż sklep z kosmetykami albo sprzedawca elektroniki.

Firma handlująca telefonami potrzebuje numerów seryjnych i IMEI.

Dystrybutor żywności będzie dużo bardziej zainteresowany partiami oraz terminami ważności.

Sklep internetowy realizujący kilkaset małych zamówień dziennie może najbardziej skorzystać z dobrej kompletacji i integracji z kurierami.

Kupowanie systemu ze względu na liczbę funkcji nie ma więc większego sensu. Trzeba sprawdzić, czy obsługuje procesy, które rzeczywiście występują w konkretnym magazynie.

Integracje są często ważniejsze niż sam WMS

W małej firmie system magazynowy prawie nigdy nie działa sam.

Zamówienia mogą pochodzić z WooCommerce, PrestaShop, własnego sklepu, Allegro, Amazonu albo panelu handlowego.

Informacje o produktach znajdują się w ERP.

Dokumenty sprzedażowe są wystawiane w innym programie.

Przesyłki powstają w systemach przewoźników.

Jeżeli WMS nie jest z nimi połączony, firma może tylko przenieść ręczną pracę z jednego miejsca do drugiego.

Dobry proces wygląda inaczej.

Klient składa zamówienie w sklepie. Trafia ono automatycznie do systemu. WMS tworzy zadanie kompletacji. Magazynier pobiera produkty i przekazuje je do pakowania. Powstaje przesyłka, zamówienie zmienia status, a dane potrzebne do wystawienia dokumentu sprzedaży trafiają dalej bez ponownego przepisywania.

Przy wyborze WMS dla małej firmy lista dostępnych integracji i jakość API mogą więc mieć większe znaczenie niż efektowny panel administracyjny.

Ile kosztuje WMS dla małej firmy?

Nie ma jednej sensownej odpowiedzi, ponieważ pod hasłem WMS sprzedawane są bardzo różne rozwiązania.

Może to być prosty system chmurowy dostępny w abonamencie, ale też oprogramowanie wymagające wdrożenia, konfiguracji procesów, integracji i zakupu urządzeń.

Dlatego nie warto patrzeć wyłącznie na cenę licencji.

Do kosztu mogą dochodzić:

konfiguracja i wdrożenie,

integracje,

terminale lub czytniki,

drukarki etykiet,

oznaczenie regałów i lokalizacji,

import danych,

szkolenia,

późniejsze modyfikacje.

Największym kosztem źle dobranego systemu nie musi być jednak faktura od dostawcy. Może nim być magazyn, który po wdrożeniu pracuje wolniej niż wcześniej.

Dlatego mała firma powinna szukać przede wszystkim rozwiązania proporcjonalnego do swoich potrzeb.

Nie ma sensu wdrażać systemu przygotowanego do zarządzania ogromnym centrum logistycznym, jeśli magazyn ma pięciu pracowników.

Najpierw proces, później program

To jeden z najczęstszych błędów wdrożeniowych.

Firma ma bałagan w magazynie i zakłada, że WMS go uporządkuje.

Sam tego nie zrobi.

Przed wdrożeniem trzeba ustalić podstawowe zasady: jak oznaczane są lokalizacje, którędy przebiega przyjęcie, gdzie znajduje się zapas, gdzie kompletacja, jak obsługiwane są braki, zwroty i reklamacje.

Jeżeli dzisiaj jeden pracownik odkłada produkt według jednej zasady, a drugi według innej, najpierw trzeba zdecydować, która metoda ma obowiązywać.

Dopiero potem można ją przenieść do systemu.

Nie oznacza to, że wszystkie procesy trzeba zaprojektować samodzielnie. Dobry dostawca WMS powinien pomóc uprościć sposób pracy, a czasami wręcz odradzić odwzorowywanie dotychczasowych przyzwyczajeń.

Automatyzowanie bałaganu nadal pozostawia bałagan.

Jak przygotować się do wdrożenia?

W małej firmie najlepiej zacząć od fizycznego magazynu.

Każde miejsce, w którym może znajdować się towar, powinno być jednoznacznie identyfikowalne.

Zamiast:

„regał obok okna, druga półka”

powinna istnieć lokalizacja np.:

A-02-03-01

i kod, który można zeskanować.

Trzeba również uporządkować kartoteki produktów. Ten sam produkt nie może funkcjonować pod trzema różnymi nazwami tylko dlatego, że przez lata był wprowadzany przez różne osoby.

Dopiero później warto przechodzić do konfiguracji procesów, migracji stanów i testów.

Nie należy też uruchamiać systemu bez sprawdzenia prawdziwych scenariuszy.

Przyjmij dostawę. Zrób przesunięcie. Skompletuj zamówienie. Spróbuj pobrać niewłaściwy produkt. Zrób zwrot. Wprowadź brak. Przeprowadź fragment inwentaryzacji.

Jeżeli już podczas testów pracownik musi co chwilę obchodzić system, po uruchomieniu problem tylko się powiększy.

Po czym poznać, że WMS się opłacił?

Nie po tym, że magazynierzy mają terminale.

Trzeba porównać sposób działania magazynu przed i po wdrożeniu.

Czy skrócił się czas kompletacji?

Czy spadła liczba błędnych wysyłek?

Czy łatwiej wdrożyć nowego pracownika?

Czy stan znajdujący się w systemie częściej odpowiada stanowi rzeczywistemu?

Czy zamówienia mogą być realizowane bez wiedzy jednej osoby, która „wie, gdzie wszystko leży”?

Czy przy wzroście liczby zamówień firma jest w stanie obsłużyć je bez proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia?

Jeżeli odpowiedź brzmi tak, WMS robi swoją robotę.

Mała firma nie potrzebuje systemu magazynowego dlatego, że WMS brzmi bardziej profesjonalnie niż zwykły program magazynowy. Potrzebuje go wtedy, gdy dotychczasowy sposób pracy zaczyna ograniczać sprzedaż.

Najlepszy moment na wdrożenie jest zwykle przed sytuacją, w której magazyn całkowicie przestaje radzić sobie ze wzrostem, a nie dopiero wtedy, kiedy pomyłki, opóźnienia i ręczne szukanie towarów stały się codziennością.