Shopify i automatyczne faktury – jak działa taka integracja?

Fakturę można teraz wystawić ręcznie: otworzyć zamówienie, przepisać dane klienta i pozycje, sprawdzić VAT, utworzyć dokument, wysłać go do KSeF i przekazać kupującemu.

Przy kilku zamówieniach dziennie da się tak pracować. Przy kilkudziesięciu zaczyna to być osobnym procesem wymagającym czasu.

Integracja z programem do faktur powoduje, że większość tych czynności może wykonać się bez udziału pracownika.

Shopify przekazuje dane zamówienia do programu fakturowego

Po połączeniu systemów program do faktur uzyskuje dostęp do danych zamówień Shopify. Technicznie odbywa się to najczęściej przez API.

Shopify może również informować zewnętrzną aplikację o konkretnych zdarzeniach. Nie trzeba więc co minutę pytać sklepu, czy pojawiło się nowe zamówienie. System może zareagować na jego utworzenie, opłacenie, zmianę, anulowanie albo zwrot.

Na podstawie zamówienia integracja może pobrać między innymi:

dane klienta, adres rozliczeniowy, pozycje zamówienia, liczbę sztuk, ceny, rabaty, koszt dostawy, naliczony podatek, walutę oraz status płatności.

Z tych informacji program fakturowy buduje dokument.

Jeżeli klient kupił dwa produkty po 100 zł, otrzymał rabat 20 zł i zapłacił 15 zł za dostawę, faktura nie powinna powstać przez ręczne wpisanie 195 zł jako jednej pozycji. Integracja może zachować rzeczywistą strukturę sprzedaży i prawidłowo przenieść poszczególne wartości.

To szczególnie ważne, gdy sklep stosuje różne stawki VAT albo prowadzi sprzedaż do kilku krajów.

Kiedy faktura ma się wystawić?

To jedno z najważniejszych ustawień integracji.

Nie zawsze dobrym pomysłem jest tworzenie faktury natychmiast po każdym nowym zamówieniu.

Klient może rozpocząć płatność i jej nie zakończyć. Zamówienie może zostać anulowane. Przy przelewie tradycyjnym pieniądze pojawią się później. Przy pobraniu schemat będzie jeszcze inny.

Dlatego często faktura jest tworzona po uzyskaniu określonego statusu, na przykład po opłaceniu zamówienia.

Shopify posiada osobne zdarzenie informujące aplikacje o tym, że zamówienie zostało opłacone. Integracja może wtedy automatycznie pobrać jego dane i utworzyć dokument.

Nie oznacza to jednak, że zasada „faktura zawsze po statusie paid” będzie prawidłowa w każdym sklepie.

Sprzedawca może obsługiwać pobrania, płatności odroczone, zaliczki albo sprzedaż B2B z terminem 14 dni. W takim przypadku moment automatycznego wystawienia dokumentu trzeba dostosować do sposobu sprzedaży i zasad podatkowych.

Dobry system pozwala ustalić własną regułę zamiast narzucać jeden scenariusz wszystkim sklepom.

Najwięcej uwagi wymaga sprzedaż dla firm

Przy kliencie prywatnym dane do zamówienia są stosunkowo proste. Problem pojawia się przy B2B.

Żeby faktura została poprawnie wystawiona na firmę, integracja musi otrzymać między innymi prawidłową nazwę przedsiębiorstwa, adres i NIP albo zagraniczny numer podatkowy.

Shopify umożliwia przechowywanie danych firmowych i identyfikatorów podatkowych. W rozwiązaniach B2B każda lokalizacja firmy może mieć własny numer podatkowy, adres rozliczeniowy, adres dostawy i warunki płatności.

Dostępna jest także możliwość wprowadzenia numeru VAT przy realizacji zakupu w określonych scenariuszach sprzedaży w UE i Wielkiej Brytanii.

W polskim sklepie trzeba jednak dokładnie sprawdzić, gdzie klient podaje NIP i w jakim polu jest on później dostępny dla integracji.

Jeżeli numer firmy został zapisany w nietypowym polu tekstowym, a program fakturowy go nie odczytuje, dokument może zostać utworzony jak dla konsumenta.

Dlatego po uruchomieniu integracji dobrze wykonać przynajmniej dwa testowe zakupy: jako klient prywatny i jako firma.

Przy sprzedaży zagranicznej warto przetestować dodatkowo klienta z UE posiadającego aktywny numer VAT.

Shopify ma własne faktury. Po co więc dodatkowa integracja?

Shopify posiada funkcję faktur VAT dla zamówień spełniających określone warunki w Unii Europejskiej i Wielkiej Brytanii. Dokument może zostać wygenerowany automatycznie i udostępniony klientowi na stronie statusu zamówienia.

Shopify Order Printer umożliwia natomiast przygotowywanie własnych szablonów faktur, potwierdzeń i innych dokumentów na podstawie danych zamówienia.

Dla polskiego sprzedawcy nie rozwiązuje to jednak całego problemu.

Polska faktura podlegająca obowiązkowemu KSeF musi zostać wystawiona jako faktura ustrukturyzowana i przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur. Zwykły PDF utworzony w sklepie albo dokument wydrukowany z Shopify Order Printer nie staje się przez to fakturą wystawioną w KSeF.

Dlatego polskie sklepy często łączą Shopify z programem fakturowym.

Shopify pozostaje miejscem, w którym powstaje zamówienie. Program do faktur odpowiada za dokument sprzedażowy, numerację i KSeF.

To ważne również dlatego, że nie warto tworzyć dwóch równoległych zestawów dokumentów. Jeżeli właściwe faktury powstają w zewnętrznym systemie, trzeba ustalić, czy i w jakim zakresie korzystać równocześnie z faktur generowanych przez Shopify.

Co dzieje się z fakturą po jej utworzeniu?

Typowy automatyczny proces może wyglądać tak:

klient składa i opłaca zamówienie → Shopify przekazuje dane → program wystawia fakturę → dokument trafia do KSeF → klient otrzymuje fakturę lub informację o jej wystawieniu.

Pracownik nie musi otwierać każdego zamówienia.

Przy polskiej sprzedaży B2B dokument objęty obowiązkiem KSeF jest przekazywany do systemu. Program powinien również zapisać jego status i numer nadany przez KSeF.

To ważne, ponieważ samo wysłanie dokumentu nie oznacza jeszcze, że został prawidłowo przyjęty.

Jeżeli KSeF odrzuci fakturę z powodu błędu, pracownik powinien to zobaczyć i móc zareagować.

Przy fakturach konsumenckich albo zagranicznych sposób przekazania dokumentu może wyglądać inaczej. Integracja może na przykład wysłać klientowi dokument e-mailem.

A co ze zwrotem w Shopify?

Automatyczne fakturowanie powinno obsługiwać nie tylko poprawne zamówienia.

Klient może zwrócić jedną pozycję z trzech. Sklep może anulować całe zamówienie albo zwrócić kupującemu część ceny.

Shopify rejestruje takie zdarzenia i może poinformować o nich zintegrowany system.

Nie oznacza to jednak, że każdy zwrot pieniędzy automatycznie tworzy prawidłową korektę podatkową. To zależy od możliwości i konfiguracji konkretnego programu fakturowego.

Jeżeli sklep wystawił wcześniej fakturę, integracja powinna wiedzieć, z którym dokumentem powiązane jest zamówienie i w razie potrzeby umożliwić utworzenie odpowiedniej faktury korygującej.

Przy częściowym zwrocie szczególnie istotne jest prawidłowe wskazanie pozycji i kwoty. Nie wystarczy informacja, że klient otrzymał z powrotem 100 zł.

W dobrym wdrożeniu warto więc przetestować nie t