Reklama biura rachunkowego – jak pozyskać klientów do biura i nie przepalać budżetu?

Przedsiębiorcy nieustannie szukają księgowych. Jedni zakładają działalność, inni są niezadowoleni z dotychczasowej obsługi, a kolejni potrzebują biura, które poradzi sobie z księgowością spółki lub specyfiką ich branży.

Pytanie brzmi: co zrobić, żeby trafili właśnie do Twojego biura?

Dobrze zaplanowana reklama biura rachunkowego nie musi oznaczać wydawania kilku tysięcy złotych miesięcznie na marketing. Znacznie ważniejsze jest dotarcie do przedsiębiorców w momencie, kiedy rzeczywiście potrzebują usług księgowych, oraz przekonanie ich, że warto nawiązać współpracę.

Zanim zaczniesz reklamować biuro, zastanów się, jakich klientów chcesz pozyskiwać

Jednym z częstszych błędów jest reklamowanie biura rachunkowego jako miejsca dla wszystkich przedsiębiorców. Kompleksowa obsługa, profesjonalizm, wieloletnie doświadczenie i indywidualne podejście – takie deklaracje można przeczytać na stronach większości biur.

Dla potencjalnego klienta niewiele z nich wynika.

Właściciel firmy budowlanej zatrudniającej kilkunastu pracowników ma inne oczekiwania niż programista prowadzący jednoosobową działalność. Sklep internetowy potrzebuje innej obsługi niż niewielki salon kosmetyczny, a księgowość spółki z o.o. różni się od prowadzenia KPiR.

Nie chodzi o to, żeby rezygnować z części klientów. Chodzi o sposób przedstawienia oferty.

Zamiast ogólnego komunikatu „Kompleksowe usługi księgowe dla firm” można napisać „Obsługa księgowa firm transportowych – rozliczenia kierowców, VAT i kadry”. Taka oferta trafi do mniejszej grupy odbiorców, ale będzie dla nich znacznie bardziej konkretna.

Podobnie działa specjalizacja w obsłudze lekarzy, branży IT, sklepów internetowych czy spółek z o.o. Przedsiębiorca chętniej skontaktuje się z księgową, która zna problemy jego branży, niż z biurem deklarującym, że zajmuje się wszystkim.

Google – skąd przychodzi najwięcej zainteresowanych klientów?

Kiedy przedsiębiorca potrzebuje nowej księgowej, często zaczyna od wyszukiwarki. Wpisuje „biuro rachunkowe Kraków”, „księgowa dla spółki z o.o.” albo „księgowość dla jednoosobowej działalności”.

To osoby, które już rozważają skorzystanie z usługi. Nie trzeba ich przekonywać, że prowadzenie księgowości jest potrzebne. Trzeba jedynie pokazać, dlaczego powinny wybrać konkretne biuro.

Wizytówka Google to jeden z pierwszych elementów, o które powinno zadbać lokalne biuro rachunkowe.

Dobrze uzupełniony Profil Firmy w Google pozwala zaprezentować lokalizację, godziny pracy, zakres usług, zdjęcia biura oraz opinie klientów. Zadbaj o prawidłową kategorię działalności, numer telefonu i adres strony internetowej.

Ogromne znaczenie mają opinie. Przedsiębiorca, który widzi dwa biura o podobnym zakresie usług, często wybierze to, które ma więcej wiarygodnych i szczegółowych rekomendacji. Dlatego po kilku miesiącach udanej współpracy można poprosić klienta o wystawienie opinii. Bez oferowania rabatów czy innych korzyści w zamian.

Sama wizytówka nie gwarantuje wysokich pozycji. Konkurencja w dużych miastach bywa spora, a na widoczność wpływa również lokalizacja przedsiębiorcy, trafność profilu i rozpoznawalność firmy.

Czy reklama Google Ads opłaca się biuru rachunkowemu?

Może się opłacać, szczególnie wtedy, gdy biuro chce stosunkowo szybko zdobyć pierwsze zapytania.

W Google Ads można reklamować się na konkretne frazy i ograniczyć zasięg kampanii do wybranych miejscowości. Przy niewielkim budżecie lepiej zacząć od kilku usług i dokładnie określonego obszaru niż reklamować całą ofertę na terenie Polski.

Przykładowo biuro specjalizujące się w obsłudze spółek może kierować reklamy na zapytania dotyczące pełnej księgowości, zamiast konkurować o wszystkie frazy zawierające słowo „księgowość”.

Trzeba też uważać na zapytania niezwiązane z pozyskiwaniem klientów. Osoba szukająca pracy w biurze rachunkowym albo darmowego programu księgowego raczej nie zostanie klientem. Odpowiednie słowa wykluczające pomagają ograniczyć takie kliknięcia.

Najważniejsze jest jednak mierzenie efektów. Liczba wejść na stronę niewiele mówi o skuteczności kampanii. Liczą się telefony, formularze kontaktowe, rozmowy z potencjalnymi klientami i ostatecznie podpisane umowy.

Jeżeli reklama kosztowała 1000 zł i przyniosła dwóch klientów, którzy zostają z biurem na kilka lat, wynik może być bardzo dobry. Jeśli za tę samą kwotę udało się zdobyć wyłącznie kilkadziesiąt przypadkowych wejść, kampania wymaga zmian.

Dodaj biuro rachunkowe do katalogu Fakturbox.pl i docieraj do firm korzystających z programu

To rozwiązanie, które zdecydowanie warto uwzględnić w promocji usług księgowych, szczególnie jeśli zależy Ci na dotarciu do przedsiębiorców już korzystających z narzędzi do prowadzenia firmy.

Dodaj swoje biuro do katalogu biur rachunkowych w Fakturbox.pl. Platforma umożliwia firmom wystawianie faktur, obsługę KSeF i zarządzanie dokumentami. Przedsiębiorcy korzystający z programu mogą wyszukiwać biura rachunkowe i nawiązywać z nimi kontakt.

Z punktu widzenia księgowego to interesujący sposób pozyskiwania klientów. Biuro prezentuje swoją ofertę w środowisku, z którego korzystają przedsiębiorcy zajmujący się na co dzień prowadzeniem działalności. Część z nich może właśnie szukać pierwszej księgowej, rozważać zmianę dotychczasowego biura albo potrzebować wsparcia przy rozwijaniu firmy.

Obecność w takim katalogu jest więc czymś innym niż przypadkowa reklama wyświetlana szerokiej grupie odbiorców.

Co istotne, Fakturbox oferuje również narzędzia do bieżącej współpracy między biurem rachunkowym a klientem. Dzięki temu platforma może służyć nie tylko do nawiązania kontaktu, ale również do późniejszej obsługi księgowej.

Jak wygląda współpraca biura rachunkowego z firmą w Fakturbox?

Mechanizm jest prosty. Biuro rachunkowe zakłada konto, podłącza obsługiwane firmy i zarządza nimi z jednego panelu. Przedsiębiorca wystawia faktury w Fakturbox, a księgowy ma dostęp do dokumentów powiązanego klienta, bez konieczności ciągłego przesyłania ich e-mailem.

Wymiana informacji odbywa się w obie strony.

Przedsiębiorca może dodawać dokumenty kosztowe, również poprzez zrobienie zdjęcia faktury. Funkcja OCR odczytuje dane z dokumentu, a faktury zakupowe mogą trafiać do programu także ze skrzynki KSeF. Biuro widzi przekazane dokumenty i może przygotować dane do importu do swojego systemu księgowego.

Obsługiwane są eksporty do popularnych programów, takich jak Comarch ERP Optima, enova365, Symfonia oraz InsERT nexo.

Księgowa może również przekazywać klientowi informacje o podatkach i składkach ZUS bezpośrednio w Fakturbox. Przedsiębiorca widzi kwotę, okres rozliczeniowy i termin płatności w swoim panelu. Po wykonaniu przelewu oznacza zobowiązanie jako zapłacone, a biuro otrzymuje informację o jego statusie.

Nie trzeba więc każdorazowo wysyłać wiadomości z kwotą podatku, szukać potwierdzenia w korespondencji czy telefonować z pytaniem, czy klient wykonał przelew.

W modelu przeznaczonym dla biur rachunkowych przedsiębiorcy korzystają z programu bezpłatnie, a biuro płaci 10 zł netto miesięcznie za podłączoną firmę, która w danym miesiącu wystawiła fakturę.

Dla biura szukającego nowych klientów połączenie katalogu firm księgowych z narzędziem do obsługi dokumentów jest warte sprawdzenia. Sam wpis nie gwarantuje napływu zleceń, ale tworzy kolejny kanał kontaktu z przedsiębiorcami, a po rozpoczęciu współpracy pozwala usprawnić codzienne rozliczenia.

Strona internetowa biura rachunkowego powinna sprzedawać usługę, a nie tylko ładnie wyglądać

Wiele biur rachunkowych ma strony internetowe, które niewiele różnią się od siebie. Na stronie głównej zdjęcie kalkulatora, kilka zdań o profesjonalizmie, lista usług i formularz kontaktowy.

Taka witryna spełnia funkcję informacyjną, ale niekoniecznie przekonuje przedsiębiorcę do współpracy.

Klient chce wiedzieć, jakie firmy obsługujesz, jak wygląda przekazywanie dokumentów, czy może załatwić sprawy zdalnie, ile kosztuje księgowość i co się stanie, gdy będzie potrzebował pilnej konsultacji.

Jeżeli obsługujesz spółki z o.o., opisz tę usługę na osobnej podstronie. Jeśli specjalizujesz się w księgowości dla branży e-commerce, wyjaśnij, czy rozliczasz sprzedaż zagraniczną, marketplace'y i transakcje w różnych walutach.

Nie musisz publikować sztywnego cennika, jeśli wycena zależy od liczby dokumentów, formy działalności i zakresu obsługi. Możesz jednak podać orientacyjne ceny lub wyjaśnić sposób naliczania opłat.

Przedsiębiorcy nie lubią sytuacji, w której muszą umawiać się na rozmowę tylko po to, żeby dowiedzieć się, czy usługa kosztuje 300 czy 1500 zł miesięcznie.

Nie zapominaj też o telefonie. Wiele osób przegląda strony biur rachunkowych na smartfonach. Numer telefonu powinien być łatwo dostępny, a formularz kontaktowy możliwie krótki.

Pozycjonowanie strony – sposób na klientów w dłuższej perspektywie

SEO może stopniowo ograniczać zależność biura od płatnych reklam.

Nie chodzi wyłącznie o pozycjonowanie strony na frazę „biuro rachunkowe” z nazwą miejscowości. Wyszukiwania dotyczą również konkretnych problemów przedsiębiorców.

Ktoś zastanawia się, ile kosztuje pełna księgowość spółki z o.o. Ktoś inny szuka informacji o zmianie biura rachunkowego w trakcie roku, rozliczaniu działalności zagranicznej albo księgowości dla sklepu internetowego.

Dobrze opracowane treści odpowiadające na takie pytania mogą przyciągać osoby, które w przyszłości zostaną klientami.

Artykuły powinny jednak wynikać z rzeczywistej wiedzy księgowych, a nie być masowo generowanymi tekstami o podatkach. W tej branży szczegóły mają znaczenie. Nieaktualna informacja o terminie, limicie czy zasadach rozliczenia może skutecznie podważyć wiarygodność całego biura.

Jeśli nie masz czasu na regularne publikowanie, lepiej przygotować kilka naprawdę dobrych materiałów niż kilkadziesiąt powierzchownych artykułów.

Facebook, grupy przedsiębiorców i polecenia – czy nadal działają?

Facebook rzadko jest pierwszym miejscem, w którym przedsiębiorca zaczyna szukać księgowej. Nie oznacza to jednak, że nie można tam zdobywać klientów.

Największy sens ma budowanie rozpoznawalności w określonej grupie odbiorców. Biuro obsługujące lokalne firmy może publikować praktyczne informacje o podatkach, komentować zmiany dotyczące przedsiębiorców i uczestniczyć w dyskusjach w grupach biznesowych.

Tylko bez nachalnej reklamy.

Jeśli ktoś pyta na lokalnej grupie o rozliczenia związane z zatrudnieniem pierwszego pracownika, konkretna odpowiedź będzie lepszą reklamą niż komentarz „Zapraszamy do naszego biura rachunkowego”.

Podobnie z płatnymi kampaniami na Facebooku. Można dzięki nim promować biuro, ale odbiorca przewijający aktualności zwykle nie szuka w danym momencie nowej księgowej. Dlatego reklamy nastawione wyłącznie na natychmiastowe pozyskanie kontaktów bywają trudniejsze do rozliczenia niż kampanie kierowane na konkretne zapytania w Google.

Facebook może za to dobrze sprawdzać się przy budowaniu rozpoznawalności biura lub promowaniu specjalistycznych usług.

Nie można też pomijać poleceń. Zadowolony przedsiębiorca potrafi przyprowadzić kilku kolejnych klientów, szczególnie jeśli działa w środowisku, w którym właściciele firm często ze sobą rozmawiają.

Dobrym pomysłem jest również współpraca z doradcami biznesowymi, kancelariami prawnymi, firmami pomagającymi zakładać działalność czy dostawcami oprogramowania dla przedsiębiorców. Warunkiem jest jednak rzeczywista korzyść dla klienta, a nie przypadkowa wymiana kontaktów.

Jak pozyskać pierwszych klientów do nowego biura rachunkowego?

Nowe biuro ma trudniejsze zadanie, ponieważ nie może jeszcze pochwalić się wieloma opiniami ani dużą liczbą rekomendacji. Nie oznacza to jednak, że musi od razu inwestować w kosztowne kampanie.

Na początku najlepiej połączyć kilka działań:

Nie trzeba robić wszystkiego jednocześnie. Lepiej uruchomić dwa lub trzy kanały i sprawdzić, które przynoszą wartościowe zapytania.

Początkujące biura popełniają też inny błąd: próbują konkurować wyłącznie ceną. Niska stawka może pomóc przy pierwszym kontakcie, ale często przyciąga klientów, dla których jedynym kryterium wyboru jest wysokość miesięcznej faktury.

Znacznie lepiej pokazać, co przedsiębiorca otrzymuje w ramach obsługi. Dostęp do księgowej, sprawną komunikację, uporządkowany obieg dokumentów, obsługę KSeF czy możliwość przesyłania kosztów bez wizyt w biurze.

To konkretne korzyści, za które część klientów jest gotowa zapłacić więcej.

Ile kosztuje pozyskanie klienta do biura rachunkowego?

Nie ma jednej kwoty, która pasowałaby do wszystkich biur. Koszt zależy od lokalizacji, konkurencji, rodzaju usług, skuteczności reklamy i jakości obsługi zapytań.

Można jednak łatwo policzyć, czy marketing ma ekonomiczny sens.

Załóżmy, że biuro wydaje miesięcznie 1500 zł na promocję. Dzięki temu pozyskuje trzech nowych klientów, z których każdy płaci 500 zł miesięcznie za księgowość.

Koszt pozyskania jednego klienta wynosi 500 zł. Łączny miesięczny przychód z tych trzech umów to 1500 zł.

Nie oznacza to oczywiście, że reklama zwróciła się już w pierwszym miesiącu. Trzeba uwzględnić koszty obsługi, czas pracy księgowych, oprogramowanie i pozostałe wydatki. W modelu abonamentowym warto jednak patrzeć na rentowność całej współpracy, a nie wyłącznie pierwszej faktury.

Biuro, które utrzymuje klientów przez kilka lat, może pozwolić sobie na wyższy koszt ich pozyskania niż firma opierająca sprzedaż na jednorazowych usługach.

Z drugiej strony nie każde zapytanie jest warte tyle samo. Klient prowadzący niewielką JDG i wystawiający kilka faktur miesięcznie generuje inny przychód niż spółka wymagająca pełnej księgowości, obsługi kadrowej i regularnych konsultacji.

Dlatego mierząc skuteczność reklamy, trzeba brać pod uwagę nie tylko liczbę podpisanych umów, lecz także ich wartość i przewidywane koszty obsługi.

Co naprawdę decyduje o tym, czy przedsiębiorca wybierze Twoje biuro?

Marketing może sprowadzić potencjalnego klienta na stronę internetową, zachęcić do telefonu albo wysłania formularza. Później zaczyna się etap, na którym wiele biur traci szansę na współpracę.

Przedsiębiorca wysyła zapytanie i przez trzy dni nie otrzymuje odpowiedzi. Dzwoni, ale nikt nie odbiera. Dostaje ofertę, z której nie wynika, jakie usługi obejmuje miesięczna opłata.

W takiej sytuacji nawet najlepsza kampania reklamowa niewiele pomoże.

Warto przeanalizować, jak wygląda pierwszy kontakt z biurem. Czy potencjalny klient szybko otrzymuje odpowiedź? Czy wie, jakie dokumenty są potrzebne do rozpoczęcia współpracy? Czy ktoś potrafi jasno wyjaśnić, jak przebiega zmiana księgowej i przekazanie dokumentacji?

Coraz większe znaczenie ma też wygoda codziennej obsługi. Przedsiębiorcy przyzwyczajeni do bankowości internetowej, fakturowania online i elektronicznego obiegu dokumentów nie zawsze chcą co miesiąc dostarczać segregator faktur.

Możliwość współpracy przez internet, dostęp do dokumentów i sprawne przekazywanie informacji o rozliczeniach bywają równie istotne jak sama cena.

Właśnie dlatego rozwiązania łączące przedsiębiorcę z biurem rachunkowym, takie jak Fakturbox, mogą być dodatkowym argumentem przy wyborze księgowości. Ułatwiają organizację współpracy i ograniczają liczbę powtarzalnych czynności po obu stronach.

Jeśli zastanawiasz się, jak pozyskać klientów do biura rachunkowego, nie zaczynaj od zwiększania budżetu reklamowego. Najpierw sprawdź, czy Twoje biuro jest widoczne tam, gdzie przedsiębiorcy rzeczywiście szukają księgowych, czy oferta odpowiada na ich potrzeby i czy pierwszy kontakt zachęca do podpisania umowy.

Dopiero gdy te elementy działają, większe wydatki na reklamę mają sens.