Program do stanów magazynowych – jak kontrolować ilości produktów?

W praktyce właśnie tutaj zaczyna się większość problemów.

Jedna sztuka została sprzedana, ale jeszcze nie wysłana. Dwie są odłożone dla klienta. Trzy wróciły ze zwrotu, ale nikt jeszcze nie przyjął ich ponownie na magazyn. Kolejne pięć znajduje się w drugim oddziale. W systemie nadal może widnieć jedna liczba, która niewiele mówi o tym, ile produktu rzeczywiście można dzisiaj sprzedać.

Dobry program do stanów magazynowych powinien więc robić coś więcej niż przechowywać aktualną ilość. Musi przede wszystkim pilnować wszystkich zdarzeń, które tę ilość zmieniają.

Stan magazynu nie powinien być poprawiany ręcznie po każdej sprzedaży

Najprostszy magazyn można prowadzić nawet w arkuszu:

Produkt A – 25 sztuk
Produkt B – 17 sztuk
Produkt C – 8 sztuk

Problem pojawia się przy pierwszej sprzedaży.

Ktoś wystawia fakturę na dwie sztuki produktu A. Następnie powinien otworzyć tabelę i zmienić 25 na 23.

Przy pięciu transakcjach dziennie da się tak pracować. Przy kilkudziesięciu wcześniej czy później któraś sprzedaż nie zostanie odnotowana.

Dlatego program magazynowy powinien aktualizować stan automatycznie na podstawie dokumentów.

Jeżeli sprzedano dwie sztuki i sprzedaż została prawidłowo zarejestrowana, system sam powinien pomniejszyć magazyn.

W Fakturboxie stan towaru może być automatycznie zmniejszany po wystawieniu faktury sprzedaży. Nie trzeba więc osobno wystawiać faktury i później pamiętać o poprawieniu magazynu.

To drobna różnica w procesie, ale właśnie z takich ręcznych czynności powstaje później większość rozbieżności.

Każda dostawa powinna zwiększyć stan przez dokument PZ

Towar nie powinien również pojawiać się na magazynie przez zwykłe wpisanie nowej liczby.

Jeżeli firma miała 20 sztuk, a dostawca przywiózł kolejnych 50, można oczywiście zmienić stan na 70. Po miesiącu nikt jednak nie będzie wiedział, dlaczego liczba się zmieniła.

Znacznie lepiej zarejestrować przyjęcie zewnętrzne, czyli PZ.

Dokument pokazuje, co zostało przyjęte, w jakiej ilości i kiedy. W zależności od organizacji firmy można również powiązać operację z konkretną dostawą lub dostawcą.

Dzięki temu stan końcowy nadal wynosi 70 sztuk, ale system zna jego historię:

stan początkowy: 20,

PZ: +50,

stan aktualny: 70.

Taka historia staje się szczególnie ważna, gdy po kilku tygodniach liczby przestają się zgadzać.

Bez dokumentów wiadomo jedynie, że program pokazuje 70. Z dokumentami można sprawdzić, skąd te 70 się wzięło.

WZ pokazuje, co naprawdę opuściło magazyn

Podobną funkcję po stronie wydań pełni dokument WZ.

Może być przydatny wtedy, gdy wydanie towaru trzeba ewidencjonować niezależnie od samej faktury albo gdy proces sprzedaży i fizycznego wydania przebiega w różnych momentach.

Przykładowo klient zamawia 30 sztuk produktu, faktura zostaje przygotowana dzisiaj, ale towar wyjeżdża z magazynu następnego dnia.

W bardziej rozbudowanym procesie trzeba jasno ustalić, kiedy stan ma się zmienić. Nie może być tak, że raz decyduje o tym faktura, innym razem WZ, a czasami pracownik poprawia liczbę ręcznie.

Program magazynowy powinien odwzorowywać jeden ustalony sposób pracy.

Najgorsza sytuacja powstaje wtedy, gdy dwie operacje odejmują ten sam towar. Sprzedaż zmniejsza stan o pięć sztuk, a później dodatkowo robi to WZ i z magazynu znika dziesięć.

Dlatego przed uruchomieniem magazynu trzeba określić, który dokument rzeczywiście powoduje ruch towaru.

Stan fizyczny i stan dostępny do sprzedaży to nie zawsze to samo

To jedna z ważniejszych różnic w zarządzaniu zapasami.

Na półce może znajdować się 50 sztuk produktu, ale 15 z nich zostało już przypisanych do zamówień.

Fizycznie:

50 sztuk.

Dostępne do kolejnej sprzedaży:

35 sztuk.

Jeżeli system przekazuje do sklepu internetowego lub marketplace'u pełne 50 sztuk, firma może sprzedać więcej towaru, niż rzeczywiście jest dostępne.

Przy sprzedaży wielokanałowej problem jest jeszcze większy.

Ten sam produkt może jednocześnie znajdować się:

w sklepie internetowym,

na Allegro,

na Amazon,

w punkcie stacjonarnym.

W każdym kanale klient widzi dostępność.

Dlatego powinien istnieć jeden główny stan magazynowy, z którego korzystają pozostałe kanały. Ręczna zmiana ilości osobno w sklepie, na Allegro i w programie magazynowym prędzej czy później doprowadzi do różnic.

Bufor magazynowy daje dodatkowe zabezpieczenie

Nie każda firma chce udostępniać do sprzedaży cały faktyczny stan.

Jeżeli produkt szybko rotuje albo sprzedaż prowadzona jest jednocześnie w kilku miejscach, można pozostawić niewielki bufor.

Przykładowo magazyn ma:

12 sztuk.

Do kanałów internetowych można przekazywać:

10 sztuk.

Dwie pozostają jako zabezpieczenie.

Bufor nie naprawi źle działającej synchronizacji, ale może ograniczyć ryzyko sytuacji, w której dwaj klienci niemal jednocześnie kupią ostatnią sztukę produktu w dwóch różnych kanałach.

Przy produktach drogich lub trudno dostępnych nawet jedna anulowana sprzedaż może być większym problemem niż utrzymywanie niewielkiego zapasu bezpieczeństwa.

Kilka magazynów wymaga osobnych stanów

Firma posiadająca magazyn główny i dwa punkty sprzedaży nie powinna widzieć tylko informacji:

Produkt X – 90 sztuk.

Znacznie bardziej użyteczne jest:

magazyn główny – 60,

sklep – 10,

oddział – 20.

Łącznie nadal jest 90 sztuk, ale pracownik od razu wie, gdzie znajduje się towar.

Fakturbox umożliwia prowadzenie wielu magazynów i rozbicie ilości pomiędzy poszczególne lokalizacje. Towar można przenosić pomiędzy nimi dokumentem MM.

Jeżeli 15 sztuk jedzie z magazynu głównego do oddziału, nie należy zmniejszać jednej liczby i ręcznie zwiększać drugiej.

Przesunięcie powinno zostawić ślad:

magazyn główny → oddział → 15 sztuk.

Dzięki temu później można sprawdzić nie tylko aktualną ilość, ale również historię przepływu produktu.

Alarm o niskim stanie powinien pojawić się zanim produkt się skończy

Kontrola zapasów nie polega wyłącznie na sprawdzaniu, ile produktu jest dzisiaj.

Program powinien pomagać zauważyć, że za chwilę może go zabraknąć.

Najprostszym mechanizmem jest stan minimalny.

Jeżeli zwykle firma chce mieć przynajmniej 10 sztuk danego towaru, może ustawić właśnie taki próg.

Stan:

18 – wszystko w porządku.

Stan:

11 – zapas zbliża się do minimum.

Stan:

8 – trzeba zamówić kolejną dostawę.

Fakturbox pozwala ustalać progi niskiego stanu i oznaczać produkty, które wymagają uzupełnienia.

Nie oznacza to oczywiście, że każdy produkt powinien mieć ten sam próg.

Dla towaru sprzedawanego raz w miesiącu minimum może wynosić dwie sztuki. Dla produktu, którego firma sprzedaje 50 sztuk dziennie, nawet stan 100 może być już zbyt niski.

Próg powinien więc wynikać z rotacji produktu i czasu potrzebnego na kolejną dostawę.

Sam aktualny stan nie wystarczy. Potrzebna jest historia

Załóżmy, że system pokazuje:

17 sztuk.

Pracownik liczy produkty na półce:

14 sztuk.

Pojawia się różnica trzech sztuk.

Najprostsze rozwiązanie to zmienić w programie 17 na 14. Stan znowu się zgadza.

Tyle że firma nadal nie wie, co stało się z trzema produktami.

Mogły zostać wydane bez dokumentu, uszkodzone, przeniesione do innej lokalizacji albo wysłane klientowi w ramach wymiany.

Dlatego program magazynowy powinien prowadzić kartotekę ruchów produktu.

Dla konkretnego towaru powinno dać się prześledzić:

przyjęcia,

sprzedaż,

wydania,

zwroty,

przesunięcia,

korekty,

remanent.

Wtedy rozbieżność można próbować wyjaśnić, zamiast jedynie poprawiać liczbę.

Inwentaryzacja nadal jest potrzebna

Nawet najlepiej skonfigurowany system nie gwarantuje, że stan w programie będzie zawsze identyczny ze stanem fizycznym.

Pracownik może pobrać niewłaściwy produkt. Towar może zostać uszkodzony. Dostawca może dostarczyć 49 sztuk zamiast 50. Zwrot klienta może trafić na półkę bez zarejestrowania.

Dlatego magazyn trzeba okresowo liczyć.

Nie zawsze oznacza to zamknięcie firmy na cały dzień i liczenie wszystkich produktów.

W wielu firmach dobrze działa inwentaryzacja cząstkowa.

W poniedziałek liczy się jedną grupę produktów, w środę inną, a towary o największej rotacji kontroluje znacznie częściej niż te, które praktycznie się nie przemieszczają.

Jeżeli różnica się pojawi, korekta powinna być udokumentowana. Samo wpisanie właściwej liczby usuwa skutek, ale nie pomaga znaleźć przyczyny.

Kartoteka produktu musi być uporządkowana

Problemy ze stanami bardzo często zaczynają się jeszcze przed pierwszym dokumentem magazynowym.

Firma ma w systemie:

„Kabel HDMI 2m”

„HDMI 2 m”

„Kabel HDMI czarny”

i okazuje się, że wszystkie trzy pozycje oznaczają ten sam produkt.

Część sprzedaży zmniejsza pierwszą kartotekę, część drugą, a fizycznie cały towar znajduje się w jednym kartonie.

Dlatego każdy produkt powinien mieć jedną kartotekę i jednoznaczny identyfikator.

Najczęściej wykorzystuje się SKU, EAN albo kod producenta.

Jeżeli produkt ma warianty, również powinny być rozdzielone.

Koszulka M i koszulka L to z punktu widzenia magazynu dwie różne pozycje. To samo dotyczy koloru, pojemności lub innych parametrów, które powodują, że fizycznie przechowujemy inne towary.

Dobry program magazynowy powinien przede wszystkim ograniczać ręczne zmiany

Najważniejsza zasada jest dość prosta.

Stan magazynowy powinien wynikać z operacji wykonanych w systemie:

dostawa zwiększa stan,

sprzedaż go zmniejsza,

zwrot zwiększa,

przesunięcie zmienia lokalizację,

remanent koryguje wykrytą różnicę.

Im częściej pracownik musi wejść do produktu i ręcznie wpisać:

„teraz jest 36”,

tym trudniej później zaufać danym.

W Fakturboxie można połączyć fakturowanie z magazynem, prowadzić PZ, WZ i MM, kontrolować kilka magazynów, ustawiać alerty niskich stanów oraz sprawdzać historię ruchów. Dzięki temu sprzedaż i magazyn nie muszą być dwoma oddzielnymi procesami.

Dobry program do stanów magazynowych nie ma więc tylko odpowiadać na pytanie „ile mamy sztuk?”.

Powinien również pozwalać szybko ustalić:

gdzie znajduje się towar,

ile można jeszcze sprzedać,

co zmieniło stan,

kiedy trzeba zamówić kolejną dostawę,

oraz dlaczego liczba w systemie wygląda właśnie tak.

Dopiero wtedy stan magazynowy staje się informacją, na której można rzeczywiście opierać sprzedaż i zakupy.