Program do faktur dla klientów biura rachunkowego – jak uporządkować fakturowanie z KSeF?

KSeF zmienia ten model, ale nie rozwiązuje automatycznie wszystkich problemów. Faktury trzeba nadal prawidłowo wystawić, opisać, kontrolować i przekazać do księgowości. Z punktu widzenia biura rachunkowego coraz bardziej opłaca się więc nie tylko odbierać dokumenty od klientów, lecz także dać im jedno narzędzie, w którym będą je tworzyć.

Dobry program do faktur dla klientów biura rachunkowego pozwala klientowi samodzielnie wystawiać dokumenty, a księgowości daje uporządkowany dostęp do danych bez ciągłego proszenia o PDF-y, XML-e i zestawienia sprzedaży.

Dlaczego program klienta zaczyna mieć znaczenie również dla księgowych?

Przez lata wybór programu do faktur był przede wszystkim sprawą przedsiębiorcy. Jeśli wystawiona faktura była poprawna, biuro mogło ją po prostu zaksięgować.

Przy kilkudziesięciu albo kilkuset obsługiwanych podmiotach problemem staje się jednak różnorodność. Każdy program generuje inne pliki, w inny sposób obsługuje korekty i KSeF, ma inne zasady eksportu oraz inne możliwości przekazywania dokumentów.

Dlatego program do fakturowania dla klientów biura rachunkowego może być elementem organizacji pracy samego biura. Nie chodzi o zastąpienie programu księgowego. Klient nadal potrzebuje prostego narzędzia do sprzedaży, a księgowy – systemu przeznaczonego do prowadzenia ksiąg, ewidencji czy deklaracji.

Najwygodniej działa model, w którym oba te środowiska są rozdzielone, ale dane można łatwo przenieść pomiędzy nimi.

Klient wystawia faktury tam, gdzie jest mu wygodnie. Biuro nie przepisuje później ręcznie każdej pozycji, lecz otrzymuje dane w formacie nadającym się do dalszej pracy.

Właśnie dlatego program do wystawiania faktur dla klientów biura rachunkowego powinien być oceniany nie tylko z perspektywy przedsiębiorcy. Liczy się również to, co dzieje się z dokumentem później.

Czy trafi do KSeF? Czy klient będzie wiedział, że wysyłka się powiodła? Czy księgowość będzie mogła pobrać dane? Czy można przygotować eksport do używanego w biurze systemu?

Jeżeli odpowiedzi na te pytania są pozytywne, oszczędność czasu pojawia się po obu stronach.

KSeF dla klientów biura rachunkowego nie powinien oznaczać obsługi wszystkiego przez księgową

Po wejściu obowiązkowego KSeF część przedsiębiorców przyjęła założenie, że fakturami zajmie się księgowość. Technicznie biuro może otrzymać odpowiednie uprawnienia i wykonywać w KSeF operacje w imieniu klienta. Nie oznacza to jednak, że przejmowanie całego procesu wystawiania faktur jest najlepszym rozwiązaniem.

Przedsiębiorca najlepiej wie, co sprzedał, komu, za jaką cenę, z jakim terminem płatności i czy dokument powinien zostać wystawiony właśnie w danym momencie. Księgowość powinna otrzymać prawidłowy dokument i dane potrzebne do rozliczenia, ale niekoniecznie uczestniczyć w każdej pojedynczej transakcji.

Dlatego KSeF dla klientów biura rachunkowego dobrze jest zorganizować tak, aby przedsiębiorca nadal sam wystawiał swoje faktury, tylko robił to w aplikacji przygotowanej do współpracy z KSeF.

Program wysyła dokument, zapisuje informacje dotyczące operacji, a biuro pracuje później na gotowych danych.

To znacznie bardziej skalowalne niż sytuacja, w której pracownicy biura logują się do kolejnych firm i wykonują czynności, które wcześniej wykonywał sam przedsiębiorca.

Sam KSeF dla biur rachunkowych również wymaga uporządkowania uprawnień. Biuro może działać jako podmiot uprawniony przez klienta, ale operacje wykonywane są w kontekście konkretnego NIP-u. Przy większej liczbie klientów automatyzacja i odpowiednio przygotowane oprogramowanie przestają więc być dodatkiem – bez nich obsługa kolejnych firm zaczyna generować coraz więcej pracy administracyjnej.

Jeden program dla wielu klientów zamiast kilkudziesięciu różnych aplikacji

Z punktu widzenia biura największą zaletą wspólnego rozwiązania jest standaryzacja.

Jeżeli 70 klientów używa 25 różnych aplikacji, praktycznie każda nietypowa sytuacja wygląda inaczej. Inaczej pobiera się faktury, inaczej wykonuje korektę, inaczej eksportuje sprzedaż i w innym miejscu sprawdza status dokumentu w KSeF.

Jeżeli większość klientów korzysta z jednego rozwiązania, pracownik biura nie musi za każdym razem poznawać kolejnego interfejsu.

Dlatego program do faktur dla biur rachunkowych nie powinien być rozumiany wyłącznie jako kolejny system księgowy. Może to być platforma udostępniana przedsiębiorcom właśnie po to, żeby uporządkować etap znajdujący się przed księgowaniem.

Dobry program do fakturowania dla biur rachunkowych powinien umożliwiać prowadzenie wielu niezależnych firm. Dane przedsiębiorców nie mogą mieszać się ze sobą, ale pracownik biura powinien móc szybko przechodzić pomiędzy obsługiwanymi podmiotami.

W praktyce przydaje się więc program do faktur dla wielu firm, ale zbudowany w taki sposób, aby każda firma zachowała własne dane, dokumenty, numerację i konfigurację KSeF.

Podobnie działa program KSeF dla wielu firm. Nie chodzi o stworzenie jednego wspólnego konta KSeF dla całego biura, ponieważ każda firma działa w swoim własnym kontekście. Oprogramowanie powinno natomiast uprościć zarządzanie tymi kontekstami i ograniczyć liczbę ręcznych operacji.

Program fakturowy dla biura rachunkowego nie musi zastępować Optimy, enovy czy Symfonii

To ważne rozróżnienie.

Program fakturowy dla biura rachunkowego może służyć przede wszystkim klientom biura, natomiast właściwa księgowość nadal może być prowadzona w dotychczasowym systemie.

Jeżeli biuro pracuje w Comarch ERP Optima, nie ma powodu przenosić całej księgowości do programu przeznaczonego głównie do faktur. Znacznie praktyczniejsze jest wystawienie dokumentów po stronie klienta, a następnie przekazanie danych do Optimy.

Comarch ERP Optima sama obsługuje KSeF i umożliwia biurom rachunkowym wykonywanie określonych operacji w imieniu klientów po prawidłowym skonfigurowaniu uprawnień. Można jednak zorganizować proces inaczej: klient wystawia sprzedaż w prostszym systemie, a biuro otrzymuje później przygotowane dane księgowe.

Osoba szukająca w internecie hasła „program do faktur Optima biuro rachunkowe” często nie potrzebuje kolejnego pełnego systemu ERP. Szuka raczej prostego programu dla swoich klientów, z którego dane będzie można później wprowadzić lub zaimportować do Optimy.

Takie podejście ma jeszcze jedną zaletę. Zmiana programu używanego przez klienta nie wymusza zmiany podstawowego systemu księgowego biura.

Jak wygląda to w FakturBox?

FakturBox został przygotowany również w modelu przeznaczonym dla biur rachunkowych. Biuro zakłada własne konto, dodaje firmy klientów, a przedsiębiorcy mogą korzystać z aplikacji do wystawiania swoich dokumentów.

W efekcie jest to jednocześnie program dla biura rachunkowego do faktur klientów i zwykły program do fakturowania dla przedsiębiorcy. Różnica polega na tym, że biuro może organizować obsługiwane firmy w jednym miejscu.

Klient nie musi kupować osobnego abonamentu na samą aplikację udostępnioną przez biuro. W aktualnym cenniku FakturBox konto dla biura kosztuje 10 zł netto miesięcznie za podpiętą firmę, a rozliczenie rozwiązania jest powiązane z firmami obsługiwanymi w ramach konta biura.

Po stronie przedsiębiorcy pozostaje normalna praca: wystawianie faktur, kontrahenci, produkty czy wysyłanie dokumentów do KSeF. Biuro ma natomiast ujednolicony sposób współpracy z klientami.

FakturBox obsługuje KSeF 2.0 oraz aktualną strukturę FA(3). Dane księgowe mogą być eksportowane do Comarch ERP Optima, enova365, Symfonii oraz InsERT nexo/Rewizor.

To istotne, ponieważ program KSeF dla biur rachunkowych nie powinien zamykać księgowego we własnym środowisku. Jeżeli biuro od lat pracuje w Optimie, wdrożenie aplikacji dla klientów powinno upraszczać przekazywanie dokumentów do Optimy, a nie wymuszać rezygnację z niej.

Podobnie aplikacja KSeF dla biur rachunkowych powinna być przede wszystkim wygodną warstwą obsługi faktur i klientów, a nie kolejnym miejscem, do którego trzeba przepisywać te same informacje.

Co powinien mieć program do faktur KSeF dla biura rachunkowego?

Lista funkcji może być bardzo długa, ale w praktyce kilka rzeczy ma znacznie większe znaczenie niż dziesiątki drobnych dodatków.

Pierwsza to łatwość obsługi. Jeżeli program jest skomplikowany, klienci będą dzwonili do księgowej z pytaniem, gdzie wystawić korektę albo jak znaleźć wysłaną fakturę. Wtedy zamiast automatyzacji pojawia się dodatkowa praca.

Druga rzecz to rzeczywista obsługa KSeF. Program do faktur KSeF dla biura rachunkowego powinien pozwalać przedsiębiorcy wykonać cały podstawowy proces bez korzystania z kilku różnych narzędzi: przygotować dokument, wysłać go i później sprawdzić jego status.

Trzecia sprawa to przekazanie danych do księgowości. Sam PDF jest wygodny do przeczytania, ale nie zawsze jest najlepszym źródłem danych do dalszego przetwarzania. Przy większej liczbie dokumentów eksport przygotowany pod konkretny system księgowy pozwala ograniczyć ręczne wprowadzanie informacji.

Znaczenie ma również dostęp do wielu podmiotów z jednego konta. Biuro obsługujące sto firm nie powinno utrzymywać stu osobnych loginów do aplikacji tylko po to, aby sprawdzić dokument klienta.

Dopiero później pojawiają się funkcje dodatkowe: magazyn, OCR kosztów, przypomnienia o płatnościach, faktury cykliczne czy raporty. Dla części przedsiębiorców będą bardzo przydatne, ale nie powinny komplikować podstawowego procesu wystawienia faktury.

Czy biuro powinno narzucić klientom jeden program?

Niekoniecznie wszystkim.

Duża firma prowadząca sprzedaż w rozbudowanym ERP raczej nie zrezygnuje ze swojego środowiska tylko dlatego, że księgowość proponuje prostszą aplikację. Podobnie sklep internetowy z rozbudowanymi integracjami może mieć już dobrze działający proces fakturowania.

Inaczej wygląda sytuacja z mikro- i małymi przedsiębiorcami. Jeżeli klient potrzebuje głównie faktur, KSeF, bazy kontrahentów i ewentualnie prostego magazynu, wspólne rozwiązanie może być wygodniejsze zarówno dla niego, jak i dla biura.

Dlatego sensowniejsze od obowiązku jest stworzenie klientowi gotowej ścieżki:

„Jeżeli nie masz własnego programu albo obecny nie współpracuje dobrze z naszym biurem, możesz korzystać z aplikacji, którą Ci udostępniamy”.

Wtedy program do faktur dla klientów biura rachunkowego staje się dodatkową usługą biura. Nowy klient nie musi sam analizować kilkunastu systemów, sprawdzać integracji z KSeF i zastanawiać się, w jakim formacie księgowość będzie chciała otrzymywać dane.

Biuro od razu daje mu rozwiązanie, które zna i potrafi obsłużyć.

Właśnie w tym kierunku zmienia się rola oprogramowania dla księgowości. Program do fakturowania dla klientów biura rachunkowego nie służy tylko do tworzenia dokumentu sprzedaży. Łączy moment wystawienia faktury z późniejszym jej rozliczeniem.

Dla klienta oznacza to prostsze fakturowanie i obsługę KSeF. Dla księgowości – mniej przypadkowych plików, mniej ręcznego przepisywania i bardziej przewidywalny sposób współpracy z każdą kolejną firmą.