Program do faktur dla kancelarii prawnych – ranking

Do tego dochodzi KSeF. W praktyce program powinien nie tylko wysłać fakturę sprzedażową, lecz także pobierać faktury kosztowe i pokazywać, czy dokument został prawidłowo przyjęty przez system.

Porównaliśmy pięć popularnych programów pod kątem typowej kancelarii prawnej. Nie jest to ranking systemów do prowadzenia spraw, ewidencji terminów sądowych czy akt klientów. To osobna kategoria oprogramowania. Tutaj interesuje nas przede wszystkim fakturowanie i rozliczenia.

1. Fakturbox – prosty wybór do codziennego fakturowania kancelarii

W typowej kancelarii większość dokumentów powstaje według kilku powtarzalnych schematów. Jedna firma płaci miesięczny ryczałt za stałą obsługę, inna rozlicza konkretną sprawę, kolejna płaci zaliczkę, a część klientów otrzymuje fakturę po wykonaniu określonych czynności.

Fakturbox dobrze pasuje do takiego modelu, bo nie komplikuje fakturowania dodatkowymi modułami, których kancelaria prawdopodobnie nigdy nie wykorzysta.

Program obsługuje faktury VAT, zaliczkowe, końcowe, korekty, dokumenty walutowe i eksportowe oraz faktury cykliczne. Te ostatnie są szczególnie przydatne przy stałej obsłudze prawnej.

Jeżeli kancelaria ma przykładowo 40 firm płacących co miesiąc ten sam abonament, nie ma sensu ręcznie wystawiać 40 identycznych faktur.

Mocną stroną jest również obsługa KSeF. Fakturę można wysłać bezpośrednio z programu, a dokumenty zakupowe wystawione kancelarii w KSeF trafiają do skrzynki kosztowej. Fakturę otrzymaną poza KSeF można dodać przez OCR.

Do tego dochodzi kontrola płatności, przypomnienia o zaległościach oraz eksport do Comarch ERP Optima, enova365, Symfonii i InsERT nexo/Rewizor. To ważniejsze, niż może się wydawać. Kancelaria często nie prowadzi przecież księgowości samodzielnie i potrzebuje przede wszystkim wygodnie przekazać komplet danych do biura rachunkowego.

Fakturbox nie zastąpi programu do zarządzania kancelarią. Jeżeli potrzebna jest szczegółowa ewidencja czasu pracy nad każdą sprawą, terminarz sądowy czy zarządzanie aktami, potrzebny będzie dodatkowy system branżowy.

Do samego fakturowania, KSeF i kosztów jest jednak bardzo rozsądnym rozwiązaniem dla małej i średniej kancelarii.

2. wFirma – gdy oprócz faktur potrzebne są projekty i zadania

wFirma jest ciekawa właśnie dlatego, że wychodzi trochę poza samo wystawienie dokumentu.

Producent ma rozwiązanie kierowane bezpośrednio do kancelarii prawnych. Oprócz faktur cyklicznych dostępny jest CRM z projektami i zadaniami, co może pomóc przy rozliczaniu stałej obsługi klientów oraz większych zleceń.

Można przykładowo prowadzić projekt dotyczący konkretnego klienta, rejestrować wykonane zadania, a następnie przygotować specyfikację płatnych usług.

Dla części kancelarii będzie to istotna przewaga.

Jeżeli prawnik wystawia tylko kilkanaście faktur miesięcznie, takie funkcje mogą być zbędne. Jeśli jednak kilka osób pracuje nad wieloma sprawami i na koniec miesiąca trzeba ustalić, jakie czynności powinny trafić na fakturę, powiązanie CRM-u z fakturowaniem staje się użyteczne.

Program obsługuje również faktury cykliczne, waluty, osiem języków, KSeF i księgowość. Dostępny jest OCR dokumentów kosztowych.

wFirma będzie więc szczególnie ciekawa dla kancelarii, która chce połączyć fakturowanie z częścią zarządzania pracą, ale nie zamierza od razu wdrażać rozbudowanego systemu stworzonego wyłącznie dla prawników.

3. Fakturownia – mocna przy klientach zagranicznych

Fakturownia od lat koncentruje się przede wszystkim na fakturach i widać to po liczbie dostępnych opcji.

Dla kancelarii obsługującej zagranicznych klientów dużym plusem są dokumenty wielojęzyczne. Program pozwala wystawiać faktury w wielu językach, również w wersjach dwujęzycznych, oraz obsługiwać różne waluty i kursy.

Ma to znaczenie choćby wtedy, gdy polska kancelaria wystawia faktury spółkom z Niemiec, Czech, Wielkiej Brytanii czy Stanów Zjednoczonych.

Fakturownia obsługuje także faktury cykliczne, automatyczną wysyłkę dokumentów, przypomnienia o płatności oraz KSeF w zakresie wysyłania i odbierania faktur. Dokumenty kosztowe można przetwarzać przez OCR.

Ciekawie wygląda również obsługa większego zespołu. Poszczególni użytkownicy mogą mieć oddzielne loginy i uprawnienia, a w bardziej rozbudowanych konfiguracjach da się podzielić konto na działy.

To rozwiązanie szczególnie dobrze pasuje do kancelarii obsługujących klientów międzynarodowych albo potrzebujących większej elastyczności przy wyglądzie i języku faktur.

Minusem może być właśnie duża liczba opcji. Kancelaria potrzebująca wyłącznie szybkiego wystawiania standardowych dokumentów nie wykorzysta sporej części możliwości systemu.

4. IFIRMA – gdy faktury mają być blisko księgowości

IFIRMA jest dobrym kandydatem dla kancelarii, która oprócz wystawiania faktur chce mieć możliwość korzystania z usług księgowych lub samodzielnego prowadzenia części rozliczeń w tym samym środowisku.

Program fakturowy obsługuje KSeF, faktury krajowe i zagraniczne, dokumenty zaliczkowe, końcowe i korekty. Mocną stroną są również wersje językowe dokumentów oraz duża liczba integracji.

Można udostępnić dane zewnętrznej księgowej, korzystać z API i aplikacji mobilnej. Program pozwala także pracować z oznaczeniami GTU, co przy usługach prawnych jest istotne ze względu na GTU_12 w JPK_V7.

Dla bardzo małej kancelarii część funkcji może pozostać niewykorzystana. Jeżeli jednak właściciel chce mieć fakturowanie, księgowość i rozliczenia w jednym ekosystemie, IFIRMA jest rozwiązaniem wartym rozważenia.

5. inFakt – faktury z możliwością dołączenia księgowości

inFakt sprawdzi się przede wszystkim tam, gdzie przedsiębiorca chce prostego programu, ale jednocześnie bierze pod uwagę przekazanie księgowości zewnętrznemu specjaliście.

System obsługuje zwykłe faktury, dokumenty cykliczne i zaplanowane, korekty, zaliczki oraz KSeF. Faktury kosztowe z KSeF są automatycznie pobierane do programu.

Można także udostępnić konto współpracownikom, połączyć program z bankiem oraz wykorzystać API i integracje.

Dużą zaletą jest możliwość rozszerzenia programu o prowadzenie księgowości. Dla prawnika, który nie chce samodzielnie zajmować się rozliczeniami podatkowymi, może to być wygodniejszy model niż eksportowanie dokumentów do zupełnie innego systemu.

Jeżeli jednak kancelaria ma własną księgową albo współpracuje z biurem korzystającym z konkretnego programu księgowego, warto najpierw sprawdzić sposób wymiany danych. Wtedy przewaga zintegrowanej księgowości może nie mieć większego znaczenia.

Na co kancelaria powinna zwrócić uwagę przed wyborem?

Nie warto wybierać programu tylko dlatego, że dobrze wygląda formularz wystawiania faktury. W kancelarii kilka funkcji szybko okazuje się ważniejszych.

Pierwszą są faktury cykliczne. Jeżeli część klientów płaci stały miesięczny ryczałt, automatyczne przygotowanie dokumentów potrafi oszczędzić sporo powtarzalnej pracy.

Druga to KSeF. Program powinien obsługiwać zarówno faktury wychodzące, jak i dokumenty otrzymywane od dostawców. Sam przycisk „wyślij do KSeF” to dziś za mało.

Trzecia kwestia to rozliczenia zagraniczne. Kancelaria obsługująca firmy międzynarodowe powinna sprawdzić waluty, kursy, VAT-UE i języki dokumentów.

Dochodzi jeszcze współpraca zespołu. Jeżeli faktury wystawia sekretariat, partner kancelarii ma je zatwierdzać, a księgowa potrzebuje dostępu do dokumentów, jeden wspólny login jest słabym rozwiązaniem. Warto sprawdzić liczbę użytkowników i możliwość ograniczenia ich uprawnień.

Nie należy przy tym zapominać, że usługi prawnicze mają swoją specyfikę podatkową. Standardowe usługi prawne są opodatkowane VAT, a sprzedaż usług prawnych jest wykazywana w JPK_V7 z oznaczeniem GTU_12. Kod GTU nie musi być drukowany klientowi na zwykłej fakturze – znaczenie ma jego prawidłowe ujęcie w ewidencji.

Kancelarie obsługujące osoby prywatne mają jeszcze jeden temat do sprawdzenia: kasę fiskalną. Usługi prawnicze, poza określonymi wyjątkami, nie korzystają ze zwykłego zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży konsumenckiej na kasie. Jeżeli klienci indywidualni stanowią istotną część działalności, przed wyborem programu dobrze więc ustalić również sposób współpracy z kasą lub drukarką fiskalną.

Ostatecznie wybór zależy od sposobu pracy kancelarii. Fakturbox będzie dobrym rozwiązaniem, jeśli najważniejsze są proste fakturowanie, KSeF, dokumenty cykliczne, koszty i przekazanie danych księgowej. wFirma zyskuje przewagę, gdy faktury mają być mocniej połączone z projektami i zadaniami. Fakturownia jest szczególnie ciekawa przy dużej liczbie klientów zagranicznych. IFIRMA i inFakt mają natomiast sens wtedy, gdy fakturowanie ma być częścią większego środowiska księgowego.

Nie ma potrzeby kupować najbardziej rozbudowanego programu na rynku. Dla kancelarii znacznie lepszy jest system, w którym stała faktura za obsługę klienta powstaje automatycznie, trafia do KSeF, płatność można łatwo sprawdzić, a pod koniec miesiąca księgowa nie musi prosić o ręczne kompletowanie dokumentów.