Najlepsze automatyzacje dla użytkowników Base.com

Najlepsze automatyzacje w Base.com eliminują powtarzalną pracę: rozdzielają zamówienia, tworzą przesyłki, drukują etykiety, wystawiają dokumenty, pilnują dostaw i kierują wyjątki do pracownika.

Base.com może pełnić rolę centrum operacyjnego sklepu internetowego. Zamówienia z własnego sklepu, Allegro, Amazon czy innych marketplace'ów trafiają do jednego systemu, a kolejne czynności mogą wykonywać się bez udziału pracownika.

Kluczem są automatyczne akcje.

Ich schemat jest prosty:

zdarzenie → warunki → akcje

Przykład:

zamówienie zostało opłacone → wysyłka InPost → utwórz przesyłkę → wydrukuj etykietę → zmień status na „Do wysyłki”.

Base.com pozwala korzystać ze zdarzeń systemowych, takich jak pobranie lub opłacenie zamówienia, oraz zdarzeń własnych uruchamianych np. przyciskiem, skrótem klawiaturowym albo kodem kreskowym. Dostępnych jest ponad 40 typów akcji. (Base.com)

Największe oszczędności pojawiają się jednak wtedy, gdy nie automatyzuje się pojedynczego kliknięcia, lecz cały proces.

1. Automatyczne rozdzielanie nowych zamówień

To jedna z pierwszych automatyzacji, które warto skonfigurować.

Do Base.com mogą trafiać jednocześnie zamówienia:

Nie wszystkie powinny być obsługiwane identycznie.

System może po pobraniu zamówienia automatycznie sprawdzić jego parametry i skierować je do odpowiedniego statusu.

Przykład

Zdarzenie: pobrano zamówienie.

Warunek: sposób wysyłki zawiera „InPost Paczkomat”.

Akcja: zmień status na „Do Paczkomatu”.

Druga reguła:

Zdarzenie: pobrano zamówienie.

Warunek: wysyłka DPD.

Akcja: zmień status na „DPD – do realizacji”.

Można rozdzielać zamówienia także według kraju, marketplace'u, magazynu, metody płatności czy innych właściwości. Base.com samo wskazuje automatyczne rozdzielanie zamówień jako jeden z podstawowych scenariuszy automatyzacji. (Base.com)

2. Automatyczne kierowanie opłaconych zamówień do realizacji

Pracownik nie powinien sprawdzać każdego zamówienia i zastanawiać się:

Czy klient już zapłacił?

Można zbudować prosty przepływ:

Nowe → Oczekuje na płatność → Opłacone → Do realizacji.

Gdy system otrzyma informację o płatności, zamówienie automatycznie przechodzi do kolejnego etapu.

Dzięki temu magazyn widzi przede wszystkim zamówienia, które rzeczywiście może przygotować.

Szczególnie przy większej sprzedaży eliminuje to ręczne sprawdzanie płatności i przekazywanie zamówień między pracownikami.

3. Automatyczne tworzenie przesyłki po spakowaniu zamówienia

To jedna z najbardziej wartościowych automatyzacji w Base.com.

Proces ręczny wygląda często tak:

Dużą część tego procesu można wykonać automatycznie.

Przykładowa reguła

Zdarzenie: spakowano zamówienie.

Warunek: sposób dostawy = InPost.

Akcje:

utwórz przesyłkę → wydrukuj etykietę → zmień status na „Gotowe do wysyłki”.

Base.com oficjalnie przewiduje tworzenie paczek po zakończeniu pakowania w Asystencie Pakowania. Można dodatkowo uzależnić parametry przesyłki od sposobu dostawy lub najlepiej dopasowanego kartonu. (Base.com)

4. Automatyczny dobór przesyłki na podstawie wagi

Nie każde zamówienie musi jechać tym samym przewoźnikiem.

Przykład:

0–10 kg → kurier A

10–30 kg → kurier B

powyżej 30 kg → paleta

Base.com pozwala wykorzystać jako warunek łączną wagę produktów w zamówieniu i na tej podstawie utworzyć odpowiednią przesyłkę. (Base.com)

To szczególnie przydatne w sklepach, które sprzedają zarówno małe produkty, jak i cięższy asortyment.

5. Automatyczny dobór kartonu i gabarytu

Jeszcze dalej można pójść w magazynie posiadającym dobrze uzupełnione dane produktowe.

Jeżeli system zna:

można wykorzystać informacje o najlepiej dopasowanym kartonie podczas budowania automatyzacji wysyłkowej. Base.com przewiduje wykorzystanie takiego warunku razem z Asystentem Pakowania. (Base.com)

Przykładowo:

karton S → Paczkomat gabaryt A

karton M → Paczkomat gabaryt B

karton XL → kurier

To ogranicza konieczność ręcznego wybierania parametrów paczki.

6. Automatyczne drukowanie etykiety

Samo automatyczne utworzenie przesyłki nie daje pełnej oszczędności, jeżeli pracownik nadal musi:

otworzyć przesyłkę → pobrać PDF → wybrać drukarkę → wydrukować.

Lepiej połączyć operacje:

utwórz przesyłkę → wydrukuj najnowszą etykietę.

Wtedy pracownik kończy pakowanie, a etykieta pojawia się od razu na właściwej drukarce.

Base.com umożliwia połączenie automatycznego tworzenia przesyłki z drukowaniem dokumentu na wskazanej drukarce. (Base.com)

W magazynie realizującym setki zamówień dziennie oszczędność kilku kliknięć przy każdej paczce daje już bardzo dużą różnicę.

7. Automatyczna zmiana statusu po przejęciu paczki przez kuriera

Częsty błąd w e-commerce polega na ustawianiu statusu:

Wysłane

w momencie wydrukowania etykiety.

Etykieta może jednak zostać wygenerowana rano, a kurier odebrać przesyłkę dopiero wieczorem.

Lepsza automatyzacja korzysta z rzeczywistego statusu przesyłki.

Przykład

Zdarzenie: status przesyłki u kuriera zmienił się na „W drodze”.

Akcja: zmień status zamówienia na „Wysłane”.

Base.com może odbierać statusy przesyłek z wielu integracji kurierskich i wykorzystać ich zmianę jako zdarzenie automatycznej akcji. (Base.com)

Klient otrzymuje wtedy informację odpowiadającą temu, co rzeczywiście dzieje się z paczką.

8. Automatyczne wykrywanie problemów z dostawą

Jedna z najbardziej niedocenianych automatyzacji.

Typowa firma skupia się na paczkach wysłanych poprawnie.

Tymczasem największej uwagi wymagają wyjątki:

Zamiast ręcznie sprawdzać tracking setek przesyłek można stworzyć regułę:

status przesyłki = problem / zagubiona / niedostarczona → zmień status zamówienia na „Do wyjaśnienia”.

Takie scenariusze są bezpośrednio obsługiwane przez akcje automatyczne Base.com. (Base.com)

Dlaczego ta automatyzacja jest tak cenna?

Ponieważ pracownik nie musi obserwować 1000 prawidłowych przesyłek.

Powinien zobaczyć tylko 12, przy których wydarzyło się coś nietypowego.

To jedna z najważniejszych zasad dobrej automatyzacji:

automat obsługuje standard, człowiek obsługuje wyjątki.

9. Automatyczne tworzenie zwrotu po powrocie przesyłki

Tracking może również rozpocząć kolejny proces.

Przykład:

Zdarzenie: przesyłka otrzymała u kuriera status „Zwrot”.

Akcja: utwórz zwrot w Base.com.

Nie trzeba czekać, aż pracownik zauważy powracającą przesyłkę i ręcznie rozpocznie procedurę.

Base.com pozwala tworzyć zwrot automatycznie po otrzymaniu odpowiedniego statusu przesyłki. (Base.com)

Następnie proces można rozbudować o kontrolę towaru, ponowne przyjęcie na magazyn oraz rozliczenie klienta.

10. Automatyczne wystawianie faktur

Kolejna bardzo mocna automatyzacja dotyczy dokumentów sprzedaży.

Przykład:

Zdarzenie: zamówienie otrzymało status „Spakowane”.

Warunek: klient podał NIP.

Akcja: wystaw fakturę.

Dla klienta bez NIP można zastosować inną regułę.

Base.com pozwala automatycznie wystawiać faktury i paragony, a warunki mogą uwzględniać między innymi obecność NIP oraz kraj nabywcy. (Base.com)

11. Inne dokumenty dla Polski, UE i sprzedaży zagranicznej

Przy sprzedaży międzynarodowej jedna reguła fakturowania często nie wystarcza.

Można rozdzielić proces.

Polska

kraj faktury = Polska → seria PL

Firma z UE

kraj = UE poza Polską + aktywny VAT UE → seria WDT/B2B UE

Sprzedaż zagraniczna B2C

odpowiednie warunki → właściwa seria dokumentów i konfiguracja VAT

Base.com umożliwia używanie w automatyzacjach warunku dotyczącego statusu VAT UE w VIES oraz kraju faktury. (Base.com)

To szczególnie przydatne przy większej sprzedaży międzynarodowej, gdzie ręczny wybór właściwego typu dokumentu łatwo prowadzi do pomyłek.

12. Automatyczne wysyłanie faktury do klienta

Dokument został wystawiony.

Co dalej?

Nie powinno być konieczne:

otwarcie zamówienia → pobranie PDF → napisanie e-maila → dodanie załącznika → wysłanie.

Można ustawić:

wystawiono fakturę → wyślij wiadomość z dokumentem.

Base.com pozwala również reagować na fakturę wgraną z zewnętrznego ERP. Przykładowo zdarzenie „Wgrano PDF z fakturą przez API” może uruchomić automatyczne wysłanie wiadomości do klienta. (Base.com)

Dzięki temu faktura może powstać poza Base.com, a komunikacja z klientem nadal pozostaje zautomatyzowana.

13. Automatyczne wiadomości po poszczególnych etapach zamówienia

Nie każda wiadomość musi być wysyłana bezpośrednio przez sklep lub marketplace.

Base.com może automatycznie komunikować klientowi kolejne zdarzenia.

Przykładowo:

opłacono → „Otrzymaliśmy płatność”

wysłano → „Twoja paczka jest w drodze”

utworzono przesyłkę → wiadomość z trackingiem

wystawiono fakturę → wiadomość z dokumentem

problem z zamówieniem → odpowiednia informacja

W szablonach można wykorzystywać dynamiczne dane dotyczące konkretnego zamówienia. Base.com wskazuje automatyczne wiadomości e-mail oraz SMS jako jedne z zastosowań automatycznych akcji. (Base.com)

14. Automatyczne przekazywanie trackingu do klienta i marketplace

Numer przesyłki nie powinien być ręcznie kopiowany.

Jeżeli paczka jest tworzona przez integrację kurierską w Base.com, system może przekazywać numer nadania do obsługiwanych marketplace'ów i sklepów, a także wykorzystywać go w wiadomości z linkiem do śledzenia. (Base.com)

Proces:

utworzenie paczki → numer trackingowy → marketplace → klient.

Eliminuje to szczególnie niebezpieczny błąd: przypisanie numeru jednej paczki do zamówienia innego klienta.

15. Automatyczne wykrywanie zamówień, które „utknęły”

Automatyzacje nie muszą reagować wyłącznie natychmiast.

Bardzo przydatne są reguły czasowe.

Przykład:

Zamówienie znajduje się w statusie „Oczekuje na towar” od 3 dni.

System może wtedy:

Base.com udostępnia zdarzenie związane z pozostawaniem zamówienia w określonym statusie przez wskazaną liczbę dni. (Base.com)

Przykłady zastosowania

Brak wpłaty przez 3 dni → przypomnienie

Oczekuje na towar 5 dni → Do wyjaśnienia

Gotowe do wysyłki 2 dni → alarm dla magazynu

To pozwala stworzyć mechanizm kontroli SLA bez ręcznego przeglądania starych zamówień.

16. Automatyzacje uruchamiane skanerem kodów kreskowych

Nie każda automatyzacja powinna działać całkowicie samodzielnie.

Czasami decyzję powinien podjąć człowiek, ale wszystko, co dzieje się po niej, może wykonać system.

W Base.com można tworzyć własne zdarzenia wywoływane między innymi:

Przykład z magazynu:

pracownik skanuje kod „SPAKOWANE”.

System:

tworzy przesyłkę → drukuje etykietę → zmienia status → zapisuje wykonanie operacji.

Jeden skan może więc zastąpić kilka czynności.

17. Automatyzacje w Asystencie Zbierania i Pakowania

W większym magazynie szczególnie wartościowe są automatyzacje połączone z procesem kompletacji.

Asystent Zbierania i Pakowania pozwala korzystać ze skanera kodów kreskowych i może współpracować z automatycznymi akcjami.

Przykład:

zamówienie prawidłowo spakowane → utwórz etykietę

lub:

pakowanie przerwane z powodu braku produktu → oznacz problem / uruchom komunikację.

Base.com wskazuje m.in. możliwość automatycznego tworzenia etykiety po spakowaniu zamówienia oraz wykorzystywania informacji z procesu pakowania w kolejnych akcjach. (Base.com)

18. Automatyzacje magazynowe

Automatyzować można nie tylko zamówienia.

Base.com posiada również akcje związane z produktami i magazynem.

Zdarzeniem może być między innymi:

Następnie można uruchomić dalsze działania zależne od konkretnego SKU, EAN czy innych warunków. (Base.com)

Przykład:

stan produktu spada poniżej określonego poziomu → uruchom odpowiednią operację lub powiadomienie.

W praktyce pozwala to budować system reagujący nie tylko na sprzedaż, ale również na sytuację magazynową.

19. Jeden przycisk zamiast pięciu operacji

Nie każda firma powinna zaczynać od pełnej automatyzacji.

Dobrym rozwiązaniem pośrednim jest:

zdarzenie własne + kilka kolejnych akcji.

Pracownik nadal podejmuje decyzję.

Na przykład klika:

„Zrealizuj zamówienie”.

Ale system wykonuje za niego:

utwórz przesyłkę → drukuj etykietę → wystaw dokument → zmień status → wyślij wiadomość.

Człowiek kontroluje moment uruchomienia procesu, ale nie musi wykonywać każdego kroku osobno.

20. Automatyczne zatrzymywanie procesu po błędzie

To jedna z ważniejszych zasad przy projektowaniu rozbudowanych reguł.

Wyobraźmy sobie automatyzację:

utwórz paczkę → drukuj etykietę → zmień status na Wysłane → wyślij e-mail.

Co stanie się, jeżeli pierwsza operacja – utworzenie przesyłki – zakończy się błędem?

Bez odpowiedniego zabezpieczenia klient mógłby dostać wiadomość:

Zamówienie zostało wysłane,

mimo że przesyłka nie powstała.

Dlatego przy kluczowych operacjach warto stosować opcję „Przerwij po błędzie”. Base.com również zaleca jej wykorzystanie w rozbudowanych sekwencjach automatycznych. (Base.com)

Najlepszy model automatyzacji całego zamówienia

Dobrze zaprojektowany proces może wyglądać następująco:

W takim modelu pracownik nie „prowadzi” każdego zamówienia ręcznie.

Reaguje głównie wtedy, gdy system wykryje wyjątek.

Jakich automatyzacji nie warto tworzyć?

Największy błąd to automatyzowanie chaosu.

Jeżeli proces ręczny jest źle zaprojektowany, po automatyzacji otrzymasz:

źle zaprojektowany proces działający znacznie szybciej.

Najpierw trzeba ustalić:

kiedy zamówienie jest gotowe do realizacji?

kiedy można wystawić dokument?

kiedy tworzymy przesyłkę?

który system odpowiada za magazyn?

kiedy uznajemy zamówienie za wysłane?

które sytuacje powinien zobaczyć pracownik?

Dopiero później należy budować reguły.

Nie twórz jednej ogromnej automatyzacji

Lepiej stworzyć kilka czytelnych reguł:

01 – Rozdzielenie nowych zamówień

02 – Obsługa płatności

03 – Tworzenie przesyłki

04 – Druk etykiety

05 – Dokument sprzedaży

06 – Tracking

07 – Problemy kurierskie

niż jedną wielką automatyzację z dziesiątkami warunków.

Łatwiej później znaleźć błąd i zmienić proces.

Base.com umożliwia grupowanie automatycznych akcji, jednak warto pamiętać, że ich kolejność wykonania może mieć znaczenie. Oficjalna dokumentacja opisuje konkretne zasady kolejności zarówno między grupami, jak i wewnątrz nich. (Base.com)

Uważaj na kolejność akcji

To szczególnie istotne.

Załóżmy, że jednocześnie działają dwie reguły.

Pierwsza:

jeśli status = Nowe → zmień status na Opłacone.

Druga:

jeśli status = Nowe → wykonaj inną operację.

Nie zawsze można zakładać, że zmiana wykonana przez pierwszą regułę zmieni warunki oceniane przez drugą. Base.com wskazuje, że warunki automatyzacji uruchamianych tym samym zdarzeniem są sprawdzane przed ich wykonaniem. (Base.com)

Przy skomplikowanym koncie warto więc projektować przepływ jak program komputerowy, a nie jak listę przypadkowych reguł.

Stosuj status „Do wyjaśnienia”

Jedną z najlepszych praktyk jest utworzenie specjalnego statusu dla wyjątków.

Automat powinien realizować przypadki standardowe.

Jeżeli:

system powinien przekazać je do:

DO WYJAŚNIENIA

Pracownik otwiera ten status i widzi wyłącznie zamówienia wymagające działania.

To znacznie skuteczniejszy model niż przeglądanie całej sprzedaży.

Co automatyzować w pierwszej kolejności?

Najlepiej nie zaczynać od najbardziej skomplikowanych scenariuszy.

Dobrym porządkiem wdrożenia jest:

1. Rozdzielanie zamówień

↓

2. Płatności i statusy

↓

3. Tworzenie przesyłek

↓

4. Automatyczny druk etykiet

↓

5. Dokumenty sprzedaży

↓

6. Wiadomości

↓

7. Tracking

↓

8. Wykrywanie problemów

↓

9. Zwroty

↓

10. Automatyzacje magazynowe i własne procesy

Pierwsze kilka reguł może już wyeliminować znaczną część codziennego klikania.

Jak policzyć, czy automatyzacja się opłaca?

Wystarczy prosty przykład.

Firma realizuje:

300 zamówień dziennie.

Przy każdym pracownik ręcznie:

Łącznie:

45 sekund na zamówienie.

300 × 45 sekund daje:

13 500 sekund, czyli 3 godziny i 45 minut dziennie.

Jeżeli większość tych operacji wykona system, automatyzacja przestaje być jedynie wygodą.

Staje się realnym elementem kosztu obsługi zamówienia.

Automatyzuj standard, nie wyjątki

Najlepsze środowisko Base.com nie jest tym, w którym „człowiek już niczego nie robi”.

Lepszy cel to:

system wykonuje wszystkie przewidywalne operacje, a pracownik zajmuje się sytuacjami wymagającymi decyzji.

Przykładowo automat może samodzielnie obsłużyć 95% zamówień.

Pozostałe 5% kieruje do odpowiednich statusów:

Wtedy czas pracowników jest wykorzystywany tam, gdzie rzeczywiście jest potrzebny.

Podsumowanie

Najlepsze automatyzacje dla użytkowników Base.com nie polegają na dodaniu dziesiątek przypadkowych reguł.

Największą wartość daje zaprojektowanie spójnego przepływu:

zamówienie → płatność → realizacja → pakowanie → przesyłka → etykieta → dokument → wysyłka → tracking → doręczenie lub wyjątek.

Base.com może automatycznie wykonywać dużą część operacji związanych ze statusami, paczkami, dokumentami, wiadomościami, trackingiem, zwrotami i magazynem. (Base.com)

Jeżeli trzeba zacząć tylko od kilku automatyzacji, warto wdrożyć najpierw:

automatyczne rozdzielanie zamówień, tworzenie paczek po spakowaniu, drukowanie etykiet, wystawianie dokumentów oraz wykrywanie problemów kurierskich.

To właśnie w tych miejscach najczęściej można wyeliminować najwięcej powtarzalnej pracy bez utraty kontroli nad procesem.

FAQ – automatyzacje w Base.com

Czym są automatyczne akcje w Base.com?

To reguły wykonujące określone czynności po wystąpieniu zdarzenia i spełnieniu warunków. Mogą np. zmieniać statusy, tworzyć przesyłki, drukować dokumenty, wysyłać wiadomości czy wystawiać faktury. (Base.com)

Czy Base.com może automatycznie utworzyć przesyłkę?

Tak. Przesyłka może zostać utworzona m.in. po zmianie statusu lub po zakończeniu pakowania zamówienia. Parametry można uzależnić od sposobu wysyłki, wagi czy kartonu. (Base.com)

Czy etykieta może wydrukować się automatycznie?

Tak. Po utworzeniu przesyłki można uruchomić kolejną akcję drukującą etykietę na wybranej drukarce. (Base.com)

Czy można automatycznie wystawiać faktury?

Tak. Base.com pozwala tworzyć automatyczne reguły wystawiające faktury i paragony w zależności od parametrów zamówienia. (Base.com)

Czy można sprawdzać VAT UE automatycznie?

Tak. Warunki automatycznych akcji mogą wykorzystywać status VAT UE w VIES, co można połączyć z odpowiednim sposobem wystawiania dokumentów dla klientów zagranicznych. (Base.com)

Czy Base.com może reagować na status paczki u kuriera?

Tak, jeżeli dana integracja kurierska przekazuje takie informacje. Zmiana statusu przesyłki może uruchomić kolejne akcje, np. zmianę statusu zamówienia albo oznaczenie problematycznej paczki. (Base.com)

Czy można automatycznie wykrywać zagubione przesyłki?

Można stworzyć regułę reagującą na statusy kurierskie oznaczające m.in. zagubienie, problem lub niedostarczenie i przenieść zamówienie do statusu wymagającego interwencji. (Base.com)

Czy automatyzacje mogą być uruchamiane kodem kreskowym?

Tak. Zdarzenia własne mogą być uruchamiane przyciskiem, skrótem klawiaturowym oraz kodem kreskowym. (Base.com)

Czy można automatycznie reagować na zamówienia pozostające długo w jednym statusie?

Tak. Base.com posiada zdarzenie związane z pozostawaniem zamówienia w określonym statusie przez wskazaną liczbę dni. Może ono służyć np. do wykrywania opóźnionych zamówień. (Base.com)

Czy warto automatyzować wszystko od razu?

Nie. Najbezpieczniej najpierw zaprojektować prawidłowy proces, a następnie automatyzować kolejne jego etapy. Szczególnie istotne operacje warto początkowo uruchamiać zdarzeniem własnym, pozostawiając pracownikowi decyzję o rozpoczęciu procesu.

Jaka jest najważniejsza automatyzacja w Base.com?

Nie istnieje jedna najlepsza dla każdej firmy. W typowym e-commerce największą oszczędność czasu daje jednak połączenie automatycznego rozdzielania zamówień, tworzenia przesyłek po pakowaniu, drukowania etykiet, wystawiania dokumentów i obsługi statusów kurierskich.