Najczęstsze pytania przedsiębiorców o faktury

Poniżej odpowiadamy na pytania o faktury, które najczęściej pojawiają się przy prowadzeniu firmy.

Kiedy i jak wystawić fakturę?

Do kiedy trzeba wystawić fakturę?

W typowej sprzedaży fakturę wystawia się najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym sprzedano towar lub wykonano usługę. Podobna zasada dotyczy otrzymania zaliczki, jeżeli jej otrzymanie powoduje obowiązek wystawienia faktury.

Są od tego wyjątki, dlatego przy nietypowych usługach – na przykład budowlanych, najmie czy dostawie mediów – nie powinno się automatycznie stosować jednej reguły do każdej transakcji.

Czy faktura musi być wystawiona dopiero po zapłacie?

Nie. Termin płatności i moment wystawienia faktury to dwie różne sprawy. Fakturę można wystawić z terminem płatności przypadającym później, np. za 7, 14 albo 30 dni.

Czy przedsiębiorca zwolniony z VAT może wystawiać faktury?

Tak. Zwolnienie z VAT nie oznacza zakazu wystawiania faktur. Taka faktura nie zawiera jednak naliczonego podatku VAT tak jak dokument wystawiony przez czynnego podatnika VAT. Sposób oznaczenia sprzedaży zależy od rodzaju i podstawy stosowanego zwolnienia.

Częsty błąd polega na utożsamianiu „faktury” z „fakturą VAT”. Faktura może dokumentować również sprzedaż podatnika korzystającego ze zwolnienia.

Czy faktura musi mieć podpis sprzedawcy i klienta?

Standardowa faktura nie wymaga podpisu ani sprzedawcy, ani nabywcy. Brak podpisu nie powoduje więc, że dokument staje się nieważny.

W przypadku faktur ustrukturyzowanych znaczenie ma przede wszystkim prawidłowe wystawienie dokumentu i przesłanie go do KSeF, jeżeli dana transakcja podlega temu obowiązkowi.

Co zrobić, gdy na fakturze jest błąd?

To jedna z kwestii, przy których nadal można znaleźć sporo nieaktualnych poradników.

Jeżeli po wystawieniu faktury okaże się, że błędna jest cena, ilość, stawka podatku, dane kontrahenta albo inna informacja wymagająca poprawienia, właściwym dokumentem jest faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę.

Czy klient może wystawić notę korygującą?

Nie. Od 1 lutego 2026 r. przepisy dotyczące not korygujących zostały uchylone. Jeżeli nabywca zauważy błąd na fakturze, powinien zgłosić go sprzedawcy, a ten wystawia korektę.

Ma to znaczenie choćby przy literówce w nazwie firmy czy błędnym adresie. Starsze artykuły nadal często podpowiadają wystawienie noty korygującej, ale taka procedura nie obowiązuje.

Czy fakturę wysłaną do KSeF można usunąć i wystawić ponownie?

Nie. Faktury, której KSeF nadał numer, nie można usunąć, edytować ani anulować w systemie tak, jak usuwa się wersję roboczą dokumentu w programie do faktur.

Jeżeli zawiera błąd, trzeba wystawić fakturę korygującą. Właśnie dlatego przed wysłaniem dokumentu warto automatycznie weryfikować podstawowe dane klienta, kwoty i stawki VAT.

Faktura dla osoby prywatnej, pro forma i zaliczka

Czy osoba prywatna może zażądać faktury?

Tak. Jeżeli konsument zgłosi żądanie w terminie 3 miesięcy liczonych od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę albo otrzymano zapłatę, sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę.

Faktury konsumenckie mają przy tym szczególny status w KSeF. Wystawianie ich w systemie jest dobrowolne. Jeżeli sprzedawca wystawi taką fakturę w KSeF, nadal musi zapewnić konsumentowi możliwość jej otrzymania w uzgodniony sposób.

Czy pro forma jest fakturą?

Nie. Pro forma może przekazywać klientowi informację o kwocie do zapłaty, numerze rachunku czy zamówionych produktach, ale nie jest fakturą w rozumieniu przepisów o VAT.

Z tego samego powodu pro formy nie przesyła się do KSeF.

Kiedy potrzebna jest faktura końcowa po zaliczce?

Jeżeli faktura zaliczkowa obejmowała tylko część wartości zamówienia, po wykonaniu transakcji wystawia się dokument rozliczający pozostałą kwotę.

Jeśli natomiast jedna faktura zaliczkowa lub kilka takich faktur objęło łącznie całą należność, nie ma potrzeby wystawiania dodatkowej faktury końcowej tylko po to, aby ponownie wykazać tę samą sprzedaż.

Czy każda firma musi już korzystać z KSeF?

Dla większości przedsiębiorców odpowiedź brzmi obecnie: tak. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF został wprowadzony etapami – najpierw dla największych firm, a następnie dla pozostałych przedsiębiorców.

Do końca 2026 r. funkcjonuje jeszcze rozwiązanie przejściowe dla najmniejszych podatników. Jeżeli łączna wartość sprzedaży brutto dokumentowanej fakturami podlegającymi obowiązkowi KSeF nie przekracza w danym miesiącu 10 000 zł, przedsiębiorca może korzystać z możliwości wystawiania tych faktur poza KSeF. Po przekroczeniu limitu obowiązek pojawia się od faktury, którą limit został przekroczony.

Od 1 stycznia 2027 r. to czasowe ułatwienie znika.

Oddzielną kwestią jest odbieranie dokumentów. Przedsiębiorcy posiadający NIP odbierają objęte systemem faktury zakupowe w KSeF. Wysłany przez kontrahenta PDF może być przydatną wizualizacją dokumentu, ale przy fakturze wystawionej obowiązkowo w KSeF to dokument znajdujący się w systemie jest właściwą e-Fakturą.

Co z paragonem z NIP do 450 zł?

Do końca 2026 r. paragon fiskalny z NIP nabywcy o wartości nieprzekraczającej 450 zł albo 100 euro może nadal funkcjonować jako faktura uproszczona.

Od 1 stycznia 2027 r. paragon z NIP nadal będzie można wystawić, ale nie będzie już uznawany za fakturę uproszczoną. Jeżeli sprzedaż na rzecz przedsiębiorcy będzie wymagała faktury, dokument trzeba będzie wystawić zgodnie z zasadami KSeF.

Zmiany związane z KSeF sprawiły, że część zasad znanych przedsiębiorcom przez lata przestała być aktualna. Najlepszym przykładem są noty korygujące czy traktowanie wysłanego mailem PDF jako właściwej faktury B2B. Sam proces wystawiania dokumentu może być jednak prostszy niż wcześniej, pod warunkiem że program do faktur obsługuje KSeF bezpośrednio i pilnuje poprawności danych przed wysłaniem dokumentu.