Najczęstsze błędy przy fakturach walutowych

Przy fakturach walutowych trzeba rozdzielić trzy kwestie: kwotę należną od kontrahenta, przeliczenie na potrzeby podatków oraz rozliczenie otrzymanej płatności. Mogą dotyczyć tej samej transakcji, lecz nie zawsze opierają się na jednym kursie.

Stosowanie kursu z dnia wystawienia faktury do każdej transakcji

Najczęstsze uproszczenie brzmi: fakturę walutową przelicza się według kursu z dnia poprzedzającego jej wystawienie. W wielu sytuacjach taki wynik będzie prawidłowy, ale nie jest to uniwersalna zasada.

Dla VAT punktem wyjścia jest średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego. Jeżeli faktura została wystawiona przed powstaniem tego obowiązku, zasadniczo stosuje się kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego jej wystawienie. Przepisy dopuszczają również inne rozwiązania, między innymi przeliczenie według odpowiedniego kursu Europejskiego Banku Centralnego.

Najpierw trzeba więc ustalić, kiedy powstaje obowiązek podatkowy dla konkretnej dostawy lub usługi. Dopiero później wybiera się datę kursu. Data wystawienia dokumentu, wykonania usługi i otrzymania pieniędzy mogą być różne.

Przykładowo: firma wykonała usługę rozliczaną na zasadach ogólnych w piątek, a fakturę wystawiła w następnym tygodniu. Przy braku zaliczki i zastosowaniu podstawowej metody przeliczania VAT właściwy będzie kurs z ostatniego dnia roboczego przed wykonaniem usługi. Późniejsze wystawienie dokumentu nie przesuwa automatycznie daty kursu.

Znaczenie ma też słowo „roboczy”. Jeżeli właściwym dniem odniesienia jest poniedziałek, nie szuka się kursu z niedzieli. Zazwyczaj będzie to kurs piątkowy, chyba że układ dni wolnych wymaga cofnięcia się dalej.

Jeden kurs dla VAT i podatku dochodowego bez sprawdzenia zasad

Rozliczenie VAT i rozpoznanie przychodu w PIT lub CIT to odrębne operacje. Przy przychodach wyrażonych w walucie obcej zasadą jest zastosowanie średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego uzyskanie przychodu. Nie można zakładać, że ten moment zawsze pokrywa się z obowiązkiem podatkowym w VAT.

Przepisy VAT pozwalają wybrać przeliczanie według zasad stosowanych do przychodu w podatku dochodowym. Taki wybór wiąże jednak co do zasady przez co najmniej 12 kolejnych miesięcy. Nie jest to możliwość dobierania korzystniejszego kursu osobno do każdej faktury. Nie obejmuje też automatycznie wszystkich transakcji, na przykład takich, dla których nie ustala się przychodu według tych zasad.

Ustawienie w programie „ten sam kurs dla VAT i PIT/CIT” powinno zatem wynikać z przyjętej metody rozliczeń, a nie wyłącznie z wygody.

Wykazywanie polskiego VAT wyłącznie w euro

Faktura dokumentująca sprzedaż z polskim VAT może zawierać ceny i należność w walucie obcej, ale kwotę podatku trzeba wykazać w złotych. Sam zapis „VAT 230 EUR” nie zastępuje prawidłowo ustalonej kwoty VAT w PLN.

Przy przeliczeniu podatku stosuje się zasady właściwe dla przeliczania podstawy opodatkowania. Nie należy zastępować ich kursem uzgodnionym z klientem do zapłaty ani kursem banku, który przewalutuje przelew.

To rozróżnienie jest szczególnie ważne, gdy umowa określa wynagrodzenie w euro, ale płatność ma nastąpić w złotych według ustalonego kursu. Kurs handlowy służący rozliczeniu stron nie staje się przez to kursem podatkowym.

Błędem jest również uznawanie każdej faktury walutowej za sprzedaż zagraniczną. Dwóch polskich przedsiębiorców może rozliczać transakcję w euro. O sposobie opodatkowania decydują charakter transakcji i właściwe przepisy, a nie symbol waluty. Z kolei zagraniczny adres klienta sam w sobie nie uzasadnia zastosowania stawki 0% ani wystawienia faktury bez polskiego VAT.

Pomijanie zaliczek i przeliczanie całej sprzedaży dopiero na końcu

Przy transakcjach, w których otrzymanie zaliczki powoduje powstanie obowiązku podatkowego w VAT, wpłatę trzeba rozliczyć już na tym etapie. Czekanie z przeliczeniem do wystawienia faktury końcowej może prowadzić do zastosowania niewłaściwego kursu i błędnego okresu rozliczenia.

Jeśli klient wpłaca kilka zaliczek w różnych terminach, każda z nich może wymagać odrębnego przeliczenia. Faktura końcowa powinna uwzględniać wcześniej rozliczone kwoty. Nie należy przeliczać całej wartości zamówienia nowym kursem tak, jakby wcześniejszych wpłat nie było.

W praktyce problem pojawia się przy ręcznym wystawianiu dokumentów bez powiązań. Osoba przygotowująca fakturę końcową widzi wartość kontraktu, lecz nie ma pełnej historii zaliczek. Pomaga prowadzenie jednego rozliczenia zamówienia, obejmującego wpłaty, dokumenty zaliczkowe i pozostałą należność.

Traktowanie korekty jak nowej sprzedaży

Przy korekcie faktury walutowej nie należy automatycznie pobierać aktualnego kursu. Dla VAT zasadą jest zastosowanie kursu przyjętego do przeliczenia podstawy opodatkowania przed jej zmianą. Dotyczy to zasadniczo zarówno zwiększenia, jak i zmniejszenia tej podstawy.

Przykładowo: sprzedawca udziela rabatu do konkretnej wcześniejszej dostawy. Zmiana kursu euro od dnia sprzedaży nie oznacza, że sam rabat trzeba przeliczyć po nowym kursie.

Istnieją jednak szczególne rozwiązania, między innymi dla określonych zbiorczych korekt rabatowych. Osobnej analizy wymagają też przypadki stosowania w VAT kursów według zasad podatku dochodowego. Dlatego ustawienie „każda korekta po kursie historycznym” również nie powinno zastępować sprawdzenia rodzaju dokumentu.

Kurs oraz okres ujęcia korekty to dwa różne zagadnienia. To, że korekta trafia do bieżącego rozliczenia, nie przesądza jeszcze o zastosowaniu bieżącego kursu.

Uznawanie zapłaty za koniec rozliczenia

Klient zapłacił dokładnie tyle euro, ile wynosiła należność. Rozrachunek może być zamknięty, ale nadal trzeba sprawdzić różnice kursowe. Wartość przychodu przeliczona przy jego rozpoznaniu może różnić się od wartości ustalonej na dzień otrzymania zapłaty.

Przy podatkowej metodzie rozliczania różnic kursowych znaczenie ma między innymi to, czy doszło do rzeczywistego przewalutowania. Sam wpływ euro na rachunek prowadzony w euro nie oznacza zastosowania kursu z tabeli banku. Gdy nie można uwzględnić kursu faktycznie zastosowanego, przepisy przewidują użycie odpowiedniego średniego kursu NBP.

Nie każda różnica między kwotą faktury a wpływem jest przy tym różnicą kursową. Bank mógł potrącić prowizję, klient mógł zapłacić tylko część należności albo operator płatności mógł rozliczyć kilka transakcji jednym przelewem. Te zdarzenia trzeba rozdzielić.

Osobnej uwagi wymaga obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności. Waluta obca nie wyłącza go automatycznie. Gdy ma zastosowanie, można zapłacić kwotę netto w walucie obcej, natomiast VAT należy uregulować w złotych właściwym komunikatem przelewu.

Zbyt duże zaufanie do automatycznych ustawień

Automatyczne pobieranie kursów ogranicza przepisywanie danych, ale nie rozstrzyga, który dzień jest właściwy dla transakcji. Program może bezbłędnie pobrać niewłaściwą tabelę, jeśli użytkownik poda złą datę albo wybierze nieodpowiedni schemat rozliczenia.

Przed zatwierdzeniem dokumentu najlepiej sprawdzić:

Przy fakturach obsługiwanych przez KSeF trzeba dodatkowo uwzględnić właściwe zasady ustalania daty wystawienia, zależne od trybu pracy. Data roboczego przygotowania dokumentu nie zawsze wystarcza do ustalenia kursu. Samo techniczne przyjęcie faktury nie zastępuje kontroli jej rozliczenia podatkowego.

Najłatwiej wychwycić nieprawidłową konfigurację na kilku różnych przypadkach: zwykłej sprzedaży, wcześniejszej fakturze, zaliczce, korekcie i płatności częściowej. Taki test pokazuje, czy program stosuje właściwe reguły, zanim ten sam błąd pojawi się na całej serii dokumentów.