Jak zwiększyć efektywność pracy magazynu?

Jeżeli magazynier przez znaczną część zmiany chodzi między regałami, szuka towaru, czeka na zwolnienie alejki albo poprawia błędy w stanach magazynowych, to pracuje intensywnie, ale sam magazyn niekoniecznie działa dobrze.

Największe rezerwy wydajności często nie wymagają zatrudniania szybszych pracowników ani kupowania robotów. Najpierw warto uporządkować lokalizacje, sposób kompletowania zamówień, uzupełnianie stref pickingowych i przepływ informacji.

Zacznij od sprawdzenia, na co magazyn naprawdę traci czas

Łatwo zauważyć pracownika, który zbyt wolno kompletuje zamówienia. Znacznie trudniej zauważyć, że proces zmusza go do wykonywania niepotrzebnej pracy.

Przez kilka dni warto obserwować cały przebieg typowego zamówienia:

przyjęcie zlecenia → pobranie produktów → kontrola → pakowanie → przygotowanie przesyłki → wydanie przewoźnikowi.

Szybko wychodzą problemy, które wcześniej traktowano jako normalną część pracy.

Magazynier idzie na drugi koniec hali po produkt sprzedawany kilkadziesiąt razy dziennie. Przy regale okazuje się, że miejsce kompletacyjne jest puste, mimo że kilkadziesiąt sztuk leży w zapasie. Produkt znajduje się w trzech różnych lokalizacjach, ale system nie pokazuje jasno, z której należy pobrać towar. Przy pakowaniu trzeba wrócić po brakujący element. Później ktoś ręcznie przepisuje numer przesyłki do drugiego systemu.

Każda taka operacja trwa chwilę. Przy kilkuset zamówieniach dziennie z chwil robią się godziny.

Dlatego przed automatyzacją trzeba znaleźć czynności, które można całkowicie usunąć.

Najczęściej sprzedawane produkty powinny być najbliżej

Rozmieszczenie produktów ma ogromny wpływ na wydajność kompletacji.

Jeżeli popularny produkt znajduje się na końcu magazynu tylko dlatego, że pięć lat temu akurat tam było wolne miejsce, pracownicy codziennie pokonują niepotrzebne kilometry.

Asortyment warto podzielić według częstotliwości pobierania. Najczęściej rotujące towary powinny znajdować się w lokalizacjach najłatwiej dostępnych dla kompletacji. Produkty sprzedawane sporadycznie mogą zostać przesunięte dalej.

Nie wystarczy jednak zrobić tego raz.

Sprzedaż się zmienia. Produkty sezonowe zaczynają rotować, inne tracą popularność. Układ magazynu, który był optymalny pół roku temu, może już nim nie być.

W większych magazynach takie rozmieszczanie towaru na podstawie rotacji, wymiarów, liczby pobrań i charakterystyki zamówień nazywane jest slottingiem. Dobry system WMS może wspierać analizę i wskazywać produkty, które warto przenieść.

Nie zawsze trzeba od razu wdrażać zaawansowane narzędzia. Nawet prosta analiza liczby pobrań poszczególnych SKU z ostatnich tygodni może pokazać, że kilka najpopularniejszych produktów znajduje się w kompletnie niewłaściwym miejscu.

Skrócenie trasy kompletacji daje więcej niż przyspieszanie pracownika

W wielu magazynach największą częścią czasu kompletacji nie jest samo zdjęcie produktu z regału, lecz dotarcie do niego.

Dlatego sposób tworzenia tras ma znaczenie.

Najprostszy model wygląda tak: system wydaje zamówienie, a magazynier chodzi po magazynie zgodnie z kolejnością pozycji znajdującą się na dokumencie.

Problem w tym, że kolejność pozycji na zamówieniu nie musi mieć nic wspólnego z układem magazynu.

Lepszy system układa pobrania według lokalizacji. Jeżeli pracownik zaczyna w sektorze A, kolejne produkty powinny prowadzić go przez magazyn możliwie krótką trasą, bez ciągłego cofania się między alejkami.

Przy większej liczbie podobnych zamówień można pójść dalej.

Zamiast kompletować każde zamówienie oddzielnie, pracownik pobiera podczas jednego przejścia towary dla kilku zamówień. Produkty trafiają od razu do osobnych pojemników lub są rozdzielane później na stanowisku sortowania.

Taki batch picking albo multi-order picking potrafi znacznie ograniczyć liczbę przejść po magazynie.

Nie zawsze jednak będzie najlepszym rozwiązaniem. Przy zamówieniach obejmujących duże lub bardzo różne produkty inna metoda może być wygodniejsza. Sposób kompletacji powinien wynikać z rzeczywistej struktury zamówień, a nie z tego, jaka metoda jest obecnie popularna.

Pusta lokalizacja pickingowa nie powinna być niespodzianką

Typowa strata czasu wygląda tak:

pracownik otrzymuje zadanie pobrania 10 sztuk produktu. Dociera do wskazanego miejsca, a tam znajdują się tylko trzy.

Pozostały zapas leży kilka alejek dalej.

Ktoś musi przerwać kompletację i uzupełnić lokalizację.

Przy dużym ruchu podobne sytuacje zaczynają blokować kolejne zamówienia. Dlatego magazyn powinien mieć określone zasady uzupełniania miejsc kompletacyjnych.

Można przykładowo ustalić minimalny i maksymalny stan dla konkretnej lokalizacji:

minimum: 20 sztuk,
maksimum: 100 sztuk.

Jeżeli stan spadnie poniżej minimum, system tworzy zadanie uzupełnienia zapasu.

Bardziej rozbudowany WMS może uruchamiać uzupełnienie również na podstawie aktualnych zamówień. Jeżeli do realizacji czeka 80 sztuk produktu, a w strefie kompletacyjnej znajduje się tylko 40, zadanie uzupełnienia może zostać wygenerowane jeszcze przed rozpoczęciem pickingu.

To niewielka zmiana organizacyjna, która eliminuje dużą liczbę przestojów.

Skanowanie powinno zastąpić przepisywanie

Kod kreskowy nie jest w magazynie tylko narzędziem do identyfikacji produktu. Może być potwierdzeniem wykonania konkretnej operacji.

Magazynier dostaje polecenie pobrania produktu z lokalizacji A-03-02.

Najpierw skanuje lokalizację. Następnie produkt. System sprawdza, czy znajduje się we właściwym miejscu i czy pobierany jest prawidłowy SKU.

Taki proces trwa kilka sekund, a jednocześnie znacznie ogranicza możliwość pomyłki.

To samo można zrobić przy:

Szczególnie nieefektywne jest przepisywanie danych z jednego systemu do drugiego. Jeżeli pracownik skanuje kod produktu, a później musi ręcznie wpisać go jeszcze raz w innym miejscu, warto sprawdzić, dlaczego systemy nie wymieniają tych informacji automatycznie.

Dotyczy to również numerów seryjnych, partii, dat ważności czy numerów IMEI.

Bałagan w stanach magazynowych spowalnia wszystko

Stan w systemie pokazuje trzy sztuki produktu. Magazynier jedzie pod wskazaną lokalizację i niczego tam nie znajduje.

Zaczynają się poszukiwania.

Ktoś sprawdza sąsiednie regały, ktoś inny ostatnie przesunięcia, później pojawia się pytanie, czy produktu przypadkiem nie wydano bez zatwierdzenia dokumentu.

Jedna taka sytuacja nie jest problemem. Kilkanaście dziennie już tak.

Dokładność stanów magazynowych bezpośrednio wpływa więc na wydajność. Nie można skutecznie optymalizować tras kompletacji ani automatycznie przydzielać zadań, jeśli system nie wie, gdzie naprawdę znajduje się towar.

Dobrym rozwiązaniem jest inwentaryzacja ciągła.

Zamiast zatrzymywać magazyn raz w roku i liczyć wszystko jednocześnie, wybrane lokalizacje lub grupy produktów kontroluje się regularnie w ciągu roku.

Towary o dużej rotacji lub wartości można sprawdzać częściej, produkty mniej istotne rzadziej. Jeżeli pojawia się różnica, łatwiej znaleźć jej źródło, ponieważ od ostatniej kontroli nie minęło kilka miesięcy.

Nie każdy produkt potrzebuje tej samej procedury

Magazyn potrafi stać się nieefektywny także przez zbyt skomplikowane zasady.

Jeżeli tani produkt sprzedawany w tysiącach sztuk przechodzi identyczną procedurę jak kosztowne urządzenie z numerem seryjnym, pracownicy mogą wykonywać kontrolę, która w danym przypadku niewiele daje.

Proces powinien odpowiadać ryzyku.

Przy elektronice można wymagać zeskanowania numeru seryjnego podczas wydania.

Przy produkcie z datą ważności system może wymuszać pobranie odpowiedniej partii.

Przy bardzo tanim i masowym artykule wystarczające może być potwierdzenie kodu produktu i liczby sztuk.

Tak samo jest z kontrolą zamówień. Nie zawsze każda paczka musi być ponownie rozkładana i sprawdzana ręcznie przez drugiego pracownika. Czasem lepiej zastosować kontrolę opartą na skanowaniu albo zwiększyć kontrolę wyłącznie dla procesów, w których rzeczywiście pojawia się dużo błędów.

Stanowisko pakowania może stać się wąskim gardłem

Często optymalizuje się przede wszystkim kompletację, podczas gdy zamówienia później ustawiają się w kolejce do pakowania.

Dobrze zaprojektowane stanowisko powinno pozwalać obsłużyć większość przesyłek bez odchodzenia od stołu.

Kartony, koperty, wypełnienia, taśmy, etykiety i najczęściej używane materiały powinny być pod ręką. Jeżeli pracownik kilkadziesiąt razy dziennie chodzi po opakowania do innej części hali, problemem nie jest jego tempo pracy.

System również powinien ograniczać liczbę operacji.

Po zeskanowaniu zamówienia można automatycznie wyświetlić jego zawartość, przeprowadzić kontrolę produktów, wygenerować etykietę przewoźnika i zmienić status zamówienia.

Jeżeli do obsługi jednej paczki trzeba otworzyć sklep internetowy, system magazynowy, panel kuriera i jeszcze osobny program do dokumentów sprzedażowych, przy dużej liczbie przesyłek powstaje mnóstwo dodatkowej pracy.

WMS ma sens wtedy, gdy steruje procesem

Sam fakt wdrożenia systemu WMS nie zwiększa wydajności.

Jeżeli pracownicy nadal dostają papierowe kartki i sami decydują, dokąd mają iść, system jest przede wszystkim rozbudowaną ewidencją magazynową.

Prawdziwa korzyść pojawia się wtedy, gdy WMS zaczyna organizować pracę.

Może przydzielać zadania, wyznaczać lokalizacje odkładcze, sterować kolejnością kompletacji, kontrolować skanowane towary, uruchamiać uzupełnienia i rejestrować rzeczywisty czas poszczególnych operacji.

Dzięki temu magazyn przestaje działać głównie na podstawie wiedzy najbardziej doświadczonych pracowników.

To szczególnie ważne przy zatrudnianiu nowych osób. Dobry proces powinien prowadzić magazyniera krok po kroku: jedź do tej lokalizacji, zeskanuj ją, pobierz wskazaną liczbę sztuk, potwierdź produkt i przejdź do następnego miejsca.

Im mniej decyzji trzeba podejmować na podstawie pamięci, tym łatwiej utrzymać podobną jakość pracy niezależnie od doświadczenia pracownika.

Mierz kilka wskaźników, ale takich, z których coś wynika

Magazyn może generować dziesiątki raportów. Nie oznacza to, że wszystkie są potrzebne.

Na początek wystarczy kilka wartości:

liczba zrealizowanych zamówień na godzinę – pokazuje ogólną przepustowość,

liczba pobranych pozycji na godzinę – lepiej ocenia samą kompletację,

odsetek błędnie skompletowanych zamówień – wydajność bez jakości szybko prowadzi do kosztownych reklamacji,

czas od przyjęcia zamówienia do przygotowania wysyłki – pokazuje rzeczywisty przebieg procesu,

dokładność stanów magazynowych – informuje, czy można ufać danym znajdującym się w systemie.

Trzeba jednak uważać z indywidualnym rozliczaniem pracowników wyłącznie z liczby pobrań.

Magazynier pracujący w dobrej strefie z małymi, szybko rotującymi produktami będzie miał zupełnie inny wynik niż osoba kompletująca ciężkie towary z odległych regałów. Same liczby bez kontekstu mogą prowadzić do złych wniosków.

Znacznie ciekawsze jest obserwowanie zmian po wprowadzeniu usprawnienia.

Jeżeli przeniesienie najpopularniejszych SKU skróciło średnią kompletację zamówienia z dziewięciu do siedmiu minut, wiadomo, że zmiana rzeczywiście zadziałała.

Automatyzację warto robić w odpowiedniej kolejności

Przy rosnącej sprzedaży szybko pojawiają się pomysły na przenośniki, sortery, automatyczne regały czy roboty magazynowe.

Takie rozwiązania potrafią dać ogromną poprawę wydajności, ale nie powinny być pierwszym etapem.

Automatyzowanie źle zorganizowanego procesu zwykle oznacza tylko wykonywanie złego procesu szybciej.

Najpierw dobrze uporządkować lokalizacje, oznaczyć magazyn, usunąć ręczne przepisywanie danych, poprawić zgodność stanów, skrócić trasy i określić zasady uzupełniania towaru.

Dopiero kiedy wiadomo, gdzie rzeczywiście powstają ograniczenia, można zdecydować, czy bardziej opłaca się kupić kolejne terminale, zmienić sposób kompletacji, wdrożyć WMS czy zautomatyzować część transportu wewnętrznego.

Najbardziej efektywne magazyny niekoniecznie mają najwięcej technologii. Mają przede wszystkim jak najmniej zbędnych ruchów, oczekiwania, szukania i poprawiania błędów.

Jeżeli pracownik otrzymuje jednoznaczne zadanie, towar znajduje się tam, gdzie wskazuje system, trasa jest krótka, lokalizacja pickingowa została wcześniej uzupełniona, a skanowanie od razu potwierdza operację, liczba zamówień możliwych do obsłużenia w czasie jednej zmiany rośnie często bez zwiększania zatrudnienia.