Jak zwiększyć automatyzację w Shopify bez programisty?

Dobra wiadomość jest taka, że automatyzacja Shopify nie musi oznaczać tworzenia własnego oprogramowania ani zatrudniania programisty. Wiele procesów można dziś skonfigurować za pomocą gotowych funkcji, Shopify Flow oraz aplikacji dostępnych dla platformy.

Co można zautomatyzować w Shopify bez pisania kodu?

Najlepiej zacząć od prostego ćwiczenia: wypisać wszystkie czynności wykonywane po otrzymaniu zamówienia i zaznaczyć te, które zawsze przebiegają według podobnego schematu.

Jeżeli zadanie można opisać zasadą:

„Jeżeli wydarzy się X, sprawdź Y, a następnie wykonaj Z”

– istnieje duża szansa, że da się je zautomatyzować.

Bez programisty można automatyzować między innymi:

• oznaczanie i kategoryzowanie zamówień,
• segmentowanie klientów,
• działania zależne od wartości zamówienia,
• obsługę niskiego stanu magazynowego,
• wysyłanie powiadomień,
• komunikację po zakupie,
• odzyskiwanie klientów,
• przekazywanie danych do innych aplikacji,
• wystawianie faktur,
• obsługę części procesów fulfillmentu,
• tworzenie zadań dla pracowników.

Nie oznacza to jednak, że warto automatyzować wszystko. Największy zwrot daje automatyzacja czynności wykonywanych często, według jasnych reguł i niewymagających indywidualnej decyzji człowieka.

Shopify Flow – podstawowe narzędzie do automatyzacji

Jednym z najważniejszych narzędzi jest Shopify Flow. Pozwala budować przepływy pracy bez klasycznego programowania.

Mechanizm opiera się przede wszystkim na trzech elementach:

Trigger → Condition → Action

czyli:

zdarzenie → warunek → działanie.

Przykład:

«Klient składa zamówienie → wartość zamówienia przekracza określony próg → klient otrzymuje tag VIP.»

Inny przykład:

«Stan produktu spada poniżej ustalonego poziomu → Shopify wykrywa warunek → odpowiednia osoba otrzymuje informację.»

Shopify udostępnia także gotowe szablony przepływów, dlatego wielu automatyzacji nie trzeba budować od zera. Flow może współpracować również z zewnętrznymi aplikacjami i usługami, m.in. systemami e-mail marketingu, Google Sheets czy Slackiem. Obecnie Shopify Flow jest dostępny w planach Basic, Grow, Advanced oraz Shopify Plus, przy czym sam interfejs Flow pozostaje dostępny w języku angielskim.

1. Automatyczne oznaczanie zamówień

Tagowanie wydaje się drobiazgiem, ale przy większej liczbie zamówień może znacząco usprawnić pracę.

Można automatycznie nadawać zamówieniom oznaczenia zależnie np. od:

• wartości koszyka,
• kraju dostawy,
• wybranego sposobu dostawy,
• kupionego produktu,
• kanału sprzedaży,
• typu klienta.

Przykładowo zamówienie powyżej 1000 zł może otrzymać tag „wysoka wartość”, dzięki czemu pracownik wie, że należy zwrócić na nie szczególną uwagę.

Podobnie można wydzielić przesyłki zagraniczne albo zamówienia wymagające niestandardowej realizacji.

1. Automatyczna segmentacja klientów

Ręczne tworzenie grup klientów szybko przestaje mieć sens.

Znacznie lepiej ustalić reguły, według których system sam klasyfikuje kupujących.

Można rozróżniać między innymi:

• nowych klientów,
• klientów powracających,
• klientów VIP,
• osoby kupujące konkretną kategorię produktów,
• klientów, którzy dawno nie dokonali kolejnego zakupu.

Tak utworzone grupy można później wykorzystywać w marketingu.

Klient, który złożył pięć zamówień, nie powinien otrzymywać dokładnie takiej samej komunikacji jak osoba, która dopiero pierwszy raz odwiedziła sklep.

1. Automatyzacja faktur do zamówień Shopify

To jeden z procesów, które szczególnie dobrze nadają się do automatyzacji.

Przy ręcznej obsłudze schemat często wygląda następująco:

zamówienie → odczytanie danych klienta → przepisanie danych → wystawienie faktury → wysłanie dokumentu.

Każdy dodatkowy etap oznacza czas i możliwość błędu.

Przy odpowiedniej integracji system fakturowania może pobierać dane zamówienia z Shopify i automatycznie przygotowywać dokument po wystąpieniu określonego zdarzenia, np. po opłaceniu zamówienia.

W praktyce proces może wyglądać tak:

zamówienie opłacone → dane przekazane do systemu fakturowania → faktura wystawiona → dokument trafia do klienta.

Pracownik nie musi kopiować nazwiska, adresu, danych firmy, pozycji zamówienia czy kwot.

Przy kilkudziesięciu albo kilkuset zamówieniach miesięcznie oszczędność czasu staje się bardzo wyraźna.

1. Kontrola stanów magazynowych

Brak popularnego produktu potrafi oznaczać utraconą sprzedaż. Problem w tym, że ręczne sprawdzanie magazynu kilka razy dziennie również nie jest dobrym wykorzystaniem czasu.

Można ustawić automatyzację:

stan produktu spada poniżej 10 sztuk → wyślij powiadomienie.

W bardziej rozbudowanym wariancie informacja może zostać przekazana do osoby odpowiedzialnej za zaopatrzenie albo do innej aplikacji.

Shopify Flow obsługuje m.in. automatyzacje związane z poziomem zapasów, realizacją zamówień, tagami produktów i zamówień oraz statusem płatności.

1. Automatyczne działania po zakupie

Złożenie zamówienia nie powinno kończyć kontaktu z klientem.

Warto przygotować automatyczny scenariusz działań po zakupie.

Przykładowo:

zamówienie zrealizowane → odczekaj określony czas → wyślij wiadomość z prośbą o opinię.

Można również przygotować inne ścieżki zależne od kupionego produktu.

Sklep sprzedający produkty wymagające regularnego uzupełniania może po odpowiednim czasie przypomnieć o kolejnym zakupie.

Automatyzacja nie służy więc wyłącznie oszczędzaniu czasu. Może bezpośrednio wspierać sprzedaż.

1. Automatyczna obsługa klientów o wysokiej wartości

Nie wszystkie zamówienia mają takie samo znaczenie biznesowe.

Można ustawić zasadę:

łączna wartość zakupów klienta przekroczyła określony próg → dodaj tag VIP.

Dalej taki tag może uruchomić kolejne działania:

• dodanie do odpowiedniego segmentu,
• przekazanie informacji obsłudze,
• uruchomienie specjalnej komunikacji,
• przyznanie określonego benefitu.

W ten sposób sklep identyfikuje najlepszych klientów automatycznie, zamiast okresowo analizować listę zamówień.

1. Łączenie Shopify z innymi aplikacjami

Największe możliwości pojawiają się wtedy, gdy automatyzacja wychodzi poza sam Shopify.

Sklep internetowy zwykle korzysta przecież również z innych systemów:

Obszar| Co można automatyzować?
Fakturowanie| tworzenie dokumentów na podstawie zamówień
E-mail marketing| dodawanie klientów do segmentów i kampanii
Magazyn| synchronizacja danych o produktach i zapasach
Obsługa klienta| tworzenie zgłoszeń i przekazywanie informacji
Logistyka| przekazywanie danych potrzebnych do realizacji wysyłki
Raportowanie| przesyłanie danych do arkuszy i narzędzi analitycznych

Shopify Flow współpracuje z aplikacjami rozszerzającymi dostępne wyzwalacze i działania. Dzięki temu automatyzacja może obejmować kilka systemów jednocześnie.

Jak znaleźć procesy, które warto automatyzować?

Najczęstszy błąd to rozpoczęcie od instalowania aplikacji.

Lepiej najpierw znaleźć problem.

Dobrym kandydatem do automatyzacji jest czynność, która:

1. wykonywana jest często,
2. za każdym razem wygląda podobnie,
3. ma jasno określony początek,
4. opiera się na konkretnych warunkach,
5. nie wymaga skomplikowanej decyzji człowieka.

Jeżeli pracownik codziennie wykonuje pięć razy tę samą sekwencję kliknięć, warto sprawdzić, czy system może robić to za niego.

Zacznij od prostych automatyzacji

Nie warto od razu tworzyć kilkudziesięciu powiązanych ze sobą procesów.

Znacznie bezpieczniej zacząć od jednej lub dwóch prostych reguł.

Na przykład:

Nowe zamówienie → sprawdź wartość → jeżeli przekracza 500 zł → dodaj tag.

Następnie warto przeprowadzić kilka testowych zamówień i sprawdzić:

• czy automatyzacja uruchamia się w odpowiednim momencie,
• czy warunki są poprawnie interpretowane,
• czy nie wykonuje się dwukrotnie,
• co się stanie w przypadku anulowania lub zwrotu,
• czy pracownik nadal może ręcznie skorygować rezultat.

Dopiero po sprawdzeniu działania warto rozbudowywać proces.

Czego nie automatyzować bez kontroli?

Automatyzacja nie powinna oznaczać utraty kontroli nad sklepem.

Szczególnej ostrożności wymagają działania dotyczące:

• płatności,
• zwrotów pieniędzy,
• anulowania zamówień,
• usuwania danych,
• podatków,
• dokumentów księgowych,
• dużych zmian stanów magazynowych.

Im poważniejszy skutek błędnego działania, tym dokładniej trzeba przetestować regułę.

W przypadku najważniejszych procesów dobrze zaprojektowana automatyzacja powinna również pozostawiać możliwość sprawdzenia, co i dlaczego zostało wykonane.

Czy aplikacje no-code zastąpią programistę?

W wielu sklepach – w dużym stopniu tak.

Do standardowych procesów związanych z zamówieniami, klientami, marketingiem, fakturami czy powiadomieniami często wystarczy Shopify Flow i odpowiednio dobrane aplikacje.

Programista staje się potrzebny przede wszystkim wtedy, gdy sklep wymaga:

• bardzo nietypowej logiki biznesowej,
• własnej aplikacji Shopify,
• integracji z systemem bez gotowego połączenia,
• rozbudowanej komunikacji przez API,
• niestandardowych zmian interfejsu,
• przetwarzania danych w sposób nieobsługiwany przez gotowe narzędzia.

Warto więc najpierw sprawdzić rozwiązania no-code. Tworzenie własnej integracji powinno być kolejnym krokiem, a nie pierwszym.

Ile można zyskać dzięki automatyzacji Shopify?

Najłatwiej policzyć to na podstawie czasu.

Załóżmy, że ręczna obsługa dodatkowych czynności związanych z jednym zamówieniem zajmuje średnio 3 minuty.

Przy 500 zamówieniach miesięcznie daje to:

1500 minut, czyli 25 godzin pracy.

Jeżeli większość tych czynności można wykonać automatycznie, odzyskany czas można przeznaczyć na działania mające większy wpływ na rozwój sklepu: ofertę, reklamę, obsługę klienta czy analizę sprzedaży.

Przy większej skali jeszcze ważniejsze staje się ograniczenie błędów. Automatyzacja nie męczy się po setnym zamówieniu i nie przepisuje przypadkowo niewłaściwej kwoty czy adresu.

Automatyzacja Shopify krok po kroku

Najbardziej rozsądna kolejność wdrażania wygląda następująco:

1. Spisz powtarzalne czynności

Przez kilka dni zapisuj zadania wykonywane ręcznie przy zamówieniach.

1. Policz ich częstotliwość

Proces wykonywany 200 razy miesięcznie powinien mieć większy priorytet niż czynność wykonywana dwa razy.

1. Sprawdź możliwości Shopify Flow

Shopify oferuje setki gotowych szablonów przepływów, więc warto zacząć właśnie od nich.

1. Sprawdź integracje używanych aplikacji

System fakturowania, mailingowy czy logistyczny może już oferować gotową integrację z Shopify.

1. Testuj na prostych przypadkach

Sprawdź kilka różnych scenariuszy, nie tylko najbardziej oczywisty.

1. Dopiero później łącz automatyzacje

Jedna sprawdzona automatyzacja jest lepsza niż dziesięć skomplikowanych procesów, nad którymi nikt już nie panuje.

Największa automatyzacja często zaczyna się od małego procesu

Automatyzacja Shopify bez programisty jest dziś znacznie łatwiejsza niż jeszcze kilka lat temu. Dzięki Shopify Flow oraz aplikacjom integrującym sklep z zewnętrznymi systemami można ograniczyć znaczną część ręcznej pracy przy zamówieniach, klientach, magazynie, marketingu czy dokumentach.

Najlepszym celem nie jest jednak „zautomatyzowanie wszystkiego”. Chodzi o usunięcie z codziennej pracy czynności, które człowiek wykonuje wyłącznie dlatego, że dotychczas nikt nie skonfigurował ich inaczej.

Jeżeli pracownik otwiera zamówienie tylko po to, aby skopiować dane do kolejnego systemu, jest to pierwszy sygnał, że warto poszukać integracji. Dobrze wdrożona automatyzacja powinna sprawić, że wraz ze wzrostem liczby zamówień nie będzie proporcjonalnie rosła liczba ręcznych czynności.

FAQ – automatyzacja Shopify bez programisty

Czy Shopify można automatyzować bez znajomości programowania?

Tak. Shopify Flow pozwala budować automatyzacje za pomocą wyzwalaczy, warunków i działań bez klasycznego pisania kodu. Dostępne są również gotowe szablony workflow i aplikacje oferujące własne integracje.

Czy Shopify Flow jest płatny?

Shopify Flow jest obecnie oferowany bez dodatkowej opłaty jako aplikacja Shopify i może być używany w planach Basic, Grow, Advanced oraz Shopify Plus.

Czy można automatycznie wystawiać faktury z Shopify?

Tak, jeżeli używany system fakturowania posiada odpowiednią integrację. Dane zamówienia mogą zostać przekazane automatycznie, dzięki czemu sprzedawca nie musi ręcznie przepisywać informacji z Shopify do programu fakturowego.

Czy można automatycznie oznaczać zamówienia?

Tak. Automatyczne tagowanie zamówień i klientów jest jednym z typowych zastosowań Shopify Flow. Warunkiem może być np. wartość zamówienia, produkt albo określona cecha klienta.

Od czego najlepiej rozpocząć automatyzację?

Od procesu prostego, częstego i łatwego do zweryfikowania. Dobrym przykładem jest automatyczne tagowanie zamówień, informowanie o niskich stanach magazynowych albo przekazywanie danych zamówień do używanego systemu.

Kiedy potrzebny będzie programista?

Najczęściej wtedy, gdy wymagane jest stworzenie niestandardowej aplikacji, własnej logiki, bezpośredniej integracji API albo połączenia z systemem, który nie posiada gotowej integracji z Shopify.

Czy warto automatyzować sklep mający niewiele zamówień?

Tak, ale trzeba wybierać procesy rozsądnie. Przy małej liczbie zamówień największy sens mają proste automatyzacje, które można uruchomić niewielkim kosztem. Im większa sprzedaż, tym większe znaczenie mają oszczędność czasu i ograniczenie liczby błędów.