Jak zautomatyzować sprzedaż odzieży roboczej dla firm?

Wtedy zamówienie składane mailem szybko zamienia się w tabelę z kilkudziesięcioma pozycjami:

Jan Kowalski – spodnie 52, bluza XL, kurtka XL.
Anna Nowak – spodnie 40, polar M.
Piotr Wiśniewski – dwie koszulki L, buty 44.

Handlowiec przepisuje dane do systemu, magazyn sprawdza dostępność, ktoś przygotowuje znakowanie, później trzeba wystawić dokument i wysłać zamówienie. Przy kolejnej dostawie proces zaczyna się prawie od początku.

Automatyzacja sprzedaży odzieży roboczej dla firm powinna usunąć właśnie tę ręczną pracę.

Zamiast zwykłego sklepu potrzebny jest panel zakupowy klienta

Klient biznesowy rzadko powinien widzieć dokładnie tę samą ofertę co osoba kupująca pojedynczą kurtkę w sklepie internetowym.

Firma budowlana może mieć ustalone, że jej pracownicy kupują wyłącznie trzy modele spodni, dwie bluzy, konkretną kurtkę i obuwie jednej serii. Wszystko w wynegocjowanych wcześniej cenach i z ustalonym oznakowaniem.

Po zalogowaniu klient powinien więc zobaczyć swój katalog.

Nie musi przeglądać 300 modeli odzieży. Widzi tylko produkty dopuszczone w jego firmie, dostępne warianty i ceny wynikające z umowy.

Dla jednego klienta spodnie mogą kosztować 120 zł, dla innego 112 zł, ponieważ kupuje znacznie większe ilości. Jeszcze inna firma może mieć ustalony próg rabatowy zależny od wielkości zamówienia.

Takie cenniki nie powinny być każdorazowo sprawdzane przez handlowca. System przypisuje warunki do konta firmy i stosuje je automatycznie.

To samo dotyczy terminów płatności, adresów dostawy czy dostępnego asortymentu.

Najwięcej można zyskać na obsłudze pracowników

Najciekawszy model pojawia się wtedy, gdy z systemu korzysta nie tylko osoba odpowiedzialna za zakupy, ale również pracownicy klienta.

Firma zatrudnia przykładowo 150 osób. Zamiast wysyłać do dostawcy zbiorcze zestawienie odzieży, może otrzymać własny panel.

Administrator dodaje pracowników i przypisuje im uprawnienia.

Pracownik magazynu może mieć do wyboru spodnie, koszulki, bluzę, kurtkę i buty. Pracownik biurowy zobaczy wyłącznie polar i koszulkę firmową. Brygadzista dodatkowo może otrzymać dostęp do droższego modelu kurtki.

Można również określić limity:

2 pary spodni rocznie,
3 koszulki,
1 bluza,
1 kurtka co dwa lata.

Pracownik loguje się, wybiera swój rozmiar i składa zamówienie. System sam sprawdza, czy mieści się ono w przyznanym limicie.

Nie trzeba już prowadzić osobnego arkusza z informacją, komu wydano odzież i kto wykorzystał swój przydział.

W innym wariancie pracownik tworzy koszyk, ale zamówienie trafia najpierw do przełożonego. Dopiero jego akceptacja uruchamia realizację.

Daje to działowi zakupów kontrolę bez konieczności ręcznego zbierania zapotrzebowania od całej firmy.

Rozmiary warto zapamiętywać

Odzież ma problem, którego nie ma sprzedaż śrub, papieru do drukarki czy chemii przemysłowej: ten sam produkt występuje w wielu rozmiarach.

Przy stałym kliencie system może zapamiętać, że dany pracownik ostatnio zamawiał:

spodnie – 50,
koszulkę – L,
bluzę – L,
buty – 43.

Przy następnym zamówieniu te warianty mogą zostać podpowiedziane automatycznie.

Nie oznacza to blokowania możliwości zmiany rozmiaru. Chodzi o usunięcie powtarzalnej pracy.

Jeszcze większe znaczenie ma możliwość ponowienia wcześniejszego zamówienia. Jeżeli klient co trzy miesiące zamawia podobny zestaw odzieży dla nowych pracowników, powinien móc skopiować poprzednie zamówienie, zmienić ilości i wysłać je ponownie.

W sprzedaży B2B szybkość ponownego zakupu często ma większe znaczenie niż rozbudowana strona produktowa.

Logo firmy nie powinno być ustalane od nowa przy każdym zamówieniu

Znakowanie to jeden z elementów, który komplikuje sprzedaż odzieży roboczej.

Klient przesyła logo. Trzeba ustalić technologię, miejsce znakowania, wielkość, czasem kolor. Później te same ustalenia powtarzają się przy kolejnym zamówieniu.

Da się to uporządkować.

Na koncie firmy można zapisać zaakceptowane warianty znakowania, np.:

logo A – lewa pierś, haft,
logo A – plecy, nadruk,
logo B – rękaw.

Do poszczególnych produktów można przypisać domyślne warianty.

Jeżeli klient zamawia 30 polarów, nie musi ponownie przesyłać pliku graficznego i opisywać mailowo, że logo ma znajdować się po lewej stronie. Informacja przechodzi razem z zamówieniem do realizacji.

System może również automatycznie naliczyć koszt znakowania.

To ważne, ponieważ cena odzieży i cena gotowego produktu dla klienta nie zawsze są tym samym. Koszt może zależeć od techniki, liczby znakowań, wielkości zamówienia czy liczby kolorów.

Przy dobrze skonfigurowanym procesie klient zna końcową cenę jeszcze przed złożeniem zamówienia, a handlowiec nie musi przygotowywać osobnej wyceny dla każdej powtarzalnej realizacji.

Zamówienie powinno samo przejść do magazynu i produkcji

Automatyzacja traci sens, jeśli zamówienie z panelu B2B później ktoś ręcznie przepisuje do programu magazynowego.

System sprzedażowy powinien znać rzeczywiste stany albo pobierać je z ERP lub WMS.

Jeżeli klient zamawia 40 kurtek w różnych rozmiarach, system od razu może rozdzielić zamówienie na konkretne warianty:

S – 3 sztuki,
M – 8,
L – 14,
XL – 10,
XXL – 5.

Magazyn dostaje gotowe zadanie kompletacyjne.

Jeżeli odzież wymaga znakowania, po kompletacji może trafić do odpowiedniego etapu realizacji, np. haftu lub nadruku. Status zamówienia zmienia się bez potrzeby prowadzenia dodatkowej tabeli.

Klient może w swoim panelu zobaczyć, czy zamówienie jest:

przyjęte,
zaakceptowane,
kompletowane,
w znakowaniu,
gotowe do wysyłki,
wysłane.

Przy większych kontraktach jest to szczególnie przydatne. Handlowiec przestaje odpowiadać kilka razy dziennie na pytania „na jakim etapie jest nasze zamówienie?”.

Po wysyłce numer przesyłki może zostać przekazany klientowi automatycznie.

Faktura również nie powinna wymagać ponownego wpisywania danych

Klient biznesowy ma już w systemie nazwę firmy, NIP, adres, ustalony termin płatności i dane dostawy.

Po realizacji zamówienia dokument sprzedażowy może więc zostać utworzony na podstawie danych znajdujących się w zamówieniu, zamiast być ponownie przepisywany.

W praktyce szczególnie istotne jest połączenie sklepu B2B z systemem fakturowania i KSeF.

Po zakończeniu realizacji system może przekazać dane potrzebne do wystawienia faktury, a następnie powiązać dokument z konkretnym zamówieniem. Klient widzi swoje zamówienia i dokumenty w jednym miejscu.

Przy stałej współpracy przydaje się jeszcze jeden poziom: fakturowanie zbiorcze.

Firma może w ciągu miesiąca składać wiele zamówień dla różnych pracowników lub oddziałów. Jeżeli ustalony sposób rozliczeń na to pozwala, system może grupować sprzedaż zgodnie z przyjętym procesem zamiast angażować księgowość w ręczne wyszukiwanie poszczególnych zamówień.

Kilka oddziałów nie musi oznaczać kilku osobnych klientów

Większe przedsiębiorstwo może mieć centralę, pięć magazynów, trzy zakłady produkcyjne i kilkadziesiąt osób uprawnionych do zamawiania.

W zwykłym sklepie internetowym taki klient jest trudny w obsłudze.

W systemie B2B można stworzyć jedną organizację i pod nią poszczególne lokalizacje.

Centrala ustala warunki handlowe. Oddziały składają własne zamówienia. Każdy może mieć osobny adres dostawy i osoby uprawnione do zakupów.

Koszty można dodatkowo przypisywać do oddziału, działu, projektu albo centrum kosztowego.

Przy eksporcie danych do systemu klienta pojawia się wtedy od razu informacja, że na przykład:

12 400 zł dotyczy magazynu w Poznaniu,
8 700 zł zakładu w Katowicach,
3 200 zł działu serwisowego.

Taka funkcja może być dla dużego klienta znacznie ważniejsza niż kolejny procent rabatu.

Nie każda firma musi od razu dostać rozbudowany portal B2B

Automatyzację najlepiej zacząć od procesów, które powtarzają się najczęściej.

Jeżeli większość czasu handlowców pochłania przygotowywanie tych samych wycen, warto zacząć od indywidualnych cenników.

Jeżeli problemem są ciągłe domówienia pracowników – od kont pracowniczych, limitów i zapamiętywania rozmiarów.

Jeśli najwięcej błędów powstaje między sprzedażą a magazynem – od integracji zamówień i stanów.

A jeżeli firma obsługuje kilka dużych kontraktów z regularnymi dostawami, największy efekt może dać stworzenie dla każdego klienta zamkniętego katalogu z jego produktami, cenami, logo i ustalonymi zasadami zamawiania.

Nie trzeba automatyzować wyjątków. Zamówienie 5 000 kurtek w nietypowym kolorze nadal może trafić do handlowca i wymagać indywidualnej wyceny.

Automatyzować należy przede wszystkim to, co powtarzalne.

Z dobrego systemu korzysta klient, a oszczędza dostawca

Największą zmianę widać wtedy, gdy klient może sam wykonać czynności, które wcześniej wymagały kontaktu z handlowcem.

Nie musi pisać:

„Podeślijcie aktualny cennik”.

Po zalogowaniu widzi swoje ceny.

Nie pyta:

„Czy macie jeszcze XL?”.

Widoczna jest dostępność.

Nie wysyła Excela ze 120 pracownikami.

Pracownicy składają zapotrzebowanie w swoich kontach.

Nie przesyła kolejny raz logo.

Jest zapisane przy koncie firmy.

Nie dzwoni z pytaniem o realizację.

Widoczny jest status.

A gdy po kilku miesiącach potrzebuje kolejnej partii odzieży, nie tworzy zamówienia od początku, tylko ponawia wcześniejsze.

To właśnie jest najbardziej praktyczna automatyzacja sprzedaży odzieży roboczej dla firm. Nie polega na zastąpieniu handlowca chatbotem. Chodzi o to, żeby handlowiec nie musiał ręcznie obsługiwać tych samych prostych operacji przy każdym kolejnym zamówieniu.

Przy kilkunastu klientach różnica może być niewielka. Przy kilkuset firmach i tysiącach pracowników taki model zmienia sposób prowadzenia całej sprzedaży B2B. Handlowcy mogą zajmować się pozyskiwaniem klientów i większymi kontraktami, a powtarzalne domówienia przechodzą przez system praktycznie bez ich udziału.