Jak zautomatyzować sprzedaż elektroniki na marketplace?

Przy niewielkiej liczbie zamówień można wykonywać te czynności ręcznie. Kiedy jednak asortyment obejmuje kilkaset modeli słuchawek, ładowarek, akcesoriów komputerowych czy smartfonów, ręczna obsługa zaczyna zajmować coraz więcej czasu.

Automatyzacja sprzedaży elektroniki pozwala połączyć marketplace, magazyn, hurtownie, firmy kurierskie i program do fakturowania w jeden proces. Zamówienia trafiają do wspólnego panelu, stany magazynowe aktualizują się automatycznie, a dokumenty mogą powstawać bez przepisywania danych.

Nie oznacza to, że cały sklep może działać bez nadzoru. Elektronika wymaga szczególnej kontroli modeli, parametrów technicznych, numerów seryjnych i zgodności produktów z wymaganiami rynku.

Od czego zacząć automatyzację sprzedaży elektroniki?

Najpierw trzeba uporządkować katalog produktów. To mniej efektowny etap niż automatyczne wystawianie ofert, ale bez niego nawet najlepsza integracja będzie powodowała problemy.

W elektronice bardzo łatwo pomylić podobne produkty. Dwa smartfony mogą różnić się wyłącznie pojemnością pamięci, słuchawki występować w kilku wersjach kolorystycznych, a ładowarki o podobnym wyglądzie obsługiwać różne standardy zasilania.

Każdy wariant powinien mieć własny identyfikator SKU. Przydatne są również kody EAN lub GTIN, oznaczenia producenta i dokładne informacje o parametrach.

Przykładowa baza produktów może zawierać:

Dzięki temu system rozpoznaje konkretny wariant niezależnie od platformy sprzedażowej.

Nie należy opierać identyfikacji wyłącznie na nazwach ofert. Tytuły na Allegro i Amazon mogą być inne, chociaż dotyczą dokładnie tego samego produktu.

Dobrze przygotowany katalog powinien też przechowywać cenę zakupu, stawkę VAT, producenta, informacje o gwarancji i dane potrzebne do prawidłowego opisania produktu.

Jeden magazyn dla Allegro, Amazon i innych marketplace

Synchronizacja stanów magazynowych jest jedną z najbardziej przydatnych funkcji automatyzacji.

Załóżmy, że firma posiada 15 sztuk określonego modelu słuchawek. Jednocześnie oferuje je na Allegro, Amazon i we własnym sklepie internetowym.

Klient kupuje trzy sztuki na Allegro. System powinien zarejestrować zamówienie i odpowiednio zmniejszyć dostępny stan także w pozostałych kanałach sprzedaży.

Bez synchronizacji sprzedawca może przyjąć więcej zamówień, niż jest w stanie zrealizować. Przy droższej elektronice oznacza to nie tylko niezadowolenie klientów, ale również ryzyko anulowania sprzedaży i pogorszenia wskaźników jakości konta.

Do połączenia kanałów sprzedaży można wykorzystać system typu OMS, czyli oprogramowanie do zarządzania zamówieniami.

Przykładem jest Base.com (wcześniej BaseLinker), który obsługuje integracje z Allegro, Amazon, eBay i innymi platformami. Umożliwia synchronizowanie ofert, stanów magazynowych oraz cen, a także automatyczne kończenie ofert, gdy produkt przestaje być dostępny.

Częstotliwość synchronizacji zależy od wybranego pakietu i konfiguracji. Nie zawsze oznacza to natychmiastową aktualizację na każdej platformie.

W przypadku popularnych produktów sprzedawanych w wielu miejscach dobrze pozostawiać niewielki zapas bezpieczeństwa. Jeśli w magazynie zostały dwie sztuki, można na przykład ustawić dostępność internetową na zero i przeznaczyć pozostały towar na realizację wcześniejszych zobowiązań.

To rozwiązanie przydatne zwłaszcza wtedy, gdy magazyn obsługuje także sprzedaż stacjonarną.

Automatyczne wystawianie ofert produktów elektronicznych

Wprowadzanie kilkuset produktów na kilka platform zajmuje dużo czasu, jeśli każdą ofertę trzeba przygotowywać osobno.

Oprogramowanie integracyjne pozwala wykorzystać wspólną bazę produktów i przekazywać informacje do poszczególnych marketplace.

Nie oznacza to jednak, że identyczny opis można bez zmian opublikować wszędzie.

Allegro, Amazon i eBay mają własne wymagania dotyczące kategorii, parametrów i sposobu prezentacji produktów. Na Amazon duże znaczenie ma dopasowanie oferty do istniejącej karty produktu, natomiast na Allegro sprzedawca korzysta z katalogu produktów i parametrów właściwych dla wybranej kategorii.

W przypadku elektroniki szczególnie ważne są dane techniczne: moc, pojemność baterii, typ złącza, kompatybilność, wymiary czy rodzaj komunikacji bezprzewodowej.

System może automatycznie przenosić te informacje z katalogu produktów, ale przed publikacją trzeba sprawdzić ich poprawność.

Przykładowo ładowarka o mocy 30 W nie powinna zostać opisana jako model 65 W tylko dlatego, że oba produkty mają podobne zdjęcia i nazwy.

Sztuczna inteligencja może pomóc przygotować opisy i uporządkować parametry, jednak nie powinna samodzielnie wymyślać specyfikacji technicznej. Najlepszym źródłem danych pozostaje dokumentacja producenta.

Automatyczne zarządzanie cenami elektroniki

Elektronika to branża, w której ceny zmieniają się szybko. Szczególnie dotyczy to popularnych smartfonów, akcesoriów komputerowych, dysków SSD czy sprzętu gamingowego.

Ręczne sprawdzanie konkurencji i poprawianie kilkuset ofert jest czasochłonne. Dlatego sprzedawcy korzystają z narzędzi typu repricer, które automatycznie aktualizują ceny według określonych reguł.

Allegro udostępnia funkcję automatycznych cen. Sprzedawca może przypisać reguły do ofert oraz ustawić zakres dopuszczalnych zmian. Podobne możliwości oferują wybrane zewnętrzne systemy integracyjne.

Najważniejsze jest jednak ustalenie minimalnej opłacalnej ceny.

Załóżmy, że sklep sprzedaje akcesorium komputerowe:

W tym uproszczonym przykładzie automatyczne obniżenie ceny o 20 zł spowoduje spadek zysku jednostkowego z 30 zł do 10 zł, jeśli pozostałe koszty się nie zmienią.

Dlatego repricer powinien uwzględniać nie tylko ceny konkurentów, lecz także prowizje, koszty logistyczne i minimalną marżę.

Warto dodatkowo kontrolować ceny zakupu pobierane od hurtowni. Jeśli dostawca podniesie cenę produktu, system może zaktualizować cenę sprzedaży zgodnie z ustaloną regułą.

Bez takich zabezpieczeń automatyzacja potrafi zwiększyć liczbę zamówień, a jednocześnie pogorszyć wynik finansowy sklepu.

Jak zautomatyzować obsługę zamówień i wysyłkę?

Po złożeniu zamówienia na marketplace rozpoczyna się kolejny etap procesu. Trzeba potwierdzić płatność, przygotować produkt, zapakować go, wygenerować etykietę i przekazać przesyłkę przewoźnikowi.

System OMS może automatycznie pobrać zamówienie z marketplace, przypisać odpowiedni status, przygotować dane do wysyłki i przekazać je do integracji kurierskiej.

Pracownik magazynu otrzymuje listę produktów do skompletowania. Po zeskanowaniu kodu kreskowego system może sprawdzić, czy wybrano właściwy towar.

Jest to szczególnie przydatne przy elektronice, gdzie podobne opakowania mogą zawierać różne wersje urządzeń.

Niektóre integracje pozwalają także automatycznie generować etykiety dla InPost, DPD i innych przewoźników. Base.com obsługuje nadawanie przesyłek z jednego panelu oraz automatyczne działania związane z zamówieniami.

Po nadaniu paczki numer śledzenia może zostać przekazany do marketplace, a status zamówienia zaktualizowany.

Dzięki temu sprzedawca nie musi osobno logować się do każdego serwisu kurierskiego ani ręcznie wklejać numerów przesyłek.

Nie wszystko jednak powinno odbywać się automatycznie. W przypadku wartościowego sprzętu dobrze wdrożyć dodatkową kontrolę pakowania, np. skanowanie numeru seryjnego i zapisanie go przy zamówieniu.

Numery seryjne i IMEI – ważny element sprzedaży elektroniki

W wielu branżach wystarczy wiedzieć, ile sztuk produktu znajduje się w magazynie. Przy elektronice często potrzebna jest identyfikacja konkretnego egzemplarza.

Dotyczy to między innymi smartfonów, laptopów, tabletów i droższych urządzeń sieciowych.

System magazynowy powinien, jeśli wymaga tego sposób prowadzenia sprzedaży, pozwalać przypisać numer seryjny lub IMEI do konkretnego zamówienia.

Przykładowo sklep ma pięć identycznych laptopów. Wszystkie mają ten sam SKU i EAN, ale każdy egzemplarz posiada inny numer seryjny.

Podczas pakowania pracownik skanuje numer z urządzenia. System zapisuje, który egzemplarz został wysłany danemu klientowi.

Takie rozwiązanie ułatwia późniejsze rozpatrywanie reklamacji, obsługę gwarancji oraz kontrolowanie zwrotów.

Jeżeli klient odsyła sprzęt, można sprawdzić, czy numer seryjny zgadza się z egzemplarzem wydanym wcześniej z magazynu.

Trzeba jednak pamiętać, że nie każdy system integrujący marketplace zapewnia pełną ewidencję numerów seryjnych. Czasami konieczna jest integracja z odpowiednim WMS lub ERP.

Automatyczne fakturowanie zamówień z marketplace

Kolejnym obszarem jest dokumentowanie sprzedaży.

Przy dużej liczbie zamówień ręczne wystawianie faktur prowadzi do niepotrzebnego przepisywania danych. Znacznie wygodniej połączyć system zamówień z programem do fakturowania.

Proces może wyglądać następująco: klient kupuje produkt na Allegro, zamówienie trafia do systemu integracyjnego, a po spełnieniu odpowiednich warunków program przygotowuje dokument sprzedaży.

Dane nabywcy, produkty, kwoty i informacje o transakcji mogą zostać przekazane automatycznie.

W przypadku sprzedaży firmowej znaczenie ma również obsługa Krajowego Systemu e-Faktur.

Nie każdy dokument dotyczący sprzedaży na marketplace musi być wystawiany w KSeF. Trzeba rozróżniać transakcje B2B i konsumenckie oraz uwzględniać zasady dokumentowania sprzedaży, w tym obowiązki dotyczące kas fiskalnych.

Warto też zwrócić uwagę na zwroty i korekty. Jeżeli klient odstąpi od umowy, system powinien umożliwiać prawidłowe rozliczenie dokumentu sprzedaży oraz płatności.

Integracja z programem takim jak Fakturbox może być elementem takiego procesu, jeżeli dostępny sposób wymiany danych odpowiada wymaganiom sprzedawcy. Przed wdrożeniem należy sprawdzić, czy używany system OMS obsługuje bezpośrednie połączenie, API lub odpowiedni import danych.

Samo posiadanie dwóch aplikacji nie oznacza, że wszystkie dokumenty będą między nimi synchronizowane automatycznie.

Czy warto połączyć marketplace z hurtownią elektroniki?

Tak, szczególnie jeśli przedsiębiorca nie chce magazynować wszystkich oferowanych produktów.

Niektóre hurtownie udostępniają pliki XML, CSV lub API zawierające aktualne ceny, dostępność i informacje o asortymencie.

System integracyjny może pobierać takie dane i aktualizować oferty na marketplace.

Załóżmy, że sprzedawca oferuje kilkaset modeli routerów, klawiatur i akcesoriów komputerowych. Część produktów przechowuje we własnym magazynie, a pozostałe zamawia u dostawcy dopiero po otrzymaniu zamówienia.

Integracja pozwala automatycznie pobierać informacje o dostępności. W wybranych modelach współpracy możliwe jest również przekazywanie zamówień bezpośrednio do hurtowni.

Base.com oferuje takie funkcje dla części integracji hurtownianych, w tym synchronizację stanów, cen i obsługę zamówień dropshippingowych.

Trzeba jednak uważać na jakość danych dostawcy.

Jeśli hurtownia aktualizuje stan magazynu raz na kilka godzin, produkt widoczny jako dostępny może w rzeczywistości zostać już sprzedany innemu odbiorcy.

Dlatego przy dropshippingu elektroniki dobrze stosować zapas bezpieczeństwa i ustalać realistyczne terminy dostawy. Samo automatyczne pobranie dostępności nie gwarantuje, że hurtownia zrealizuje zamówienie.

Automatyzacja zwrotów i reklamacji

W elektronice obsługa posprzedażowa jest szczególnie ważna. Klient może zgłosić niezgodność urządzenia z umową, zwrócić produkt zakupiony przez internet albo przesłać sprzęt do naprawy gwarancyjnej.

System może pomóc w rejestrowaniu zgłoszeń, przypisywaniu im numerów spraw, generowaniu dokumentów i aktualizowaniu statusów.

Nie powinien jednak automatycznie uznawać każdej reklamacji za bezzasadną ani odmawiać przyjęcia zwrotu wyłącznie na podstawie prostego warunku w aplikacji.

Trzeba też rozróżniać odstąpienie od umowy zawartej na odległość od reklamacji z tytułu niezgodności towaru z umową. To dwa różne uprawnienia konsumenta.

W przypadku zwróconej elektroniki dodatkowym problemem jest ocena stanu urządzenia.

Produkt z otwartym opakowaniem nie zawsze nadaje się do ponownego wystawienia jako fabrycznie nowy. Może wymagać sprawdzenia działania, kompletności wyposażenia i stanu wizualnego.

Dobry proces magazynowy powinien więc przewidywać osobne statusy dla sprzętu nowego, zwróconego, używanego, uszkodzonego i przeznaczonego do serwisu.

Automatyczne wystawianie ofert a przepisy dotyczące elektroniki

Sprzedaż urządzeń elektronicznych wiąże się z dodatkowymi wymaganiami, których nie można pominąć podczas masowego publikowania ofert.

W zależności od rodzaju produktu znaczenie mają między innymi przepisy dotyczące oznakowania CE, bezpieczeństwa produktów, sprzętu elektrycznego i elektronicznego, baterii oraz gospodarowania odpadami.

W ofertach internetowych trzeba również uwzględniać wymagane informacje o producencie, podmiocie odpowiedzialnym i bezpieczeństwie produktu, wynikające z właściwych przepisów, w tym GPSR.

Allegro umożliwia uzupełnianie takich danych zarówno ręcznie, jak i grupowo oraz przez API. Sprzedawca odpowiada jednak za ich poprawność.

Allegro

Nie należy automatycznie kopiować informacji o bezpieczeństwie z przypadkowej oferty konkurenta. Błędne dane producenta lub nieprawidłowe ostrzeżenia mogą oznaczać problemy znacznie poważniejsze niż odrzucenie oferty przez marketplace.

Jeżeli przedsiębiorca samodzielnie importuje elektronikę spoza Unii Europejskiej albo wprowadza sprzęt na rynek pod własną marką, jego obowiązki mogą być szersze niż w przypadku zwykłej odsprzedaży produktów kupionych od polskiego dystrybutora.

Automatyzacja może pomóc w przechowywaniu i przekazywaniu dokumentacji, ale nie zastępuje jej prawidłowej weryfikacji.

Ile kosztuje automatyzacja sprzedaży na marketplace?

Koszt zależy przede wszystkim od liczby zamówień, kanałów sprzedaży oraz zakresu potrzebnych funkcji.

Przy jednym koncie Allegro i niewielkiej liczbie produktów można korzystać z podstawowych funkcji dostępnych bezpośrednio na platformie.

Jeżeli firma sprzedaje równolegle na Allegro, Amazon i eBay, zwykle bardziej opłaca się połączenie tych kanałów w jednym systemie.

Przykładowo Base.com oferuje pakiet Freemium do 100 zamówień miesięcznie i 1000 produktów. Obejmuje on m.in. integracje, zarządzanie zamówieniami oraz synchronizację stanów i cen co godzinę.

Plan Business ma opłatę podstawową 279 zł netto miesięcznie oraz 0,99 zł za zamówienie. Oferuje między innymi synchronizację w czasie rzeczywistym i repricer marketplace.

Do kosztu systemu mogą dojść opłaty za oprogramowanie księgowe, ERP lub WMS, integracje z hurtowniami, a także urządzenia magazynowe, takie jak skanery kodów kreskowych i drukarki etykiet.

Nie każda firma potrzebuje wszystkich tych elementów od początku.

Przedsiębiorca wysyłający 20 paczek miesięcznie może nadal pakować je ręcznie. Przy 300 zamówieniach dziennie organizacja magazynu i automatyczne generowanie dokumentów stają się już znacznie ważniejsze.

Jak wdrożyć automatyzację bez zakłócania sprzedaży?

Najlepiej zaczynać od procesów, które generują najwięcej ręcznej pracy i pomyłek.

Pierwszym etapem powinno być uporządkowanie produktów i przypisanie identyfikatorów SKU do wszystkich wariantów. Następnie trzeba ustalić jedno źródło informacji o stanach magazynowych.

Dopiero później warto podłączyć marketplace i przetestować synchronizację na niewielkiej grupie produktów.

Dobrym testem jest wystawienie jednego modelu ładowarki na dwóch platformach, złożenie zamówienia i sprawdzenie, czy dostępność została prawidłowo zmniejszona w obu kanałach.

Kolejnym etapem może być automatyzacja wysyłek, faktur i powiadomień.

Reguły cenowe najlepiej uruchamiać dopiero po wprowadzeniu prawidłowych kosztów zakupu, prowizji i minimalnych marż. W przeciwnym razie automatyczna zmiana cen może prowadzić do sprzedaży niektórych produktów ze stratą.

Szczególnie ostrożnie należy wdrażać obsługę zwrotów i reklamacji. Tutaj poza automatyzacją potrzebna jest także kontrola pracownika.

Co daje automatyzacja sprzedaży elektroniki?

Największą korzyścią jest możliwość obsłużenia większej liczby zamówień bez proporcjonalnego zwiększania liczby pracowników administracyjnych.

System może samodzielnie aktualizować dostępność produktów, pobierać zamówienia, przygotowywać dane do wysyłek i przekazywać informacje do programu księgowego.

Pracownicy mogą skupić się na kompletowaniu przesyłek, kontroli jakości, obsłudze klientów i rozwijaniu asortymentu.

W sprzedaży elektroniki nie wszystko powinno jednak działać bez udziału człowieka. Szczególnie ważne pozostają kontrola danych technicznych, identyfikacja numerów seryjnych, obsługa reklamacji i weryfikacja zgodności produktów z przepisami.

Najlepszy model automatyzacji to jeden spójny katalog produktów, wspólna kontrola stanów magazynowych i zintegrowana obsługa zamówień, wysyłek oraz faktur.

Tak zorganizowana sprzedaż pozwala rozwijać działalność na kolejnych marketplace bez konieczności powtarzania tych samych czynności na każdej platformie osobno.