Jak zaplanować układ magazynu dla szybszej kompletacji?

Planowanie warto więc zacząć nie od ustawiania regałów, lecz od analizy zamówień. Dopiero na tej podstawie można zdecydować, gdzie powinny znaleźć się najpopularniejsze towary, jak poprowadzić trasy kompletacji i czy magazyn należy podzielić na osobne strefy.

Najpierw sprawdź, co rzeczywiście jest kompletowane

Najprostszy błąd polega na rozmieszczaniu asortymentu według kategorii produktowych, nazw producentów albo kolejności przyjęcia towaru. Dla osoby zarządzającej magazynem taki układ może wyglądać logicznie, ale niekoniecznie jest najlepszy dla pracownika kompletującego kilkadziesiąt lub kilkaset zamówień dziennie.

Znacznie ważniejsze są dane ze sprzedaży.

Trzeba sprawdzić przede wszystkim:

Dzięki temu szybko okazuje się, że dwa produkty mające podobną miesięczną sprzedaż niekoniecznie powinny zajmować równie atrakcyjne miejsca.

Produkt sprzedawany po jednej sztuce w 500 różnych zamówieniach generuje zupełnie inną pracę kompletacyjną niż produkt wysyłany po 50 sztuk w dziesięciu zamówieniach hurtowych.

To właśnie liczba pobrań z lokalizacji, a nie tylko wartość sprzedaży czy liczba sprzedanych sztuk, jest szczególnie istotna przy planowaniu strefy kompletacyjnej.

Najczęściej pobierane towary powinny być najbliżej

W wielu magazynach niewielka część asortymentu odpowiada za dużą część wszystkich pobrań. Nie trzeba przy tym kurczowo trzymać się zasady 80/20. Proporcje będą inne w hurtowni części, inne w sklepie internetowym z kosmetykami, a jeszcze inne w dystrybucji artykułów przemysłowych.

Zasada pozostaje jednak ta sama: produkty o wysokiej rotacji nie powinny znajdować się na końcu magazynu tylko dlatego, że właśnie tam znalazło się dla nich miejsce.

Można zastosować prosty podział ABC.

Produkty A to towary pobierane bardzo często. Powinny znajdować się w najbardziej dostępnej części strefy kompletacji.

Produkty B mają średnią częstotliwość pobrań i mogą zajmować dalsze lokalizacje.

Produkty C są potrzebne sporadycznie, dlatego można przeznaczyć dla nich mniej atrakcyjne miejsca: dalsze alejki, wyższe poziomy regałów czy lokalizacje wymagające dłuższego dojścia.

Nie oznacza to jednak, że wszystkie produkty A należy umieścić obok siebie przy stanowisku pakowania. Jeżeli w jednej niewielkiej części magazynu znajdzie się kilkadziesiąt najpopularniejszych pozycji, szybko może powstać tam korek. Przy większej liczbie pracowników część zysku z krótszej trasy zostanie wtedy stracona na oczekiwaniu na dostęp do regału.

Rozmieszczenie musi uwzględniać również natężenie ruchu.

Skróć trasę, a nie tylko odległość od regału do pakowania

Dwa magazyny mogą mieć identyczną powierzchnię i podobną liczbę regałów, a mimo to czas kompletacji w jednym będzie znacznie krótszy.

Powodem jest sposób poruszania się po magazynie.

Pracownik nie powinien bez potrzeby wracać do tych samych alejek. Dobrze zaplanowana trasa prowadzi go przez kolejne lokalizacje możliwie płynnie i kończy się w pobliżu miejsca, do którego ma trafić skompletowane zamówienie.

W niewielkim magazynie można osiągnąć to nawet bez zaawansowanego systemu. Wystarczy konsekwentna numeracja alejek i lokalizacji oraz ustalony kierunek kompletacji.

Przy większej liczbie SKU i zamówień zaczyna mieć znaczenie WMS, który może określać kolejność pobrań na podstawie lokalizacji produktów. Zamiast wyświetlać towary w kolejności pozycji na zamówieniu, system prowadzi magazyniera trasą ograniczającą niepotrzebne przemieszczanie się.

To drobna różnica na jednym zamówieniu. Po przemnożeniu przez setki zamówień dziennie robi się z niej sporo roboczogodzin.

Produkty zamawiane razem dobrze jest trzymać blisko siebie

Sama analiza rotacji nie wystarczy.

Załóżmy, że sklep sprzedaje ekspresy do kawy, filtry, środki czyszczące i kawę. Jeśli klienci często kupują ekspres razem z filtrem i środkiem czyszczącym, umieszczenie tych produktów w bardzo odległych częściach magazynu wydłuża praktycznie każde takie zamówienie.

Dlatego podczas projektowania układu dobrze przeanalizować całe koszyki zakupowe.

Podobną zasadę można stosować w wielu branżach. Drukarka i toner, elektronarzędzie i akumulator, telefon i etui, urządzenie oraz pasujące do niego materiały eksploatacyjne często trafiają do tych samych zamówień.

Nie należy jednak przesadzać. Umieszczenie wszystkich potencjalnie powiązanych produktów obok siebie szybko doprowadziłoby do chaosu. Największy sens ma reagowanie na wyraźne i powtarzalne zależności widoczne w danych sprzedażowych.

W bardziej rozbudowanych magazynach takie zależności może analizować oprogramowanie. Dla mniejszej firmy często wystarczy eksport historii zamówień i sprawdzenie najczęściej występujących zestawów produktów.

Najlepsze miejsca na regale też mają znaczenie

Optymalizacja nie kończy się na wyborze alejki.

Towary pobierane najczęściej dobrze umieszczać na wysokości zapewniającej wygodny dostęp. Jeśli magazynier kilkaset razy dziennie musi schylać się do poziomu podłogi albo sięgać wysoko po niewielkie opakowanie, traci czas i niepotrzebnie się męczy.

Najbardziej atrakcyjna jest zazwyczaj przestrzeń mniej więcej pomiędzy wysokością pasa i barków. Nie każdemu produktowi można ją oczywiście przydzielić, dlatego pierwszeństwo powinny otrzymywać towary z dużą liczbą pobrań.

Ciężkie produkty wymagają innego podejścia. Zwykle powinny znaleźć się niżej, nawet jeśli są popularne. Duże opakowania również nie mogą być rozmieszczane wyłącznie na podstawie rotacji.

Układ magazynu jest więc kompromisem pomiędzy szybkością pobrania, bezpieczeństwem, ergonomią i wykorzystaniem dostępnego miejsca.

Oddziel zapas od miejsca kompletacji

Przy szybko rotującym asortymencie dobrym rozwiązaniem jest stworzenie mniejszych lokalizacji kompletacyjnych i utrzymywanie właściwego zapasu w innej części magazynu.

Magazynier realizujący zamówienia pobiera wtedy produkt z łatwo dostępnego miejsca. Osobny proces odpowiada za uzupełnianie tej lokalizacji z zapasu.

Przykładowo zamiast umieszczać w strefie kompletacji całą paletę niewielkiego produktu można przygotować na regale zapas wystarczający na bieżącą pracę. Pozostała część znajduje się w strefie składowania.

Takie rozwiązanie pozwala zagęścić najpopularniejszy asortyment i zmniejszyć obszar, po którym poruszają się osoby kompletujące zamówienia.

Trzeba tylko dobrze ustawić uzupełnianie. Zbyt mała lokalizacja będzie regularnie opróżniana i pracownik zacznie czekać na towar. Zbyt duża zajmie przestrzeń, którą można byłoby wykorzystać na kolejne często pobierane SKU.

Dobrym punktem wyjścia jest określenie minimalnego i maksymalnego zapasu dla lokalizacji kompletacyjnej na podstawie rzeczywistej sprzedaży.

Nie każ każde zamówienie kompletować osobno

Układ magazynu powinien pasować do sposobu kompletacji.

Jeżeli sklep realizuje głównie niewielkie zamówienia zawierające po kilka produktów, chodzenie po magazynie osobno dla każdego z nich może być nieefektywne. W takim przypadku można zastosować kompletację grupową.

Pracownik bierze wózek z kilkoma pojemnikami i podczas jednego przejścia zbiera produkty dla kilku zamówień. Towar trafia od razu do odpowiedniego pojemnika albo jest później rozdzielany przy stanowisku sortowania.

Przy większych magazynach można pójść dalej i podzielić powierzchnię na strefy. Jedna osoba kompletuje wyłącznie produkty ze swojej części magazynu, druga z kolejnej, a zamówienie jest następnie łączone.

Nie ma jednej metody najlepszej dla każdego biznesu. Zamówienie składające się przeciętnie z jednej pozycji wymaga innej organizacji niż zamówienie zawierające 20 różnych produktów.

Dlatego przed przebudową magazynu dobrze sprawdzić średnią liczbę pozycji na zamówienie oraz to, jak bardzo produkty są rozproszone.

Pakowanie musi być częścią projektu

Częsty problem pojawia się już po skompletowaniu zamówienia.

Towar został szybko zebrany, ale później trafia do kolejki przy jednym stanowisku pakowania. Pracownicy odkładają wózki w przejściu, gotowe paczki mieszają się z zamówieniami oczekującymi, a materiały opakowaniowe trzeba przynosić z drugiego końca hali.

Z punktu widzenia całego procesu szybka kompletacja niewiele wtedy daje.

Strefa pakowania powinna znajdować się w naturalnym miejscu zakończenia trasy. Musi mieć przestrzeń na zamówienia oczekujące, materiały opakowaniowe i gotowe przesyłki, ale jednocześnie nie może blokować głównych ciągów komunikacyjnych.

Jeżeli przesyłek jest dużo, warto też zastanowić się, w którą stronę przepływa towar: od przyjęcia, przez składowanie i kompletację, aż po pakowanie i wydanie przewoźnikowi. Im mniej krzyżowania tych strumieni, tym łatwiej utrzymać płynną pracę.

Najpierw zmierz magazyn w działaniu

Przed przestawieniem kilkudziesięciu regałów dobrze wykonać prosty test.

Można przez kilka dni mierzyć:

Jeszcze lepszy obraz daje obserwacja kilku rzeczywistych tras. Często dopiero wtedy widać, że pracownik przechodzi tę samą alejkę trzy razy, najpopularniejszy produkt znajduje się kilkadziesiąt metrów od pakowania albo dwa wózki nie są w stanie swobodnie się minąć.

Po zmianie układu trzeba zmierzyć dokładnie te same wartości. Bez tego trudno stwierdzić, czy magazyn faktycznie działa szybciej, czy tylko wygląda na lepiej uporządkowany.

Układ magazynu nie jest projektem na zawsze

Jednym z bardziej kosztownych założeń jest potraktowanie rozmieszczenia produktów jako czegoś stałego.

Rotacja zmienia się. Pojawiają się nowe produkty, inne tracą popularność, sprzedaż może mieć mocny charakter sezonowy. Towar, który kilka miesięcy temu należał do grupy A, po pewnym czasie może być pobierany sporadycznie i nadal zajmować jedno z najlepszych miejsc w magazynie.

Dlatego lokalizacje warto okresowo przeliczać.

Nie oznacza to ciągłego przenoszenia całego asortymentu. Zazwyczaj wystarczy wychwycić największe odstępstwa: produkty o wysokiej rotacji znajdujące się w złych miejscach i wolno rotujące SKU blokujące najbardziej atrakcyjne lokalizacje.

W dużych magazynach robią to systemy WMS wykorzystujące dane o bieżącej rotacji, zapasach, lokalizacjach i sezonowości. W małej firmie podobną analizę można przeprowadzić nawet na podstawie raportu sprzedaży.

Najważniejsze, żeby decyzji o układzie magazynu nie podejmować wyłącznie na podstawie intuicji.

Dobrze zaprojektowana kompletacja jest w gruncie rzeczy prostym zadaniem: produkt powinien znaleźć się tam, gdzie powoduje najmniej zbędnej pracy. Gdy najczęściej zamawiane towary są łatwo dostępne, produkty kupowane razem znajdują się rozsądnie blisko siebie, trasa nie wymusza powrotów, a pakowanie stanowi naturalne zakończenie procesu, magazyn może obsłużyć więcej zamówień bez dokładania kolejnych metrów powierzchni czy ludzi do każdej zmiany.