Jak wystawić fakturę za usługi projektowania stron internetowych?
Projektowanie strony internetowej może obejmować bardzo różny zakres prac. Czasem jest to tylko projekt graficzny, innym razem wykonanie kompletnej strony wraz z kodowaniem, konfiguracją CMS, formularzami, integracjami i wdrożeniem na serwerze klienta.
Na fakturze nie trzeba rozpisywać wszystkich wykonanych czynności. Opis powinien jednak pozwalać ustalić, za co klient zapłacił.
Zamiast bardzo ogólnego:
„Usługi informatyczne”
lepiej wpisać na przykład:
„Projekt i wykonanie strony internetowej”
„Projekt graficzny strony internetowej”
„Wykonanie strony internetowej w WordPress”
„Projekt i wdrożenie sklepu internetowego”
albo, przy większym zleceniu:
„Wykonanie strony internetowej – etap 2 zgodnie z umową”.
Jeżeli zakres został szczegółowo opisany w umowie lub zamówieniu, faktura nie musi powtarzać całej specyfikacji.
Jaka stawka VAT za projektowanie strony?
Jeżeli polski czynny podatnik VAT wykonuje stronę dla polskiego klienta, najczęściej stosuje podstawową stawkę 23%.
Przykładowo projekt strony kosztuje 6000 zł netto:
6000 zł netto
1380 zł VAT
7380 zł brutto.
Nie ma odrębnej obniżonej stawki VAT tylko dlatego, że usługa dotyczy projektowania graficznego, programowania czy tworzenia strony internetowej.
Inaczej będzie u przedsiębiorcy korzystającego ze zwolnienia z VAT. Nie dolicza on podatku, jeżeli rzeczywiście spełnia warunki zwolnienia. W 2026 r. limit zwolnienia podmiotowego wynosi 240 000 zł sprzedaży rocznie, z proporcjonalnym przeliczeniem przy rozpoczęciu działalności w trakcie roku.
Jedna faktura czy kilka etapów?
Przy niewielkiej stronie firmowej często wystarczy jedna faktura po zakończeniu prac.
Przy większych projektach wygodniejsze jest rozliczenie etapami.
Przykładowo umowa może przewidywać:
projekt UX i grafiki,
wdrożenie strony,
integracje i testy,
uruchomienie produkcyjne.
Jeżeli poszczególne części projektu są rzeczywiście oddzielnie wykonywane, odbierane i rozliczane, można wystawiać osobne faktury za kolejne etapy.
Ma to sens zwłaszcza przy projektach trwających kilka miesięcy. Wykonawca nie musi czekać z rozliczeniem całego wynagrodzenia do dnia publikacji strony.
W nazwie usługi można wtedy wskazać konkretny etap, na przykład:
„Projekt strony internetowej – etap graficzny”
albo:
„Wdrożenie strony internetowej – etap końcowy”.
Dzięki temu faktury łatwo później powiązać z umową i harmonogramem projektu.
Co z zaliczką przed rozpoczęciem prac?
W branży internetowej częsty jest model 30%, 50% albo innej części wynagrodzenia przed rozpoczęciem projektu.
Jeżeli czynny podatnik VAT otrzyma zaliczkę przed wykonaniem usługi, co do zasady trzeba ją odpowiednio rozliczyć.
Przykładowo strona kosztuje 10 000 zł netto, a klient przed rozpoczęciem prac wpłaca 5000 zł netto zaliczki.
Pierwsza część płatności jest rozliczana jako zaliczka, a po zakończeniu projektu wystawia się dokument rozliczający pozostałą kwotę.
Jeżeli zaliczka pokrywa całą wartość usługi, nie ma obowiązku późniejszego wystawiania faktury końcowej tylko po to, żeby pokazać na niej kwotę zero.
Przy rozbudowanych projektach może wystąpić kilka zaliczek. Program do fakturowania powinien wtedy poprawnie powiązać wszystkie dokumenty z fakturą rozliczającą.
Projektowanie strony a prawa autorskie
Przy projektach internetowych często obok samego wykonania usługi pojawia się przeniesienie autorskich praw majątkowych albo udzielenie licencji.
To powinno wynikać przede wszystkim z umowy.
Jeżeli strony ustaliły, że wykonawca projektuje stronę i po zapłacie przenosi określone prawa autorskie do projektu, można opisać fakturę zgodnie z tym zakresem, na przykład:
„Projekt i wykonanie strony internetowej wraz z przeniesieniem autorskich praw majątkowych zgodnie z umową”.
Można też rozdzielić wynagrodzenie na dwie pozycje, jeżeli właśnie tak skonstruowana jest umowa.
Nie ma natomiast potrzeby dodawania informacji o przeniesieniu praw tylko dlatego, że powstała strona internetowa. Faktura powinna odpowiadać rzeczywistym ustaleniom między stronami.
Samo przekazanie plików strony albo danych dostępowych do serwera nie oznacza automatycznie przeniesienia wszystkich praw autorskich.
Co z hostingiem, domeną i utrzymaniem strony?
Tworzenie strony często łączy się z dodatkowymi usługami.
Firma może nie tylko wykonać serwis, ale również zapewniać hosting, obsługiwać domenę, wykonywać aktualizacje albo pobierać miesięczną opłatę za administrację.
Dobrze oddzielić te elementy od jednorazowego wykonania strony.
Na fakturze mogą znaleźć się na przykład:
„Projekt i wykonanie strony internetowej”
„Hosting strony – okres 01.10.2026–30.09.2027”
„Obsługa techniczna i aktualizacje strony – wrzesień 2026”.
Ma to znaczenie także organizacyjne. Jednorazowy projekt kończy się po wdrożeniu, natomiast hosting czy opieka techniczna mogą być usługami cyklicznymi.
Przy stałej obsłudze wygodne są faktury cykliczne. Jeśli klient co miesiąc płaci tę samą kwotę za utrzymanie i aktualizacje, nie ma potrzeby przygotowywać każdego dokumentu ręcznie.
Jak wystawić fakturę firmie z Niemiec albo innego kraju?
Przy zagranicznym kliencie trzeba najpierw ustalić, czy jest przedsiębiorcą.
Jeżeli polska firma wykonuje stronę internetową dla przedsiębiorcy z Niemiec, Francji czy Czech, miejscem świadczenia typowej usługi B2B jest najczęściej kraj nabywcy.
Polski wykonawca nie nalicza wtedy polskiego VAT. Podatek rozlicza kontrahent zgodnie z zasadami obowiązującymi w swoim kraju.
Na fakturze stosuje się odpowiednie oznaczenie dotyczące odwrotnego obciążenia. Przy kontrahencie z Unii trzeba również zweryfikować jego numer VAT UE oraz prawidłowo wykazać transakcję w rozliczeniach VAT-UE.
Podobna ogólna zasada dotycząca miejsca świadczenia działa przy firmie z Wielkiej Brytanii, USA czy innego kraju spoza UE – typowa usługa B2B nie jest wtedy opodatkowana polskim VAT.
Nie oznacza to jednak stawki 0%. To sprzedaż, która nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce.
A co z klientem prywatnym z zagranicy?
Tu nie powinno się automatycznie stosować zasad dla firm.
Przy usługach B2C podstawową zasadą jest opodatkowanie w kraju usługodawcy, ale istnieje wiele wyjątków zależnych od rodzaju świadczenia.
Samo wykonanie strony na indywidualne zamówienie nie powinno być automatycznie traktowane tak samo jak sprzedaż gotowego, w pełni zautomatyzowanego produktu cyfrowego.
Jeżeli klient jest konsumentem z innego kraju, szczególnie spoza Polski, najlepiej ustalić dokładny charakter usługi przed wyborem stawki.
Czy faktura za stronę musi trafić do KSeF?
Jeżeli wystawca jest objęty obowiązkowym KSeF, faktura dla polskiej firmy powinna zostać wystawiona w systemie.
Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek objął większość przedsiębiorców. Do końca roku działa jednak rozwiązanie przejściowe dla najmniejszych sprzedawców: jeżeli miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami objętymi KSeF nie przekracza 10 000 zł brutto, mogą jeszcze wystawiać takie dokumenty poza systemem. Po przekroczeniu limitu obowiązek powstaje od faktury, którą limit został przekroczony.
KSeF ma znaczenie również przy klientach zagranicznych. Jeżeli polski przedsiębiorca jest objęty obowiązkiem wystawiania dokumentów w systemie, wystawia fakturę w KSeF, a następnie przekazuje zagranicznemu klientowi jej wizualizację w uzgodniony sposób, na przykład jako PDF z wymaganym kodem QR.
Najprostszy przypadek pozostaje więc naprawdę prosty: polski czynny podatnik VAT wykonuje stronę dla polskiej firmy, po zakończeniu prac wystawia fakturę ze stawką 23% i opisem odpowiadającym rzeczywiście wykonanej usłudze.
Więcej uwagi potrzeba dopiero przy zaliczkach, rozliczeniu etapowym, przenoszeniu praw autorskich oraz klientach zagranicznych. To właśnie te elementy dobrze ustalić już w umowie, zamiast rozstrzygać je dopiero przy wystawianiu ostatniej faktury.