Jak wystawić fakturę dla organizacji pozarządowej?
Fundacja zamawia wykonanie strony internetowej, stowarzyszenie kupuje materiały na wydarzenie, a klub sportowy zleca druk plakatów. W każdym z tych przypadków organizacja pozarządowa może otrzymać normalną fakturę.
Nie ma osobnego rodzaju faktury „dla NGO”. Dokument wystawia się podobnie jak dla firmy. Trzeba jednak uważać na dane nabywcy, NIP i KSeF. Częstym błędem jest też założenie, że skoro fundacja albo stowarzyszenie nie prowadzi działalności gospodarczej lub nie jest czynnym podatnikiem VAT, sprzedaż dla niego automatycznie powinna być bez VAT. Tak to nie działa.
Jakie dane organizacji wpisać na fakturze?
Najbezpieczniej poprosić organizację o komplet danych do faktury przed wystawieniem dokumentu.
Przykładowo:
Fundacja Dobry Start
ul. Słoneczna 15
00-001 Warszawa
NIP 1234567890
Na fakturze powinny znaleźć się oficjalne dane organizacji, a nie wyłącznie nazwa projektu, wydarzenia czy programu, który finansuje zakup.
Jeżeli więc zamówienie składa osoba pracująca przy projekcie „Aktywna Młodzież”, nabywcą może być nadal Fundacja Dobry Start. Nazwę projektu można ewentualnie dodać w uwagach albo opisie pozycji, jeżeli organizacja tego potrzebuje do późniejszego rozliczenia dotacji.
Podobnie jest z adresem. Adres miejsca, w którym odbywa się wydarzenie, nie musi być adresem nabywcy na fakturze.
Przed wystawieniem dokumentu dobrze zweryfikować przede wszystkim nazwę, NIP i adres organizacji. Przy fundacjach i stowarzyszeniach rejestrowych pomocne są dane KRS.
Organizacja nie jest podatnikiem VAT – czy wystawić fakturę z VAT?
Status nabywcy nie decyduje sam w sobie o stawce podatku.
Załóżmy, że czynny podatnik VAT świadczy na rzecz fundacji standardową usługę reklamową za 2000 zł netto. Fundacja nie jest podatnikiem VAT i nie prowadzi działalności gospodarczej.
Nie oznacza to, że wykonawca wystawia fakturę bez VAT.
Jeżeli dana usługa jest normalnie opodatkowana stawką 23%, sprzedawca wystawia:
2000 zł netto
460 zł VAT
2460 zł brutto.
Fundacja zapłaci całą kwotę brutto. Jeżeli nie ma prawa do odliczenia VAT, podatek będzie dla niej po prostu częścią poniesionego wydatku.
Nie należy więc usuwać VAT z faktury tylko dlatego, że klient przesłał informację „jesteśmy fundacją i nie jesteśmy VAT-owcem”.
Inaczej może być przy usługach korzystających z konkretnego zwolnienia z VAT. Wtedy trzeba sprawdzić warunki właściwe dla danej sprzedaży. Sam status organizacji pozarządowej nie tworzy jednak ogólnego zwolnienia.
Tak samo działa to w drugą stronę. Jeżeli sprzedawca sam korzysta ze zwolnienia z VAT, wystawi fakturę bez naliczania podatku zgodnie ze swoim statusem i właściwą podstawą zwolnienia.
NIP NGO jest szczególnie ważny w KSeF
W 2026 roku NIP organizacji ma dodatkowe znaczenie.
Od 1 lutego organizacje pozarządowe odbierają swoje faktury zakupowe za pośrednictw