Jak wystawić fakturę dla kontrahenta spoza UE?

Najważniejsze jest rozróżnienie sprzedaży towarów od świadczenia usług. Przy towarach liczy się rzeczywisty wywóz poza UE, a przy usługach — ich rodzaj, status nabywcy i miejsce świadczenia ustalone według przepisów. Dopiero na tej podstawie można prawidłowo uzupełnić fakturę.

Usługa dla zagranicznej firmy zwykle nie podlega polskiemu VAT

Przy usługach świadczonych między przedsiębiorcami ogólna zasada wskazuje jako miejsce opodatkowania kraj siedziby usługobiorcy. Jeżeli usługę wykonuje się dla jego stałego miejsca prowadzenia działalności w innym państwie, znaczenie może mieć właśnie to miejsce.

Przykładowo polska firma świadczy zwykłą usługę programistyczną na rzecz przedsiębiorstwa z USA, dla jego amerykańskiej siedziby. Jeśli zastosowanie ma zasada ogólna z art. 28b ustawy o VAT, sprzedaż nie podlega opodatkowaniu w Polsce. Na fakturze nie wykazuje się polskiej stawki ani kwoty VAT. Program fakturowy może oznaczać taką transakcję jako „NP”, czyli niepodlegającą opodatkowaniu w kraju.

„NP”, „zw.” i „0%” nie oznaczają tego samego. Zwolnienie dotyczy sprzedaży objętej określonym zwolnieniem podatkowym. Stawka 0% jest stawką podatku, natomiast „NP” wskazuje, że dana czynność nie podlega polskiemu VAT.

Jeżeli podatek rozlicza nabywca, faktura powinna zawierać adnotację „odwrotne obciążenie”. Dla zagranicznego klienta można dodać angielskie określenie „reverse charge”. Adnotację należy powiązać z rzeczywistym sposobem rozliczenia transakcji, a nie dodawać automatycznie do każdej faktury zagranicznej.

Od zasady ogólnej istnieją wyjątki. Przykładowo usługi związane z nieruchomością są co do zasady opodatkowane w miejscu jej położenia. Usługa dotycząca budynku w Polsce nie staje się więc niepodlegająca polskiemu VAT tylko dlatego, że zamówiła ją szwajcarska firma.

Jak potwierdzić, że klient jest przedsiębiorcą?

Kontrahent spoza UE nie musi mieć numeru VAT-UE. Nie należy oczekiwać, że jego krajowy identyfikator przejdzie weryfikację w systemie VIES.

Status klienta można ustalać na podstawie danych z rejestru przedsiębiorców, dokumentów podatkowych, umowy i innych wiarygodnych informacji o prowadzonej działalności. Zachowaj te ustalenia, zwłaszcza jeśli mają wpływ na brak polskiego VAT.

Gdy nabywcą jest konsument, nie stosuje się automatycznie reguły właściwej dla usług między przedsiębiorcami. Dla usług konsumenckich zasadą ogólną jest opodatkowanie w kraju siedziby sprzedawcy, ale występują liczne wyjątki. Dotyczą one między innymi usług elektronicznych oraz określonych usług niematerialnych świadczonych osobom spoza UE. Trzeba również sprawdzić ewentualne obowiązki podatkowe w kraju odbiorcy.

Towary wysyłane poza UE — kiedy stosować 0% VAT?

Przy eksporcie towarów sytuacja wygląda inaczej. Polski czynny podatnik VAT może zastosować stawkę 0%, jeśli transakcja spełnia warunki eksportu, a wywóz poza Unię jest odpowiednio potwierdzony.

Przykładowo firma sprzedaje maszynę odbiorcy w Norwegii i organizuje jej wysyłkę z Polski. Faktura dokumentuje sprzedaż, ale sama nie dowodzi, że maszyna opuściła UE. Potrzebne jest potwierdzenie wywozu, w praktyce często komunikat celny CC599C, który zastąpił wcześniejszy IE-599.

Dokumentację trzeba powiązać z konkretnymi towarami i fakturą. Znaczenie ma również termin jej uzyskania. Jeżeli potwierdzenie nie dotrze przed terminem rozliczenia, przepisy przewidują szczególny sposób wykazania transakcji, zależny od posiadanych dokumentów. Późniejsze otrzymanie dowodów może pozwolić na korektę rozliczenia.

Nie należy utożsamiać potwierdzenia nadania przesyłki z potwierdzeniem wywozu poza UE. Ustal z przewoźnikiem lub agencją celną, jakie dokumenty otrzymasz i kto będzie odpowiadał za ich przekazanie.

Sprzedaż amerykańskiej firmie z dostawą towaru pozostającego w Polsce nie jest automatycznie eksportem. O kwalifikacji decyduje przebieg dostawy, a nie wyłącznie siedziba kupującego.

Jakie dane wpisać na fakturze?

Podstawowy zakres danych pozostaje podobny jak przy sprzedaży krajowej. Dokument powinien jednoznacznie identyfikować strony i transakcję. W praktyce obejmuje:

Zakres obowiązkowych danych zależy od rodzaju sprzedaży. Przy niektórych usługach opodatkowanych poza UE faktura może nie zawierać numeru podatkowego nabywcy. Nie należy wpisywać fikcyjnego numeru tylko po to, by przejść walidację programu.

Opis pozycji powinien pozwalać rozpoznać przedmiot transakcji. Zamiast samego „usługa” lepiej wskazać jej rodzaj i okres, na przykład „utrzymanie aplikacji — październik”. Przy towarach dane powinny być spójne z dokumentacją transportową i celną.

Można przygotować fakturę w języku obcym lub wersję dwujęzyczną. Ta druga bywa wygodniejsza dla klienta i polskiej księgowości. Termin płatności, numer rachunku, IBAN, BIC/SWIFT i numer zamówienia pomagają rozliczyć przelew, choć nie wszystkie są obowiązkowymi elementami faktury podatkowej.

Waluta i termin wystawienia

Faktura może być wystawiona w euro, dolarach lub innej uzgodnionej walucie. Nie trzeba zmieniać ceny kontraktowej na złote tylko dlatego, że sprzedawcą jest polska firma.

Jeżeli jednak na dokumencie występuje polski VAT, jego kwotę należy wykazać w PLN według właściwych zasad przeliczenia. Osobno trzeba ustalić wartość przychodu w złotych na potrzeby podatku dochodowego. Kurs bankowy zastosowany przy zapłacie nie zastępuje automatycznie kursu podatkowego.

Według zasady ogólnej fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy towaru lub wykonania usługi. Dla niektórych świadczeń obowiązują terminy szczególne. Otrzymanie zaliczki również może wymagać wcześniejszego udokumentowania i rozliczenia.

Termin uzgodniony z klientem, na przykład „faktura po zapłacie”, nie powinien prowadzić do przekroczenia terminu wynikającego z przepisów.

Czy faktura dla klienta spoza UE trafia do KSeF?

Zagraniczny odbiorca nie wyłącza automatycznie obowiązku korzystania z KSeF. Jeżeli polski sprzedawca jest objęty obowiązkiem, a dana faktura nie korzysta z wyłączenia, powinien wystawić ją w systemie.

Kontrahentowi zagranicznemu dokument przekazuje się dodatkowo w uzgodniony sposób, na przykład jako PDF przesłany e-mailem. Wizualizacja faktury udostępniana poza KSeF wymaga odpowiedniego oznaczenia kodem QR. Sposób oznaczenia zależy między innymi od trybu wystawienia i tego, czy dokument ma już numer KSeF.

Wersja angielska przekazana klientowi powinna przedstawiać te same dane co faktura w systemie. Nie należy tworzyć drugiej, niezależnej faktury do tej samej sprzedaży tylko po to, aby zmienić język.

Sprzedaży usług do państw trzecich ani eksportu towarów nie wykazuje się w informacji VAT-UE. Czynny podatnik VAT ujmuje je natomiast odpowiednio w JPK_V7. Brak polskiego VAT należnego nie usuwa również obowiązku rozliczenia przychodu.

Przed wysłaniem dokumentu sprawdź zatem nie tylko dane klienta i kwotę. Upewnij się, że wybrana stawka lub oznaczenie odpowiada rodzajowi transakcji, a przy eksporcie wiadomo, skąd i kiedy otrzymasz potwierdzenie wywozu.