Jak wystawić fakturę dla klienta ze Słowacji?

Pierwsze pytanie powinno więc brzmieć nie „jaką stawkę VAT wpisać?”, lecz: kim jest klient i co dokładnie mu sprzedajemy?

Jeżeli po tej odpowiedzi od razu wybierzemy na fakturze 0% albo „NP”, łatwo popełnić błąd.

Towar sprzedawany słowackiej firmie – najczęściej WDT

Typowa sytuacja wygląda tak: polska firma sprzedaje towar przedsiębiorcy ze Słowacji, a produkty fizycznie wyjeżdżają z Polski i trafiają na Słowację.

Jeżeli spełnione są wymagane warunki, mamy do czynienia z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów, czyli WDT.

Polski sprzedawca może wówczas zastosować stawkę VAT 0%.

Nie wystarczy jednak, że klient wpisał na zamówieniu słowacki adres.

Jednym z podstawowych warunków jest posiadanie przez kontrahenta ważnego numeru identyfikacyjnego VAT dla transakcji wewnątrzwspólnotowych. Słowackie numery VAT są poprzedzone kodem SK. Numer klienta najlepiej sprawdzić w systemie VIES przed dokonaniem transakcji i zachować potwierdzenie weryfikacji.

Polski sprzedawca również powinien być zarejestrowany do VAT-UE i posługiwać się swoim numerem z prefiksem PL.

Na fakturze mogą więc znaleźć się przykładowo:

Sprzedawca: ABC Sp. z o.o., PL1234567890
Nabywca: XYZ s.r.o., SKxxxxxxxxxx

Jeżeli pozostałe warunki są spełnione, sprzedaż wykazuje się ze stawką 0% jako WDT.

Słowacki kontrahent rozlicza po swojej stronie wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów.

Sam numer SK nie wystarczy do zastosowania 0%

To jeden z częstszych błędów przy pierwszych transakcjach unijnych.

Przedsiębiorca sprawdza kontrahenta w VIES, widzi aktywny numer i uznaje, że może wystawić fakturę 0%. Tymczasem przy WDT istotne jest również rzeczywiste przemieszczenie towarów z Polski do innego państwa UE.

Sprzedawca musi posiadać dokumentację potwierdzającą, że towary opuściły Polskę i zostały dostarczone na Słowację.

W zależności od sposobu transportu mogą to być między innymi dokumenty przewozowe, potwierdzenie dostawy, dokumentacja od przewoźnika czy inne dowody, które łącznie potwierdzają rzeczywisty przebieg transakcji.

Jeżeli firma sprzedaje urządzenie słowackiemu przedsiębiorcy, ale klient odbiera je w polskim oddziale i towar w ogóle nie wyjeżdża z Polski, nie można automatycznie potraktować sprzedaży jako WDT tylko dlatego, że nabywca ma numer SK.

Podobnie problematyczne jest zastosowanie 0%, gdy sprzedawca nie jest w stanie wykazać wywozu.

WDT trzeba następnie odpowiednio wykazać w rozliczeniach VAT oraz informacji podsumowującej VAT-UE.

Usługa dla słowackiej firmy wygląda inaczej

Załóżmy teraz, że polska firma nie wysyła żadnego towaru. Tworzy dla słowackiej spółki stronę internetową, prowadzi kampanię reklamową albo wykonuje usługę programistyczną.

W przypadku wielu usług B2B działa ogólna zasada dotycząca miejsca świadczenia usług dla podatnika. Miejscem opodatkowania jest kraj nabywcy.

Jeżeli więc polska agencja wykonuje usługę programistyczną dla słowackiej firmy będącej podatnikiem, zazwyczaj nie dolicza polskiego VAT.

Na fakturze pojawiają się dane obu przedsiębiorstw i ich numery VAT UE, natomiast zamiast polskiej stawki VAT transakcja jest wykazywana jako niepodlegająca opodatkowaniu w Polsce. Faktura powinna zawierać adnotację:

„odwrotne obciążenie”

W programach do faktur można spotkać również oznaczenie „NP”, wskazujące, że dana sprzedaż nie podlega opodatkowaniu polskim VAT.

W praktyce faktura może więc wyglądać następująco:

Usługa programistyczna – 2 000 EUR
VAT – NP
Do zapłaty – 2 000 EUR
Adnotacja: odwrotne obciążenie

VAT od tej transakcji rozlicza słowacki nabywca według zasad obowiązujących po jego stronie.

Takie usługi również mogą wymagać rejestracji polskiego przedsiębiorcy do VAT-UE oraz wykazania transakcji w informacji VAT-UE.

Nie każda usługa dla Słowaka jest „reverse charge”

Tutaj szczególnie niebezpieczne jest korzystanie z jednego schematu zapisanego w programie.

„Klient z UE = NP + odwrotne obciążenie” nie jest prawidłową zasadą dla wszystkich usług.

Od ogólnej reguły istnieje wiele wyjątków. Dotyczą one między innymi niektórych usług związanych z nieruchomościami, wydarzeniami, transportem, gastronomią czy krótkoterminowym wynajmem środków transportu.

Przykład dobrze pokazuje różnicę.

Polska firma projektowa wykonuje przez internet projekt dla słowackiej spółki. Możliwe będzie zastosowanie ogólnej reguły B2B.

Jeżeli jednak polska firma wykonuje usługę bezpośrednio związaną z konkretną nieruchomością znajdującą się na Słowacji, sposób ustalenia miejsca opodatkowania może być inny.

Dlatego przy nietypowych usługach nie powinno się wybierać „odwrotnego obciążenia” wyłącznie na podstawie kraju kontrahenta.

A jeśli słowackim klientem jest osoba prywatna?

To już zupełnie inny przypadek.

Przy sprzedaży towarów przez internet konsumentom z innych państw UE działają zasady wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość.

Istnieje wspólny unijny próg 10 000 euro odnoszący się do określonej transgranicznej sprzedaży B2C w UE. Nie jest to osobny limit 10 000 euro dla Słowacji, Czech, Niemiec i każdego kolejnego państwa. Trzeba patrzeć na objętą tym limitem sprzedaż do innych krajów UE łącznie.

Po przekroczeniu limitu – albo po dobrowolnym wyborze opodatkowania w kraju konsumenta – sprzedawca stosuje VAT państwa, do którego trafia towar.

Jeżeli odbiorcą jest konsument ze Słowacji, oznacza to słowacki VAT.

Najwygodniejszym rozwiązaniem dla przedsiębiorstwa sprzedającego do konsumentów w wielu państwach UE jest zazwyczaj procedura OSS. Firma rejestruje się do niej w Polsce, pobiera od klientów VAT według właściwych stawek państw konsumpcji, a następnie rozlicza tę sprzedaż za pośrednictwem jednej procedury zamiast rejestrować się osobno do VAT w każdym kraju.

Na Słowacji podstawowa stawka VAT wynosi obecnie 23%, natomiast funkcjonują również stawki obniżone 19% i 5%. Nie można więc przyjąć, że każda sprzedaż B2C na Słowację automatycznie wymaga 23%. Stawkę trzeba dopasować do konkretnego towaru lub usługi.

Przed przekroczeniem unijnego limitu, jeżeli spełnione są warunki pozwalające stosować zasadę państwa siedziby, sprzedaż może być nadal opodatkowana polskim VAT.

Usługa dla słowackiego konsumenta może mieć polski VAT

Również w przypadku usług trzeba odróżnić firmę od osoby prywatnej.

Przy wielu zwykłych usługach świadczonych konsumentowi obowiązuje ogólna zasada, zgodnie z którą miejscem opodatkowania jest państwo usługodawcy. Polski przedsiębiorca nalicza wtedy polski VAT.

Nie dotyczy to jednak wszystkich rodzajów usług.

Szczególne regulacje występują choćby przy usługach elektronicznych, telekomunikacyjnych, związanych z nieruchomościami czy niektórych usługach wykonywanych w określonym miejscu.

Przykładem mogą być automatycznie świadczone usługi cyfrowe sprzedawane słowackim konsumentom. Tu trzeba sprawdzić zasady opodatkowania w państwie konsumenta oraz wspomniany unijny limit 10 000 euro. Przy większej sprzedaży ponownie może pojawić się OSS i słowacki VAT.

Dlatego przed wystawieniem pierwszych kilkudziesięciu faktur według jednego ustawienia dobrze sprawdzić konkretny model sprzedaży.

Czy fakturę można wystawić w euro?

Tak. Faktura dla słowackiego kontrahenta może być wystawiona w euro i w praktyce jest to często najwygodniejsze rozwiązanie.

Słowacja należy do strefy euro, więc klient nie musi przeliczać wartości z polskich złotych.

Na fakturze można ustalić przykładowo:

wartość usługi – 1 500 EUR,
termin płatności – 14 dni,
rachunek bankowy – konto prowadzone w EUR.

Trzeba natomiast pamiętać o zasadach przeliczania walut dla celów polskich rozliczeń podatkowych. To, że kontrahent zapłaci 1 500 EUR, nie oznacza, że w księgowości wszystkie wartości pozostaną w euro.

Przy fakturach z polskim VAT wystawianych w walucie obcej dodatkowo trzeba prawidłowo wykazać kwotę podatku zgodnie z polskimi zasadami.

KSeF a faktura dla słowackiej firmy

Od strony klienta zagranicznego KSeF może być trochę mylący.

Słowacka firma nie musi mieć polskiego konta w KSeF tylko po to, żeby otrzymać fakturę od polskiego dostawcy. Nie należy też zakładać, że po przesłaniu dokumentu do KSeF zagraniczny kontrahent automatycznie zobaczy go w swoim słowackim systemie księgowym.

Jeżeli polski sprzedawca podlega obowiązkowi wystawienia tej faktury w KSeF, wystawia fakturę ustrukturyzowaną w KSeF. Ponieważ odbiorcą jest podmiot zagraniczny, dokument trzeba następnie udostępnić mu w uzgodniony sposób.

W praktyce może to być np. wizualizacja PDF wysłana e-mailem.

Przy użyciu faktury ustrukturyzowanej poza KSeF dokument powinien być odpowiednio oznaczony wymaganym kodem weryfikującym QR. Słowacki klient może więc dostać zwykły, czytelny PDF, mimo że po polskiej stronie właściwa faktura została wystawiona jako faktura ustrukturyzowana.

Przy fakturach dla konsumentów sytuacja jest inna – faktury B2C nie są objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF.

Najprostszy sposób ustalenia właściwego wariantu

Przed wystawieniem faktury dla klienta ze Słowacji dobrze przejść przez cztery pytania:

Dopiero potem wybiera się stawkę lub oznaczenie VAT.

W typowej sprzedaży B2B najczęściej spotkamy dwa warianty.

Towar wysyłany z Polski do słowackiej firmy: WDT, po spełnieniu warunków stawka 0%, polski numer PL i słowacki numer SK.

Typowa usługa B2B dla słowackiej firmy: bez polskiego VAT, „odwrotne obciążenie”, a VAT rozlicza nabywca na Słowacji.

Przy konsumentach trzeba natomiast sprawdzić zasady B2C, limit 10 000 euro oraz ewentualne rozliczenie przez OSS.

Największym błędem byłoby utworzenie w programie jednego kontrahenta „Słowacja” i automatyczne stosowanie 0% do każdej wystawionej mu faktury. W transakcjach unijnych kraj klienta jest dopiero początkiem ustalania sposobu rozliczenia, a nie odpowiedzią.