Jak wystawić fakturę dla klienta z Malty?

Nie oznacza to jednak, że każda faktura dla klienta z Malty wygląda tak samo. Inaczej rozlicza się usługę dla firmy, inaczej wysyłkę towaru do przedsiębiorcy, a jeszcze inaczej sprzedaż konsumentowi.

Usługa dla firmy z Malty – najczęstszy przypadek

Załóżmy, że polska firma wykonuje dla przedsiębiorstwa z Malty usługę programistyczną, marketingową, doradczą albo projektową.

Przy typowej usłudze B2B miejscem opodatkowania jest kraj nabywcy. Polska firma nie dolicza więc polskiego VAT. Podatek rozlicza kontrahent na Malcie.

Przed wystawieniem faktury należy poprosić klienta o jego numer VAT UE i sprawdzić go w systemie VIES.

Maltańskie numery wykorzystywane w transakcjach wewnątrzunijnych mają prefiks MT, np.:

MT12345678

Na fakturze można więc umieścić:

Sprzedawca:
PL1234567890

Nabywca:
Example Malta Ltd
adres firmy
Malta
MT12345678

Przy typowej usłudze B2B polskiego VAT nie naliczamy. W programie do fakturowania taka sprzedaż jest zazwyczaj oznaczana jako NP, czyli niepodlegająca opodatkowaniu VAT w Polsce.

Na fakturze powinna znaleźć się również adnotacja:

odwrotne obciążenie

lub

reverse charge

Nie należy w tym przypadku wybierać stawki VAT 0%. „0%” i „NP” oznaczają podatkowo coś innego.

Przykładowa pozycja może wyglądać tak:

Usługa programistyczna – 2 500 EUR
VAT: NP
Do zapłaty: 2 500 EUR
Reverse charge

W przypadku usług rozliczanych zgodnie z ogólną zasadą B2B polski sprzedawca powinien być również odpowiednio zarejestrowany do VAT UE, a transakcję wykazać w informacji podsumowującej VAT-UE.

Są jednak usługi objęte szczególnymi zasadami określania miejsca opodatkowania. Dotyczy to między innymi części usług związanych z nieruchomościami, transportem, wydarzeniami, gastronomią czy wynajmem środków transportu. Dlatego przed automatycznym zastosowaniem „NP” trzeba wiedzieć, jaka usługa faktycznie została wykonana.

Co jeśli klient podaje maltański numer, ale nie ma go w VIES?

To sygnał, którego nie należy ignorować.

Na Malcie funkcjonują również przedsiębiorcy korzystający ze szczególnych zasad rejestracji, a sam fakt posiadania lokalnego numeru rejestracyjnego nie oznacza jeszcze, że jest to aktywny numer VAT pozwalający na standardowe rozliczanie transakcji wewnątrzunijnych.

Dlatego do faktury B2B nie warto przepisywać bez sprawdzenia dowolnego numeru przesłanego przez klienta.

Najprościej zweryfikować numer w VIES. Jeżeli klient podaje:

MT + 8 cyfr

i system potwierdza jego aktywność, można zachować wynik sprawdzenia w dokumentacji transakcji.

Jeżeli numer jest nieaktywny, trzeba ustalić z klientem jego status podatkowy. Nie powinno się automatycznie zakładać, że każdy przedsiębiorca z Malty jest aktywnym podatnikiem VAT UE.

Przy sprzedaży towarów jest to szczególnie ważne, ponieważ ważny numer VAT UE nabywcy jest jednym z warunków zastosowania stawki 0% dla WDT.

Towar wysyłany z Polski na Maltę

Jeśli polska firma sprzedaje towar przedsiębiorcy na Malcie, a towar rzeczywiście jest transportowany z Polski na Maltę, może wystąpić wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów – WDT.

W takim przypadku faktura może zostać wystawiona ze stawką VAT 0%, ale samo posiadanie zagranicznego adresu klienta nie wystarcza.

Sprzedawca musi spełnić warunki przewidziane dla WDT. W szczególności nabywca powinien posiadać właściwy, ważny numer VAT UE, a sprzedawca musi dysponować dokumentacją potwierdzającą, że towar rzeczywiście został wywieziony z Polski i dostarczony do innego państwa UE.

Przykład:

Polski sklep sprzedaje maltańskiej firmie 20 urządzeń o wartości 10 000 EUR.

Klient podaje aktywny numer:

MT12345678

Towar zostaje wysłany z Polski na Maltę, a sprzedawca posiada wymagane dokumenty transportowe.

Faktura może wtedy zawierać:

wartość netto: 10 000 EUR
VAT: 0%
do zapłaty: 10 000 EUR

Transakcję wykazuje się również w odpowiednich rozliczeniach VAT oraz informacji VAT-UE.

Jeżeli warunki do zastosowania stawki 0% nie są spełnione, nie można stosować jej tylko dlatego, że klient znajduje się na Malcie.

Faktura dla osoby prywatnej z Malty

Tutaj sytuacja jest inna, ponieważ konsument nie podaje numeru VAT UE.

Przy usługach B2C trzeba ustalić miejsce ich opodatkowania. Dla wielu zwykłych usług zasadą będzie opodatkowanie w kraju sprzedawcy, ale istnieje wiele wyjątków.

Szczególne zasady dotyczą między innymi usług elektronicznych, telekomunikacyjnych i nadawczych.

Jeszcze inaczej wygląda sprzedaż towarów przez internet.

Jeżeli polski sklep wysyła towary osobom prywatnym mieszkającym na Malcie, może być to wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość, czyli WSTO.

W sprzedaży konsumenckiej na terenie UE funkcjonuje wspólny próg 10 000 EUR dotyczący określonych transgranicznych sprzedaży B2C. Nie jest to osobny limit 10 000 EUR dla każdego kraju.

Po przekroczeniu odpowiedniego progu VAT jest co do zasady rozliczany według kraju konsumenta. Zamiast rejestrować się osobno do VAT w każdym państwie UE, przedsiębiorca może korzystać z procedury VAT OSS.

W praktyce polski sklep, który prowadzi większą sprzedaż internetową do klientów z różnych państw Unii, może więc rozliczać maltański VAT za pomocą OSS.

To zupełnie inny mechanizm niż WDT dla przedsiębiorcy.

Czy fakturę dla klienta z Malty można wystawić w euro?

Tak.

Co więcej, w przypadku Malty jest to naturalny wybór, ponieważ euro jest tam oficjalną walutą.

Polska firma może jednak wystawić fakturę również w innej uzgodnionej walucie, np. PLN czy USD.

Jeżeli na fakturze występuje polski VAT, trzeba pamiętać o zasadach przeliczania podatku na złote. Przy typowej usłudze B2B rozliczanej jako NP polski VAT jednak nie występuje.

Sama waluta faktury nie decyduje o sposobie opodatkowania. Faktura wystawiona w euro może być zarówno fakturą z polskim VAT, WDT ze stawką 0%, jak i fakturą za usługę rozliczaną w ramach reverse charge.

Malta a KSeF

To, że odbiorcą faktury jest firma z innego państwa Unii Europejskiej, nie oznacza automatycznie, że polski sprzedawca wystawia dokument poza KSeF.

Jeżeli przedsiębiorca jest objęty obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF, dotyczy to również faktur wystawianych zgodnie z polskimi przepisami dla zagranicznych kontrahentów.

Maltańska firma nie odbiera jednak takiej faktury w taki sam sposób jak polskie przedsiębiorstwo posiadające NIP.

Po wystawieniu dokumentu w KSeF fakturę trzeba przekazać zagranicznemu klientowi w uzgodniony sposób, np. jako PDF wysłany e-mailem. Wizualizacja przekazywana poza systemem powinna mieć wymagany kod QR umożliwiający jej weryfikację.

Można więc mieć sytuację:

program do fakturowania → KSeF → numer KSeF → PDF z kodem QR → klient na Malcie

Nie ma przeszkód, aby dla wygody kontrahenta wizualizacja dokumentu była anglojęzyczna albo polsko-angielska, o ile prawidłowo odzwierciedla dane faktury wystawionej w KSeF.

Jak wystawić fakturę dla firmy z Malty krok po kroku?

Przy najczęstszej transakcji, czyli typowej usłudze B2B, proces jest stosunkowo prosty.

Najpierw pobierz pełną nazwę i adres firmy oraz jej numer VAT UE. Sprawdź numer w VIES.

Jeżeli do usługi stosuje się ogólną zasadę B2B, na fakturze podaj dane obu firm wraz z numerami VAT UE, wybierz uzgodnioną walutę i nie naliczaj polskiego VAT.

Sprzedaż oznacz jako niepodlegającą opodatkowaniu VAT w Polsce i zastosuj adnotację reverse charge.

Następnie uwzględnij transakcję w wymaganych rozliczeniach VAT i VAT-UE oraz – jeśli podlegasz temu obowiązkowi – wystaw fakturę przez KSeF. Zagranicznemu odbiorcy przekaż jej czytelną wersję w uzgodniony sposób.

Przy sprzedaży towarów schemat jest inny: trzeba sprawdzić warunki WDT i zgromadzić dowody wywozu towaru z Polski.

Dlatego przy fakturze dla klienta z Malty najważniejsze są trzy pytania:

czy klient jest firmą czy konsumentem, co dokładnie mu sprzedajesz oraz czy w przypadku firmy posiada aktywny numer VAT UE.

Dopiero po tych ustaleniach można poprawnie zdecydować, czy na fakturze powinno znaleźć się NP i reverse charge, VAT 0% w ramach WDT czy właściwa stawka VAT dla sprzedaży konsumenckiej.