Jak wystawić fakturę dla klienta z Malezji?

To właśnie od tego zależy, czy na fakturze pojawi się polski VAT.

Faktura za usługę dla firmy z Malezji

W przypadku większości usług świadczonych przez polską firmę na rzecz przedsiębiorcy z Malezji zastosowanie ma ogólna zasada dotycząca transakcji B2B: miejscem opodatkowania jest kraj, w którym znajduje się usługobiorca. Oznacza to, że typowa usługa wykonana dla malezyjskiej firmy nie jest opodatkowana VAT w Polsce.

Dotyczy to przykładowo wielu usług:

Na fakturze nie naliczasz wtedy polskiego VAT. W programie do fakturowania taka sprzedaż jest zwykle oznaczana jako „NP”, czyli niepodlegająca opodatkowaniu VAT w Polsce.

Jeżeli zgodnie z zasadami właściwymi dla danej transakcji podatek rozlicza nabywca, na fakturze stosuje się również oznaczenie „odwrotne obciążenie” lub jego angielski odpowiednik „reverse charge”.

Nie należy natomiast wpisywać „0% VAT”. Stawka 0% i sprzedaż niepodlegająca polskiemu VAT to dwie różne sytuacje.

Przykładowa faktura za usługę może więc wyglądać tak:

Usługa programistyczna – 2 000 USD
VAT: NP
Do zapłaty: 2 000 USD
Adnotacja: Reverse charge

Nie każda usługa podlega jednak zasadzie ogólnej. Osobne reguły dotyczą między innymi niektórych usług związanych z nieruchomościami, transportem, wydarzeniami, gastronomią czy wynajmem środków transportu. Przed wystawieniem faktury trzeba więc poprawnie określić rodzaj świadczonej usługi.

Jakie dane klienta z Malezji wpisać na fakturze?

Jeżeli odbiorcą jest firma, najlepiej uzyskać od niej:

W Malezji funkcjonuje numer TIN – Tax Identification Number – nadawany przez tamtejszą administrację podatkową.

Nie jest to jednak europejski numer VAT UE. Nie wpisujesz więc przed nim prefiksu „MY” na zasadach stosowanych przy fakturach dla kontrahentów z Unii Europejskiej.

Polskie przepisy dopuszczają przy kontrahentach z państw trzecich posługiwanie się zagranicznym numerem, za pomocą którego nabywca jest identyfikowany podatkowo. Sam brak polskiego NIP klienta z Malezji nie uniemożliwia wystawienia faktury.

A co ze sprzedażą towaru do Malezji?

Tutaj zasady są inne.

Jeżeli towar jest wysyłany z Polski do Malezji i faktycznie opuszcza terytorium Unii Europejskiej, mamy co do zasady eksport towarów.

Eksport może być opodatkowany VAT według stawki 0%, ale sprzedawca musi posiadać wymagane potwierdzenie wywozu towaru poza UE. Samo wpisanie na fakturze adresu klienta w Kuala Lumpur czy innym malezyjskim mieście nie wystarcza do zastosowania stawki 0%. Potrzebne jest potwierdzenie faktycznego wywozu w ramach procedury celnej.

W praktyce sprzedaż towaru może więc wyglądać następująco:

Urządzenie XYZ – 5 000 EUR
VAT: 0%
Do zapłaty: 5 000 EUR

Oprócz samej faktury dochodzą wtedy kwestie związane z odprawą celną, transportem oraz dokumentacją eksportową.

To istotna różnica:

usługa B2B dla firmy z Malezji – najczęściej bez polskiego VAT, jako sprzedaż niepodlegająca opodatkowaniu w Polsce;

towar wysyłany z Polski do Malezji – eksport, przy którym po spełnieniu warunków można zastosować stawkę VAT 0%.

Czy fakturę można wystawić w dolarach lub ringgitach?

Tak. Faktura nie musi być wystawiona w złotówkach.

Możesz uzgodnić z klientem rozliczenie na przykład w:

Przy współpracy międzynarodowej często wybierany jest dolar amerykański lub euro, ponieważ upraszcza to rozliczenia po obu stronach.

Jeżeli faktura zawiera polski VAT, sama kwota podatku VAT musi zostać wykazana również w złotych zgodnie z polskimi zasadami. KSeF również umożliwia wystawianie faktur walutowych.

W przypadku typowej usługi B2B dla przedsiębiorcy z Malezji polski VAT jednak nie występuje.

Czy potrzebny jest VAT UE?

Nie.

VAT UE dotyczy transakcji związanych z państwami Unii Europejskiej. Malezja jest państwem trzecim, dlatego klient nie musi posiadać aktywnego numeru w systemie VIES, a polski przedsiębiorca nie traktuje tej sprzedaży jako transakcji wewnątrzwspólnotowej.

Nie składa się więc informacji VAT-UE tylko dlatego, że wystawiono fakturę malezyjskiemu kontrahentowi.

To częsty błąd przy pierwszych transakcjach z firmami spoza Europy. Zagraniczny klient nie zawsze oznacza VAT UE.

Faktura dla osoby prywatnej z Malezji

Więcej uwagi wymaga sprzedaż usług konsumentowi.

Przy usługach B2C ogólna zasada przewiduje opodatkowanie w kraju usługodawcy, czyli w przypadku polskiej firmy – w Polsce. Istnieje jednak wiele wyjątków, a niektóre usługi świadczone osobom prywatnym spoza UE mogą mieć miejsce opodatkowania poza Polską.

Nie powinno się więc automatycznie kopiować zasad obowiązujących przy fakturze dla malezyjskiej firmy.

Przykładowo:

polska firma świadczy usługę informatyczną przedsiębiorstwu z Malezji – zazwyczaj mamy B2B i miejsce opodatkowania u nabywcy;

ta sama firma sprzedaje usługę osobie prywatnej mieszkającej w Malezji – sposób rozliczenia trzeba ustalić według zasad dotyczących konkretnego rodzaju usług B2C.

W przypadku sprzedaży konsumentowi nie potrzebujesz firmowego numeru podatkowego. Na fakturze wystarczą dane pozwalające zidentyfikować nabywcę.

Czy faktura dla klienta z Malezji trafia do KSeF?

Jeżeli polski przedsiębiorca jest objęty obowiązkiem korzystania z KSeF, faktury B2B wystawiane dla zagranicznych kontrahentów również co do zasady wystawia się w KSeF. Dotyczy to także eksportu towarów i świadczenia usług dla podatników zagranicznych.

Malezyjski kontrahent nie korzysta jednak z KSeF tak jak polska firma.

Po wystawieniu faktury w KSeF trzeba więc przekazać ją klientowi w uzgodniony sposób – najczęściej jako czytelny PDF. Dokument przekazywany poza KSeF powinien być oznaczony wymaganym kodem QR pozwalającym zweryfikować fakturę.

Czyli w praktyce proces może wyglądać bardzo normalnie:

wystawiasz fakturę w swoim programie → program przekazuje ją do KSeF → otrzymujesz numer KSeF → wysyłasz klientowi z Malezji fakturę PDF.

Klient nie musi zakładać konta w polskim KSeF.

W przypadku faktur wystawianych konsumentom zasady są inne – faktury B2C pozostają poza obowiązkowym KSeF, choć można wystawiać je w systemie dobrowolnie.

Jak wystawić fakturę dla firmy z Malezji krok po kroku?

Przy typowej usłudze B2B nie jest to skomplikowane.

Najpierw upewnij się, że klient rzeczywiście jest przedsiębiorcą. Pobierz jego pełne dane firmowe i lokalny numer podatkowy, jeżeli go posiada.

Następnie wybierz Malezję jako kraj nabywcy i wpisz uzgodnioną walutę. Może to być na przykład USD.

Jeżeli do usługi ma zastosowanie ogólna zasada B2B i miejscem jej opodatkowania jest Malezja, nie naliczaj polskiego VAT. W programie sprzedaż powinna zostać potraktowana jako niepodlegająca opodatkowaniu w Polsce, a nie jako sprzedaż ze stawką VAT 0%.

Na końcu wystaw fakturę zgodnie z obowiązującymi Cię zasadami KSeF i prześlij zagranicznemu kontrahentowi jej czytelną wersję.

Przy sprzedaży towaru procedura wygląda inaczej, ponieważ trzeba dodatkowo obsłużyć eksport i uzyskać dokumentację potwierdzającą opuszczenie przez towar terytorium Unii Europejskiej.

Najważniejsze jest więc nie to, że klient pochodzi z Malezji, ale co mu sprzedajesz i czy kupuje jako przedsiębiorca, czy jako konsument. Dopiero po ustaleniu tych dwóch informacji można prawidłowo wybrać sposób rozliczenia VAT i wystawić fakturę.