Jak wystawić fakturę dla klienta z Egiptu?

Dlatego przed wybraniem stawki VAT trzeba odpowiedzieć na dwa pytania: co sprzedajemy i kim jest klient.

Usługa dla firmy z Egiptu

To jeden z częstszych przypadków w branżach IT, marketingu, konsultingu, projektowania czy automatyzacji.

Jeżeli polska firma świadczy typową usługę na rzecz przedsiębiorcy mającego siedzibę w Egipcie, zastosowanie ma zazwyczaj ogólna zasada B2B. Miejscem opodatkowania jest kraj, w którym znajduje się nabywca.

Oznacza to, że taka usługa nie podlega polskiemu VAT.

Załóżmy, że polska agencja wykonała projekt dla firmy z Kairu za 3000 USD. Na fakturze nie dolicza 23% VAT. W programie fakturowym transakcja może być oznaczona jako świadczenie usług poza terytorium kraju, często ze stawką „NP”.

Nie należy stosować stawki 0%. „0% VAT” i „nie podlega opodatkowaniu w Polsce” to dwie różne sytuacje.

W praktyce na fakturze warto podać również informację wskazującą, że podatek rozlicza nabywca, jeżeli odpowiada to zasadom opodatkowania danej transakcji w kraju klienta. Przy sprzedaży zagranicznej dobrze również uzgodnić z kontrahentem, czy potrzebuje określonego oznaczenia na dokumencie, np. „reverse charge”.

Nie trzeba natomiast rejestrować tej sprzedaży jako VAT-UE. Egipt nie należy do Unii Europejskiej, więc klient nie posiada unijnego numeru VAT-UE w związku z tą transakcją.

Może natomiast posiadać egipski numer identyfikacji podatkowej. Jeżeli kontrahent go podaje, można umieścić go w danych nabywcy.

Najpierw potwierdź, że klient rzeczywiście jest przedsiębiorcą

Przy transakcjach poza Unią nie można sprawdzić kontrahenta w VIES tak jak firmy z Niemiec czy Czech.

Dlatego dobrze posiadać dane potwierdzające, że klient prowadzi działalność gospodarczą: egipski numer podatkowy, dane rejestrowe, umowę, informacje z rejestru albo inne dokumenty biznesowe.

Ma to znaczenie, ponieważ zasada opodatkowania usług B2B opiera się właśnie na statusie nabywcy jako podatnika.

Sam fakt, że klient podał nazwę brzmiącą jak nazwa firmy, nie powinien być jedyną podstawą do rozliczenia usługi poza Polską.

A jeśli klientem jest osoba prywatna z Egiptu?

Tutaj nie można automatycznie wystawić faktury bez VAT.

Przy usługach świadczonych konsumentowi podstawowa zasada jest odwrotna niż w B2B – miejscem świadczenia jest co do zasady kraj usługodawcy, czyli w przypadku polskiej firmy Polska. W typowej sytuacji oznacza to zastosowanie polskiego VAT.

Od tej reguły jest jednak wiele wyjątków.

Dotyczą one między innymi określonych usług elektronicznych, telekomunikacyjnych, związanych z nieruchomościami czy niektórych usług niematerialnych świadczonych konsumentom spoza UE.

Dlatego przy sprzedaży usługi osobie prywatnej z Egiptu nie wystarczy zasada „klient zagraniczny = bez VAT”. Najpierw trzeba ustalić konkretny rodzaj świadczenia.

Przykładowo indywidualna konsultacja wykonana przez człowieka i automatyczny dostęp do usługi cyfrowej mogą podlegać zupełnie innym zasadom.

Sprzedaż towaru do Egiptu to eksport

Jeżeli polska firma wysyła fizyczny towar z Polski do Egiptu, mamy do czynienia z eksportem poza Unię Europejską.

W takim przypadku można zastosować stawkę VAT 0%, ale nie dlatego, że klient jest z Egiptu.

Prawo do 0% wynika z rzeczywistego wywozu towaru poza UE i musi być odpowiednio udokumentowane.

Przykładowo polska firma sprzedaje maszynę za 20 000 EUR i wysyła ją do klienta w Aleksandrii. Towar przechodzi odprawę eksportową i opuszcza Unię.

Faktura może zostać wystawiona ze stawką 0% właściwą dla eksportu, jeśli przedsiębiorca posiada dokument potwierdzający wywóz poza terytorium UE w terminie wymaganym przez przepisy.

Takim potwierdzeniem jest w praktyce najczęściej elektroniczny komunikat z systemu celnego potwierdzający wyprowadzenie towaru.

Samo posiadanie faktury z adresem w Egipcie nie daje prawa do stawki 0%.

Jeżeli towar nie opuścił Unii albo przedsiębiorca nie posiada właściwego potwierdzenia wywozu, sytuację trzeba rozliczyć według zasad przewidzianych dla braku dokumentu eksportowego.

Jakie dane klienta wpisać?

Na fakturze warto podać pełną nazwę egipskiej firmy, adres oraz lokalny numer identyfikacji podatkowej, jeżeli został przekazany przez klienta.

Nie należy tworzyć polskiego NIP-u ani wpisywać przypadkowego numeru tylko dlatego, że program wymaga identyfikatora kontrahenta.

W systemach obsługujących zagranicznych klientów można zazwyczaj wskazać kraj „Egipt” i zagraniczny numer podatkowy.

Przy KSeF możliwe jest podanie kodu kraju oraz zagranicznego identyfikatora nabywcy.

Warto również wcześniej ustalić z klientem, jakie dane są dla niego potrzebne do rozliczenia faktury w Egipcie. Lokalne przepisy mogą nakładać na egipskiego nabywcę własne obowiązki podatkowe, które nie wynikają z polskiej ustawy o VAT.

Czy można wystawić fakturę w dolarach?

Tak. Faktura dla klienta z Egiptu może być wystawiona w PLN, EUR, USD albo innej uzgodnionej walucie.

W praktyce przy handlu międzynarodowym często wybiera się EUR lub USD, ponieważ upraszcza to ustalanie ceny pomiędzy stronami.

Przy fakturze objętej polskim VAT trzeba pamiętać o zasadach przeliczania podatku na złote. Przy usłudze B2B niepodlegającej polskiemu VAT nie pojawia się natomiast polska kwota podatku należnego do przeliczenia w taki sam sposób.

Program do fakturowania powinien pozwalać zapisać właściwą walutę, kurs oraz wartości potrzebne później w księgowości.

Czy faktura dla klienta z Egiptu trafia do KSeF?

Jeżeli polski sprzedawca jest objęty obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF, sam fakt, że nabywca znajduje się w Egipcie, nie wyłącza faktury z systemu.

Dotyczy to zarówno świadczenia usług na rzecz zagranicznego przedsiębiorcy, jak i eksportu towarów.

Fakturę wystawia się w KSeF, a następnie trzeba jeszcze przekazać ją egipskiemu klientowi.

To ważne, ponieważ kontrahent z Egiptu nie ma polskiego NIP-u i nie odbierze dokumentu z KSeF w taki sposób jak polska firma.

Sprzedawca przekazuje więc fakturę w uzgodnionej formie, najczęściej jako PDF. Wizualizacja faktury przekazywana poza KSeF powinna zawierać właściwy kod QR umożliwiający zweryfikowanie dokumentu w systemie.

Nie wystarczy więc powiedzieć klientowi: „faktura jest w KSeF”.

Z jego punktu widzenia nadal potrzebny jest dokument, który może otrzymać i wykorzystać w swoim kraju.

Przy klientach zagranicznych wygodna jest również faktura anglojęzyczna albo polsko-angielska. Komercyjny program współpracujący z KSeF może przygotować własną wizualizację w języku obcym lub w dwóch językach.

Towar i usługa – nie stosuj tej samej stawki z automatu

Najczęstszy błąd można pokazać na dwóch podobnych fakturach.

Pierwsza firma sprzedaje egipskiemu przedsiębiorcy usługę projektową za 5000 EUR.

W typowym wariancie B2B miejscem opodatkowania jest Egipt. Polska firma wystawia dokument bez polskiego VAT – sprzedaż nie podlega opodatkowaniu w Polsce.

Druga firma sprzedaje temu samemu klientowi urządzenie za 5000 EUR i wysyła je z Polski do Egiptu.

To eksport towarów. Przy spełnieniu warunków dokumentacyjnych stosuje się 0% VAT.

Kwota jest taka sama, klient jest ten sam, ale sposób rozliczenia jest zupełnie inny.

Dlatego w programie do faktur nie powinno się wybierać stawki wyłącznie na podstawie kraju kontrahenta.

Najpierw trzeba ustalić charakter transakcji. Dopiero później wybiera się odpowiednie oznaczenie VAT i wystawia dokument.

Przy typowej usłudze B2B dla firmy z Egiptu faktura najczęściej będzie więc wystawiona bez polskiego VAT. Przy towarze wysyłanym do Egiptu może mieć stawkę 0% jako eksport, jeśli przedsiębiorca ma potwierdzenie wywozu poza UE. A przy sprzedaży usług konsumentowi zasady trzeba sprawdzić dla konkretnego rodzaju świadczenia.