Jak wystawić fakturę dla klienta z Chin?

Najczęstszy przypadek to polska firma świadcząca usługę dla chińskiego przedsiębiorstwa. Tutaj zazwyczaj faktura będzie wystawiona bez polskiego VAT.

Usługa dla chińskiej firmy – najczęściej bez polskiego VAT

Załóżmy, że polski software house tworzy aplikację dla firmy z Shenzhen.

Klient jest przedsiębiorcą, a świadczona usługa podlega ogólnej zasadzie dotyczącej transakcji B2B. Miejscem świadczenia jest wtedy kraj, w którym znajduje się nabywca, czyli Chiny.

Polska firma nie nalicza polskiego VAT.

Na fakturze można zastosować oznaczenie:

NP – nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce

oraz adnotację:

reverse charge / odwrotne obciążenie.

Przykładowa pozycja może wyglądać tak:

Software development services – 5 000 USD
VAT: NP
Do zapłaty: 5 000 USD
Reverse charge

Podobnie będzie przy wielu usługach programistycznych, marketingowych, konsultingowych, projektowych czy związanych z obsługą biznesową.

Nie należy natomiast stosować stawki VAT 0%.

To częsty błąd. 0% VAT i NP to dwa różne sposoby rozliczenia. W przypadku typowej usługi B2B dla chińskiego przedsiębiorcy transakcja nie jest opodatkowana polskim VAT ze względu na miejsce świadczenia. Nie jest to sprzedaż krajowa objęta zerową stawką podatku.

Są oczywiście wyjątki. Szczególne zasady obowiązują między innymi przy części usług związanych z nieruchomościami, transportem, wydarzeniami, gastronomią czy wynajmem środków transportu. Sam fakt, że nabywca pochodzi z Chin, nie wystarcza więc do automatycznego ustawienia NP dla każdej możliwej usługi.

Jakie dane chińskiej firmy wpisać na fakturze?

Najlepiej poprosić klienta o komplet danych dokładnie w takiej formie, w jakiej używa ich w obrocie międzynarodowym:

pełną nazwę firmy,

adres siedziby,

kraj – China,

lokalny numer identyfikacyjny firmy lub numer podatkowy.

Chińskie przedsiębiorstwa posługują się obecnie najczęściej Unified Social Credit Code, czyli ujednoliconym kodem identyfikacyjnym. Dla podmiotów jest to zwykle 18-znakowy kod widoczny na chińskiej licencji biznesowej i pełniący jednocześnie funkcję identyfikatora podatkowego.

Nie jest to odpowiednik europejskiego VAT UE.

Nie dodajemy więc przed nim prefiksu CN na zasadzie:

PL1234567890
DE123456789
CZ12345678

i nie próbujemy sprawdzać chińskiego numeru w VIES.

W programie do fakturowania powinien istnieć sposób wpisania zagranicznego numeru identyfikacyjnego bez wymuszania formatu polskiego NIP albo VAT UE.

Przy chińskich kontrahentach szczególnie rozsądne jest pobranie danych bezpośrednio od klienta. Nazwa znajdująca się na stronie internetowej może być skróconą nazwą handlową i różnić się od pełnej nazwy podmiotu zarejestrowanego w Chinach.

Towar wysłany z Polski do Chin to eksport

Jeżeli zamiast usługi sprzedajesz fizyczny produkt, sytuacja wygląda inaczej.

Polska firma sprzedaje przykładowo urządzenie za 20 000 EUR, a towar zostaje wysłany z Polski do Chin.

Jeżeli spełnione są warunki określone w przepisach, mamy eksport towarów poza Unię Europejską.

Taka sprzedaż może korzystać ze stawki VAT:

0%.

W tym przypadku 0% jest prawidłową stawką, w przeciwieństwie do opisanej wcześniej usługi B2B.

Samo wpisanie chińskiego adresu na fakturze jednak nie wystarczy.

Polski przedsiębiorca musi posiadać dokument potwierdzający, że towar rzeczywiście opuścił terytorium Unii Europejskiej. W praktyce wywóz jest obsługiwany w procedurze celnej, a potwierdzenie wyprowadzenia towaru z UE pochodzi z właściwego systemu celnego.

Przykładowa faktura może więc wyglądać następująco:

Urządzenie przemysłowe XYZ – 20 000 EUR
VAT: 0%
Do zapłaty: 20 000 EUR

Jeżeli firma regularnie eksportuje towary do Chin, samo fakturowanie będzie tylko jednym z elementów procesu. Dochodzi obsługa celna, właściwe kody towarowe, EORI, dokumenty transportowe i ustalenie warunków dostawy.

Duże znaczenie mają również uzgodnione z kontrahentem warunki Incoterms. Od nich może zależeć między innymi to, kto organizuje transport, odprawę i kto odpowiada za poszczególne koszty związane z importem po stronie chińskiej.

Nie warto więc wpisywać na fakturze informacji o cłach czy chińskich podatkach „na wszelki wypadek”. Powinno to wynikać z faktycznie przyjętego modelu transakcji.

USD, EUR czy chińskie juany?

Faktura dla klienta z Chin nie musi być wystawiona w złotówkach.

Strony mogą ustalić rozliczenie na przykład w:

USD – dolarach amerykańskich,

EUR – euro,

CNY – chińskich juanach,

albo PLN.

W handlu międzynarodowym często wybierany jest dolar amerykański, ale podatkowo nie ma zasady nakazującej wystawienie faktury dla chińskiego klienta właśnie w USD.

Waluta powinna po prostu odpowiadać warunkom zawartej umowy lub zamówienia.

W przypadku typowej usługi B2B dla firmy z Chin polski VAT nie występuje, więc na dokumencie można mieć przykładowo:

Netto: 3 000 USD
VAT: NP
Do zapłaty: 3 000 USD

Jeżeli natomiast wystąpiłby na fakturze polski VAT, dochodzą zasady dotyczące wykazania kwoty podatku w złotych.

Faktura dla osoby prywatnej w Chinach wymaga osobnej analizy

Nie należy kopiować zasad B2B na sprzedaż konsumencką.

Jeżeli odbiorcą jest chińska firma, dla większości usług zastosujemy zasadę dotyczącą świadczenia usług podatnikowi.

Jeżeli odbiorcą jest osoba prywatna mieszkająca w Chinach, trzeba sprawdzić przepisy B2C właściwe dla konkretnego rodzaju usługi.

Dla części usług miejscem opodatkowania będzie Polska. Dla innych usług świadczonych konsumentom spoza Unii miejsce świadczenia może znajdować się poza Polską.

Dotyczy to szczególnie określonych usług niematerialnych oraz usług elektronicznych.

Dlatego przykład:

polska firma programistyczna → chińska spółka

nie powinien być automatycznie stosowany do sytuacji:

polska firma → osoba prywatna mieszkająca w Chinach.

Przy sprzedaży fizycznych towarów również trzeba brać pod uwagę sposób realizacji wysyłki i odprawy importowej w Chinach.

Czy trzeba rejestrować się do VAT UE?

Nie.

Chiny nie należą do Unii Europejskiej, więc transakcja z chińskim klientem sama w sobie nie wymaga numeru VAT UE.

Nie wykazuje się jej również w informacji VAT-UE tylko dlatego, że nabywcą jest zagraniczna firma.

To jedna z podstawowych różnic między fakturą dla firmy z Niemiec czy Malty a fakturą dla klienta z Chin.

W pierwszym przypadku kontrahent może podawać numer VAT UE i transakcja może znaleźć się w informacji VAT-UE.

W drugim klient posługuje się chińskim identyfikatorem i rozliczamy transakcję jak sprzedaż związaną z państwem trzecim.

Co z KSeF przy fakturze dla chińskiego kontrahenta?

Zagraniczny odbiorca nie oznacza, że polski przedsiębiorca może automatycznie ominąć KSeF.

Jeżeli sprzedawca jest objęty obowiązkiem wystawienia danej faktury w KSeF, dokument dla chińskiej firmy również wystawia w systemie.

Różnica dotyczy sposobu przekazania faktury nabywcy.

Chiński kontrahent nie ma polskiego NIP i nie odbiera dokumentu w KSeF tak jak polska firma. Po wystawieniu faktury trzeba więc przekazać ją klientowi w uzgodniony sposób.

Najczęściej będzie to PDF wysłany e-mailem.

Taka wizualizacja faktury wystawionej w KSeF i przekazywana zagranicznemu klientowi powinna zawierać właściwy kod QR pozwalający zweryfikować dokument.

Proces może więc wyglądać bardzo zwyczajnie:

wystawienie faktury w programie → wysłanie do KSeF → otrzymanie numeru KSeF → wygenerowanie PDF z kodem QR → wysłanie dokumentu klientowi w Chinach.

Klient nie musi zakładać konta w KSeF.

Można również przygotować anglojęzyczną albo dwujęzyczną wizualizację faktury, co przy współpracy z chińską firmą jest znacznie praktyczniejsze niż wysyłanie wyłącznie polskiej wersji dokumentu.

Najprostszy przykład faktury za usługę dla firmy z Chin

Polska firma wykonuje usługę programistyczną dla przedsiębiorstwa z Szanghaju.

Otrzymuje od klienta jego pełną nazwę, adres oraz Unified Social Credit Code. Wynagrodzenie ustalono na 4 000 USD.

Jeżeli do usługi stosuje się ogólną zasadę B2B, faktura może zawierać:

Sprzedawca:
Polska Firma Sp. z o.o.
adres
NIP: PL1234567890

Nabywca:
Shanghai Example Technology Co., Ltd.
adres
China
Unified Social Credit Code: XXXXXXXXXXXXXXXXXX

Software development services – 4 000 USD

VAT: NP
Do zapłaty: 4 000 USD
Reverse charge

Jeżeli polski sprzedawca jest objęty KSeF, wystawia dokument przez KSeF i następnie przekazuje chińskiemu klientowi jego wizualizację w uzgodniony sposób.

Przy sprzedaży urządzenia sytuacja będzie już inna: zamiast NP może pojawić się 0% VAT jako eksport, ale dopiero po spełnieniu warunków pozwalających zastosować tę stawkę.

Najważniejsza zasada jest więc prosta: przy fakturze dla klienta z Chin najpierw ustal, czy sprzedajesz towar czy usługę oraz czy klient kupuje jako przedsiębiorca czy konsument. Dopiero później wybieraj VAT.

Samo pole „kraj: Chiny” nie powinno automatycznie decydować o sposobie wystawienia faktury.