Jak wybrać program magazynowy do małej firmy?
W arkuszu jest jeszcze sześć sztuk produktu, ale na półce zostały dwie. Część towaru odłożono dla klienta, jedną sztukę zwrócono jako uszkodzoną, a ostatniej dostawy nikt nie zdążył wpisać. Właśnie takie sytuacje skłaniają małe firmy do zakupu programu magazynowego.
Dobre oprogramowanie powinno pozwalać szybko ustalić, ile towaru jest dostępne, gdzie się znajduje i skąd wynikają zmiany stanu. Przy wyborze mniej liczy się długość listy funkcji, a bardziej to, czy pracownicy potrafią sprawnie przyjąć dostawę, wydać zamówienie i wyjaśnić rozbieżność.
Zacznij od problemów, które chcesz rozwiązać
Przed porównywaniem programów zapisz, co obecnie zabiera najwięcej czasu. Mogą to być pomyłki przy kompletowaniu paczek, ręczne aktualizowanie stanów w sklepie internetowym, brak kontroli nad zwrotami albo trudności z ustaleniem, co trzeba zamówić u dostawcy.
Następnie określ sposób pracy firmy. Innych funkcji potrzebuje sklep z odzieżą w wielu rozmiarach, innych hurtownia części, a jeszcze innych niewielki producent żywności. Liczba produktów ma znaczenie, ale sama nie wystarczy do oceny potrzeb. Kilkadziesiąt artykułów z partiami i terminami ważności może wymagać dokładniejszej ewidencji niż tysiąc prostych pozycji.
Jeśli firma korzysta już z programu do faktur, sprawdź jego moduł magazynowy. Wspólna baza produktów i dokumentów może uprościć pracę. Przy większej liczbie lokalizacji, intensywnej kompletacji zamówień lub potrzebie wskazywania konkretnych regałów może być potrzebny bardziej rozbudowany system.
Nie trzeba wybierać rozwiązania na każdą hipotetyczną sytuację. Trzeba natomiast uwzględnić zmiany, które są rzeczywiście zaplanowane, na przykład uruchomienie sprzedaży internetowej lub drugiego punktu.
Stan magazynowy musi dać się wyjaśnić
Podstawą jest rejestrowanie przyjęć i wydań. Program powinien również obsługiwać zwroty, korekty oraz inwentaryzację. Jeśli towar przemieszcza się między własnymi magazynami lub punktami sprzedaży, potrzebne będą przesunięcia międzymagazynowe.
Same nazwy dokumentów niewiele jednak mówią o wygodzie pracy. Sprawdź, czy z karty produktu można przejść do historii jego ruchów i zobaczyć, który dokument zmienił ilość. Gdy brakuje dwóch sztuk, pracownik powinien móc ustalić przyczynę bez przeglądania całego miesiąca sprzedaży.
Ważne jest też rozróżnienie towaru znajdującego się w magazynie od dostępnego do sprzedaży. Jeżeli klient zamówił ostatnie trzy sztuki, system powinien odpowiednio uwzględnić rezerwację. Sposób prezentowania i rozliczania rezerwacji różni się między programami, dlatego warto sprawdzić również jej anulowanie i zamianę na wydanie.
Przetestuj sytuację, w której faktura i dokument magazynowy powstają osobno. Towar powinien zejść ze stanu tylko raz. Ustal też, czy program blokuje wydanie ponad dostępny zapas, ostrzega przed nim, czy pozwala utworzyć stan ujemny.
Produkt musi być jednoznacznie rozpoznawalny
Podobne nazwy to częste źródło błędów. „Koszulka czarna” nie wystarczy, jeśli sprzedajesz kilka fasonów i rozmiarów. Potrzebne są czytelne kartoteki, własne kody i właściwe oznaczenie wariantów.
Przy zakupach w opakowaniach zbiorczych sprawdź jednostki miary. Dostawa dziesięciu kartonów po dwanaście sztuk powinna zostać poprawnie przeliczona, jeżeli sprzedaż prowadzisz na sztuki.
Czytnik kodów może przyspieszyć pracę, ale hasło „obsługa kodów kreskowych” bywa zbyt ogólne. Przetestuj własne etykiety i urządzenie. Zobacz, czy skanowanie działa przy przyjęciu, wydaniu i spisie oraz co dzieje się po odczytaniu nieznanego kodu.
W branżach wymagających kontroli partii, numerów seryjnych lub dat ważności te funkcje powinny być warunkiem wyboru. Dopisywanie takich informacji w uwagach zwykle utrudnia późniejsze wyszukiwanie.
Sprawdź współpracę ze sprzedażą i księgowością
Jeżeli firma sprzedaje ten sam towar stacjonarnie i przez internet, program powinien pomagać utrzymać zgodną dostępność w obu kanałach. Kluczowe jest ustalenie, który system zarządza stanem i kiedy przekazuje jego zmianę dalej.
Sama obecność integracji na liście funkcji nie wystarczy. Zapytaj o częstotliwość aktualizacji, obsługę rezerwacji i sposób zgłaszania błędów. Sprawdź, co stanie się, gdy dwa zamówienia na ostatnią sztukę pojawią się niemal jednocześnie.
Podobnie wygląda współpraca z księgowością. Zamiast pytać wyłącznie, czy program eksportuje dane, przekaż księgowej próbny plik. Niech sprawdzi, czy może go wczytać i czy zawiera potrzebne informacje. Eksport wymagający później ręcznego poprawiania kilkudziesięciu pozycji nie daje oczekiwanej oszczędności czasu.
Jeśli rozwiązanie ma również wystawiać faktury, zakres jego obsługi podatkowej i KSeF trzeba ocenić osobno. Funkcja magazynowa nie przesądza o kompletności modułu fakturowania.
Wersję próbną wykorzystaj do zwykłej pracy
Najlepszy test obejmuje sytuacje z własnej firmy. Wprowadź kilkanaście produktów i wykonaj krótki obieg:
- Przyjmij dostawę, w której brakuje jednej zamówionej pozycji.
- Zarezerwuj część zapasu i zrealizuj zamówienie klienta.
- Przyjmij zwrot, oddzielając towar pełnowartościowy od uszkodzonego.
- Przeprowadź spis kilku produktów i rozlicz wykrytą różnicę.
Do testu zaproś osobę, która później będzie pracować w magazynie. To ona zauważy, że wyszukiwanie produktu wymaga zbyt wielu kliknięć albo że przy zatwierdzaniu dokumentu łatwo wybrać niewłaściwy magazyn.
Inwentaryzację sprawdź szczególnie dokładnie. Program powinien umożliwić porównanie stanu ewidencyjnego z policzonym i zachować ślad rozliczenia różnic. Ustal również, czy podczas spisu można prowadzić sprzedaż i jak jest ona uwzględniana. Zależy to od sposobu działania konkretnego rozwiązania.
Oceń też kilka prostych raportów: produkty z niskim stanem, pozycje długo niesprzedawane i historię zakupów. Dla małej firmy taki zestaw może być bardziej użyteczny niż rozbudowany panel, którego nikt nie będzie regularnie przeglądał.
Policz koszt użytkowania i przygotuj dane
Porównuj cenę konfiguracji potrzebnej Twojej firmie. Sprawdź opłaty za użytkowników, dodatkowe magazyny, integracje, wsparcie i wdrożenie. Zwróć uwagę na limity produktów lub dokumentów oraz na to, czy potrzebne funkcje są dostępne w wybranym pakiecie.
Przy programie działającym przez internet przetestuj pracę na łączu dostępnym w magazynie. Ustal, co można zrobić podczas przerwy w dostępie. Przy instalacji lokalnej wyjaśnij, kto odpowiada za kopie zapasowe, aktualizacje i odtworzenie danych po awarii.
Pracownicy powinni korzystać z własnych kont i mieć uprawnienia odpowiadające zadaniom. Przydaje się możliwość sprawdzenia, kto zmienił dokument lub zatwierdził korektę. Jeszcze przed zakupem ustal również, jakie dane można wyeksportować przy zmianie programu.
Samo wdrożenie zacznij od uporządkowania kartotek: usuń duplikaty, uzgodnij kody i jednostki, a następnie zweryfikuj zapas. Przeniesienie niepewnych stanów z arkusza sprawi, że nowy system od pierwszego dnia będzie pokazywał stare błędy.
Dobrym momentem zakończenia testu jest sytuacja, w której pracownik potrafi samodzielnie przyjąć dostawę, obsłużyć sprzedaż i wyjaśnić różnicę w stanie. Wtedy można ocenić, czy program rzeczywiście usprawnia magazyn i ile pracy pozostaje do jego uruchomienia.