Jak wybrać program do faktur dla firmy produkcyjno-handlowej?

Program do faktur dla firmy produkcyjno-handlowej powinien pasować do sposobu realizacji zamówień. Najważniejsze jest to, czy sprzedaż, magazyn i produkcja korzystają ze zgodnych danych. Jeśli pracownicy muszą przepisywać ilości, ceny i numery dokumentów między kilkoma aplikacjami, łatwo o pomyłkę, której nie będzie widać na gotowej fakturze.

Najpierw ustal, jak rozbudowanej obsługi produkcji potrzebujesz

Pod nazwą „produkcja” mogą kryć się bardzo różne funkcje. W jednym programie będzie to składanie zestawu z kilku elementów. W innym — planowanie operacji, zapotrzebowania materiałowego, pracy maszyn i rozliczanie kosztów poszczególnych zleceń.

Jeżeli firma kompletuje proste produkty według stałego składu, może wystarczyć rozwiązanie handlowo-magazynowe z recepturami. Przyjęcie wyrobu gotowego powinno wtedy wiązać się z rozchodem odpowiednich komponentów. Trzeba jeszcze sprawdzić, czy można zmienić skład dla konkretnego wykonania i zarejestrować rzeczywiste zużycie.

Przy produkcji wieloetapowej potrzebne bywają półprodukty, wersje technologii, zamienniki materiałów, odpady oraz operacje zlecane podwykonawcom. Sam moduł kompletacji może tego nie obsłużyć. Wówczas rozsądniej rozpatrywać system ERP obejmujący sprzedaż i produkcję albo program fakturowy połączony z istniejącym systemem produkcyjnym.

Liczba wystawianych faktur nie jest dobrym miernikiem złożoności firmy. Kilkanaście dokumentów miesięcznie może dotyczyć zamówień wymagających znacznie bardziej rozbudowanej obsługi niż setki prostych transakcji.

Sprawdź drogę od zamówienia do faktury

Przed oglądaniem ofert dostawców wybierz kilka rzeczywistych zamówień. Najbardziej przydatne będą te, przy których pracownicy musieli coś ręcznie poprawiać, rozdzielać albo uzgadniać z magazynem.

Na prezentacji programu przeprowadź pełny proces:

Taki test pokazuje więcej niż przegląd formularza faktury. Pozwala zobaczyć, czy system zachowuje powiązania i czy kolejna osoba może odtworzyć historię zamówienia bez pytania handlowca.

W firmie realizującej dostawy etapami szczególnie przydatne jest fakturowanie kilku wydań magazynowych oraz kontrola tego, które pozycje zostały już rozliczone. System powinien pomagać uniknąć zarówno pominięcia dostawy, jak i zafakturowania jej drugi raz.

Korektę ceny trzeba też odróżnić od zwrotu towaru. Obniżenie wartości sprzedaży nie zawsze oznacza, że produkt wraca na półkę. Program powinien obsługiwać oba przypadki zgodnie z rzeczywistym zdarzeniem.

Magazyn i koszt produktu decydują o wiarygodności danych

Stan magazynowy nie mówi jeszcze, ile można sprzedać. Część zapasu może być zarezerwowana dla innego klienta, przeznaczona do produkcji albo zatrzymana do kontroli jakości. Handlowiec potrzebuje informacji o ilości dostępnej, a nie tylko o sumie sztuk zapisanych w ewidencji.

Sprawdź, jak program rozróżnia surowce, półprodukty, wyroby gotowe i towary kupowane do odsprzedaży. Przy kilku lokalizacjach potrzebne będą również przesunięcia między magazynami. W branżach, w których znaczenie mają partie, numery seryjne lub terminy ważności, ich obsługę należy przetestować na przyjęciu, wydaniu i zwrocie.

Dużo błędów powstaje na jednostkach miary. Materiał bywa kupowany w kilogramach, zużywany w metrach, a gotowy produkt sprzedawany na sztuki lub opakowania. Program musi pozwalać odwzorować stosowane przeliczenia. Jeśli zależą one od konkretnej partii lub wariantu, jeden stały przelicznik może nie wystarczyć.

Marża na fakturze nie zawsze pokazuje rentowność produkcji

Dla towaru handlowego punktem wyjścia jest koszt zakupu. Przy wyrobie własnym dochodzą między innymi robocizna, praca maszyn, usługi podwykonawców i straty materiałowe. Raport oparty wyłącznie na wartości zużytych komponentów może przedstawiać zbyt optymistyczny wynik.

Dlatego podczas wyboru programu trzeba ustalić, skąd pobierany jest koszt widoczny przy sprzedaży. Czy jest to koszt planowany, ostatnia cena, czy rozliczony koszt wytworzenia? Co stanie się z raportem rentowności, gdy po sprzedaży zostanie zaksięgowana faktura od podwykonawcy?

Nie każda firma potrzebuje od razu szczegółowego rozliczania każdej godziny pracy. Powinna jednak wiedzieć, co obejmuje prezentowana marża i których wydatków jeszcze w niej nie uwzględniono.

Obsługa KSeF musi działać również wtedy, gdy pojawia się problem

Przy wyborze programu nie wystarczy deklaracja „integracja z KSeF”. Potrzebny jest czytelny obieg dokumentów: przygotowanie, sprawdzenie danych, wysyłka, odbiór statusu i zapis numeru KSeF. Pracownik powinien widzieć różnicę między fakturą oczekującą na wysłanie a dokumentem przyjętym przez system.

Poproś o pokazanie obsługi błędu. Czy program wyjaśnia przyczynę odrzucenia? Czy wiadomo, kto ma poprawić dane? Jak rozwiązano ponawianie transmisji, żeby nie tworzyć zdublowanych dokumentów?

Znaczenie ma również praca przy problemach z połączeniem. W trybie offline24 fakturę należy co do zasady przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po jej wystawieniu. Program powinien wspierać pilnowanie właściwych terminów oraz rozróżniać ten tryb od innych przypadków niedostępności i awarii.

Jeśli firma wystawia faktury zaliczkowe, końcowe, walutowe lub dokumentuje sprzedaż zagraniczną, właśnie te przypadki powinny znaleźć się w teście. Potrzebna jest też obsługa dokumentów przekazywanych nabywcom poza KSeF tam, gdzie wynika to z zasad danej transakcji.

Po stronie zakupów sprawdź, jak pobrana faktura zostaje powiązana z dostawcą, zamówieniem i przyjęciem magazynowym. Samo pobranie dokumentu nie potwierdza, że surowiec rzeczywiście dotarł.

Integracje, uprawnienia i koszt całego rozwiązania

W firmie korzystającej już ze sklepu internetowego, systemu produkcyjnego lub zewnętrznej księgowości nie zawsze trzeba wymieniać wszystkie narzędzia. Trzeba natomiast ustalić, gdzie powstają poszczególne dane i w jakim kierunku są przekazywane.

Informacja „program ma API” nie przesądza o działającej integracji. Dostawca powinien określić, czy połączenie obejmuje zamówienia, faktury, korekty, płatności, rezerwacje i stany magazynowe. Potrzebna jest także odpowiedź, kto usuwa błędy synchronizacji i czy obsługa połączenia jest w cenie.

Dostępy powinny odpowiadać zadaniom pracowników. Magazynier nie musi zmieniać cen sprzedaży, a handlowiec nie zawsze powinien widzieć pełny koszt wytworzenia. Przydaje się historia zmian pokazująca, kto zmodyfikował dokument, rabat lub dane kontrahenta.

Koszt porównuj dla kompletnego zakresu pracy. Poza abonamentem lub licencją uwzględnij potrzebne moduły, użytkowników, integracje, przeniesienie danych, szkolenie, aktualizacje i wsparcie. Osobno ustal warunki eksportu danych po zakończeniu współpracy.

Przed podpisaniem umowy przeprowadź próbne przeniesienie kartotek i stanów magazynowych. Sprawdź kody produktów, jednostki, ceny oraz otwarte zamówienia i należności. Dopiero na takich danych pracownicy zobaczą, czy program pasuje do ich codziennej pracy.

Dobrym kryterium odbioru jest jedno zakończone zamówienie: od zakupu materiałów, przez wykonanie produktu, po dostawę, fakturę i zapłatę. Jeśli na którymś etapie nadal trzeba prowadzić pomocniczy arkusz, ustal przyczynę i koszt jej usunięcia przed wdrożeniem.