Jak uniknąć bałaganu w magazynie części samochodowych?

Po kilku miesiącach znalezienie konkretnego elementu zaczyna zajmować więcej czasu niż samo jego wydanie.

W firmach handlowych, warsztatach, hurtowniach czy przedsiębiorstwach produkcyjnych nieuporządkowany magazyn oznacza nie tylko dyskomfort pracowników. To również realne koszty: pomyłki, brak kontroli nad zapasem, niepotrzebne zakupy, przestoje i zamrożony kapitał.

Jak więc zorganizować magazyn części, aby każdy produkt miał swoje miejsce, stan w systemie odpowiadał rzeczywistości, a pracownik był w stanie szybko znaleźć potrzebny element?

Dlaczego w magazynie części tak łatwo powstaje bałagan?

Magazyn części jest często znacznie trudniejszy do uporządkowania niż magazyn z niewielką liczbą dużych produktów.

Części mogą:

Do tego dochodzą zwroty, reklamacje, części uszkodzone, towary oczekujące na wydanie oraz elementy zamówione pod konkretnego klienta.

Bez jasno określonych zasad nawet dobrze zaprojektowany magazyn z czasem zaczyna się dezorganizować.

Najważniejsza zasada: każda część musi mieć swoje miejsce

Podstawą porządku jest przypisanie każdej części do konkretnej lokalizacji.

Nie powinno się opierać organizacji magazynu na pamięci pracowników.

Stwierdzenia typu:

„Klocki hamulcowe zawsze leżą z tyłu po lewej”

albo:

„Te filtry są chyba na drugim regale”

działają tylko do momentu, w którym magazyn zaczyna rosnąć albo pojawia się nowy pracownik.

Znacznie lepszym rozwiązaniem jest stworzenie systemu lokalizacji.

Przykładowy adres magazynowy może wyglądać tak:

R02-B03-P04

gdzie:

Można również oznaczać pojemniki:

R02-B03-P04-K08

Wtedy K08 oznacza ósmy pojemnik znajdujący się na danej półce.

Dzięki temu pracownik nie musi wiedzieć, gdzie znajduje się produkt. Wystarczy, że sprawdzi jego lokalizację.

Jak zaprojektować oznaczenia lokalizacji magazynowych?

System lokalizacji powinien być prosty.

Nie warto tworzyć kodów, których nikt poza autorem nie potrafi zrozumieć.

Najczęściej warto podzielić magazyn na:

Przykładowo:

A-03-R05-P02

może oznaczać:

Najważniejsze jest zachowanie jednej metody oznaczania w całym magazynie.

Oznacz fizycznie każdy regał, półkę i pojemnik

Sam zapis lokalizacji w systemie nie wystarczy.

Oznaczenia muszą być również widoczne w magazynie.

Etykiety powinny być:

Pracownik stojący przy regale powinien natychmiast wiedzieć, czy znajduje się przy lokalizacji R03-P02, czy R04-P02.

W przypadku dużych magazynów warto stosować również oznaczenia alejek i stref widoczne z większej odległości.

Każda część powinna mieć własny indeks

Jednym z największych źródeł bałaganu jest brak jednoznacznych oznaczeń produktów.

Wyobraźmy sobie, że w systemie znajdują się pozycje:

Czy są to różne części, czy ten sam produkt zapisany kilka razy?

Po kilku latach nikt może już tego nie wiedzieć.

Dlatego każda część powinna posiadać unikalny indeks, SKU albo kod wewnętrzny.

Przykład:

FIL-OLE-000143

lub po prostu:

000143

Indeks powinien jednoznacznie identyfikować konkretną część.

Nazwa produktu również musi być uporządkowana

Indeks rozwiązuje problem identyfikacji, ale dobra nazwa nadal jest bardzo ważna.

Warto przyjąć jeden schemat tworzenia nazw.

Przykładowo:

FILTR OLEJU – FORD FOCUS – 1.6 TDCI – PRODUCENT X

zamiast:

Filtr Focus diesel

Dobrze skonstruowana nazwa powinna zawierać informacje pozwalające szybko rozpoznać produkt.

W zależności od branży mogą to być:

Nie oznacza to, że nazwa powinna mieć kilkaset znaków. Najważniejsze parametry powinny być zapisane w ustandaryzowany sposób.

Nie twórz tego samego produktu kilka razy

Duplikaty kartotek to jeden z najczęstszych problemów magazynowych.

Ta sama część może zostać wprowadzona do systemu jako:

FILTR XYZ

a kilka miesięcy później jako:

FILTR XYZ 123456

i jeszcze później:

XYZ FILTR OLEJU

Fizycznie jest to jeden produkt, ale system pokazuje trzy różne pozycje.

Efekt?

Na pierwszej kartotece znajdują się 3 sztuki, na drugiej 8, na trzeciej 2.

Pracownik widzi stan 3 sztuk i zamawia kolejne, mimo że rzeczywisty zapas wynosi 13.

Dlatego przed utworzeniem nowej kartoteki należy zawsze sprawdzić:

Stosuj kody kreskowe

Przy większej liczbie części ręczne wpisywanie indeksów staje się mało efektywne.

Kod kreskowy pozwala zidentyfikować produkt w kilka sekund.

Może być wykorzystywany podczas:

Jeżeli część posiada fabryczny kod EAN, można go wykorzystać.

Jeżeli produktu nie da się oznaczyć fabrycznym kodem, firma może wygenerować własną etykietę.

Kod można umieścić:

Czy warto stosować kody QR?

Kody QR również mogą być przydatne, szczególnie gdy trzeba zapisać więcej informacji niż w prostym kodzie kreskowym.

W praktyce jednak w standardowej gospodarce magazynowej tradycyjne kody kreskowe często w zupełności wystarczają.

Najważniejsza jest nie technologia kodu, lecz zasada:

produkt powinien być możliwy do szybkiej i jednoznacznej identyfikacji.

Podziel magazyn na logiczne strefy

Nie wszystkie części powinny być przechowywane w ten sam sposób.

Dobrym rozwiązaniem jest wydzielenie stref.

Przykładowo:

Dzięki temu część znajdująca się fizycznie w magazynie nie musi automatycznie być dostępna do sprzedaży.

To bardzo ważne.

Produkt uszkodzony może znajdować się w budynku, ale nie powinien zwiększać dostępnego stanu magazynowego.

Oddziel przyjęcie towaru od właściwego magazynu

Nowa dostawa nie powinna trafiać bezpośrednio na przypadkową wolną półkę.

Warto stworzyć strefę przyjęcia.

Towar trafia najpierw właśnie tam.

Następnie pracownik:

Dzięki temu nie powstaje sytuacja, w której część fizycznie znajduje się w magazynie, ale nikt nie wie, gdzie została położona.

Nie odkładaj części „na chwilę”

To jedna z najważniejszych zasad.

„Położę tutaj i później odniosę” jest początkiem wielu problemów magazynowych.

Jeżeli pracownik pobiera produkt z lokalizacji A i przenosi go do lokalizacji B, zmiana powinna być zarejestrowana.

Jeżeli produkt nie ma jeszcze docelowego miejsca, powinien znajdować się w określonej strefie tymczasowej.

Nigdy przypadkowo na biurku, pod regałem czy na pierwszej wolnej półce.

Najczęściej pobierane części umieść najbliżej

Organizacja magazynu nie powinna wynikać wyłącznie z kategorii produktów.

Warto uwzględniać również rotację.

Produkty pobierane kilkadziesiąt razy dziennie powinny znajdować się:

Produkty sprzedawane kilka razy w roku mogą znajdować się dalej.

Takie podejście skraca drogę pracownika i przyspiesza kompletację.

Zastosuj analizę ABC

Do rozmieszczenia produktów można wykorzystać analizę ABC.

Grupa A

Najczęściej wydawane lub najważniejsze produkty.

Powinny znajdować się w najbardziej dostępnych lokalizacjach.

Grupa B

Produkty o średniej rotacji.

Mogą znajdować się nieco dalej.

Grupa C

Produkty rzadko wydawane.

Mogą zajmować mniej atrakcyjne miejsca magazynowe.

Nie należy jednak stosować tej zasady bez uwzględnienia gabarytów, wartości i bezpieczeństwa produktów.

Drobne części wymagają szczególnej organizacji

Śruby, nakrętki, podkładki, uszczelki, bezpieczniki czy niewielkie elementy elektroniczne bardzo łatwo pomieszać.

W tym przypadku dobrze sprawdzają się:

Każdy pojemnik powinien posiadać oddzielną etykietę.

Nie należy przechowywać kilku podobnych części w jednym pojemniku tylko dlatego, że „łatwo je rozróżnić”.

Prędzej czy później ktoś się pomyli.

Nie mieszaj różnych produktów w jednej lokalizacji bez potrzeby

Najbardziej przejrzysty model zakłada:

jedna lokalizacja = jeden produkt.

Nie zawsze jest to możliwe, szczególnie w niewielkim magazynie z ogromną liczbą drobnych części.

Jeżeli w jednej lokalizacji musi znajdować się kilka produktów, powinny być fizycznie oddzielone i jednoznacznie oznaczone.

Im bardziej podobne są elementy, tym większe znaczenie ma ich separacja.

Pilnuj jednostek miary

Częstym źródłem różnic magazynowych nie jest kradzież czy zagubienie produktu, lecz niewłaściwa jednostka.

Przykład:

towar kupowany jest w opakowaniach po 100 sztuk, ale wydawany pojedynczo.

Jeżeli podczas przyjęcia pracownik wpisze:

10 sztuk

zamiast:

1000 sztuk

stan magazynowy będzie błędny od samego początku.

Dla każdego produktu należy jasno określić:

Każdy ruch magazynowy powinien być rejestrowany

Porządek fizyczny nie wystarczy.

Magazyn może wyglądać idealnie, a jednocześnie posiadać całkowicie błędne stany w systemie.

Każde zwiększenie lub zmniejszenie zapasu powinno wynikać z określonej operacji.

Przykładowo:

Nazwy dokumentów zależą od używanego systemu, ale zasada pozostaje taka sama:

zmiana fizycznego stanu powinna mieć odzwierciedlenie w ewidencji.

Nie wydawaj części „bez dokumentu”

To szczególnie częsty problem w warsztatach i firmach technicznych.

Pracownik potrzebuje części, więc zabiera ją z magazynu i mówi:

„Później wpiszę”.

Później zazwyczaj nie wpisuje.

Jeżeli takich sytuacji jest kilka dziennie, po miesiącu stan systemowy może znacząco różnić się od rzeczywistego.

Najbezpieczniejsza zasada brzmi:

najpierw rejestracja wydania, później pobranie części.

Jeżeli proces musi być bardzo szybki, warto wykorzystać skaner lub prostą obsługę magazynu na urządzeniu mobilnym.

Ogranicz możliwość ręcznej zmiany stanów

Jeżeli każdy pracownik może dowolnie zmienić stan produktu z 5 na 15, trudno później ustalić, skąd wzięła się różnica.

Zmiana powinna wynikać z dokumentu lub określonej operacji.

Warto także ustalić uprawnienia.

Przykładowo:

Im bardziej kontrolowane są operacje, tym łatwiej odnaleźć źródło błędu.

Uporządkuj proces zwrotów

Zwroty często powodują bałagan, ponieważ produkt wraca do firmy, ale nie wiadomo, co dalej z nim zrobić.

Nie powinien automatycznie wracać do dostępnego zapasu.

Najpierw należy ustalić jego stan.

Produkt może być:

Dobrym rozwiązaniem jest oddzielna strefa zwrotów.

Dopiero po weryfikacji część może wrócić do lokalizacji magazynowej i zwiększyć dostępny stan.

Oddziel części uszkodzone i reklamacyjne

Uszkodzony produkt pozostawiony obok pełnowartościowego prędzej czy później może zostać omyłkowo wydany klientowi.

Dlatego części:

powinny znajdować się w fizycznie oddzielonej i wyraźnie oznaczonej strefie.

Stwórz procedurę dla części zamawianych pod klienta

Specjalnie zamówione części również łatwo zgubić w magazynie.

Nie powinny trafiać do zwykłego zapasu, jeżeli są już przeznaczone dla konkretnego zamówienia.

Można stworzyć osobną strefę:

ZAMÓWIENIA KLIENTÓW

Każda część powinna być oznaczona np.:

Dzięki temu inny pracownik nie sprzeda jej przypadkowo komuś innemu.

Kontroluj minimalne i maksymalne stany magazynowe

Bałagan oznacza nie tylko nieuporządkowane półki.

Równie dużym problemem jest nadmierna ilość towaru.

Jeżeli firma zamawia więcej części, niż jest w stanie sprzedać, magazyn zaczyna się przepełniać.

Dla najważniejszych produktów warto ustalić:

System magazynowy może wtedy sygnalizować potrzebę uzupełnienia zapasu.

Nie zamawiaj produktu tylko dlatego, że „chyba się kończy”

Decyzje zakupowe powinny wynikać z danych.

Przed złożeniem zamówienia warto sprawdzić:

Bez tego firma może zamówić kolejną partię produktu, którego duża ilość znajduje się już w magazynie.

Regularnie identyfikuj części zalegające

W niemal każdym starszym magazynie można znaleźć części, których nikt nie używa od kilku lat.

Zajmują miejsce, utrudniają organizację i zamrażają kapitał.

Warto regularnie tworzyć raport produktów:

Następnie można zdecydować, czy produkt:

Inwentaryzacja nie powinna odbywać się tylko raz w roku

Roczna inwentaryzacja jest ważna, ale wykrycie błędu po dwunastu miesiącach niewiele mówi o jego przyczynie.

Jeżeli system pokazuje 20 sztuk, a w magazynie znajduje się 14, po roku trudno ustalić, kiedy zniknęło sześć sztuk.

Dlatego warto stosować inwentaryzację cykliczną.

Na czym polega inwentaryzacja cykliczna?

Zamiast liczyć cały magazyn raz w roku, firma regularnie sprawdza jego fragment.

Przykładowo:

Można również ustalić różną częstotliwość według grup ABC.

Częstotliwość powinna oczywiście odpowiadać skali i charakterowi magazynu.

Największą zaletą inwentaryzacji cyklicznej jest szybkie wykrywanie błędów.

Analizuj różnice, a nie tylko je poprawiaj

Jeżeli system pokazuje 10 sztuk, a magazynier znajduje 8, najprostszym rozwiązaniem jest zmiana stanu na 8.

To jednak nie rozwiązuje problemu.

Trzeba ustalić przyczynę.

Możliwe źródła różnic to:

Jeżeli firma tylko koryguje stany, te same błędy będą powtarzać się bez końca.

Kontroluj, kto wykonał operację

Dobry system magazynowy powinien zapisywać historię operacji.

W przypadku problemu warto móc sprawdzić:

Nie chodzi o kontrolowanie pracowników dla samej kontroli.

Historia operacji pozwala znacznie szybciej odnaleźć przyczynę problemu.

Ustal jedną procedurę dla wszystkich

Bałagan często wynika z tego, że każdy magazynier pracuje inaczej.

Jeden odkłada zwroty na osobny regał.

Drugi od razu wkłada je do magazynu.

Trzeci zostawia je przy biurku.

Każda z tych metod może wydawać się logiczna osobie, która ją stosuje, ale razem tworzą chaos.

Dlatego najważniejsze procesy powinny być opisane.

Dotyczy to między innymi:

Procedura nie musi mieć kilkudziesięciu stron. Czasami jedna kartka z prostą kolejnością czynności działa lepiej niż rozbudowany dokument, którego nikt nie czyta.

Przeszkol nowych pracowników od pierwszego dnia

Nowy pracownik powinien od początku wiedzieć:

Jeżeli na początku nauczy się pracy „na skróty”, późniejsza zmiana nawyków będzie znacznie trudniejsza.

Zastosuj zasadę 5S

W organizacji magazynu można wykorzystać metodę 5S wywodzącą się z koncepcji lean management.

Obejmuje ona pięć obszarów.

Selekcja

Usuń z miejsca pracy rzeczy zbędne.

Systematyka

Każda rzecz otrzymuje określone miejsce.

Sprzątanie

Magazyn i stanowiska są regularnie utrzymywane w czystości.

Standaryzacja

Wprowadzane są jednakowe zasady oznaczeń i pracy.

Samodyscyplina

Ustalone zasady są przestrzegane każdego dnia.

W praktyce najtrudniejszy jest ostatni element.

Jednorazowe uporządkowanie magazynu nie rozwiązuje problemu. Porządek musi być częścią codziennej pracy.

Jak powinien wyglądać dobry system magazynowy?

Przy większej liczbie części prowadzenie magazynu wyłącznie w arkuszu kalkulacyjnym szybko staje się niewygodne.

System magazynowy powinien umożliwiać przynajmniej:

Przy większym magazynie przydatne są również:

System nie naprawi złego procesu

To bardzo ważne.

Nawet najlepszy program magazynowy nie utrzyma porządku, jeżeli pracownicy:

Oprogramowanie powinno wspierać dobry proces, a nie zastępować podstawowe zasady organizacji magazynu.

Jak uporządkować magazyn, w którym już panuje bałagan?

Jeżeli magazyn jest już nieuporządkowany, nie warto próbować naprawiać go pojedynczymi korektami.

Lepiej przeprowadzić uporządkowanie etapami.

Krok 1. Podziel magazyn na strefy

Wyznacz obszary przyjęć, wydań, zwrotów, magazynu głównego i towarów uszkodzonych.

Krok 2. Ponumeruj lokalizacje

Oznacz regały, półki i pojemniki.

Krok 3. Uporządkuj kartoteki

Usuń lub połącz duplikaty i przyjmij jednolity sposób nazywania produktów.

Krok 4. Przypisz produkty do miejsc

Każdy produkt powinien otrzymać konkretną lokalizację.

Krok 5. Przeprowadź inwentaryzację

Po fizycznym uporządkowaniu należy policzyć rzeczywisty stan.

Krok 6. Porównaj wynik z systemem

Zidentyfikuj różnice i, jeżeli jest to możliwe, ustal ich przyczyny.

Krok 7. Ustal nowe procedury

Dopiero wtedy rozpoczyna się najważniejszy etap: utrzymanie porządku.

15 zasad dobrze zorganizowanego magazynu części

W praktyce większość problemów można ograniczyć, przestrzegając kilkunastu podstawowych zasad:

Najczęstsze błędy prowadzące do bałaganu w magazynie

Poleganie na pamięci pracowników

Pracownik, który stworzył magazyn, może doskonale wiedzieć, gdzie znajduje się każda część.

Problem pojawia się podczas jego nieobecności albo po zatrudnieniu nowej osoby.

Magazyn powinien być zrozumiały również dla kogoś, kto nie zna jego historii.

Brak oznaczeń

Nieopisane pudełka i regały bardzo szybko prowadzą do pomyłek.

Zbyt duża liczba wyjątków

„Tylko ten produkt przechowujemy inaczej.”

„Tylko tej dostawy nie wpisaliśmy.”

„Tylko ten zwrot leży tutaj.”

Im więcej wyjątków, tym trudniej utrzymać standard.

Nadmierne zapasy

Przepełniony magazyn znacznie trudniej utrzymać w porządku.

Brak odpowiedzialności

Jeżeli nikt konkretny nie odpowiada za porządek, z czasem odpowiedzialność rozmywa się pomiędzy wszystkich pracowników.

Brak regularnej kontroli

Magazyn może wyglądać dobrze przez kilka tygodni po gruntownym porządkowaniu. Bez systematycznych kontroli stare nawyki szybko wracają.

Jak sprawdzić, czy magazyn części jest dobrze zorganizowany?

Można przeprowadzić bardzo prosty test.

Wybierz losowo 10 części z systemu.

Następnie sprawdź:

Następnie wybierz 10 losowych części fizycznie znajdujących się w magazynie i sprawdź, czy ich dane w systemie są poprawne.

Jeżeli odnalezienie każdego produktu zajmuje kilka minut albo często pojawiają się rozbieżności, system magazynowy wymaga poprawy.

Ile czasu powinno zajmować znalezienie części?

Nie istnieje jeden uniwersalny wynik dla każdego magazynu.

Znaczenie mają:

Najważniejsze jest to, aby pracownik nie musiał szukać produktu.

Powinien otrzymać lokalizację i udać się bezpośrednio do odpowiedniego miejsca.

Jeżeli znalezienie części wymaga chodzenia pomiędzy regałami i sprawdzania kolejnych pudełek, problemem jest organizacja, nie tempo pracy magazyniera.

Porządek w magazynie to również mniejsze koszty

Dobrze zorganizowany magazyn oznacza:

Szczególnie istotny jest wpływ na zapasy.

Jeżeli firma nie ufa stanom magazynowym, często zaczyna kupować „na zapas”.

Powstaje błędne koło:

nieprawidłowe stany → większe zakupy → więcej towaru → większy bałagan → jeszcze mniej wiarygodne stany.

Dobrze prowadzona ewidencja pozwala ten mechanizm przerwać.

Podsumowanie

Bałagan w magazynie części rzadko wynika z braku miejsca. Znacznie częściej jego przyczyną jest brak jednolitych zasad.

Najważniejsze fundamenty dobrze działającego magazynu to:

Najważniejsza zasada jest jednak jeszcze prostsza:

każda część powinna mieć swoje miejsce, a każda zmiana jej położenia lub stanu powinna pozostawiać ślad w systemie.

Jeżeli firma konsekwentnie przestrzega tej reguły, nawet magazyn zawierający tysiące różnych części może być przejrzysty i łatwy w obsłudze.

FAQ – organizacja magazynu części

Jak najlepiej oznaczać części w magazynie?

Każdy produkt powinien posiadać unikalny indeks, a jeżeli to możliwe również kod kreskowy. Dodatkowo należy przypisać mu konkretną lokalizację magazynową.

Jak oznaczać regały i półki?

Najlepiej stosować prosty, hierarchiczny system, np. strefa – regał – półka – pojemnik. Oznaczenia powinny być takie same w systemie i fizycznie w magazynie.

Czy każdy produkt powinien mieć osobne miejsce?

Jeżeli pozwala na to przestrzeń, jest to rozwiązanie najbardziej przejrzyste. Przy bardzo drobnych elementach można przechowywać kilka produktów w jednej lokalizacji, ale powinny być fizycznie rozdzielone i jednoznacznie opisane.

Jak uniknąć różnic między stanem w systemie a stanem rzeczywistym?

Każde przyjęcie, wydanie, zwrot i przesunięcie powinno być rejestrowane. Dodatkowo warto prowadzić regularne inwentaryzacje cykliczne.

Jak często robić inwentaryzację magazynu części?

Nie trzeba za każdym razem liczyć całego magazynu. Dobrym rozwiązaniem jest kontrolowanie wybranych grup produktów w regularnych odstępach, szczególnie części wartościowych i szybko rotujących.

Co zrobić z częściami, które od dawna się nie sprzedają?

Należy je zidentyfikować i przeanalizować. W zależności od sytuacji można ograniczyć kolejne zakupy, zastosować wyprzedaż, zwrócić je dostawcy, sprzedać w pakiecie lub wycofać z oferty.

Czy warto stosować kody kreskowe w małym magazynie?

Tak, szczególnie jeżeli znajduje się w nim wiele podobnych produktów. Kodowanie ogranicza liczbę pomyłek i przyspiesza przyjmowanie, wydawanie oraz inwentaryzację.

Co jest najczęstszą przyczyną bałaganu w magazynie?

Najczęściej nie jest to brak powierzchni, lecz brak konsekwencji. Nierejestrowane wydania, przypadkowe odkładanie produktów, duplikaty kartotek i brak jasno określonych lokalizacji z czasem powodują coraz większe rozbieżności.

Czy program magazynowy wystarczy do utrzymania porządku?

Nie. System może znacząco ułatwić zarządzanie magazynem, ale musi być wsparty właściwymi procedurami. Jeżeli pracownicy nie rejestrują operacji lub nie przestrzegają lokalizacji, samo oprogramowanie nie rozwiąże problemu.

Od czego zacząć porządkowanie zaniedbanego magazynu?

Najpierw należy podzielić magazyn na strefy i oznaczyć lokalizacje. Następnie uporządkować kartoteki produktów, przypisać towary do miejsc, przeprowadzić inwentaryzację i dopiero na tej podstawie ustalić prawidłowe stany oraz procedury dalszej pracy.