Jak sprawdzić wydajność programu do faktur przed zakupem?

Wydajność programu do fakturowania można ocenić bez specjalistycznej wiedzy technicznej. Wystarczy przygotować kilka testów odpowiadających codziennej pracy firmy, sprawdzić zachowanie aplikacji pod większym obciążeniem i zwrócić uwagę na ograniczenia, które nie zawsze są widoczne w opisie oferty.

Co wpływa na szybkość programu do faktur?

Nie każdy program działa w ten sam sposób. Aplikacje instalowane lokalnie korzystają przede wszystkim z zasobów komputera i bazy danych, natomiast systemy działające w przeglądarce komunikują się z serwerami dostawcy. W tym drugim przypadku znaczenie mają również jakość połączenia internetowego, infrastruktura usługi i sposób przetwarzania danych.

Sama szybkość otwierania strony logowania niewiele mówi o rzeczywistej wydajności. Istotniejsze jest zachowanie programu podczas wykonywania operacji, które pracownicy powtarzają każdego dnia.

Najczęściej problemy pojawiają się przy wyszukiwaniu dokumentów, przeglądaniu dużej listy kontrahentów, generowaniu zestawień i masowym wystawianiu faktur. Program może sprawnie obsługiwać bazę zawierającą 100 dokumentów, ale zauważalnie zwalniać po zwiększeniu jej do kilkudziesięciu tysięcy pozycji.

Znaczenie ma także sposób przechowywania i indeksowania danych. Dobrze zaprojektowany system nie powinien za każdym razem przeszukiwać całej bazy, gdy użytkownik chce znaleźć fakturę po numerze albo NIP-ie nabywcy.

W przypadku usług chmurowych wydajność zależy również od infrastruktury dostawcy. Korzystanie z aplikacji przez przeglądarkę nie gwarantuje automatycznie, że będzie ona równie szybka niezależnie od liczby użytkowników.

Przetestuj wystawianie faktur w codziennej pracy

Najlepiej rozpocząć od wersji demonstracyjnej lub konta testowego. Jeżeli dostawca udostępnia bezpłatny okres próbny, można wykorzystać go do sprawdzenia najważniejszych operacji.

Pierwszy test powinien obejmować pełny proces wystawienia faktury. Nie chodzi wyłącznie o wpisanie danych nabywcy i kliknięcie przycisku „Zapisz”.

Sprawdź, ile czasu zajmuje znalezienie kontrahenta, dodanie kilku pozycji, wybranie stawki VAT, zapisanie dokumentu i wygenerowanie podglądu. Następnie wykonaj te same czynności na bardziej rozbudowanej fakturze, zawierającej kilkadziesiąt pozycji.

Duże znaczenie ma również płynność formularza. Jeśli wyszukiwarka produktów reaguje z opóźnieniem, a każda zmiana ilości powoduje ponowne ładowanie danych, wystawianie wielu faktur dziennie stanie się uciążliwe.

Dobrym sprawdzianem jest przygotowanie 20 dokumentów jeden po drugim. Pozwala to wychwycić problemy, które trudno zauważyć podczas jednorazowego korzystania z programu.

Warto przy tym rozdzielić czas potrzebny użytkownikowi na wpisanie danych od czasu reakcji aplikacji. To drugie pokazuje rzeczywistą sprawność systemu.

Jak sprawdzić wydajność przy dużej liczbie dokumentów?

Pusta baza danych nie jest dobrym środowiskiem do oceny programu, który docelowo ma obsługiwać setki lub tysiące faktur miesięcznie.

Jeżeli dostawca umożliwia import danych testowych, przygotuj większy zbiór dokumentów i kontrahentów. Najlepiej, aby odpowiadał przewidywanej wielkości bazy po kilku latach działalności.

Przykładowo firma wystawiająca 2000 faktur miesięcznie będzie gromadziła około 24 000 dokumentów rocznie. Po pięciu latach liczba faktur sprzedażowych może osiągnąć 120 000, nie licząc korekt, faktur zakupowych i innych zapisów.

Przy takiej skali trzeba sprawdzić przede wszystkim wyszukiwanie i filtrowanie danych.

Przydatne będą testy polegające na:

Nie należy zakładać, że wszystkie operacje muszą kończyć się natychmiast. Eksport kilkudziesięciu tysięcy dokumentów może wymagać dłuższego przetwarzania. Ważne, aby program wykonywał zadanie stabilnie, informował o postępie i nie blokował pozostałych funkcji.

Jeśli aplikacja podczas generowania dużego raportu przestaje reagować na inne polecenia, może to utrudniać codzienną pracę.

Jak mierzyć szybkość działania programu?

Subiektywne wrażenie płynności bywa mylące. Warto więc zmierzyć czas kilku podstawowych operacji, wykorzystując zwykły stoper albo narzędzia dostępne w przeglądarce internetowej.

Do porównania programów można przygotować prostą tabelę wyników.

Podane wartości są orientacyjnymi założeniami do testów, a nie obowiązującymi normami wydajności. Rzeczywisty czas zależy od liczby danych, połączenia internetowego oraz sposobu działania konkretnego systemu.

Dla jednej firmy wygenerowanie raportu w 15 sekund będzie całkowicie akceptowalne. W przedsiębiorstwie, gdzie pracownicy wykonują tę operację kilkadziesiąt razy dziennie, może już stanowić problem.

Każdy test dobrze powtórzyć przynajmniej kilka razy. Pierwsze uruchomienie funkcji bywa wolniejsze ze względu na pobieranie danych lub przygotowywanie pamięci podręcznej. Porównywanie wyłącznie pojedynczych pomiarów nie daje więc miarodajnych wyników.

Czy program poradzi sobie z jednoczesną pracą kilku użytkowników?

To szczególnie ważne przy wyborze systemu dla biura rachunkowego, firmy handlowej lub przedsiębiorstwa posiadającego kilka punktów sprzedaży.

Aplikacja może działać sprawnie przy jednym zalogowanym użytkowniku, ale zwalniać, gdy wiele osób korzysta z tej samej bazy.

Jeżeli firma planuje udostępnić program pięciu pracownikom, dobrze przeprowadzić test zbliżony do takiego obciążenia. Jedna osoba może wystawiać faktury, druga wyszukiwać kontrahentów, a pozostałe przeglądać dokumenty i przygotowywać raporty.

Sprawdź nie tylko czas reakcji aplikacji, ale również poprawność zapisywania zmian. System powinien odpowiednio obsługiwać sytuacje, w których użytkownicy pracują na tych samych danych.

Osobnym problemem jest numeracja faktur. Przy równoczesnym zapisywaniu kilku dokumentów program musi zapewnić prawidłowe nadawanie numerów i zapobiegać konfliktom.

Trzeba też zweryfikować ograniczenia abonamentu. Niektóre systemy uzależniają liczbę użytkowników, dostęp do określonych funkcji lub zakres operacji od wybranego planu. Testowanie droższego pakietu nie zawsze pokazuje więc możliwości wersji, którą firma zamierza kupić.

Wydajność integracji z KSeF

Przy wyborze programu do faktur istotna jest obsługa Krajowego Systemu e-Faktur. Sam komunikat o integracji z KSeF nie wystarcza jednak do oceny jej jakości.

Program powinien prawidłowo przygotowywać faktury ustrukturyzowane, przekazywać je do KSeF i obsługiwać odpowiedzi systemu. Ważne jest też sprawdzanie statusu wysłanych dokumentów oraz obsługa sytuacji, gdy faktura zostaje odrzucona.

Podczas testowania integracji zwróć uwagę na kilka praktycznych scenariuszy. Co dzieje się po wysłaniu wielu faktur jednocześnie? Czy użytkownik widzi, które dokumenty zostały przyjęte, a które wymagają ponownego przetworzenia? Czy program potrafi wznowić operację po czasowej niedostępności połączenia?

W przypadku masowej wysyłki liczy się nie tylko szybkość, lecz także odporność na błędy.

KSeF udostępnia środowiska testowe i dokumentację API, które umożliwiają sprawdzanie działania integracji bez wykonywania rzeczywistych operacji produkcyjnych. Samodzielne wykonanie takich testów zależy jednak od funkcji udostępnionych przez dostawcę programu.

Trzeba przy tym pamiętać, że KSeF stosuje limity żądań API i ograniczenia związane z obsługą sesji. Dlatego duża liczba jednoczesnych operacji może wymagać kolejkowania dokumentów i odpowiedniego zarządzania ponawianiem żądań.

Nie należy traktować czasu przyjęcia faktury przez KSeF jako bezpośredniego miernika szybkości samego programu. Na końcowy wynik wpływają również działanie zewnętrznego systemu oraz aktualne warunki komunikacji.

Sprawdź integracje z księgowością, bankiem i sklepem internetowym

Program do fakturowania rzadko działa dziś całkowicie samodzielnie. W wielu firmach pobiera zamówienia ze sklepu internetowego, przekazuje dokumenty do księgowości i automatycznie sprawdza status płatności.

Każda integracja stanowi dodatkowe miejsce, w którym mogą pojawić się opóźnienia.

Przykładowo sklep internetowy przekazuje do programu 300 zamówień w krótkim czasie. System powinien poprawnie pobrać dane klientów, przygotować dokumenty i zapisać je bez gubienia informacji.

Warto sprawdzić, czy synchronizacja odbywa się automatycznie, czy wymaga ręcznego uruchomienia. Przydatna jest również historia operacji pozwalająca zidentyfikować dokumenty, których nie udało się przetworzyć.

Jeśli firma korzysta z API programu, przed zakupem trzeba zapoznać się z jego ograniczeniami. Niektóre usługi limitują liczbę zapytań, zakres udostępnianych danych albo funkcje dostępne w poszczególnych abonamentach.

Duża liczba integracji na stronie producenta nie oznacza jeszcze, że wszystkie działają szybko i bezproblemowo. Najwięcej informacji daje test konkretnego połączenia, którego firma rzeczywiście zamierza używać.

Co z wydajnością programu przy słabszym internecie?

W przypadku programów chmurowych dobrze sprawdzić działanie aplikacji poza szybkim łączem biurowym.

Można wykonać podstawowe operacje przy użyciu internetu mobilnego albo skorzystać z narzędzi przeglądarki umożliwiających symulowanie wolniejszego połączenia.

Test pokaże, jak aplikacja radzi sobie z opóźnieniami sieciowymi. Niektóre systemy pobierają niewielkie ilości danych i pozostają stosunkowo responsywne. Inne wymagają częstego przeładowywania dużych części interfejsu, co powoduje wyraźne spowolnienia.

Należy również sprawdzić zachowanie programu po chwilowym zerwaniu połączenia.

Czy niezapisana faktura zostaje utracona? Czy aplikacja informuje o problemie? Czy ponowienie operacji nie powoduje utworzenia duplikatu dokumentu?

To problemy, których nie widać w demonstracyjnych prezentacjach, ale które mają realne znaczenie dla pracowników korzystających z programu codziennie.

Jak sprawdzić stabilność i dostępność systemu?

Szybkość działania to tylko jeden z elementów wydajności. Nawet bardzo responsywny program będzie kłopotliwy, jeśli regularnie występują przerwy w dostępności usługi.

Przed zakupem można zapytać dostawcę o deklarowany poziom dostępności systemu, zasady wykonywania kopii zapasowych i procedury przywracania działania po awarii.

Jeśli producent oferuje umowę SLA, należy sprawdzić jej rzeczywisty zakres. Deklaracja dostępności na poziomie 99,9% nie oznacza całkowitego braku przestojów. W przybliżeniu odpowiada ona dopuszczalnej niedostępności wynoszącej około 43 minuty w 30-dniowym miesiącu, jeśli dostępność liczona jest przez całą dobę.

Istotne jest też to, czy deklarowane parametry obejmują wybrany abonament i jakie wyłączenia przewiduje umowa.

Przy większych wdrożeniach można poprosić o informacje dotyczące monitorowania infrastruktury, procedur awaryjnych i sposobu zgłaszania problemów technicznych.

Niezależnie od zapewnień dostawcy warto sprawdzić, czy program umożliwia eksport własnych danych. Możliwość pobrania dokumentów i kartotek klientów ogranicza problemy związane z ewentualną zmianą oprogramowania.

Najczęstsze błędy podczas testowania programu do faktur

Jednym z nich jest sprawdzanie wyłącznie podstawowych funkcji na niewielkiej liczbie dokumentów. Program może świetnie prezentować się podczas wystawiania pierwszych kilku faktur, ale działać znacznie gorzej po rozbudowaniu bazy.

Drugim błędem jest testowanie wersji demonstracyjnej bez upewnienia się, że działa ona na podobnych warunkach jak docelowa usługa. Środowisko demonstracyjne może mieć mniej danych, inne limity lub odmienną konfigurację.

Nie należy również porównywać szybkości programów uruchamianych w różnych warunkach. Jeden test wykonany na szybkim komputerze i stabilnym łączu nie powinien być zestawiany z drugim przeprowadzonym na starszym urządzeniu przez internet mobilny.

Błędem jest także pomijanie scenariuszy awaryjnych. Wystawienie dokumentu w idealnych warunkach nie pokaże, jak program radzi sobie z błędami integracji, chwilowym brakiem internetu czy jednoczesną edycją danych.

Na koniec trzeba zwrócić uwagę na sposób interpretacji wyników. Różnica jednej sekundy przy sporadycznie wykonywanej operacji zwykle ma mniejsze znaczenie niż stabilność działania podczas całego dnia pracy.

Kiedy wydajność powinna przesądzić o wyborze programu?

Nie każda firma potrzebuje rozbudowanego systemu zdolnego obsługiwać tysiące faktur dziennie. Freelancer wystawiający kilkanaście dokumentów miesięcznie może bez problemu korzystać z prostego programu, nawet jeśli generowanie niektórych raportów zajmuje nieco więcej czasu.

Inne wymagania ma przedsiębiorstwo realizujące codziennie setki transakcji. W takim przypadku opóźnienia mogą bezpośrednio wpływać na koszty obsługi sprzedaży.

Jeżeli pracownik wystawia 100 faktur dziennie, a wybrany program pozwala zaoszczędzić średnio 10 sekund przy każdym dokumencie, daje to około 17 minut oszczędności dziennie. Przy 22 dniach roboczych oznacza to ponad sześć godzin miesięcznie na jednego pracownika.

Przy kilkuosobowym zespole różnice stają się jeszcze bardziej zauważalne.

Przed zakupem najlepiej więc wybrać kilka programów spełniających wymagania funkcjonalne i przetestować je na podobnym zestawie danych. Należy uwzględnić wystawianie faktur, wyszukiwanie dokumentów, generowanie raportów, integracje oraz pracę wielu użytkowników.

Najlepszym sprawdzianem wydajności jest rzeczywisty proces pracy firmy, a nie deklarowana przez producenta szybkość systemu. Program, który stabilnie obsługuje codzienne operacje i zachowuje płynność przy rosnącej liczbie dokumentów, będzie zwykle lepszym wyborem niż rozwiązanie oferujące wiele dodatkowych funkcji kosztem wygody i niezawodności.