Jak sprawdzić, czy dwie aplikacje można zintegrować?

W większości przypadków można to sprawdzić jeszcze przed zakupem oprogramowania lub rozpoczęciem prac programistycznych. Najpierw należy ustalić, czy aplikacje oferują gotową integrację, udostępniają API albo obsługują inne metody wymiany danych.

Nie każda integracja wymaga zatrudniania programisty. Wiele połączeń można skonfigurować samodzielnie, korzystając z gotowych modułów lub narzędzi automatyzacyjnych. Trzeba jednak odróżnić techniczną możliwość przesyłania danych od integracji, która rzeczywiście obsłuży wszystkie potrzebne procesy.

Od czego zacząć sprawdzanie możliwości integracji?

Najpierw trzeba określić, jakie informacje mają być wymieniane między aplikacjami.

Samo stwierdzenie, że system magazynowy powinien współpracować z programem do faktur, jest zbyt ogólne. Jeden przedsiębiorca potrzebuje jedynie automatycznego wystawiania faktur po sprzedaży, a inny chce dodatkowo synchronizować produkty, kontrahentów, płatności i stany magazynowe.

Przykładowo sklep internetowy korzysta z dwóch aplikacji:

Firma chce, aby po opłaceniu zamówienia dane automatycznie trafiały do programu fakturowego. Następnie system powinien wystawić właściwy dokument i przekazać jego numer do systemu zamówień.

To konkretny proces, który można zweryfikować.

Warto od razu ustalić kierunek wymiany danych. Integracja jednokierunkowa, w której sklep przesyła zamówienie do programu fakturowego, jest zwykle prostsza niż dwukierunkowa synchronizacja, gdzie oba systemy mogą aktualizować te same informacje.

Sprawdź, czy istnieje gotowa integracja

Najprostszym rozwiązaniem jest połączenie przygotowane przez producenta jednej z aplikacji.

W ustawieniach programu należy poszukać sekcji „Integracje”, „Połączone aplikacje”, „Marketplace” albo „Dodatki”. Producenci często publikują również katalogi dostępnych połączeń.

Jeśli na liście znajduje się druga aplikacja, trzeba sprawdzić zakres integracji.

Samo logo programu nie oznacza jeszcze, że dostępne są wszystkie potrzebne funkcje.

Przykładowo integracja sklepu internetowego z systemem księgowym może umożliwiać wystawianie faktur, ale nie obsługiwać faktur korygujących. Inne połączenie pozwoli pobierać produkty, lecz nie zsynchronizuje stanów magazynowych.

Przed wdrożeniem należy więc ustalić, jakie operacje są obsługiwane i w którym kierunku przepływają dane.

Dobrze też sprawdzić, czy połączenie jest oficjalnie wspierane przez producentów. Niektóre integracje powstają jako niezależne dodatki i mogą wymagać oddzielnej opłaty oraz wsparcia zewnętrznego dostawcy.

Jak sprawdzić, czy aplikacja ma API?

Jeżeli nie istnieje gotowe połączenie, kolejnym krokiem jest sprawdzenie dostępności API.

API, czyli interfejs programistyczny aplikacji, umożliwia innym systemom wykonywanie określonych operacji i wymianę informacji bez ręcznej obsługi.

Przykładowo program do faktur może udostępniać API pozwalające na utworzenie nowego kontrahenta, wystawienie faktury, pobranie dokumentu PDF albo sprawdzenie statusu płatności.

System zamówień może korzystać z tych funkcji, aby automatycznie przekazywać dane do programu fakturowego.

Informacji o API najlepiej szukać w dokumentacji producenta. Często znajduje się ona pod nazwą „API Documentation”, „Developer”, „Dokumentacja dla programistów” albo „REST API”.

W dokumentacji trzeba sprawdzić przede wszystkim, czy API umożliwia wykonanie operacji potrzebnych firmie.

Nie wystarczy, że aplikacja udostępnia API tylko do odczytywania danych, jeśli celem integracji jest tworzenie faktur lub aktualizowanie produktów.

Znaczenie ma również sposób autoryzacji. Niektóre systemy pozwalają wygenerować klucz API bezpośrednio w panelu użytkownika. Inne wymagają skonfigurowania OAuth, rejestracji aplikacji lub uzyskania dodatkowego dostępu.

Dostępność API bywa też uzależniona od posiadanego abonamentu.

Czy obie aplikacje muszą mieć API?

Nie zawsze.

Jeżeli jedna aplikacja udostępnia odpowiedni mechanizm pobierania danych, a druga umożliwia ich przyjmowanie, integracja może być możliwa nawet wtedy, gdy tylko jeden system ma pełne API.

Przykładowo pierwszy program pozwala automatycznie eksportować zamówienia do pliku CSV, a drugi obsługuje import takich plików. Dane można wtedy przekazywać okresowo, bez bezpośredniej komunikacji przez API.

Nie będzie to jednak tak elastyczne rozwiązanie jak pełna integracja systemów.

W niektórych przypadkach można też korzystać z bazy danych, plików XML, połączeń SFTP lub specjalnych modułów wymiany informacji.

Ważne, aby dana metoda była oficjalnie obsługiwana i nie wymagała obchodzenia zabezpieczeń aplikacji.

Webhooki – kiedy aplikacje mogą wymieniać dane natychmiast?

Webhook to mechanizm, dzięki któremu jedna aplikacja może automatycznie poinformować drugą o określonym zdarzeniu.

Przykładowo klient opłaca zamówienie w sklepie internetowym. System sprzedażowy wysyła powiadomienie zawierające identyfikator zamówienia, a druga aplikacja rozpoczyna przygotowywanie faktury.

Nie musi co kilka minut sprawdzać, czy pojawiły się nowe zamówienia.

To istotna różnica między webhookiem a cyklicznym pobieraniem danych przez API.

W pierwszym przypadku zdarzenie może uruchomić proces niemal natychmiast. W drugim aplikacja sprawdza zmiany w określonych odstępach czasu.

Nie oznacza to jednak, że webhook gwarantuje natychmiastowe zakończenie całej operacji. Wystawienie dokumentu może zależeć od dalszych etapów przetwarzania, dostępności usług i ewentualnych błędów.

Przy analizowaniu dokumentacji trzeba sprawdzić, jakie zdarzenia obsługuje dana aplikacja. Może wysyłać powiadomienia o nowych zamówieniach, ale już nie o ich anulowaniu czy zwrocie.

Ważne są również zabezpieczenia webhooków, sposób potwierdzania ich autentyczności i ponawiania powiadomień w przypadku błędu.

Czy można połączyć aplikacje przez Make, Zapier lub Power Automate?

Tak. Platformy automatyzacyjne pozwalają łączyć różne usługi bez konieczności budowania całego mechanizmu od podstaw.

Do popularnych rozwiązań należą Make, Zapier oraz Microsoft Power Automate.

Działają na podobnej zasadzie. Użytkownik wybiera zdarzenie uruchamiające proces, a następnie określa czynność, którą powinien wykonać drugi system.

Przykładowy scenariusz:

Nowe opłacone zamówienie

System sklepu przekazuje informacje o transakcji

Platforma integracyjna

Sprawdza dane, mapuje pola i uruchamia kolejne działanie

Program do fakturowania

Tworzy dokument i przekazuje wynik do systemu sprzedaży

Make umożliwia budowanie scenariuszy z gotowych modułów, a także odbieranie webhooków i wykonywanie żądań HTTP do API. Zapier korzysta z wyzwalaczy i akcji udostępnianych przez połączone aplikacje. Microsoft Power Automate oferuje również możliwość tworzenia własnych konektorów do odpowiednich API.

Najważniejsze jest sprawdzenie, czy konkretna operacja jest dostępna.

Przykładowo obecność aplikacji w Zapier nie oznacza, że można w niej wykonać każdą czynność. Integracja może obsługiwać pobieranie nowych klientów, ale nie pozwalać na wystawianie faktur.

Niektóre funkcje, w tym określone połączenia przez webhooki lub niestandardowe konektory, mogą również wymagać płatnych planów.

Co zrobić, jeśli nie ma gotowej integracji ani API?

Brak API nie zawsze oznacza, że połączenie jest niemożliwe.

Można sprawdzić, czy aplikacje obsługują eksport i import danych. Wiele systemów pozwala zapisywać informacje do plików CSV lub XML, które następnie można przetwarzać w drugim programie.

To rozwiązanie sprawdza się przy danych, które nie wymagają natychmiastowej synchronizacji.

Przykładowo firma raz dziennie eksportuje raport sprzedaży do systemu księgowego. Jeśli proces jest odpowiednio skonfigurowany, może działać bez ręcznego przepisywania faktur.

Bardziej problematyczna będzie synchronizacja stanów magazynowych. Jeśli sprzedaż odbywa się na kilku marketplace jednocześnie, aktualizacja raz dziennie może prowadzić do przyjmowania zamówień na produkty, których już nie ma.

Gdy żadna z aplikacji nie obsługuje potrzebnej wymiany danych, pozostaje przygotowanie indywidualnej integracji albo zmiana jednego z systemów.

Automatyzacja przez symulowanie kliknięć użytkownika, czyli RPA, bywa technicznie możliwa, ale zwykle jest bardziej podatna na awarie po zmianie interfejsu programu.

Nie powinna być pierwszym wyborem dla procesów wymagających dużej niezawodności, np. wystawiania dokumentów księgowych.

Jak sprawdzić, czy integracja rzeczywiście będzie działać?

Najlepszym rozwiązaniem jest test na niewielkiej liczbie danych.

Nie trzeba od razu przenosić całej bazy kontrahentów ani podłączać wszystkich zamówień.

Załóżmy, że firma chce zintegrować sklep internetowy z programem do fakturowania.

Na początek wystarczy utworzyć testowego klienta, jedno zamówienie i sprawdzić, czy dane zostały prawidłowo przekazane.

Następnie warto przetestować trudniejsze sytuacje: zamówienie z rabatem, różne stawki VAT, koszty dostawy, anulowanie zamówienia i korektę faktury.

Szczególnie ważne jest sprawdzenie, co dzieje się w przypadku błędu komunikacji.

Jeżeli system wysyła żądanie wystawienia faktury, ale nie otrzymuje potwierdzenia, nie powinien bez sprawdzenia tworzyć kolejnego dokumentu. Mogłoby to doprowadzić do podwójnego wystawienia faktury.

Dobrze przygotowana integracja powinna umożliwiać ponawianie operacji bez tworzenia duplikatów, zapisywać błędy i pozwalać na ponowne przetworzenie nieudanych operacji.

Trzeba też ustalić, która aplikacja jest głównym źródłem prawdy o poszczególnych danych. Jeśli ceny produktów są zarządzane w systemie ERP, integracja nie powinna pozwalać, aby nieaktualne informacje ze sklepu nadpisywały je w ERP.

Jak ocenić koszt integracji dwóch aplikacji?

Cena zależy od stopnia skomplikowania połączenia.

Gotowa integracja udostępniana przez producenta może być wliczona w abonament albo wymagać dokupienia modułu.

Platformy automatyzacyjne często naliczają opłaty na podstawie planu, liczby wykonywanych operacji lub wykorzystanych zasobów. Z kolei indywidualna integracja wymaga przygotowania i późniejszego utrzymywania kodu.

Przykładowo firma przetwarza 1000 zamówień miesięcznie. Każde zamówienie powoduje utworzenie kontrahenta, wystawienie faktury i odesłanie numeru dokumentu.

To oznacza kilka operacji integracyjnych przypadających na jedno zamówienie. Przy wyborze planu trzeba więc uwzględnić nie tylko liczbę transakcji sprzedażowych, ale też faktyczny sposób naliczania wykorzystania usługi.

Koszt integracji obejmuje również późniejsze utrzymanie.

Jeżeli producent zmieni API, sposób autoryzacji albo strukturę danych, konieczna może być aktualizacja połączenia.

W przypadku procesów podatkowych dochodzą również zmiany przepisów, struktur faktur i wymagań KSeF.

Bezpieczeństwo przy łączeniu aplikacji

Integracja często wymaga udostępnienia danych klientów, zamówień, faktur lub informacji o płatnościach.

Dlatego przed jej uruchomieniem należy sprawdzić, jakie uprawnienia otrzyma drugi system.

Jeżeli aplikacja ma jedynie pobierać informacje o zamówieniach, nie powinna automatycznie uzyskiwać pełnego dostępu administracyjnego do konta sprzedażowego.

Przy połączeniach przez API najlepiej korzystać z kluczy i tokenów o możliwie ograniczonym zakresie uprawnień, jeśli dana platforma to umożliwia.

W przypadku integracji zewnętrznych istotne jest też to, kto przetwarza dane i gdzie są one przechowywane.

Jeżeli między aplikacjami przekazywane są dane osobowe, trzeba ocenić obowiązki wynikające z RODO, w tym ewentualną konieczność zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych.

Nie należy również przesyłać kluczy API w zwykłych wiadomościach e-mail ani umieszczać ich w publicznie dostępnych plikach.

Najczęstsze błędy podczas integrowania aplikacji

Pierwszym jest założenie, że samo istnienie API gwarantuje możliwość wykonania wszystkich potrzebnych operacji.

System może pozwalać odczytywać faktury, ale nie udostępniać funkcji ich tworzenia. Może też umożliwiać pobieranie zamówień, ale nie przyjmować aktualizacji statusów.

Drugim błędem jest pominięcie ograniczeń API. Niektóre platformy stosują limity liczby żądań w określonym czasie. Przy dużej liczbie produktów lub transakcji może to wpływać na szybkość synchronizacji.

Trzecim problemem jest brak obsługi wyjątków.

Zwykłe zamówienie przechodzi przez integrację prawidłowo, ale zamówienie z rabatem, kilka stawek VAT lub częściowy zwrot powodują błędy.

Zdarza się również, że firma uruchamia dwukierunkową synchronizację bez ustalenia, który system odpowiada za aktualizację danych. W rezultacie informacje mogą być wielokrotnie nadpisywane.

Takich problemów można uniknąć, przygotowując przed wdrożeniem prostą specyfikację obejmującą zakres danych, kierunek synchronizacji, częstotliwość aktualizacji i sposób postępowania przy błędach.

Jak wybrać najlepszy sposób integracji?

Metoda połączenia powinna wynikać z rodzaju danych i częstotliwości ich wymiany.

Przy prostych procesach warto zacząć od gotowych integracji. Jeśli aplikacje nie oferują bezpośredniego połączenia, kolejnym krokiem może być sprawdzenie dostępnych konektorów w platformach automatyzacyjnych.

Indywidualne API jest bardziej uzasadnione wtedy, gdy firma potrzebuje niestandardowych reguł, dużej liczby operacji albo ścisłej kontroli nad wymianą danych.

Czy warto integrować każdą aplikację w firmie?

Nie zawsze.

Integracja ma sens przede wszystkim wtedy, gdy eliminuje powtarzalną pracę, ogranicza pomyłki albo przyspiesza obsługę klientów.

Jeżeli przedsiębiorca raz w miesiącu przenosi niewielki raport do arkusza kalkulacyjnego, budowanie skomplikowanego połączenia może być nieopłacalne.

Inaczej jest, gdy pracownicy codziennie przepisują kilkadziesiąt zamówień między systemem sprzedażowym a programem fakturowym. W takim przypadku automatyzacja może oszczędzać wiele godzin pracy miesięcznie.

Przed rozpoczęciem wdrożenia najlepiej więc odpowiedzieć na dwa pytania: jakie czynności integracja ma wyeliminować i ile czasu firma obecnie na nie poświęca.

Możliwość technicznego połączenia dwóch aplikacji to dopiero pierwszy warunek udanej integracji. Równie ważne jest sprawdzenie zakresu dostępnych operacji, sposobu obsługi błędów i kosztów utrzymania.

Dopiero po przetestowaniu rzeczywistego procesu można stwierdzić, czy integracja będzie działała niezawodnie i czy rzeczywiście uprości codzienną pracę przedsiębiorstwa.