Jak rozliczyć zakup sadzonek i nasion?

Centrum ogrodnicze kupujące 500 sadzonek hortensji po to, aby sprzedać je klientom, rozlicza zakup inaczej niż firma zakładająca ogrody, która te same rośliny posadzi u klienta.

Jeszcze inaczej należy podejść do przedsiębiorcy kupującego rośliny do zagospodarowania terenu przy własnym biurze.

Dlatego na fakturze może znajdować się dokładnie ten sam produkt, ale jego prawidłowe ujęcie podatkowe będzie inne.

Sadzonki kupione do dalszej sprzedaży są towarem handlowym

Najprostszy przykład to sklep lub centrum ogrodnicze.

Firma kupuje:

100 sadzonek lawendy,

50 sadzonek borówki,

200 opakowań nasion warzyw,

a następnie sprzedaje je klientom bez istotnego przetwarzania.

Są to towary handlowe.

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi KPiR, zakup materiałów i towarów handlowych jest od 2026 roku ujmowany w kolumnie 12 księgi.

Przykład:

centrum ogrodnicze kupuje 500 sadzonek po 8 zł netto.

Wartość zakupu:

4 000 zł netto.

Nie należy księgować takiego zakupu jako zwykłego „pozostałego wydatku”, skoro jego podstawowym celem jest dalsza odsprzedaż.

Ma to później znaczenie także przy remanencie.

Jeżeli część sadzonek pozostanie niesprzedana na koniec roku, nadal stanowią zapas firmy.

Niesprzedane sadzonki i nasiona trzeba uwzględnić w spisie z natury

Wydatek na zakup towaru handlowego wpływa na koszt podatkowy w powiązaniu ze stanem zapasów.

Załóżmy, że sklep kupił przed sezonem:

1 000 opakowań nasion.

Do końca roku sprzedał 700.

Pozostałe 300 nadal znajduje się w magazynie.

Nie można przyjąć, że całe 1 000 opakowań zostało ekonomicznie zużyte tylko dlatego, że faktura zakupowa została już zaksięgowana.

Pozostały zapas obejmuje spis z natury.

Dotyczy to również sadzonek, cebulek, bulw i innych roślin znajdujących się nadal w sprzedaży.

Przy żywym materiale pojawia się jednak dodatkowy problem – jego wartość może się zmieniać.

Część roślin może:

uschnąć,

zostać uszkodzona,

stracić jakość,

nie nadawać się już do normalnej sprzedaży.

Przepisy dotyczące KPiR pozwalają przy spisie z natury uwzględnić niższą wartość rynkową, jeżeli jest ona niższa od ceny zakupu. Obniżenie wartości powinno jednak odpowiadać rzeczywistemu stanowi towaru.

Nie należy więc zostawiać w remanencie uschniętej sadzonki po pełnej cenie tylko dlatego, że tyle kosztowała pół roku wcześniej.

Firma ogrodnicza może traktować rośliny jako materiały

Inaczej wygląda działalność usługowa.

Firma wykonuje ogród dla klienta i w ramach zlecenia kupuje:

30 tuj,

20 traw ozdobnych,

ziemię,

korę,

nasiona trawy.

Rośliny nie zostały kupione po to, żeby stały na półce sklepu i czekały na nabywcę.

Są wykorzystywane przy wykonaniu konkretnej usługi i stają się elementem tego, co otrzymuje klient.

Mają więc charakter materiałów związanych z wykonywaną usługą.

Przykład:

usługa wykonania ogrodu kosztuje 25 000 zł.

W jej ramach przedsiębiorca kupuje:

sadzonki – 6 000 zł,

ziemię – 2 000 zł,

korę – 1 000 zł,

inne materiały – 1 500 zł.

Te zakupy są bezpośrednio związane z realizowanym zleceniem.

Nie ma potrzeby tworzenia osobnej faktury sprzedażowej na każdą posadzoną roślinę, jeżeli zgodnie z umową klient kupuje kompleksową usługę wykonania ogrodu. To, jak będzie wyglądała faktura dla klienta i jaka będzie właściwa stawka VAT dla całego świadczenia, trzeba jednak ocenić na podstawie rzeczywistego charakteru transakcji.

Podatkowe ujęcie zakupionych roślin po stronie kosztowej pozostaje odrębnym zagadnieniem.

Nasiona wykorzystane do wytworzenia produktów również nie są zwykłym wydatkiem biurowym

Firma może kupować nasiona jako surowiec.

Przykładowo przedsiębiorca prowadzi działalność, w której z zakupionego materiału powstaje później produkt przeznaczony do sprzedaży.

Nie powinien wtedy księgować nasion tak samo jak papieru do drukarki czy abonamentu telefonicznego.

Są związane bezpośrednio z wytwarzanym produktem.

Trzeba jednak uważać na działalność stricte rolniczą.

Produkcja roślinna, w tym produkcja materiału siewnego i szkółkarskiego, może stanowić działalność rolniczą w rozumieniu przepisów podatkowych. Przychody z działalności rolniczej są co do zasady poza zakresem podatku dochodowego, z wyjątkiem działów specjalnych produkcji rolnej.

Dlatego plantator produkujący rośliny nie powinien automatycznie stosować zasad dotyczących zwykłej działalności handlowej tylko dlatego, że ma NIP i otrzymał fakturę za nasiona.

Najpierw trzeba ustalić, z jakiego rodzaju działalnością mamy do czynienia.

A co z sadzonkami kupionymi do biura lub siedziby firmy?

Jeszcze inna sytuacja występuje, gdy przedsiębiorca nie sprzedaje roślin i nie wykorzystuje ich przy świadczeniu usług.

Kupuje np.:

rośliny do biura,

krzewy przed siedzibę,

trawę,

nasiona,

sadzonki do zagospodarowania terenu firmy.

Taki wydatek może być związany z prowadzoną działalnością, jeśli służy zagospodarowaniu i utrzymaniu firmowej nieruchomości.

Przykładowo firma posiada biurowiec z terenem przeznaczonym dla klientów i pracowników. Kupuje rośliny za 2 000 zł do uzupełnienia istniejących nasadzeń.

Nie są to towary handlowe – firma nie zamierza ich sprzedawać.

Nie są też materiałem do usługi wykonywanej dla klienta.

Będą więc rozpatrywane jako wydatek związany z funkcjonowaniem firmy.

Trzeba jednak odróżnić zwykłe utrzymanie terenu od wydatków będących częścią większej inwestycji.

Jeżeli firma buduje nową siedzibę i jednocześnie realizuje za kilkaset tysięcy złotych kompleksowe zagospodarowanie terenu, sposób rozliczenia nie musi być taki sam jak przy zakupie kilku roślin doniczkowych do recepcji.

W przypadku dużych nasadzeń związanych bezpośrednio z inwestycją warto przeanalizować, czy wydatek powinien zostać rozliczony na bieżąco, czy stanowi element szerszego przedsięwzięcia inwestycyjnego.

Netto czy brutto?

Zasada jest taka sama jak przy większości innych zakupów firmowych.

Jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT i zakup jest wykorzystywany do czynności dających prawo do odliczenia, podatek VAT może zasadniczo zostać odliczony.

Przykład:

sadzonki – 5 000 zł netto,

VAT – 400 zł,

brutto – 5 400 zł.

Przy pełnym prawie do odliczenia kosztem podatkowym związanym z zakupem będzie co do zasady wartość netto, natomiast VAT zostanie rozliczony oddzielnie.

Jeżeli firma korzysta ze zwolnienia z VAT i nie ma prawa do odliczenia podatku, ekonomicznym kosztem zakupu jest kwota brutto.

Nie należy więc zakładać, że dwie firmy kupujące dokładnie ten sam materiał za 5 400 zł brutto ujmą identyczną wartość kosztu.

Jaki VAT mają sadzonki i nasiona?

Przy zakupie przedsiębiorca przede wszystkim księguje VAT wynikający z prawidłowo wystawionej faktury dostawcy.

Temat robi się ważniejszy, kiedy firma sama zaczyna sprzedawać sadzonki lub nasiona.

Duża część żywych roślin, sadzonek, cebulek i podobnych produktów klasyfikowanych w dziale CN 06 korzysta ze stawki 8%.

Również wiele nasion przeznaczonych do wysiewu może być objętych stawką 8%, w szczególności towary z odpowiednich pozycji działu CN 12, które nie są przeznaczone do spożycia przez ludzi.

Nie oznacza to jednak, że do każdego produktu mającego w nazwie słowo „nasiona” można automatycznie zastosować 8%.

Przeznaczenie i klasyfikacja produktu mają znaczenie.

Przykładowo nasiona przeznaczone do siewu i nasiona sprzedawane jako produkt spożywczy mogą podlegać innym zasadom.

Dlatego sklep wprowadzający nowy, nietypowy asortyment powinien ustalić właściwy kod CN i stawkę przed rozpoczęciem sprzedaży.

Jeżeli klasyfikacja budzi rzeczywiste wątpliwości i produkt ma mieć dużą sprzedaż, można wystąpić o Wiążącą Informację Stawkową.

To bezpieczniejsze niż wybieranie stawki na podstawie tego, co stosuje konkurencyjny sklep internetowy.

Co z transportem sadzonek?

Przy większych dostawach koszt transportu potrafi być znaczący.

Centrum ogrodnicze kupuje:

sadzonki – 20 000 zł,

transport – 1 500 zł.

Jeżeli transport jest kosztem bezpośrednio związanym z zakupem towarów lub materiałów, w KPiR funkcjonuje jako koszt uboczny zakupu.

Od 2026 roku nowy wzór księgi przewiduje dla takich kosztów kolumnę 13.

To ważne także przy wycenie zapasu według ceny nabycia.

Cena nabycia może bowiem odzwierciedlać nie tylko samą cenę sadzonki, lecz również koszty poniesione w związku z jej zakupem.

Przy niewielkich dostawach różnice mogą być małe. Przy transporcie całych palet drzew, krzewów czy podłoży zaczynają być istotne.

Co zrobić z sadzonkami, które uschły?

W tej branży straty są czymś naturalnym.

Roślina może:

nie przyjąć się,

zostać zniszczona w transporcie,

uschnąć w magazynie,

zostać zaatakowana przez chorobę,

ulec uszkodzeniu.

Nie oznacza to automatycznie, że pierwotny zakup przestaje być kosztem działalności.

Trzeba natomiast odpowiednio udokumentować stratę, szczególnie jeżeli jej wartość jest istotna.

Przy większej partii dobrze sporządzić protokół wskazujący:

jaki towar został utracony,

w jakiej ilości,

z jakiego powodu,

kiedy stwierdzono stratę,

co zrobiono z uszkodzonym materiałem.

Przykład:

200 sadzonek po 12 zł – wartość 2 400 zł.

Po awarii instalacji nawadniającej 60 sadzonek nie nadaje się do sprzedaży.

Znacznie lepiej posiadać dokument opisujący zdarzenie niż po prostu zmniejszyć stan magazynowy o 60 sztuk bez informacji, gdzie towar zniknął.

Inaczej należy oceniać zwykłe straty wynikające z charakteru działalności, a inaczej sytuację, w której towar został zniszczony wskutek oczywistych zaniedbań.

Zakup od rolnika ryczałtowego wymaga osobnej uwagi

Nie każda sadzonka zostanie kupiona w hurtowni wystawiającej zwykłą fakturę VAT.

Firma może kupować produkty rolne bezpośrednio od rolnika ryczałtowego.

W określonych warunkach dokumentem transakcji jest wtedy faktura VAT RR, którą wystawia nabywca będący czynnym podatnikiem VAT.

Od 1 kwietnia 2026 roku faktury VAT RR można wystawiać również w KSeF, ale rozwiązanie ma charakter szczególny.

Rolnik ryczałtowy może wskazać nabywcę jako uprawnionego do wystawiania takich dokumentów w KSeF. Jeżeli tego nie zrobi, VAT RR pozostaje wystawiana poza KSeF.

Jeżeli natomiast dokona takiego wskazania, wskazany nabywca wystawia VAT RR przy użyciu KSeF do czasu cofnięcia uprawnienia.

Nie należy więc zakładać, że każdy zakup sadzonek od rolnika automatycznie pojawi się w KSeF tak jak zwykła faktura od hurtowni.

Ryczałtowiec nie odliczy zakupu od przychodu

Jeżeli przedsiębiorca rozlicza swoją działalność ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, zakup sadzonek czy nasion nie obniża podstawy opodatkowania w taki sposób jak przy skali podatkowej albo podatku liniowym.

Przedsiębiorca nadal powinien prawidłowo dokumentować zakup i prowadzić wymagane ewidencje, ale podatek dochodowy na ryczałcie jest liczony od przychodu, a nie od dochodu pomniejszonego o zwykłe koszty działalności.

Przykład:

firma ogrodnicza uzyskuje 20 000 zł przychodu z usługi i wydaje 7 000 zł na sadzonki.

Przy podatku dochodowym liczonym od dochodu wydatek może mieć znaczenie dla podstawy opodatkowania.

Przy ryczałcie sama wysokość wydatku na sadzonki nie pomniejsza przychodu do 13 000 zł.

To bardzo ważne przy firmach usługowych, w których materiały stanowią dużą część wartości zlecenia. Niska stawka ryczałtu nie zawsze oznacza najniższy podatek, jeśli przedsiębiorca ponosi wysokie koszty roślin i innych materiałów.

Najprostsze rozliczenie zależy więc od celu zakupu

Można przyjąć cztery podstawowe scenariusze.

Sklep ogrodniczy kupuje sadzonki do dalszej sprzedaży
→ towary handlowe.

Firma ogrodnicza kupuje sadzonki do wykonania ogrodu klienta
→ materiały bezpośrednio związane z wykonywaną usługą.

Firma kupuje rośliny do swojej siedziby
→ wydatek związany z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, o ile istnieje związek z działalnością; przy dużej inwestycji potrzebna może być osobna analiza.

Producent roślin kupuje materiał do dalszej uprawy
→ trzeba najpierw ustalić, czy mamy zwykłą działalność gospodarczą, działalność rolniczą czy dział specjalny produkcji rolnej.

I właśnie ten ostatni punkt jest najważniejszy.

Nie należy rozpoczynać księgowania od pytania:

„Na jakie konto wrzucić fakturę za sadzonki?”

Najpierw trzeba odpowiedzieć:

„Co firma zrobi z tymi sadzonkami?”

Dopiero wtedy wiadomo, czy mamy towar, materiał, wydatek związany z utrzymaniem firmy czy element działalności rolniczej.

Przy żywym materiale dochodzi jeszcze magazyn. Jeżeli firma handluje roślinami, program powinien pozwalać rejestrować przyjęcia, rozchody, straty i rzeczywisty stan. Samo zaksięgowanie faktury zakupowej nie wystarczy.

W przeciwnym razie po sezonie księgowość wie, ile firma wydała na sadzonki, ale nikt nie potrafi odpowiedzieć, ile z nich sprzedano, ile nadal znajduje się na placu, a ile faktycznie zostało utraconych.