Jak rozliczyć zakup odzieży roboczej do dalszej sprzedaży?

Najważniejsze jest więc prawidłowe określenie celu zakupu. Ta sama para spodni może być kosztem wyposażenia pracownika albo towarem handlowym – w zależności od tego, co przedsiębiorca zamierza z nią zrobić.

Odzież robocza do sprzedaży to towar handlowy

Pierwszą rzeczą, którą trzeba ustalić, jest przeznaczenie kupowanej odzieży.

Jeżeli przedsiębiorca kupuje:

po to, aby następnie sprzedać je klientom, zakupione produkty są co do zasady towarami handlowymi.

Obowiązujące od 1 stycznia 2026 r. rozporządzenie dotyczące prowadzenia KPiR definiuje towary handlowe jako wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym.

Dlatego przedsiębiorca prowadzący np. sklep BHP, hurtownię odzieży roboczej albo sklep internetowy nie powinien traktować kupowanych kurtek i spodni jako zwykłego wydatku eksploatacyjnego firmy. Są to składniki przeznaczone do dalszej sprzedaży.

Odzież na sprzedaż a odzież dla własnych pracowników – podstawowa różnica

To rozróżnienie jest bardzo ważne.

Nie decyduje więc nazwa produktu.

Decyduje przede wszystkim jego przeznaczenie w przedsiębiorstwie.

Jak zaksięgować zakup odzieży roboczej w KPiR?

Jeżeli przedsiębiorca rozlicza działalność na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym i prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, zakup odzieży przeznaczonej do dalszej sprzedaży należy ująć jako zakup towarów handlowych.

Ważna zmiana od 2026 roku

Wiele poradników dostępnych w internecie wskazuje, że zakup towarów należy wpisywać do kolumny 10 KPiR.

Informacja ta jest już nieaktualna dla nowego wzoru księgi obowiązującego od 2026 roku.

W aktualnym układzie:

kolumna 12 – zakup materiałów i towarów handlowych według cen zakupu

natomiast:

kolumna 13 – koszty uboczne związane z zakupem, np. transport, załadunek, wyładunek czy ubezpieczenie towaru w drodze.

Jeżeli więc hurtownia kupuje 200 par spodni roboczych, wartość samych spodni ujmuje jako zakup towarów handlowych, a określone koszty związane z ich dostarczeniem mogą zostać wykazane jako koszty uboczne zakupu.

Przykład zakupu odzieży roboczej

Przedsiębiorca prowadzi sklep BHP i kupuje:

Dodatkowo hurtownia nalicza 250 zł netto za transport.

Jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT i posiada pełne prawo do odliczenia podatku, zasadniczo:

12 000 zł stanowi wartość zakupu towarów handlowych,

natomiast koszt transportu może zostać zakwalifikowany jako koszt uboczny zakupu.

VAT wynikający z faktury przedsiębiorca rozlicza odrębnie w ewidencji VAT.

Czy VAT od zakupu odzieży roboczej można odliczyć?

Jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, a zakupiona odzież służy sprzedaży opodatkowanej VAT, co do zasady może odliczyć VAT naliczony przy zakupie.

Zasada jest prosta:

zakup służy czynnościom opodatkowanym → przedsiębiorca może mieć prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Ministerstwo Finansów wskazuje, że czynny podatnik VAT może odliczać podatek zapłacony przy zakupie towarów i usług w takim zakresie, w jakim są one wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Jeżeli przedsiębiorca kupuje odzież właśnie po to, aby ją następnie opodatkowaną sprzedażą odsprzedać, związek zakupu ze sprzedażą jest zazwyczaj bezpośredni.

Zakup netto czy brutto trafia do kosztów?

To zależy przede wszystkim od prawa do odliczenia VAT.

Czynny podatnik VAT

Jeżeli przedsiębiorca może odliczyć cały VAT, koszt podatkowy dotyczący towaru ustala zasadniczo w wartości netto.

Przykład:

Cena kurtki:

123 zł brutto

w tym:

100 zł netto + 23 zł VAT

Jeżeli VAT można w pełni odliczyć, wartość towaru do rozliczeń kosztowych wynosi zasadniczo 100 zł.

Podatnik zwolniony z VAT

Jeżeli przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia z VAT i nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego, zapłacony VAT zwiększa koszt zakupu.

W takim przypadku ta sama kurtka kupiona za:

123 zł brutto

stanowi dla niego zakup o wartości 123 zł.

Od 1 stycznia 2026 r. limit zwolnienia podmiotowego z VAT został podwyższony do 240 000 zł wartości sprzedaży rocznie, z uwzględnieniem zasad proporcjonalnego limitu przy rozpoczęciu działalności w trakcie roku.

Czy zakup towaru od razu zmniejsza podatek dochodowy?

To częsty punkt nieporozumień.

Przedsiębiorca prowadzący KPiR ujmuje zakup towarów w księdze w momencie wynikającym z zasad prowadzenia ewidencji.

Nie oznacza to jednak, że można na koniec roku całkowicie pominąć wartość niesprzedanego towaru.

Towary znajdujące się nadal w magazynie mają znaczenie przy ustalaniu dochodu.

Dlatego trzeba pamiętać o spisie z natury, czyli remanencie.

Odzież niesprzedana na koniec roku a remanent

Załóżmy, że przedsiębiorca kupił w ciągu roku odzież roboczą za 100 000 zł.

Do 31 grudnia sprzedał większość produktów, ale w magazynie pozostała odzież o wartości 25 000 zł.

Nie można potraktować sytuacji tak, jak gdyby cała zakupiona odzież została definitywnie „zużyta” do osiągnięcia przychodu w tym samym roku.

Pozostały towar jest uwzględniany w spisie z natury.

W praktyce wartość remanentu początkowego i końcowego wpływa na ustalenie ostatecznego dochodu firmy.

Dlaczego ma to znaczenie?

Wyobraźmy sobie dwa sklepy.

Sklep A

kupił odzież za 200 000 zł i sprzedał prawie cały zapas.

Sklep B

również kupił odzież za 200 000 zł, ale połowa produktów nadal leży w magazynie.

Sytuacja podatkowa tych firm nie powinna być identyczna.

Dlatego remanent pozwala uwzględnić wartość niesprzedanych towarów przy obliczaniu rocznego dochodu.

Co powinno znaleźć się w spisie z natury?

Przy handlu odzieżą spis może obejmować między innymi:

W praktyce przy większym magazynie bardzo ważne jest dokładne oznaczanie wariantów.

Sama pozycja:

„spodnie robocze”

może być niewystarczająca organizacyjnie.

Znacznie lepiej rozróżniać np.:

Dzięki temu stan magazynu w systemie można łatwiej porównać ze stanem fizycznym.

Co jeśli przedsiębiorca rozlicza się ryczałtem?

Tutaj sytuacja wygląda inaczej.

Przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych podatek liczony jest zasadniczo od przychodu, a przedsiębiorca nie odejmuje od niego kosztów uzyskania przychodu.

Oznacza to, że zakup odzieży za np. 50 000 zł nie zmniejszy podstawy opodatkowania ryczałtem tak jak przy skali podatkowej lub podatku liniowym.

W przypadku klasycznej działalności handlowej polegającej na kupowaniu towarów i ich dalszej odsprzedaży w stanie nieprzetworzonym przychody z działalności usługowej w zakresie handlu są co do zasady objęte stawką ryczałtu 3%.

Trzeba jednak pamiętać, że stawka zależy od faktycznego charakteru działalności.

Przykład rozliczenia na ryczałcie

Przedsiębiorca kupił odzież za:

40 000 zł

a następnie sprzedał ją za:

60 000 zł.

Jego ekonomiczna marża przed pozostałymi kosztami wyniosła 20 000 zł.

Przy ryczałcie podatek dochodowy nie jest jednak liczony od tej marży.

Jeżeli sprzedaż kwalifikuje się jako działalność handlowa opodatkowana 3%, podstawą jest przychód ze sprzedaży zgodnie z zasadami ryczałtu.

Koszt zakupu 40 000 zł nie jest odliczany od przychodu.

To właśnie dlatego ryczałt może być atrakcyjny przy wysokiej marży, ale znacznie mniej korzystny w handlu o bardzo niskich marżach.

Czy ryczałt jest dobrym rozwiązaniem przy sprzedaży odzieży roboczej?

Nie da się odpowiedzieć na to pytanie bez kalkulacji.

Przykładowo firma może osiągnąć:

1 000 000 zł przychodu

ale kupić towary za:

850 000 zł.

Jej marża przed pozostałymi wydatkami wyniesie 150 000 zł.

Przy ryczałcie koszt 850 000 zł nie pomniejszy jednak przychodu do opodatkowania.

Dlatego w działalności handlowej warto porównywać:

na rzeczywistych danych dotyczących marży i pozostałych kosztów firmy.

A co, jeśli odzież jest przerabiana przed sprzedażą?

To bardzo ważny wyjątek.

Klasyczny towar handlowy jest przeznaczony do sprzedaży w stanie nieprzerobionym.

Jeżeli przedsiębiorca kupuje gotową kurtkę i sprzedaje dokładnie tę samą kurtkę klientowi, sytuacja jest prosta.

Ale co w przypadku, gdy firma:

Wtedy sposób kwalifikowania działalności może wyglądać inaczej.

Szczególnie istotne może być to przy ryczałcie.

Jeżeli dochodzi do faktycznego przetwarzania produktu, nie należy automatycznie zakładać, że całość działalności nadal jest zwykłym handlem opodatkowanym tak samo jak odsprzedaż niezmienionych produktów.

Sprzedaż odzieży z nadrukiem – handel czy usługa?

Dużo zależy od modelu biznesowego.

Model 1

Firma kupuje 100 gotowych koszulek i sprzedaje je bez zmian.

To klasyczny handel.

Model 2

Firma kupuje koszulki, a klient dodatkowo zamawia wykonanie logo.

Może pojawić się element usługi związanej z nadrukiem lub znakowaniem produktu.

Model 3

Firma kupuje tkaniny, z których samodzielnie produkuje odzież.

Nie jest to już zwykła odsprzedaż towaru w stanie nieprzetworzonym.

Przy działalności łączącej handel, produkcję oraz usługi warto oddzielić poszczególne rodzaje przychodów i upewnić się, czy stosowana stawka ryczałtu jest prawidłowa.

Jaki VAT przy sprzedaży odzieży roboczej?

Podstawowa stawka VAT w Polsce wynosi obecnie 23%.

W praktyce typowa sprzedaż zwykłej odzieży roboczej będzie najczęściej rozliczana z zastosowaniem podstawowej stawki VAT, o ile dla konkretnego produktu nie mają zastosowania szczególne przepisy.

Nie należy jednak ustalać stawki VAT wyłącznie na podstawie potocznej nazwy produktu.

Jeżeli istnieją wątpliwości dotyczące konkretnego specjalistycznego wyrobu, należy zweryfikować jego prawidłową klasyfikację.

Jak rozliczyć marżę przy sprzedaży?

Załóżmy:

Zakup kurtki:

100 zł netto

Sprzedaż:

160 zł netto

Marża handlowa przed pozostałymi kosztami:

60 zł

Nie oznacza to jednak automatycznie, że 60 zł jest dochodem podatkowym przedsiębiorcy.

Firma może ponosić również:

Dochód podatkowy ustala się zgodnie z zasadami właściwymi dla wybranej formy opodatkowania.

Czy transport zakupionej odzieży jest kosztem?

Tak, odpowiednio udokumentowane wydatki związane z dostarczeniem towarów mogą wpływać na rozliczenie działalności.

W aktualnym wzorze KPiR istnieje osobna:

kolumna 13 – koszty uboczne związane z zakupem.

W objaśnieniach wskazano jako przykłady m.in.:

Jeżeli więc hurtownia wystawia:

fakturę za odzież – 20 000 zł

a przewoźnik:

fakturę za transport – 500 zł

oba wydatki są związane z zakupem partii handlowej, jednak ich sposób wykazania w KPiR jest odmienny.

A co z opakowaniami?

To zależy od rodzaju opakowania i sposobu jego wykorzystania.

Przy sprzedaży internetowej firma może kupować:

Nie są one tym samym co kurtka czy buty przeznaczone do sprzedaży.

Powinny więc zostać sklasyfikowane zgodnie ze swoim rzeczywistym charakterem i sposobem wykorzystania.

Warto unikać wrzucania wszystkich wydatków magazynowych automatycznie do jednej kategorii „towary”.

Jak dokumentować zakup odzieży?

Najbardziej typowym dokumentem przy zakupie od producenta, hurtowni lub dystrybutora będzie faktura.

Dokument powinien umożliwiać ustalenie:

Przepisy dotyczące KPiR przewidują jako podstawowe dowody księgowe m.in. faktury, rachunki i dokumenty celne, a w określonych sytuacjach również inne dokumenty spełniające wymagane warunki.

Czy wystarczy potwierdzenie przelewu?

Samo potwierdzenie płatności nie zawsze jest wystarczającym dokumentem do prawidłowego rozliczenia standardowego zakupu od przedsiębiorcy.

Jeżeli sprzedawca powinien udokumentować transakcję fakturą, należy posiadać właściwy dokument sprzedaży.

Potwierdzenie przelewu jest natomiast bardzo przydatnym dodatkowym dowodem potwierdzającym, że należność została rzeczywiście uregulowana.

Zakup odzieży od osoby prywatnej

Możliwa jest również sytuacja, w której firma kupuje towary od osoby nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Nie otrzyma wówczas zwykłej faktury VAT.

Trzeba jednak zadbać o dokument pozwalający wykazać rzeczywisty przebieg transakcji.

Powinien on jednoznacznie określać między innymi:

W zależności od sytuacji może być to np. odpowiednio przygotowana umowa sprzedaży.

Przy większych lub nietypowych zakupach warto również sprawdzić ewentualne konsekwencje w zakresie podatku od czynności cywilnoprawnych.

Zakup odzieży z innego kraju UE

Jeżeli polski przedsiębiorca kupuje towary od kontrahenta z innego państwa Unii Europejskiej, mogą mieć zastosowanie zasady dotyczące wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów – WNT.

Przykładowo polski sklep może kupić odzież roboczą od producenta z Niemiec, Czech lub Francji.

Sposób rozliczenia zależy między innymi od:

W przypadku typowego WNT dokonywanego przez czynnego podatnika VAT przedsiębiorca wykazuje VAT należny oraz – jeśli ma pełne prawo do odliczenia – odpowiadający mu VAT naliczony.

Zakup odzieży spoza Unii Europejskiej

Inaczej wygląda zakup np. bezpośrednio od producenta z Chin, Indii czy Turcji, jeżeli towar jest importowany spoza obszaru celnego UE.

Mogą pojawić się wtedy:

Przy kalkulowaniu opłacalności importu nie należy więc porównywać jedynie ceny zakupu produktu z ceną polskiej hurtowni.

Trzeba policzyć pełny koszt sprowadzenia towaru.

Jak obliczyć rzeczywisty koszt jednej sztuki?

Przykład:

Firma importuje 1000 kurtek.

Koszt zakupu:

80 000 zł

Transport:

8 000 zł

Pozostałe koszty związane ze sprowadzeniem:

4 000 zł

Łączny koszt ekonomiczny partii:

92 000 zł

Średni koszt:

92 zł na kurtkę

Jeżeli firma kalkulowałaby marżę wyłącznie na podstawie ceny zakupu 80 zł, mogłaby poważnie zawyżyć rzeczywistą rentowność sprzedaży.

Dlatego w handlu warto znać nie tylko cenę zakupu, ale także pełny landed cost, czyli całkowity koszt doprowadzenia produktu do magazynu.

Jak rozliczyć sprzedaż odzieży?

Po sprzedaży przedsiębiorca uzyskuje przychód ze sprzedaży towarów.

Dokumentowanie sprzedaży zależy m.in. od rodzaju klienta.

Może to być:

Przy sprzedaży B2B przedsiębiorca musi również uwzględniać obowiązujące zasady dotyczące fakturowania, w tym KSeF tam, gdzie znajduje zastosowanie.

Sprzedaż firmom a sprzedaż konsumentom

Sklep z odzieżą roboczą może obsługiwać dwa zupełnie różne segmenty.

B2B

Klientem jest np.:

Zamówienia są często większe, a podstawowym dokumentem sprzedaży jest faktura.

B2C

Klientem jest osoba fizyczna kupująca np. jedną parę butów lub spodnie.

Wtedy trzeba dodatkowo uwzględnić zasady:

Co zrobić ze zwrotem od klienta?

Jeżeli klient zwraca wcześniej kupioną kurtkę, która nadaje się do ponownej sprzedaży, produkt może ponownie wrócić na stan magazynowy.

System magazynowy powinien odzwierciedlić rzeczywisty przepływ:

sprzedaż → wydanie z magazynu → zwrot → ponowne przyjęcie.

Dokumentacja sprzedażowa również powinna zostać odpowiednio skorygowana.

Szczególnie przy dużej liczbie zamówień internetowych ręczne prowadzenie takich operacji bardzo szybko staje się problematyczne.

Dlaczego warto prowadzić magazyn nawet przy małej firmie?

Przepisy podatkowe to tylko jedna strona problemu.

Z biznesowego punktu widzenia przedsiębiorca powinien wiedzieć:

Przykład:

system pokazuje:

spodnie model X – rozmiar 50 – 17 szt.

ale fizycznie na półce znajdują się tylko:

12 szt.

Różnica pięciu sztuk może oznaczać:

Regularna kontrola stanów magazynowych ogranicza takie problemy.

Najczęstsze błędy przy rozliczaniu odzieży do dalszej sprzedaży

1. Księgowanie odzieży jako zwykłego kosztu firmy

Jeżeli produkt jest przeznaczony do odsprzedaży, powinien być traktowany jako towar handlowy.

2. Mylenie odzieży handlowej z odzieżą dla pracowników

To dwa odmienne przypadki.

3. Korzystanie ze starego układu KPiR

Od 2026 r. zakup towarów handlowych wykazuje się w kolumnie 12 nowego wzoru księgi.

4. Nieuwzględnianie remanentu

Towar pozostający na koniec roku wpływa na roczne rozliczenie dochodu.

5. Odliczanie kosztów na ryczałcie

Przy ryczałcie koszt zakupu towaru nie pomniejsza przychodu stanowiącego podstawę opodatkowania.

6. Brak ewidencji wariantów

W handlu odzieżą trzeba kontrolować nie tylko model, lecz również rozmiar i kolor.

7. Liczenie marży wyłącznie od ceny produktu

Transport, magazyn, prowizje i obsługa sprzedaży również wpływają na rentowność.

8. Traktowanie każdego nadruku jako zwykłego handlu

Znacząca modyfikacja towaru może wpływać na kwalifikację działalności, szczególnie przy ryczałcie.

Praktyczny przykład całego procesu

Firma kupuje od producenta:

200 par spodni roboczych po 80 zł netto.

Wartość zakupu:

16 000 zł netto.

Transport:

400 zł netto.

Przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT i rozlicza PIT liniowo.

Towary są przeznaczone wyłącznie do dalszej sprzedaży.

W praktyce firma:

Jeżeli w magazynie pozostanie 30 par spodni, nie należy ich ignorować tylko dlatego, że faktura za wszystkie 200 sztuk została już wcześniej zaksięgowana.

FAQ – zakup odzieży roboczej do dalszej sprzedaży

Czy odzież robocza kupiona do odsprzedaży jest kosztem?

Przy skali podatkowej lub podatku liniowym zakup towaru jest uwzględniany przy rozliczaniu działalności, ale trzeba pamiętać o zasadach dotyczących towarów handlowych i remanentu. Przy ryczałcie koszt zakupu nie pomniejsza przychodu do opodatkowania.

Do której kolumny KPiR wpisać zakup odzieży roboczej w 2026 roku?

Według nowego układu KPiR obowiązującego od 1 stycznia 2026 r. zakup materiałów i towarów handlowych według cen zakupu wykazuje się w kolumnie 12.

Dlaczego starsze artykuły podają kolumnę 10?

Ponieważ odnoszą się do wcześniejszego wzoru KPiR. Od 2026 roku struktura księgi uległa zmianie.

Czy transport odzieży wpisuje się razem z towarem?

W aktualnym układzie KPiR koszty uboczne związane z zakupem, takie jak transport, załadunek, wyładunek czy ubezpieczenie w drodze, przewidziane są w kolumnie 13.

Czy można odliczyć VAT od zakupu towaru?

Czynny podatnik VAT co do zasady może odliczyć VAT, jeżeli zakup służy wykonywaniu czynności opodatkowanych i spełnione są pozostałe warunki odliczenia.

Czy podatnik zwolniony z VAT odliczy VAT z faktury?

Nie. Co do zasady przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia podmiotowego nie odlicza VAT naliczonego przy zakupach.

Jaki jest limit zwolnienia z VAT w 2026 roku?

Od 1 stycznia 2026 r. limit zwolnienia podmiotowego wynosi 240 000 zł rocznej wartości sprzedaży. Przy rozpoczęciu działalności w trakcie roku limit ustala się proporcjonalnie.

Czy przy ryczałcie można odliczyć zakup odzieży?

Nie od przychodu stanowiącego podstawę ryczałtu. Ryczałt jest podatkiem od przychodu, a nie dochodu.

Jaka stawka ryczałtu obowiązuje przy sprzedaży odzieży?

Klasyczna działalność usługowa w zakresie handlu, polegająca na kupowaniu i odsprzedaży towarów w stanie nieprzetworzonym, jest co do zasady opodatkowana stawką 3%. Przy przerabianiu produktów kwalifikację trzeba sprawdzić dokładniej.

Czy nadruk logo zmienia sposób rozliczenia?

Może mieć znaczenie szczególnie dla klasyfikacji rodzaju działalności i stawki ryczałtu. Należy ocenić, czy przedsiębiorca nadal wyłącznie handluje produktem, czy również wykonuje usługę lub prowadzi działalność wytwórczą.

Czy niesprzedane ubrania trzeba uwzględnić na koniec roku?

Tak, towary handlowe pozostające na stanie są istotne przy sporządzaniu spisu z natury i ustalaniu rocznego dochodu podatnika prowadzącego KPiR.

Czy trzeba prowadzić program magazynowy?

Nie w każdej działalności odrębny rozbudowany system magazynowy będzie obowiązkowy, ale przy handlu odzieżą jest bardzo przydatny. Pozwala kontrolować modele, rozmiary, kolory, zwroty i rzeczywistą wartość zapasu.

Podsumowanie

Jeżeli odzież robocza została kupiona z zamiarem dalszej sprzedaży bez jej przetwarzania, należy traktować ją przede wszystkim jako towar handlowy, a nie jako zwykłe ubranie wykorzystywane w przedsiębiorstwie.

Przy prowadzeniu KPiR warto zwrócić szczególną uwagę na zmiany obowiązujące od 2026 roku. Zakup towarów handlowych wykazuje się obecnie w kolumnie 12, a koszty uboczne zakupu – w kolumnie 13.

Czynny podatnik VAT może co do zasady odliczyć VAT od zakupu wykorzystywanego do opodatkowanej sprzedaży. Podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT takiego prawa zasadniczo nie ma. Z kolei przedsiębiorca na ryczałcie nie odlicza kosztu zakupu od przychodu, choć przy klasycznej działalności handlowej może mieć zastosowanie 3-procentowa stawka ryczałtu.

Nie można również zapominać o magazynie i remanencie. Jeżeli część zakupionej odzieży pozostanie niesprzedana na koniec roku, jej wartość ma znaczenie dla rozliczenia podatnika prowadzącego KPiR.

W praktyce najbezpieczniejszy schemat wygląda więc następująco:

zakup → prawidłowy dokument → przyjęcie towaru → ewidencja magazynowa → sprzedaż → rozliczenie VAT i przychodu → remanent.

Dzięki temu przedsiębiorca wie nie tylko, ile towaru kupił i sprzedał, lecz także jaka jest rzeczywista wartość magazynu i rentowność prowadzonego handlu.