Jak rozliczyć zakup licencji Miro?

Ta różnica ma znaczenie. Typowego abonamentu Miro nie trzeba amortyzować jak wartości niematerialnej i prawnej. Dla większości przedsiębiorców będzie to po prostu bieżący koszt związany z działalnością.

Więcej uwagi wymaga VAT, ponieważ dostawcą usługi jest podmiot zagraniczny.

Miro to w praktyce abonament SaaS, a nie zakup programu na własność

Miro działa w chmurze. Firma wykupuje dostęp dla określonej liczby użytkowników i korzysta z aplikacji przez przeglądarkę lub aplikację.

Obecnie płatne plany mogą być rozliczane miesięcznie albo rocznie, a opłata zależy między innymi od liczby płatnych stanowisk. Dodawanie kolejnych użytkowników w trakcie okresu rozliczeniowego może powodować proporcjonalne naliczenie dodatkowej opłaty.

Podatkowo nie jest to typowa sytuacja, w której przedsiębiorca kupuje licencję do programu za kilkadziesiąt tysięcy złotych i nabywa prawo, które ma być wykorzystywane przez wiele lat.

Miro udostępnia usługę przez czas trwania subskrypcji.

Jeżeli przestaniesz płacić za plan, płatny dostęp wygasa zgodnie z zasadami subskrypcji. Nie pozostaje Ci nabyta wcześniej „licencja Miro”, którą można dalej wykorzystywać bez ograniczeń.

Dlatego nawet roczny abonament nie staje się automatycznie wartością niematerialną i prawną tylko dlatego, że został opłacony na 12 miesięcy.

Czy Miro można zaliczyć do kosztów firmy?

Tak, jeżeli jest wykorzystywane w działalności gospodarczej i wydatek ma związek z uzyskiwaniem przychodów albo zachowaniem czy zabezpieczeniem ich źródła.

Nie jest trudno taki związek wykazać.

Agencja może używać Miro do warsztatów z klientami.

Software house do planowania architektury i pracy nad wymaganiami.

Firma projektowa do tworzenia moodboardów.

Dział marketingu do burzy mózgów.

Zespół produktowy do mapowania procesów i planowania funkcji.

Jeżeli Miro jest narzędziem faktycznie wykorzystywanym w pracy, abonament ma normalny charakter firmowego kosztu.

Inaczej będzie oczywiście w przypadku przedsiębiorcy opodatkowanego ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Ryczałt nie pozwala pomniejszać przychodu o zwykłe koszty prowadzenia działalności.

Taki przedsiębiorca może więc kupić Miro na firmę i nadal musi prawidłowo rozliczyć VAT związany z importem usługi, ale wydatek nie obniży mu podstawy opodatkowania ryczałtem.

Miesięczny abonament jest najprostszy

Załóżmy, że firma otrzymuje co miesiąc fakturę Miro na 100 USD.

Przy przedsiębiorcy rozliczającym podatek dochodowy na zasadach pozwalających uwzględniać koszty wydatek może zostać potraktowany jako bieżący koszt związany z działalnością.

Ponieważ dokument jest wystawiony w walucie obcej, trzeba przeliczyć go na złote.

Koszty wyrażone w walucie obcej przelicza się dla podatku dochodowego według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu zgodnie z zasadami właściwymi dla danej formy prowadzenia ksiąg.

Zapłata kartą może nastąpić według trochę innego kursu banku.

To normalne.

Nie należy zastępować kursu podatkowego kwotą widoczną później na wyciągu z karty tylko dlatego, że bank pobrał np. 408,73 zł.

Przy płatnościach walutowych mogą dodatkowo powstać różnice kursowe.

Co z abonamentem Miro opłaconym za cały rok?

Miro pozwala również rozliczać płatne plany rocznie.

Jeżeli firma płaci np. we wrześniu za dostęp od września do sierpnia kolejnego roku, sposób ujęcia wydatku może zależeć od prowadzonej ewidencji.

W przypadku podatników prowadzących księgi rachunkowe i rozliczających koszty memoriałowo znaczenie ma okres, którego dotyczy wydatek. Jeżeli koszt pośredni obejmuje okres przekraczający rok podatkowy i nie można inaczej przypisać jego części, może wymagać proporcjonalnego podziału pomiędzy lata.

Przykład:

abonament: 12 000 zł,

okres: 1 października 2026 – 30 września 2027.

Przy rozliczeniu wymagającym podziału kosztu część dotycząca października–grudnia trafi do 2026 roku, a pozostała do 2027.

W małej działalności prowadzącej KPiR sposób ujęcia może wyglądać prościej, zależnie od stosowanej metody.

Sam fakt opłacenia Miro za rok nie powoduje natomiast konieczności amortyzowania go przez kilka lat.

Najważniejszy jest VAT – Miro jest zakupem usługi zagranicznej

W standardowym modelu polska firma kupuje usługę od zagranicznego dostawcy.

Miro samo informuje, że w przypadku firm z Unii Europejskiej można wprowadzić numer VAT UE. Numer jest weryfikowany w systemie VIES.

Jeżeli podasz prawidłowy numer firmowy:

PL + NIP

i jest on aktywny w VIES, Miro może zastosować mechanizm reverse charge zamiast doliczać VAT jak przy sprzedaży konsumenckiej.

Polski przedsiębiorca rozpoznaje wtedy import usług.

To oznacza, że VAT rozlicza w Polsce nabywca.

Przykład dla czynnego podatnika VAT

Firma kupuje miesięczny dostęp do Miro za równowartość:

1 000 zł netto.

Faktura nie zawiera polskiego VAT.

Polska firma rozpoznaje import usług i nalicza VAT według stawki, jaka byłaby właściwa dla takiej usługi w Polsce, czyli w typowej sytuacji:

1 000 zł × 23% = 230 zł VAT należnego.

Jeżeli Miro służy działalności dającej pełne prawo do odliczenia VAT, przedsiębiorca może jednocześnie wykazać:

230 zł VAT naliczonego.

Efekt finansowy jest wtedy zasadniczo neutralny:

VAT należny: 230 zł
VAT naliczony: 230 zł

do zapłaty z samej tej transakcji: 0 zł.

Nie oznacza to jednak, że fakturę można po prostu zaksięgować jako zagraniczny koszt i zapomnieć o VAT. Import usług musi zostać prawidłowo wykazany w rozliczeniu.

A jeśli firma jest zwolniona z VAT?

Tu pojawia się jedna z najczęstszych pomyłek przy zakupie zagranicznych aplikacji.

Zwolnienie z VAT w Polsce nie oznacza, że przedsiębiorca może ignorować VAT od usług zagranicznych.

Firma korzystająca ze zwolnienia podmiotowego może kupować Miro, ale import usługi trzeba rozliczyć.

Taki przedsiębiorca powinien przed dokonaniem odpowiedniej transakcji zarejestrować się do VAT-UE. Sama rejestracja VAT-UE nie powoduje utraty zwolnienia z VAT.

Nadal pozostaje podatnikiem zwolnionym przy swojej zwykłej sprzedaży.

Różnica jest taka, że przy imporcie usługi musi naliczyć polski VAT i go zapłacić.

Jeżeli abonament kosztuje w przeliczeniu:

1 000 zł

to VAT może wynieść:

230 zł.

Podatnik zwolniony z VAT nie ma jednak standardowego prawa do odliczenia tej kwoty.

W efekcie zagraniczna subskrypcja kosztuje go ekonomicznie więcej niż czynnego podatnika VAT.

Do rozliczenia importu usług przez podatnika, który nie składa regularnego JPK_V7, może służyć deklaracja VAT-9M.

To ważne również przy innych zagranicznych aplikacjach: ChatGPT, Adobe, Canva, Dropbox, Slack czy podobnych usługach SaaS.

Dlaczego warto podać Miro numer VAT UE?

Jeżeli podczas zakupu nie podasz prawidłowego numeru VAT UE, Miro może potraktować zakup zgodnie z zasadami właściwymi dla transakcji, przy których to dostawca pobiera VAT.

Miro jest zarejestrowane w unijnym systemie OSS wykorzystywanym m.in. do rozliczania podatku od usług elektronicznych świadczonych konsumentom.

Dla firmy jest to niepotrzebne komplikowanie sytuacji.

Najlepiej jeszcze przed zakupem wejść w dane rozliczeniowe Miro i podać:

pełną nazwę firmy,

adres,

Polskę jako kraj,

oraz aktywny numer VAT UE:

PL1234567890.

Miro weryfikuje taki numer w VIES.

Jeżeli numer został podany dopiero po zakupie i na fakturze pojawił się podatek, nie należy automatycznie traktować go jak zwykłego polskiego VAT z faktury krajowej i odliczać w JPK.

W pierwszej kolejności trzeba sprawdzić dokument i sposób, w jaki Miro rozliczyło transakcję, a w razie błędnego potraktowania zakupu biznesowego wystąpić o odpowiednią korektę.

Czy trzeba składać VAT-UE z powodu zakupu Miro?

Rejestracja do VAT-UE i składanie informacji VAT-UE to dwie różne rzeczy.

Przedsiębiorca nabywający usługę objętą art. 28b powinien mieć odpowiednią rejestrację VAT-UE.

Sama informacja podsumowująca VAT-UE służy natomiast określonym transakcjom wewnątrzwspólnotowym.

W standardowym przypadku zakupu Miro od amerykańskiego dostawcy nie wykazuje się takiej faktury w informacji VAT-UE tylko dlatego, że firma posiada numer PL VAT UE.

Import usługi trzeba natomiast wykazać we właściwym rozliczeniu VAT.

Od kogo właściwie jest faktura Miro?

To warto sprawdzić na samym dokumencie, a nie zakładać na podstawie nazwy programu.

Miro obecnie informuje, że jest firmą z siedzibą w USA i na standardowych fakturach podaje adres biznesowy w San Francisco. Jego regulamin dopuszcza jednak również sytuację, w której stroną zamówienia jest wskazany podmiot powiązany albo reseller.

Dlatego księgowość powinna patrzeć na rzeczywistą fakturę:

kto jest sprzedawcą,

w jakim kraju ma siedzibę,

jaki numer podatkowy podano,

czy naliczono VAT,

czy zastosowano reverse charge.

Nie należy prowadzić księgowania na zasadzie:

„Miro zawsze jest z USA”.

Standardowo tak może wyglądać zakup samoobsługowy, ale dla większych umów Enterprise albo sprzedaży przez pośrednika dokument może wyglądać inaczej.

Czy faktura Miro trafi do KSeF?

Nie w typowym przypadku.

KSeF nie służy polskiemu przedsiębiorcy do raportowania faktur zakupowych otrzymanych od zagranicznych dostawców.

Jeżeli otrzymujesz fakturę Miro od zagranicznego podmiotu, zachowujesz ją jako normalny zagraniczny dokument kosztowy i księgujesz zgodnie z zasadami dotyczącymi importu usług.

Nie trzeba samemu „wysyłać faktury Miro do KSeF”.

To częste nieporozumienie po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF.

Fakt, że polska firma odbiera większość krajowych faktur B2B w KSeF, nie oznacza, że nagle muszą pojawić się tam również dokumenty od każdego zagranicznego dostawcy.

Gdzie pobrać fakturę Miro?

Dokumenty rozliczeniowe są dostępne w ustawieniach rozliczeń Miro.

Administrator odpowiedzialny za billing może wejść do części dotyczącej subskrypcji i faktur oraz pobrać dokument dotyczący konkretnej płatności.

Dobrze od razu uzupełnić dane firmy przed pierwszym obciążeniem karty.

Późniejsze poprawianie:

nazwy,

adresu,

numeru VAT UE

jest bardziej kłopotliwe niż prawidłowe ustawienie danych podczas zakupu.

Przy firmowej karcie warto również powiązać dokument z konkretną transakcją bankową. Sam wpis na wyciągu karty typu „MIRO” nie powinien zastępować faktury lub innego prawidłowego dokumentu potwierdzającego zakup.

Czy Miro trzeba wprowadzać do ewidencji wartości niematerialnych i prawnych?

Przy zwykłej subskrypcji – zasadniczo nie.

Firma nie nabywa prawa autorskiego do Miro.

Nie otrzymuje możliwości:

kopiowania programu,

sprzedawania go,

modyfikowania kodu,

udzielania sublicencji,

rozpowszechniania oprogramowania.

Jest użytkownikiem końcowym usługi dostępnej w chmurze.

Dlatego miesięczny czy roczny abonament SaaS jest czymś innym niż nabycie prawa majątkowego, które spełnia warunki uznania za wartość niematerialną i prawną.

Nie ma więc sensu zakładać:

„licencja kosztowała więcej niż 10 000 zł, więc muszę ją amortyzować”.

Próg 10 000 zł znany ze środków trwałych i wartości niematerialnych nie sprawia automatycznie, że kosztowna subskrypcja SaaS zamienia się w WNiP.

Jeżeli duża firma podpisuje natomiast z dostawcą niestandardową umowę, która rzeczywiście przenosi albo udziela szerszych praw do oprogramowania, trzeba przeanalizować ją osobno.

Uważaj na podatek u źródła przy większych zakupach SaaS

To najbardziej skomplikowany fragment rozliczenia i jednocześnie taki, którego nie powinno się przedstawiać jako całkowicie rozstrzygniętego jednym prostym zdaniem.

Przy zwykłej subskrypcji użytkownika końcowego firma nie otrzymuje praw do kopiowania, modyfikowania czy dalszego licencjonowania programu. W wielu interpretacjach takie płatności nie były traktowane jak klasyczne należności za prawa autorskie.

W ostatnim czasie pojawiły się jednak również interpretacje i spory dotyczące usług SaaS, w których organy analizują możliwość zakwalifikowania płatności w kontekście korzystania z infrastruktury informatycznej dostawcy.

Dlatego szczególnie spółka rozliczająca CIT i dokonująca istotnych płatności za zagraniczne SaaS nie powinna ograniczać analizy do stwierdzenia:

„to zwykły abonament, więc podatek u źródła mnie nie dotyczy”.

Znaczenie mają:

kraj dostawcy,

treść umowy,

rzeczywisty zakres uprawnień,

właściwa umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania,

oraz posiadanie certyfikatu rezydencji kontrahenta.

W przypadku standardowego, niedrogiego planu Miro używanego przez małą firmę temat ten nie powinien być mylony z podstawowym rozliczeniem VAT. Przy dużych kontraktach Enterprise albo znacznych rocznych płatnościach warto jednak sprawdzić go oddzielnie z księgowością lub doradcą.

Najprostszy przykład rozliczenia

Polska spółka będąca czynnym podatnikiem VAT kupuje Miro dla zespołu.

Faktura po przeliczeniu wynosi:

2 000 zł.

W Miro wcześniej podano poprawny numer:

PL + NIP

aktywny w VIES.

Na dokumencie nie ma naliczonego polskiego VAT.

Firma:

Ekonomiczny koszt samej subskrypcji pozostaje więc 2 000 zł.

Jeżeli dokładnie tę samą usługę kupiłaby firma zwolniona z VAT, również musiałaby rozliczyć import usług, ale nie mogłaby standardowo odliczyć 460 zł podatku.

Realny koszt byłby wtedy wyższy.

Jak więc rozliczyć Miro?

W typowej małej firmie wystarczy przyjąć kilka zasad.

Miro traktuj jako zagraniczną usługę SaaS, a nie program kupiony na własność.

Przed zakupem podaj prawidłowe dane firmowe i aktywny numer VAT UE.

Pobierz dokument z panelu Miro i sprawdź, kto rzeczywiście jest na nim sprzedawcą.

Jeżeli otrzymujesz fakturę bez VAT w mechanizmie reverse charge, rozlicz w Polsce import usług.

Jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT i Miro służy sprzedaży opodatkowanej, VAT należny będzie zazwyczaj równocześnie podlegał odliczeniu.

Jeżeli korzystasz ze zwolnienia z VAT, nadal musisz rozliczyć import usługi, ale podatek staje się dla Ciebie rzeczywistym kosztem.

Sam abonament ujmujesz jako koszt działalności, o ile stosowana forma opodatkowania pozwala uwzględniać koszty. Przy ryczałcie nie obniży on podatku dochodowego.

Faktury Miro nie wysyłasz samodzielnie do KSeF.

A przy większych kontraktach warto dodatkowo przeanalizować podatek u źródła, zamiast automatycznie uznawać każdą zagraniczną usługę SaaS za podatkowo identyczną.

W praktyce więc najważniejszym błędem przy Miro nie jest niewłaściwe konto księgowe. Znacznie częściej problem zaczyna się wcześniej: firma kupuje abonament jak konsument, nie podaje VAT UE, dostaje dokument z podatkiem i dopiero po obciążeniu karty zastanawia się, jak właściwie go rozliczyć.