Jak rozliczyć zakup licencji Microsoft Copilot?

W przypadku polskich firm najczęściej chodzi obecnie o Microsoft 365 Copilot dla firm, czyli dostęp do funkcji AI zintegrowanych między innymi z Wordem, Excelem, PowerPointem, Outlookiem i Teams. Microsoft oferuje również inne warianty Copilota, dlatego przed zaksięgowaniem dokumentu lepiej spojrzeć na fakturę, a nie kierować się wyłącznie nazwą usługi widoczną w panelu.

Najpierw sprawdź sprzedawcę na fakturze

To najważniejszy krok.

Jeżeli przedsiębiorca kupił Microsoft Copilot bezpośrednio w systemie Microsoft 365, sprzedawcą dla klienta z Polski może być zagraniczny podmiot Microsoftu, w szczególności Microsoft Ireland Operations Ltd.

Jeżeli na fakturze znajduje się irlandzki sprzedawca i polski przedsiębiorca podał prawidłowy numer VAT-UE, faktura może zostać wystawiona bez VAT. Nie oznacza to, że transakcja jest zwolniona z podatku. Polski nabywca rozlicza wtedy import usług.

Sytuacja wygląda inaczej, gdy Copilot został kupiony od polskiego partnera Microsoft. Jeżeli fakturę wystawia polska firma i nalicza 23% VAT, mamy zwykły krajowy zakup usługi. Nie rozliczamy wtedy importu usług tylko dlatego, że produkt należy do Microsoftu.

Dlatego zamiast automatycznie księgować każdą fakturę za Copilota jako import usług, trzeba sprawdzić pole „sprzedawca”.

Microsoft Copilot kupiony bezpośrednio od Microsoftu

Załóżmy, że polska firma jest czynnym podatnikiem VAT i kupuje dostęp do Microsoft 365 Copilot bezpośrednio od Microsoft Ireland Operations Ltd.

Firma podała swój polski numer VAT-UE, Microsoft zweryfikował go w systemie VIES, a faktura została wystawiona bez VAT.

W takim przypadku zakup co do zasady rozliczamy jako import usług.

Polski przedsiębiorca nalicza od wartości zakupu VAT według krajowej stawki właściwej dla tej usługi. Przy typowym dostępie do oprogramowania będzie to 23%.

Jeżeli więc po przeliczeniu faktury na złote wartość usługi wynosi 2 000 zł, podatek wyniesie:

2 000 zł × 23% = 460 zł.

Firma wykazuje 460 zł VAT należnego.

Jeżeli Copilot jest wykorzystywany do działalności opodatkowanej VAT i przedsiębiorcy przysługuje pełne prawo do odliczenia, jednocześnie wykazuje 460 zł VAT naliczonego.

W praktyce transakcja jest wtedy neutralna podatkowo:

wartość zakupu – 2 000 zł
VAT należny – 460 zł
VAT naliczony do odliczenia – 460 zł

Sam fakt, że VAT do zapłaty ostatecznie może wynieść zero, nie zwalnia jednak z wykazania importu usług w ewidencji VAT i JPK_V7.

Numer VAT-UE przy zakupie Copilota

Przed zakupem usług od kontrahenta z innego państwa UE, do których stosuje się zasady dotyczące importu usług, polski przedsiębiorca powinien być zarejestrowany do VAT-UE.

Dotyczy to również czynnych podatników VAT. Sam status „VAT czynny” nie oznacza jeszcze automatycznie aktywnego numeru VAT-UE.

Rejestracji dokonuje się przez VAT-R. Firma posługuje się później numerem NIP poprzedzonym oznaczeniem PL.

Przykładowo:

PL1234567890

Microsoft weryfikuje taki numer w systemie VIES. Jeżeli numer jest prawidłowy, zakup od Microsoft Ireland może zostać zafakturowany bez VAT, a podatek rozlicza polski nabywca.

Warto więc uzupełnić dane podatkowe w centrum administracyjnym Microsoft 365 jeszcze przed pierwszym zakupem.

Co jeśli Microsoft naliczył VAT?

To zdarza się między innymi wtedy, gdy firma nie podała numeru VAT-UE, podała go błędnie albo numer nie został poprawnie zweryfikowany.

Microsoft może wówczas wystawić fakturę z VAT właściwym dla kraju wskazanego na koncie rozliczeniowym.

Nie należy takiej faktury automatycznie zaksięgować jak zwykłej polskiej faktury kosztowej.

Jeżeli zakup został dokonany przez polskiego przedsiębiorcę jako podatnika, a zgodnie z zasadami VAT miejscem opodatkowania usługi jest Polska i podatek powinien rozliczyć nabywca, trzeba najpierw sprawdzić poprawność danych na koncie Microsoft.

Najlepszym rozwiązaniem jest poprawienie numeru VAT i – jeżeli sytuacja tego wymaga – uzyskanie prawidłowej faktury lub korekty.

Doliczenie podatku przez Microsoft nie musi automatycznie oznaczać, że po stronie polskiej firmy przestał istnieć obowiązek prawidłowego rozliczenia importu usług.

A jeśli firma jest zwolniona z VAT?

Tutaj zakup Microsoft Copilot może mieć realny dodatkowy koszt.

Przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT również może być zobowiązany do rozliczenia importu usług. Zwolnienie dotyczące jego krajowej sprzedaży nie zwalnia automatycznie z VAT od usług kupowanych od zagranicznych przedsiębiorców.

Przykładowo firma zwolniona z VAT kupuje usługę Microsoft Copilot za równowartość 500 zł.

VAT wynosi:

500 zł × 23% = 115 zł.

Przedsiębiorca musi rozliczyć i zapłacić 115 zł podatku. Ponieważ korzysta ze zwolnienia z VAT, zasadniczo nie może go następnie odliczyć.

Jeżeli nie składa JPK_V7 ani VAT-8, rozliczenie importu usług następuje co do zasady na deklaracji VAT-9M. Podatek należy zapłacić do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Taki przedsiębiorca również powinien zarejestrować się do VAT-UE przed zakupem usługi objętej tymi zasadami. Rejestracja do VAT-UE nie powoduje utraty zwolnienia z VAT dla zwykłej krajowej sprzedaży.

Faktura w euro – jaki kurs zastosować?

Microsoft może wystawić fakturę w euro. Do polskich rozliczeń podatkowych trzeba wtedy ustalić wartość w złotych.

Przy VAT nie powinno się po prostu przepisywać kwoty, którą bank pobrał z rachunku po przewalutowaniu.

Stosuje się zasady przeliczania walut określone w ustawie o VAT. Co do zasady znaczenie ma średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. Można również stosować kurs Europejskiego Banku Centralnego, jeśli spełnione są ustawowe warunki.

Przy abonamentach trzeba dodatkowo zwrócić uwagę na sposób rozliczenia usługi. Microsoft może pobierać opłatę z góry za określony okres, dlatego sama data pobrania faktury z panelu nie zawsze wystarcza do prawidłowego ustalenia momentu podatkowego.

Czy Microsoft Copilot jest kosztem firmy?

Jeżeli Copilot jest wykorzystywany w działalności gospodarczej, wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodu na zasadach ogólnych.

Nie trzeba przy tym udowadniać, że program bezpośrednio wygenerował konkretną sprzedaż.

Copilot może służyć przykładowo do przygotowywania dokumentów, analizowania arkuszy Excel, tworzenia prezentacji, pracy z pocztą, opracowywania ofert, podsumowywania spotkań czy pracy na danych firmowych.

W typowej sytuacji mamy do czynienia z bieżącym kosztem dostępu do oprogramowania, a nie zakupem programu na własność.

Przy miesięcznym abonamencie rozliczenie jest stosunkowo proste. Przy subskrypcji opłaconej z góry za rok sposób ujęcia kosztu może zależeć od rodzaju prowadzonej księgowości. Firmy prowadzące pełne księgi mogą rozliczać taki wydatek w czasie jako czynne rozliczenie międzyokresowe kosztów.

Czy od Microsoft Copilot trzeba pobierać podatek u źródła?

Słowo „licencja” często uruchamia tutaj niepotrzebny alarm.

Nie każda opłata nazywana licencją jest należnością licencyjną w rozumieniu przepisów o podatku u źródła.

Przy standardowym zakupie Microsoft 365 Copilot firma otrzymuje przede wszystkim możliwość korzystania z oprogramowania jako użytkownik końcowy. Nie otrzymuje prawa do sprzedaży programu innym podmiotom, rozpowszechniania go, modyfikowania kodu źródłowego ani udzielania własnych sublicencji.

Takie licencje określa się jako licencje end-user.

Aktualna praktyka organów podatkowych potwierdza, że płatności za oprogramowanie używane w takim modelu przez użytkownika końcowego oraz za typowe usługi SaaS nie są co do zasady traktowane jak należności licencyjne powodujące obowiązek poboru podatku u źródła.

Sama nazwa „Microsoft Copilot license” na fakturze nie oznacza więc automatycznie konieczności potrącania WHT.

Inaczej należałoby analizować umowę, gdyby polska firma otrzymywała szersze prawa do oprogramowania – na przykład możliwość jego dalszego rozpowszechniania, sublicencjonowania albo komercyjnego rozporządzania prawami autorskimi. Standardowy użytkownik Microsoft 365 takich praw jednak nie nabywa.

Czy faktura za Microsoft Copilot będzie w KSeF?

Jeżeli sprzedawcą jest zagraniczny Microsoft i otrzymujemy zagraniczną fakturę za usługę, dokument nie pojawi się automatycznie w KSeF.

KSeF nie służy do raportowania faktur otrzymanych od zagranicznych dostawców.

Fakturę pobiera się więc z panelu Microsoft i przekazuje do księgowości tak samo jak inne zagraniczne dokumenty kosztowe.

Jeżeli natomiast Copilot zostanie kupiony od polskiego partnera Microsoft, sytuacja jest inna. Polski sprzedawca podlegający obowiązkowi KSeF wystawia fakturę zgodnie z krajowymi zasadami i dokument może zostać odebrany przez nabywcę właśnie za pośrednictwem KSeF.

Zakup od polskiego resellera może uprościć księgowość

Nie każda firma musi kupować Copilota bezpośrednio od Microsoftu.

Licencję można nabyć również przez polskiego partnera oferującego rozwiązania Microsoft 365. Wtedy przedsiębiorca może dostać zwykłą polską fakturę:

netto + 23% VAT = brutto.

Dla czynnego podatnika VAT jest to standardowy zakup krajowy. VAT z faktury można odliczyć na zwykłych zasadach, jeśli zakup służy działalności opodatkowanej.

Nie ma importu usług, nie trzeba z tytułu tej konkretnej transakcji samodzielnie naliczać VAT należnego i odpada problem zagranicznej faktury w walucie obcej.

Z podatkowego punktu widzenia jest to więc prostszy wariant. Nie oznacza to oczywiście, że zawsze będzie najtańszy – ceny i warunki licencji mogą się różnić między kanałami sprzedaży.

Jak zaksięgować zakup Microsoft Copilot w praktyce?

Jeżeli fakturę wystawił Microsoft Ireland Operations Ltd. bez VAT, typowa polska firma będąca czynnym podatnikiem VAT powinna potraktować zakup jako import usług, przeliczyć wartość na złote, naliczyć właściwy polski VAT oraz wykazać transakcję w JPK_V7. Jeżeli przysługuje jej pełne prawo do odliczenia, VAT należny może być jednocześnie VAT-em naliczonym.

Jeżeli przedsiębiorca jest zwolniony z VAT, import usług również trzeba rozliczyć, ale naliczonego podatku zasadniczo nie odzyska.

Jeżeli natomiast dokument wystawił polski sprzedawca i znajduje się na nim polski VAT, mamy zwykły krajowy zakup.

Właśnie dlatego przy księgowaniu Copilota najważniejsze nie jest pytanie „czy to licencja?”, lecz: kto faktycznie sprzedał usługę i co znajduje się na fakturze.

Czy zakup Microsoft Copilot trzeba zgłaszać w VAT-UE?

Przed zakupem od kontrahenta z UE usługi rozliczanej zgodnie z art. 28b przedsiębiorca powinien być zarejestrowany do VAT-UE. Sam zakup usługi nie jest jednak wykazywany w informacji podsumowującej VAT-UE tak jak na przykład świadczona dla unijnego kontrahenta usługa rozliczana przez nabywcę.

Czy podatnik zwolniony z VAT musi rozliczyć Copilota?

Tak, jeśli zakup stanowi import usług. Podatnik zwolniony z VAT może być zobowiązany do naliczenia i zapłaty polskiego VAT, mimo że w swojej zwykłej sprzedaży nie dolicza podatku.

Czy zakup Copilota od Microsoftu trzeba wprowadzić do KSeF?

Nie. Zagranicznej faktury otrzymanej od Microsoftu nie wysyła się do KSeF w celu zgłoszenia zakupu. Dokument przechowuje się i ujmuje w księgowości poza KSeF.

Czy od Microsoft Copilot trzeba zapłacić podatek u źródła?

Przy standardowym korzystaniu z Copilota jako użytkownik końcowy co do zasady nie. Firma otrzymuje dostęp do oprogramowania, ale nie nabywa praw pozwalających jej rozpowszechniać program, udzielać sublicencji czy rozporządzać autorskimi prawami majątkowymi. Szersze umowy licencyjne wymagają jednak osobnej analizy.