Jak rozliczyć sprzedaż w UE?

Przed wystawieniem dokumentu trzeba ustalić, kto kupuje, co jest przedmiotem sprzedaży i gdzie transakcja podlega opodatkowaniu. Przy towarach znaczenie ma również miejsce rozpoczęcia i zakończenia transportu. Sam zagraniczny adres klienta ani płatność w euro nie wystarczą do wyboru sposobu rozliczenia.

Sprzedaż towarów firmie z UE — kiedy występuje WDT?

W typowej transakcji polski czynny podatnik VAT sprzedaje towary przedsiębiorcy z innego państwa UE, a produkty są przewożone z Polski do tego państwa. Taka sprzedaż może stanowić wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, czyli WDT.

Przykładowo polski producent wysyła wyposażenie do niemieckiej firmy posługującej się aktywnym numerem VAT-UE. Przy spełnieniu warunków dostawę można opodatkować stawką 0%.

Do jej zastosowania potrzebne są przede wszystkim:

Numer kontrahenta można sprawdzić w systemie VIES. Potwierdzenie weryfikacji najlepiej zachować razem z dokumentacją transakcji.

Dokumenty przewozowe i specyfikacja ładunku powinny pozwalać powiązać transport z konkretną dostawą. Gdy nie są jednoznaczne, znaczenie mogą mieć również inne dowody, na przykład potwierdzenie odbioru i korespondencja z klientem. Sama faktura nie potwierdza, że towar dotarł za granicę.

Jeśli dowodów brakuje w terminie rozliczenia, stosuje się szczególne zasady wykazania dostawy i ewentualnej późniejszej korekty. Nie należy pozostawiać stawki 0% bez sprawdzenia, jak rozliczyć opóźnienie w dokumentacji.

WDT wykazuje się w JPK_V7 oraz informacji VAT-UE. Stawka 0% nie oznacza więc braku obowiązków ewidencyjnych.

Usługi dla unijnego przedsiębiorcy rozlicza się inaczej

Przy usługach świadczonych między przedsiębiorcami ogólna zasada wskazuje jako miejsce opodatkowania kraj siedziby usługobiorcy. Jeśli usługę świadczy się dla jego stałego miejsca prowadzenia działalności w innym kraju, znaczenie może mieć właśnie to miejsce.

Polska firma wykonująca zwykłą usługę doradczą dla francuskiego przedsiębiorcy zazwyczaj wystawia fakturę bez polskiego VAT, z adnotacją „odwrotne obciążenie”. Podatek rozlicza nabywca według właściwych dla niego przepisów.

Brak polskiego VAT przy takiej usłudze nie jest tym samym co stawka 0% przy WDT. To różne podstawy rozliczenia i nie należy stosować tych oznaczeń zamiennie.

Od zasady ogólnej istnieją wyjątki. Usługi związane z nieruchomościami rozlicza się co do zasady w miejscu położenia nieruchomości. Szczególne reguły obejmują też między innymi wstęp na określone wydarzenia, transport pasażerów i usługi restauracyjne. Przed wystawieniem faktury trzeba więc ustalić rodzaj usługi, a nie tylko kraj klienta.

Dla usług objętych zasadą ogólną i obowiązkiem raportowania w VAT-UE potrzebna jest odpowiednia rejestracja. Może ona dotyczyć również przedsiębiorcy korzystającego w Polsce ze zwolnienia z VAT. Samo zarejestrowanie do VAT-UE nie oznacza rezygnacji z krajowego zwolnienia.

Sprzedaż konsumentom: znaczenie ma limit i kraj dostawy

Wysyłka towarów ze sklepu internetowego do osób prywatnych w innych państwach UE zwykle podlega zasadom wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość, czyli WSTO. Punktem wyjścia jest opodatkowanie w państwie, w którym kończy się transport do klienta.

Dla mniejszych sprzedawców przewidziano próg 10 tys. euro, odpowiadający w Polsce 42 tys. zł netto. Przy spełnieniu warunków sprzedaż może pozostać opodatkowana w Polsce. Dotyczy to w szczególności przedsiębiorcy mającego siedzibę i ewentualne stałe miejsca prowadzenia działalności wyłącznie w Polsce oraz wysyłającego towary z Polski.

Próg obejmuje łącznie odpowiednią sprzedaż WSTO oraz określone usługi telekomunikacyjne, nadawcze i elektroniczne dla konsumentów z innych państw UE. Nie liczy się go osobno dla każdego kraju. Trzeba sprawdzić zarówno bieżący, jak i poprzedni rok.

Po przekroczeniu progu miejscem opodatkowania jest kraj konsumenta — już od transakcji, która spowodowała przekroczenie. Można także wybrać takie opodatkowanie wcześniej.

Przykładowo sklep wysyła produkty z Polski do Czech, Niemiec i Francji. Sprzedaż objętą limitem sumuje dla wszystkich tych rynków. Nie może uznać, że w każdym z nich ma odrębne 42 tys. zł do wykorzystania.

Próg ten nie dotyczy wszystkich usług dla osób prywatnych. Dla usług konsumenckich obowiązuje odrębna zasada ogólna i liczne wyjątki. Trzeba sprawdzić, czy dana usługa w ogóle należy do kategorii objętej tym uproszczeniem.

OSS pozwala rozliczać zagraniczny VAT w jednym miejscu

Jeśli sprzedaż kwalifikująca się do procedury podlega VAT w innych państwach UE, można skorzystać z unijnej procedury OSS. Pozwala ona zadeklarować i zapłacić ten podatek za pośrednictwem jednego państwa identyfikacji, dla polskiego przedsiębiorcy zwykle Polski.

OSS jest uproszczeniem rozliczenia, a nie zwolnieniem z podatku. Sprzedawca nadal stosuje stawkę właściwą dla danego produktu lub usługi w państwie konsumpcji.

W procedurze unijnej składa się kwartalną deklarację VIU-DO do końca miesiąca następującego po kwartale. Termin złożenia deklaracji nie przesuwa się, jeśli wypada w weekend lub święto. Należny podatek wpłaca się zgodnie z zasadami OSS, z właściwym numerem referencyjnym płatności.

Rejestrację trzeba zaplanować odpowiednio wcześnie. Nie należy zakładać, że dowolnie późniejsze zgłoszenie obejmie wszystkie wcześniejsze transakcje.

OSS nie rozwiązuje też każdego obowiązku zagranicznego. Przechowywanie własnego towaru w magazynie w innym państwie, na przykład w ramach obsługi marketplace, może powodować dodatkowe obowiązki rejestracyjne i rozliczeniowe.

Co z firmą korzystającą ze zwolnienia z VAT?

Krajowe zwolnienie nie działa automatycznie w całej Unii. Najpierw trzeba ustalić miejsce opodatkowania transakcji, a następnie sprawdzić możliwość zastosowania zwolnienia w tym państwie.

Małe przedsiębiorstwa mogą ubiegać się o zagraniczne zwolnienia w ramach procedury SME. Jednym z warunków jest nieprzekroczenie 100 tys. euro rocznego obrotu na terytorium UE w poprzednim i bieżącym roku. Do tego limitu wlicza się również obrót w Polsce.

Konieczne jest ponadto spełnienie warunków państwa, w którym firma chce korzystać ze zwolnienia, w tym jego krajowego limitu. Procedura wymaga zgłoszenia oraz uzyskania lub potwierdzenia numeru identyfikacyjnego EX. Nie wystarczy samodzielnie uznać, że firma jest zbyt mała, by naliczać zagraniczny VAT.

SME i OSS pełnią różne funkcje: pierwsza procedura pozwala korzystać ze zwolnienia po spełnieniu warunków, druga upraszcza rozliczanie należnego podatku.

VAT-UE, JPK i podatek dochodowy — osobne obowiązki

Informację VAT-UE składa się elektronicznie za miesiące, w których wystąpiły transakcje podlegające wykazaniu, do 25. dnia następnego miesiąca. Kwartalne rozliczanie VAT nie zmienia VAT-UE w informację kwartalną.

Czynny podatnik VAT ujmuje właściwe transakcje także w JPK_V7. Sprzedaż rozliczana w OSS wymaga natomiast odrębnej ewidencji i deklaracji właściwej dla tej procedury. Nie należy traktować tych formularzy jako zamienników.

Pozostaje jeszcze podatek dochodowy. Zastosowanie 0% VAT albo rozliczenie VAT przez zagranicznego nabywcę nie usuwa przychodu ze sprzedaży. Polska firma rozlicza go według swojej formy opodatkowania, z uwzględnieniem ewentualnych zasad dotyczących działalności prowadzonej za granicą.

Przy należnościach w walucie obcej trzeba ustalić właściwy kurs dla przychodu, a później sprawdzić rozliczenie zapłaty i różnic kursowych. Kurs przyjęty do VAT nie zawsze będzie właściwy dla podatku dochodowego.

Najwięcej pomyłek można uniknąć już przy przyjmowaniu zamówienia. Dane o statusie klienta, jego numerze VAT, rodzaju świadczenia oraz kraju wysyłki i dostawy powinny trafić do księgowości razem z dokumentami. Wtedy sposób rozliczenia wynika z rzeczywistej transakcji, a nie tylko z zagranicznego adresu na fakturze.