Jak rozliczyć sprzedaż na EmpikPlace?
Sprzedaż przez EmpikPlace pod względem księgowym nie różni się aż tak bardzo od sprzedaży we własnym sklepie internetowym. Różnica polega głównie na przepływie pieniędzy. Klient kupuje produkt na empik.com, płatność może przejść przez Przelewy24, Empik potrąca swoje należności, a sprzedawca otrzymuje pozostałą kwotę.
I właśnie tutaj pojawia się najczęstszy błąd. Kwota otrzymana na rachunek nie jest wartością sprzedaży, którą należy zaksięgować.
Przychodem jest sprzedaż dla klienta, a nie wypłata z Empik
Załóżmy, że klient kupił produkt za 150 zł i zapłacił dodatkowo 15 zł za dostawę. Łączna wartość zamówienia wynosi więc 165 zł. Po potrąceniu prowizji i innych opłat do sprzedawcy może trafić przykładowo 140 zł.
Nie oznacza to, że przychód wynosi 140 zł.
Sprzedaż wyniosła 165 zł. Potrącone przez Empik opłaty są osobnym rozliczeniem – najczęściej kosztem działalności udokumentowanym fakturą wystawioną przez Empik.
W praktyce trzeba więc oddzielić od siebie dwie operacje: sprzedaż towaru klientowi oraz zakup usług od Empik. Przelew, który ostatecznie trafia na rachunek sprzedawcy, jest jedynie rozliczeniem należności pomniejszonej o potrącenia.
Ma to znaczenie szczególnie przy większej liczbie zamówień. Księgowanie wyłącznie wpływów bankowych prowadziłoby do zaniżenia sprzedaży.
Inaczej wygląda przepływ pieniędzy przy zamówieniach za pobraniem. Takie płatności są rozliczane z przewoźnikiem, a nie przez standardową wypłatę środków z Przelewy24. Nadal jednak jest to sprzedaż zrealizowana przez sprzedawcę i trzeba ją ująć w ewidencji.
Faktura czy paragon przy sprzedaży na EmpikPlace?
W szczegółach zamówienia znajdują się dane potrzebne do wystawienia dokumentu sprzedaży. Jeżeli kupujący podał NIP, zakup został dokonany na firmę i należy wystawić fakturę. Jeżeli NIP-u nie ma, Empik w swojej instrukcji obsługi zamówień wskazuje na wystawienie paragonu. Klient prywatny może również poprosić po zakupie o wystawienie faktury.
Trzeba jednak odróżnić zasady obsługi zamówienia w EmpikPlace od przepisów dotyczących kas fiskalnych.
Przy sprzedaży wysyłkowej w określonych sytuacjach można korzystać ze zwolnienia z ewidencjonowania sprzedaży na kasie. Dotyczy to między innymi przypadków, gdy zapłata jest otrzymywana w całości za pośrednictwem banku, poczty lub SKOK, a z dokumentacji można jednoznacznie ustalić, którego zamówienia dotyczy płatność oraz kto był nabywcą, łącznie z jego adresem.
Zwolnienia nie można stosować do wszystkich rodzajów towarów. Przepisy przewidują grupy produktów, przy których kasa fiskalna jest obowiązkowa niezależnie od sposobu zapłaty. Dlatego sprzedawca korzystający ze zwolnienia dla sprzedaży wysyłkowej powinien oceniać obowiązek wystawienia paragonu według swojej konkretnej sytuacji, a nie wyłącznie według tego, czy klient podał NIP.
Jak rozliczyć prowizję i pozostałe opłaty Empik?
Empik może pobierać od sprzedawcy kilka rodzajów opłat. Podstawową jest prowizja od sprzedaży, naliczana od wartości zamówienia obejmującej również koszt dostawy. Dochodzi do tego opłata platformowa, a zależnie od wykorzystywanych usług także koszty Empik Ads czy abonamentu.
Nie należy pomniejszać o te kwoty wartości sprzedaży klientowi.
Jeśli klient zapłacił 300 zł, a Empik potrącił 40 zł swoich należności, sprzedaż nadal wynosi 300 zł. Kwota 40 zł jest rozliczana odrębnie na podstawie dokumentu kosztowego.
Empik najpierw pobiera należne opłaty ze środków zgromadzonych przez sprzedawcę. Jeżeli saldo jest wystarczające, faktura może być oznaczona jako opłacona poprzez potrącenie z wpływów. Gdy pieniędzy jest za mało, na przykład po dużej liczbie zwrotów albo przy znaczącym udziale zamówień pobraniowych, może powstać faktura wymagająca osobnego przelewu.
Sposób zapłaty faktury nie zmienia jej charakteru księgowego. Potrącenie należności ze środków ze sprzedaży jest po prostu formą rozliczenia wzajemnych zobowiązań.
Co ze zwrotami?
Przy sprzedaży marketplace zwroty potrafią powodować największe rozbieżności pomiędzy raportem sprzedaży, fakturami, przelewami i saldem w panelu.
Jeżeli klient zwraca zamówienie, trzeba odpowiednio zmniejszyć wcześniej wykazaną sprzedaż. Jeżeli sprzedaż była udokumentowana fakturą, co do zasady wymaga to odpowiedniej korekty. Przy sprzedaży rejestrowanej na kasie zwrot powinien znaleźć się w prowadzonej dokumentacji zwrotów.
Osobnym elementem jest rozliczenie kosztów Empik. Zwrot zamówienia może wpływać na naliczoną wcześniej prowizję lub inne opłaty, ale trzeba opierać się na faktycznym rozliczeniu pokazanym przez platformę. Nie należy samodzielnie zakładać, że każda pobrana wcześniej opłata zostanie automatycznie oddana w tej samej wysokości.
Dlatego przy księgowaniu EmpikPlace dobrze jest kontrolować nie tylko przelewy, ale także raport szczegółowy zamówień. Pozwala on powiązać sprzedaż, zwroty i naliczone koszty.
Do miesięcznego rozliczenia dobrze zebrać w jednym miejscu:
- raport sprzedaży i zwrotów z EmpikPlace,
- dokumenty sprzedaży wystawione klientom,
- raporty i wypłaty z Przelewy24,
- rozliczenia zamówień pobraniowych od przewoźników,
- faktury Empik za prowizje, opłaty platformowe, reklamy i inne usługi,
- korekty dotyczące zwrotów oraz anulowanych zamówień.
Dopiero zestawienie tych danych pokazuje, czy sprzedaż została rozliczona prawidłowo. Sam wyciąg bankowy zwykle do tego nie wystarczy.
EmpikPlace a KSeF
KSeF ma znaczenie zarówno dla dokumentów wystawianych klientom firmowym, jak i dla faktur kosztowych otrzymywanych od Empik.
Przy sprzedaży B2B przedsiębiorca objęty obowiązkowym KSeF powinien wystawiać faktury dla firm w systemie. W 2026 roku obowiązuje jeszcze przejściowe wyłączenie dla podatników, u których wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie – dla nich obowiązek wystawiania faktur w KSeF został przesunięty do końca roku.
Faktury dla konsumentów nie są objęte obowiązkowym KSeF. Można wystawiać je w systemie dobrowolnie, ale nie jest to konieczne.
Od strony kosztowej sprawa jest prostsza. Empik przekazuje faktury dotyczące prowizji i części pozostałych opłat do KSeF. W programie księgowym lub systemie do fakturowania powinny więc zostać powiązane z odpowiednim okresem rozliczeniowym.
Najważniejsze jest zachowanie właściwego podziału: sprzedaż klientowi jest jednym zdarzeniem, opłaty Empik drugim, a przelew otrzymany po rozliczeniu tych kwot trzecim. Gdy wszystkie trzy elementy zostaną wrzucone do księgowości jako jedna kwota z rachunku bankowego, bardzo łatwo o różnice.
Przy większej sprzedaży na EmpikPlace ręczne porównywanie setek zamówień, prowizji, faktur i zwrotów szybko staje się niewygodne. Dlatego przy wyborze programu do fakturowania lub księgowości dobrze sprawdzić, czy pozwala on automatyzować obsługę sprzedaży z marketplace i jednocześnie poprawnie obsługuje KSeF. Wtedy przelew z Empik nie musi być ręcznie „rozbijany” na sprzedaż, koszty i korekty za każdym razem, gdy platforma wykonuje kolejne rozliczenie.