Jak rozliczyć import usług?

Największa pułapka polega na tym, że zagraniczny sprzedawca często wystawia fakturę bez VAT. Nie oznacza to jednak, że podatku nie ma. W typowym imporcie usług obowiązek jego rozliczenia przechodzi na polskiego nabywcę.

Co istotne, import usług może wystąpić zarówno przy zakupie z innego kraju Unii Europejskiej, jak i od kontrahenta spoza UE.

Kiedy zakup z zagranicy jest importem usług?

Najczęściej działa zasada przewidziana dla transakcji B2B: jeśli polski przedsiębiorca kupuje usługę od zagranicznego przedsiębiorcy, miejscem jej opodatkowania jest kraj, w którym znajduje się nabywca. Jeżeli nabywcą jest firma z Polski, VAT trzeba więc rozliczyć w Polsce.

Tak będzie przykładowo przy zakupie:

Nie można jednak stosować tej zasady automatycznie do każdej usługi. Ustawa przewiduje wyjątki dotyczące między innymi nieruchomości, transportu, gastronomii, wstępu na imprezy czy krótkoterminowego wynajmu środków transportu.

Przykład jest prosty. Polska firma zleca przedsiębiorcy z Niemiec przygotowanie projektu graficznego. Niemiecka firma nie ma w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności uczestniczącego w tej transakcji. Usługa jest świadczona dla polskiego przedsiębiorcy. Co do zasady miejscem jej opodatkowania będzie Polska, a polska firma rozliczy import usług.

Jak rozlicza import usług czynny podatnik VAT?

Przy standardowej usłudze zagraniczny kontrahent wystawia dokument bez polskiego VAT. Na fakturach od firm z UE często pojawia się określenie „reverse charge”, czyli odwrotne obciążenie.

Polski przedsiębiorca sam oblicza VAT według stawki, która byłaby właściwa, gdyby tę samą usługę świadczyła firma w Polsce. W przypadku wielu typowych usług biznesowych będzie to 23%, ale stawkę trzeba ustalić dla konkretnego rodzaju świadczenia.

Załóżmy, że firma kupiła usługę informatyczną za równowartość 4 300 zł.

Przy stawce 23%:

4 300 zł × 23% = 989 zł VAT.

Po stronie podatku należnego przedsiębiorca wykazuje więc 989 zł.

Jeżeli usługa służy działalności dającej pełne prawo do odliczenia VAT, tę samą kwotę może jednocześnie wykazać jako VAT naliczony.

W efekcie:

wartość usługi – 4 300 zł
VAT należny – 989 zł
VAT naliczony do odliczenia – 989 zł

Pod względem VAT transakcja jest wtedy co do zasady neutralna. Podatek pojawia się po obu stronach rozliczenia, ale nie zwiększa kwoty VAT do zapłaty.

Inaczej będzie, jeśli firma nie ma pełnego prawa do odliczenia – przykładowo wykonuje jednocześnie działalność opodatkowaną i zwolnioną. Wtedy część VAT należnego może pozostać realnym kosztem.

Import usług czynny podatnik ujmuje w odpowiednich pozycjach JPK_V7. Jeżeli otrzymał od zagranicznego sprzedawcy fakturę lub inny dokument zakupu, to właśnie ten dokument stanowi podstawę wpisu. Nie trzeba tworzyć dodatkowej faktury wewnętrznej tylko po to, aby rozliczyć VAT.

Kiedy rozliczyć VAT? Nie zawsze decyduje data faktury

To jedna z częstszych pomyłek.

Przy imporcie usług obowiązek podatkowy powstaje co do zasady w chwili wykonania usługi. Jeśli wcześniej została wpłacona zaliczka, obowiązek może powstać już w momencie jej zapłaty – w odniesieniu do zapłaconej części.

Przy usługach rozliczanych okresowo znaczenie może mieć zakończenie danego okresu rozliczeniowego.

Dlatego otrzymanie faktury 3 czerwca nie musi oznaczać, że import usług trzeba rozliczyć właśnie w czerwcu. Jeżeli usługa została wykonana 31 maja, obowiązek podatkowy może należeć jeszcze do maja.

Problem często pojawia się przy miesięcznych abonamentach za oprogramowanie, hosting czy usługi reklamowe. Program księgowy może podpowiadać okres na podstawie daty dokumentu, ale przedsiębiorca powinien sprawdzić, jakiego okresu rzeczywiście dotyczy usługa.

Jak przeliczyć fakturę w euro, dolarach lub innej walucie?

VAT trzeba wykazać w złotych, nawet gdy zagraniczna faktura jest wystawiona w EUR, USD, GBP albo innej walucie.

Co do zasady stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. Możliwe jest również stosowanie odpowiedniego kursu Europejskiego Banku Centralnego na zasadach przewidzianych w ustawie.

Jeżeli więc obowiązek podatkowy powstał w poniedziałek, najczęściej trzeba sprawdzić kurs z poprzedniego piątku, o ile był to dzień roboczy.

Nie należy automatycznie przyjmować kursu z dnia zapłaty albo dnia pobrania pieniędzy z karty. Kurs zastosowany przez bank do przewalutowania płatności i kurs właściwy do rozliczenia VAT to dwie różne rzeczy.

Import usług u przedsiębiorcy zwolnionego z VAT

Tutaj skutki są znacznie bardziej odczuwalne.

Zwolnienie z VAT nie powoduje, że przedsiębiorca może ignorować zagraniczne usługi. Firma korzystająca ze zwolnienia również może być zobowiązana do rozliczenia importu usług.

Jeżeli przykładowo przedsiębiorca zwolniony z VAT kupi usługę reklamową za 1 000 zł, która w Polsce podlega stawce 23%, powinien rozliczyć 230 zł VAT.

Różnica w porównaniu z czynnym podatnikiem VAT jest zasadnicza: podatnik zwolniony zasadniczo nie może tego podatku odliczyć. Te 230 zł trzeba więc faktycznie zapłacić do urzędu skarbowego.

Jeżeli podatnik nie składa JPK_V7 ani VAT-8, import usług rozlicza co do zasady na deklaracji VAT-9M. Deklarację składa się do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy. W tym samym terminie należy zapłacić VAT.

Samo rozliczenie importu usług nie oznacza automatycznie utraty zwolnienia z VAT dla zwykłej krajowej sprzedaży firmy.

To szczególnie istotne dla małych działalności korzystających z zagranicznych programów. Ktoś może wystawiać klientom faktury bez VAT, a mimo to mieć obowiązek zapłacenia VAT od abonamentu za zagraniczny system rezerwacji, reklamę albo oprogramowanie.

VAT-UE – kiedy trzeba się zarejestrować?

Przed rozpoczęciem transakcji objętych zasadami unijnymi trzeba sprawdzić rejestrację VAT-UE. Dotyczy to także przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT.

Rejestracji dokonuje się poprzez VAT-R. Po jej dokonaniu przedsiębiorca posługuje się w transakcjach unijnych swoim NIP-em poprzedzonym kodem PL.

Warto przy tym rozróżnić dwie rzeczy.

Rejestracja do VAT-UE nie oznacza automatycznie przejścia na VAT czynny. Przedsiębiorca zwolniony z VAT może mieć numer VAT-UE i nadal korzystać ze swojego zwolnienia.

Druga rzecz: zakup usług stanowiących import usług nie jest sam w sobie wykazywany jako nabycie usługi w informacji podsumowującej VAT-UE. Informacja VAT-UE obejmuje inne wskazane w przepisach transakcje wewnątrzwspólnotowe, między innymi WNT, WDT i określone usługi świadczone dla kontrahentów z UE.

To częsty błąd: przedsiębiorca słyszy, że przed zakupem usługi powinien mieć VAT-UE, więc zakłada, że później musi wpisać tę fakturę również do informacji VAT-UE. Nie jest to ta sama kwestia.

Co jeśli zagraniczna firma naliczyła swój VAT?

Takiej faktury nie należy automatycznie traktować jak zwykłego polskiego zakupu.

Jeżeli transakcja B2B powinna być rozliczona w Polsce przez nabywcę, a zagraniczny dostawca mimo to naliczył własny VAT, najlepiej najpierw sprawdzić dane konta i poprosić o korektę dokumentu.

Taka sytuacja zdarza się choćby wtedy, gdy przedsiębiorca podczas zakładania konta w zagranicznym serwisie nie poda firmowego numeru VAT albo system zakwalifikuje go jako konsumenta.

Zagranicznego VAT wykazanego na takim dokumencie nie odlicza się po prostu w polskim JPK_V7 jak VAT z krajowej faktury.

Co więcej, samo pojawienie się zagranicznego podatku na fakturze nie musi oznaczać, że po stronie polskiego przedsiębiorcy znika obowiązek rozliczenia importu usług. Najpierw trzeba ustalić prawidłowe miejsce opodatkowania transakcji.

Czy zagraniczna faktura trafia do KSeF?

Nie. Faktur zakupowych otrzymywanych od zagranicznych dostawców nie przesyła się do KSeF tylko po to, aby wykazać import usług.

KSeF nie jest systemem służącym do raportowania zakupów od zagranicznych kontrahentów.

Przedsiębiorca zachowuje otrzymany dokument – na przykład fakturę PDF wystawioną przez zagraniczny system – i na jego podstawie ujmuje koszt oraz rozliczenie VAT w swojej księgowości.

To oznacza, że brak takiego dokumentu w zakładce faktur otrzymanych w KSeF jest zupełnie normalny.

VAT to nie zawsze jedyny podatek do sprawdzenia

Przy zakupie zagranicznej usługi warto oddzielić trzy sprawy: VAT, koszt w podatku dochodowym oraz ewentualny podatek u źródła.

Fakt, że transakcję prawidłowo rozliczono jako import usług w VAT, nie przesądza jeszcze o wszystkich obowiązkach w PIT lub CIT.

Podatek u źródła może pojawić się między innymi przy niektórych należnościach licencyjnych oraz określonych usługach niematerialnych. Znaczenie ma rodzaj świadczenia, kraj kontrahenta, właściwa umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania i dokumentacja, w tym w określonych przypadkach certyfikat rezydencji.

Nie każda płatność za zagraniczny program czy usługę oznacza jednak automatycznie obowiązek pobrania WHT. Szczególnie przy oprogramowaniu trzeba ustalić, czy przedsiębiorca rzeczywiście nabywa prawa licencyjne w rozumieniu przepisów podatkowych, czy jedynie korzysta z programu jako użytkownik końcowy.

To osobna analiza od rozliczenia VAT.

Najprostszy sposób sprawdzenia importu usług

Przy każdej zagranicznej fakturze dobrze odpowiedzieć sobie kolejno na cztery pytania.

Czy kupuję usługę jako przedsiębiorca?
Gdzie zgodnie z przepisami znajduje się miejsce jej opodatkowania?
Kto ma rozliczyć VAT – sprzedawca czy ja jako nabywca?
Czy mam prawo odliczyć naliczony przez siebie VAT?

Dopiero później znaczenie mają techniczne szczegóły: odpowiednie pola JPK, kurs waluty czy sposób zaksięgowania dokumentu.

Najczęstszym błędem jest zatrzymanie się na pierwszej stronie zagranicznej faktury. Widnieje na niej kwota „VAT 0”, więc przedsiębiorca księguje wyłącznie koszt i na tym kończy sprawę. Przy imporcie usług właśnie wtedy może brakować najważniejszej części rozliczenia – polskiego VAT należnego.

Czy import usług dotyczy tylko zakupów spoza Unii Europejskiej?

Nie. Importem usług może być zarówno zakup od firmy z Niemiec, Irlandii czy Francji, jak i od kontrahenta ze Stanów Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii lub innego kraju spoza UE. Decydują zasady określania miejsca świadczenia usługi, a nie samo członkostwo kraju sprzedawcy w UE.

Czy od importu usług zawsze nalicza się 23% VAT?

Nie. Stosuje się stawkę właściwą w Polsce dla danej usługi. W wielu popularnych usługach biznesowych będzie to 23%, ale nie jest to uniwersalna stawka dla każdego importu usług.

Czy czynny podatnik VAT faktycznie płaci VAT od importu usług?

Jeżeli ma pełne prawo do odliczenia, VAT należny i naliczony mogą się wzajemnie zrównoważyć. Import trzeba jednak prawidłowo wykazać w ewidencji nawet wtedy, gdy finansowy efekt wynosi zero.

Czy trzeba wystawić fakturę wewnętrzną?

Nie ma ogólnego obowiązku wystawiania faktury wewnętrznej. Jeśli przedsiębiorca otrzymał dokument zakupu od zagranicznego kontrahenta, może on stanowić podstawę wykazania importu usług w ewidencji. Gdy dokumentu nie ma, rozliczenie może zostać ujęte na podstawie odpowiedniego dowodu wewnętrznego.