Jak przyspieszyć pakowanie zamówień dzięki Base.com?

Problemy zaczynają się wtedy, gdy zamówień jest kilkadziesiąt lub kilkaset. Wąskim gardłem przestaje być samo włożenie produktu do kartonu. Czas zabiera szukanie zamówienia, sprawdzanie produktów, wybieranie przewoźnika, określanie gabarytu, drukowanie etykiety i ręczne zmienianie statusów.

Base.com pozwala znaczną część tych czynności usunąć z procesu pakowania.

Zacznij od Asystenta Zbierania i Pakowania

Base.com ma osobny moduł przeznaczony do kompletowania i pakowania zamówień. Pracownik nie musi przeglądać całej listy zamówień i za każdym razem otwierać odpowiedniej karty.

Do pracy można wykorzystać skaner kodów kreskowych.

Po zeskanowaniu kodu zamówienia system otwiera właściwe zamówienie w Asystencie Pakowania. Następnie pracownik skanuje produkty znajdujące się w paczce.

To daje dwie korzyści jednocześnie.

Po pierwsze, pakowanie jest szybsze, ponieważ większość operacji odbywa się skanerem zamiast myszką i klawiaturą. Po drugie, maleje ryzyko wysłania niewłaściwego produktu.

Przy podobnych wariantach ma to duże znaczenie. Pracownik może łatwo pomylić dwie koszulki w różnych rozmiarach, dwa modele słuchawek albo kosmetyki różniące się jedynie pojemnością. Jeśli każdy produkt ma właściwy kod i jest powiązany z katalogiem, system może kontrolować kompletację.

Samo wdrożenie skanerów nie wystarczy jednak, jeżeli dane produktowe są nieuporządkowane. SKU, EAN-y i warianty powinny być jednoznaczne. Im większy magazyn, tym większy koszt każdego błędu w katalogu.

Zbieranie i pakowanie można rozdzielić

W małym sklepie jedna osoba może jednocześnie zebrać produkty z półek i spakować zamówienie. Przy większej liczbie paczek taki model często przestaje być wydajny.

Base.com pozwala rozdzielić te etapy.

Jedna osoba może zbierać produkty z magazynu, a druga pracować przy stanowisku pakowania. System obsługuje między innymi koszyki i stanowiska, dzięki czemu można lepiej zorganizować przepływ zamówień pomiędzy magazynem a miejscem pakowania.

To istotne szczególnie w magazynach, w których pracownik kompletujący zamówienia pokonuje duże odległości.

Zamiast chodzić po magazynie osobno dla każdego zamówienia, można przygotować proces zbierania większej liczby zamówień podczas jednego przejścia, a później rozdzielić produkty do odpowiednich zamówień lub koszyków.

Nie w każdym magazynie taki model będzie szybszy. Przy niewielkiej liczbie produktów i małej powierzchni dodatkowy etap może być zbędny. Przy kilkuset paczkach dziennie różnica staje się jednak wyraźna.

System może podpowiedzieć karton

Kolejna czynność zabierająca zaskakująco dużo czasu to wybór opakowania.

Pracownik bierze karton, sprawdza, czy wszystko się zmieści, odkłada go, wybiera większy. Przy pojedynczej paczce trwa to chwilę. Powtórzone kilkaset razy dziennie zaczyna mieć znaczenie.

W Base.com można zdefiniować wykorzystywane kartony wraz z ich wymiarami. Jeżeli produkty w katalogu mają prawidłowo uzupełnione wymiary, system może wykorzystać informacje o najlepiej dopasowanym kartonie podczas obsługi zamówienia.

Można to połączyć z automatyzacjami.

Przykładowo zamówienia mieszczące się w małym kartonie mogą otrzymywać jeden sposób obsługi, większe paczki inny, a przesyłki ponadgabarytowe trafiać do osobnego statusu lub stanowiska.

Dobrze przygotowana konfiguracja ogranicza sytuacje, w których pracownik sam podejmuje za każdym razem te same proste decyzje.

Etykieta może wydrukować się sama

W wielu magazynach proces nadal wygląda tak:

pracownik pakuje zamówienie, otwiera stronę przewoźnika, kopiuje dane klienta, tworzy przesyłkę, pobiera PDF, otwiera go i dopiero wtedy drukuje etykietę.

Przy integracji Base.com z przewoźnikiem większość tych kroków można wyeliminować.

System obsługuje ponad 140 integracji kurierskich i brokerskich. Przesyłkę można utworzyć bezpośrednio z poziomu Base.com, a parametry paczki mogą wynikać z wcześniej ustalonych reguł.

Jeszcze większą różnicę daje połączenie tego z automatycznymi akcjami.

Po spakowaniu zamówienia system może automatycznie:

utworzyć przesyłkę u właściwego przewoźnika,

ustawić odpowiedni gabaryt,

wydrukować etykietę,

zmienić status zamówienia.

Base.com pozwala uruchamiać takie akcje bezpośrednio po zdarzeniu „Spakowano zamówienie”. Można również uzależnić sposób nadania paczki od metody dostawy czy najlepiej dopasowanego kartonu.

Pracownik kończy więc pakowanie i zamiast wykonywać kilka kolejnych operacji po prostu odbiera wydrukowaną etykietę.

Base Printer usuwa kolejne kliknięcia

Do bezpośredniego drukowania Base.com wykorzystuje Base Printer.

Dzięki temu etykiety czy inne dokumenty nie muszą być najpierw zapisywane na komputerze jako PDF. System może wysłać je bezpośrednio do wskazanej drukarki. Obsługiwane mogą być zarówno typowe drukarki biurowe, jak i drukarki etykiet, np. Zebra.

W magazynie z kilkoma stanowiskami pakowania można skonfigurować wiele drukarek i przypisać domyślne urządzenie do konkretnego pracownika.

To drobiazg, dopóki ktoś nie policzy, ile razy dziennie pakujący wybiera „Pobierz etykietę”, otwiera plik, naciska „Drukuj” i wybiera właściwą drukarkę.

Przy 300 przesyłkach kilka dodatkowych kliknięć na każdej paczce oznacza już setki zbędnych operacji dziennie.

Kod kreskowy może zastąpić przycisk

Automatyzacja nie musi zawsze działać bez udziału człowieka.

Base.com pozwala tworzyć własne zdarzenia uruchamiane przyciskiem, skrótem klawiszowym albo kodem kreskowym.

Można więc przygotować przy stanowisku pakowania wydrukowane kody:

„Paczkomat A”

„Paczkomat B”

„Paczkomat C”

albo inne często wykonywane operacje.

Pracownik pakuje przesyłkę, ocenia jej gabaryt i zamiast wybierać opcję w systemie skanuje właściwy kod. Base.com tworzy przesyłkę z odpowiednimi parametrami i może od razu wydrukować etykietę.

Takie rozwiązanie jest przydatne tam, gdzie automat nie jest w stanie niezawodnie ustalić gabarytu na podstawie danych produktowych.

Nie zawsze warto automatyzować decyzję za wszelką cenę. Czasem znacznie prostsze jest pozostawienie jej pracownikowi, ale sprowadzenie całej obsługi do jednego skanu.

Nie każda paczka powinna przechodzić przez ten sam proces

Dużym błędem jest budowanie jednego procesu dla wszystkich zamówień.

Paczka z jedną książką nie wymaga takiej samej obsługi jak zamówienie składające się z 15 produktów. Inaczej pakuje się przesyłkę do Paczkomatu, inaczej paletę, a jeszcze inaczej produkt wymagający dodatkowego zabezpieczenia.

Base.com pozwala tworzyć automatyzacje wykorzystujące warunki dotyczące m.in. sposobu wysyłki, produktów, wagi czy statusu zamówienia. Przesyłki można również tworzyć automatycznie na podstawie łącznej wagi produktów.

Dzięki temu ciężkie zamówienia mogą zostać przekierowane do osobnego przewoźnika, a nietypowe paczki do innego stanowiska.

Zamiast zmuszać pracownika do zastanawiania się nad każdym zamówieniem, reguły powinny obsługiwać przypadki oczywiste. Człowiek zostaje wtedy potrzebny głównie przy wyjątkach.

Największe przyspieszenie daje usunięcie czynności pomiędzy pakowaniem

Samo fizyczne zapakowanie produktu zawsze będzie wymagało pracy. Karton trzeba złożyć, produkt zabezpieczyć i paczkę zamknąć.

Największy potencjał optymalizacji znajduje się więc pomiędzy tymi czynnościami.

Jeżeli przy każdym zamówieniu pracownik musi:

odszukać zamówienie,

sprawdzić listę produktów,

ręcznie potwierdzić każdy z nich,

wybrać przewoźnika,

wpisać wagę,

wybrać gabaryt,

utworzyć przesyłkę,

pobrać etykietę,

wydrukować ją,

zmienić status,

to duża część dnia nie jest przeznaczana na pakowanie, tylko na obsługę systemów.

W Base.com automatyczne akcje mogą reagować na zdarzenia i warunki oraz wykonywać ponad 40 różnych typów operacji, w tym zmianę statusów, nadawanie przesyłek i drukowanie dokumentów.

Dobrze skonfigurowany proces może wyglądać znacznie prościej:

skan zamówienia → skan produktów → zapakowanie → potwierdzenie zakończenia → automatyczna przesyłka i wydruk etykiety.

Przy większej skali właśnie taki proces daje największą oszczędność.

Zanim przyspieszysz magazyn, zmierz gdzie naprawdę traci czas

Nie każdy sklep powinien zaczynać od rozbudowanego Asystenta Pakowania.

Najpierw dobrze przez kilka dni mierzyć średni czas obsługi zamówienia i sprawdzić, które czynności zabierają go najwięcej.

Jeżeli pracownicy długo szukają produktów, problemem może być układ magazynu, a nie drukowanie etykiet. Jeśli kompletacja jest szybka, ale przy stanowisku tworzy się kolejka, trzeba przyjrzeć się samemu pakowaniu. Jeżeli gotowe paczki czekają, bo ktoś ręcznie generuje etykiety, automatyzacja wysyłek może przynieść natychmiastową poprawę.

Dopiero później warto budować kolejne reguły.

Najlepsza konfiguracja Base.com nie polega na automatyzowaniu wszystkiego, co system pozwala zautomatyzować. Chodzi o to, żeby pracownik podczas przygotowania typowej paczki podejmował jak najmniej decyzji i wykonywał jak najmniej operacji niezwiązanych bezpośrednio z fizycznym spakowaniem produktu.

Jeśli większość standardowych zamówień można przeprowadzić od skanu do gotowej etykiety praktycznie bez używania myszy, magazyn jest już ustawiony w dobrym kierunku.