Jak przygotować magazyn do spisu z natury? Praktyczny poradnik

Dobrze przygotowany magazyn pozwala przeprowadzić inwentaryzację sprawniej, ograniczyć pomyłki i uzyskać wiarygodne informacje o rzeczywistych stanach towarowych. Nie chodzi przy tym o dopasowanie zawartości półek do danych w programie. Celem spisu jest ustalenie, ile towaru faktycznie znajduje się w firmie, a następnie wyjaśnienie różnic między stanem rzeczywistym a ewidencją.

Od czego zacząć przygotowanie magazynu do spisu z natury?

Pierwszym krokiem powinno być ustalenie terminu i zakresu inwentaryzacji. Trzeba określić, które magazyny, pomieszczenia i grupy towarów zostaną objęte liczeniem, kto będzie za nie odpowiedzialny oraz jak zostaną udokumentowane wyniki.

Przy niewielkim magazynie spis można przeprowadzić w ciągu jednego dnia. W większych obiektach, gdzie przechowywane są tysiące produktów, potrzebny jest podział na strefy i zespoły spisowe.

Termin najlepiej wyznaczyć na okres ograniczonego ruchu towarowego. W sklepie internetowym może to być dzień z mniejszą liczbą zamówień, a w hurtowni czas pomiędzy większymi dostawami.

Przy planowaniu trzeba też uwzględnić obowiązki księgowe. Przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów sporządzają spis z natury między innymi na koniec roku podatkowego. Inne zasady terminowe dotyczą podmiotów prowadzących księgi rachunkowe. W ich przypadku ustawa o rachunkowości przewiduje szczegółowe terminy oraz określone możliwości przeprowadzania inwentaryzacji w innych terminach niż dzień bilansowy.

Niezależnie od podstawy prawnej magazyn powinien być przygotowany tak, aby możliwe było jednoznaczne ustalenie stanów na dzień, którego dotyczy spis.

Uporządkowanie towarów przed inwentaryzacją

Najwięcej czasu podczas liczenia traci się nie na samo przeliczanie produktów, lecz na ich identyfikowanie. Nieopisane kartony, pomieszane warianty towarów czy opakowania pozostawione w przypadkowych miejscach zwiększają ryzyko pominięcia części zapasów albo policzenia ich dwukrotnie.

Dlatego kilka dni przed spisem należy uporządkować regały, półki i miejsca składowania. Produkty tego samego rodzaju powinny znajdować się możliwie blisko siebie, a lokalizacje magazynowe muszą być czytelnie oznaczone.

Szczególnej uwagi wymagają towary występujące w wielu wariantach. Koszulki w różnych rozmiarach, części samochodowe o podobnym wyglądzie czy elektronika różniąca się jedynie oznaczeniem modelu powinny być przechowywane osobno. Liczenie takich produktów wyłącznie na podstawie wyglądu prowadzi do błędów.

Przy przygotowywaniu magazynu dobrze wykonać kilka czynności:

Nie trzeba przebudowywać całego układu magazynu. Wystarczy zadbać o to, aby osoby liczące mogły dotrzeć do każdego produktu i jednoznacznie go zidentyfikować.

Dobrym rozwiązaniem jest również oznaczenie miejsc, w których przechowywane są towary o wysokiej wartości. Pozwoli to zaplanować ich dokładniejsze przeliczenie i ewentualną dodatkową kontrolę.

Dokumenty magazynowe muszą być uporządkowane

Przed rozpoczęciem spisu trzeba sprawdzić, czy wszystkie operacje magazynowe zostały prawidłowo zarejestrowane.

Dotyczy to przede wszystkim dostaw, wydań, przesunięć między magazynami oraz zwrotów. Jeżeli dostawa została fizycznie przyjęta, ale dokument PZ nie trafił jeszcze do systemu, program pokaże zaniżony stan. Podobna sytuacja występuje, gdy towar został już wysłany do klienta, a jego wydanie nadal nie zostało zaksięgowane w ewidencji magazynowej.

Przed inwentaryzacją należy więc sprawdzić dokumenty PZ, WZ, MM i inne zapisy wpływające na ilość produktów.

Warto zwrócić szczególną uwagę na zamówienia częściowo zrealizowane. Przykładowo klient zamówił 20 sztuk produktu, ale magazyn wydał dotychczas tylko 12. Jeżeli system automatycznie zmniejszył stan o całe zamówienie, pojawi się rozbieżność, która nie wynika z rzeczywistego niedoboru.

Istotne jest także rozliczenie zwrotów. Produkty zwrócone przez klientów mogą fizycznie znajdować się już w magazynie, ale nie być jeszcze przyjęte do ewidencji. Trzeba ustalić ich status i zdecydować, czy nadają się do ponownej sprzedaży.

Nie należy jednak korygować stanów magazynowych na podstawie przewidywanych ilości tylko po to, aby zgadzały się przed spisem. Rozbieżności powinny zostać wykryte w czasie inwentaryzacji, wyjaśnione i dopiero wtedy odpowiednio rozliczone.

Co zrobić z towarem uszkodzonym, obcym i znajdującym się poza magazynem?

To jeden z częściej pomijanych etapów przygotowań. W wielu firmach obok standardowych zapasów znajdują się produkty z reklamacji, towary powierzone przez kontrahentów, egzemplarze demonstracyjne lub materiały przeznaczone do utylizacji.

Takie rzeczy nie powinny być automatycznie traktowane tak samo.

Towary uszkodzone trzeba wyodrębnić i opisać ich stan. Uszkodzenie opakowania nie zawsze oznacza utratę wartości produktu, ale sprzęt niesprawny lub niezdatny do sprzedaży może wymagać innej wyceny.

Osobno należy zidentyfikować towary należące do innych podmiotów, na przykład przechowywane w ramach umowy komisu. W spisie sporządzanym na potrzeby KPiR uwzględnia się je ilościowo, ze wskazaniem właściciela, ale bez wyceny jako własnych zapasów.

Równie ważne są towary stanowiące własność przedsiębiorcy, które w dniu spisu znajdują się poza jego magazynem. Mogą to być produkty przekazane do innego punktu, przechowywane przez operatora logistycznego lub pozostawione u kontrahenta. Nie można ich pominąć tylko dlatego, że nie znajdują się fizycznie na regałach firmy.

Przygotowując dokumentację, należy więc ustalić, które produkty są własnością przedsiębiorstwa, gdzie są przechowywane i jaki jest ich faktyczny status.

Jak przygotować system magazynowy do spisu?

Program magazynowy znacznie ułatwia inwentaryzację, ale pod warunkiem, że kartoteki produktów są prawidłowo prowadzone.

Przed spisem dobrze sprawdzić, czy produkty mają unikalne identyfikatory, poprawne jednostki miary oraz aktualne oznaczenia. Problematyczne bywają szczególnie towary, które w systemie występują pod kilkoma nazwami, mimo że w rzeczywistości są tym samym produktem.

Przykładowo jeden model rękawic może figurować jako „Rękawice robocze XL”, „Rękawice XL” i „Rękawice ochronne rozmiar XL”. Jeżeli każda nazwa ma osobną kartotekę, łatwo przypisać policzone sztuki do niewłaściwego indeksu.

Przed inwentaryzacją trzeba uporządkować takie przypadki, zachowując historię operacji i prawidłowe powiązania dokumentów. Samo usuwanie nieaktywnych lub powielonych pozycji bez analizy może spowodować kolejne problemy.

Jeżeli firma korzysta ze skanerów kodów kreskowych albo kolektorów danych, należy wcześniej przetestować ich działanie. Trzeba sprawdzić, czy urządzenia prawidłowo rozpoznają produkty, zapisują ilości i przekazują wyniki do systemu.

Przy spisie elektronicznym dobrze również wykonać kopię bezpieczeństwa bazy danych oraz zapisać stan ewidencyjny na moment rozpoczęcia inwentaryzacji. Ułatwi to późniejsze porównanie wyników i ustalenie źródła ewentualnych różnic.

Czy trzeba wstrzymać sprzedaż i przyjmowanie dostaw?

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest ograniczenie ruchu magazynowego na czas liczenia. Nie zawsze oznacza to konieczność zamknięcia całej firmy, ale wydania i przyjęcia towarów muszą być odpowiednio kontrolowane.

W małym magazynie można zaplanować inwentaryzację po zakończeniu pracy. W większej firmie często stosuje się czasowe blokowanie poszczególnych stref.

Jeśli podczas spisu konieczne jest przyjęcie pilnej dostawy, najlepiej umieścić ją w wydzielonym miejscu i jednoznacznie określić, czy będzie uwzględniona w aktualnym liczeniu. Każdy ruch towarowy powinien zostać udokumentowany.

Podobna zasada dotyczy wysyłek. Jeżeli produkt został policzony, a następnie wydany klientowi, bez odpowiedniego zapisu może powstać pozorny niedobór. Jeszcze trudniejsza sytuacja występuje, gdy część zamówienia jest kompletowana w trakcie liczenia.

Dlatego przed rozpoczęciem spisu trzeba ustalić moment graniczny dla operacji magazynowych i przekazać tę informację wszystkim pracownikom.

W przedsiębiorstwach prowadzących sprzedaż internetową należy dodatkowo uwzględnić sposób działania integracji. Zamówienia mogą nadal spływać z platform e-commerce, nawet jeśli magazyn chwilowo nie realizuje wysyłek. Istotne jest, aby system nie wprowadzał niekontrolowanych zmian stanów w trakcie liczenia.

Organizacja zespołu i przebieg liczenia

Nawet uporządkowany magazyn nie gwarantuje poprawnego spisu, jeśli pracownicy nie wiedzą, kto odpowiada za poszczególne strefy.

Przed rozpoczęciem inwentaryzacji należy podzielić magazyn na obszary i przydzielić je zespołom. Dobrze, aby każda osoba znała sposób identyfikowania produktów, jednostki miary i zasady zapisywania wyników.

W magazynie, gdzie część asortymentu jest ewidencjonowana w sztukach, a część w kilogramach lub metrach, pomylenie jednostek może spowodować znaczne różnice.

Przy liczeniu ręcznym potrzebne będą przygotowane arkusze spisowe. W przypadku spisu elektronicznego należy wcześniej skonfigurować urządzenia i zapewnić pracownikom dostęp do odpowiednich lokalizacji magazynowych.

Dobrą praktyką jest liczenie bez podpowiadania pracownikom stanów zapisanych w systemie. Osoba widząca oczekiwaną ilość może nieświadomie zasugerować się wynikiem zamiast dokładnie sprawdzić zawartość półki.

Po zakończeniu liczenia danej strefy należy ją oznaczyć jako sprawdzoną. Zapobiega to przypadkowemu ponownemu ujęciu tych samych produktów. Szczególnie ważne jest to w magazynach wysokiego składowania, gdzie jeden indeks towarowy może znajdować się na kilku poziomach regału.

Warto też przewidzieć dodatkową kontrolę produktów o dużej wartości oraz pozycji, przy których pierwsze liczenie wykazało znaczną rozbieżność.

Jakie dokumenty przygotować do spisu z natury?

Zakres dokumentacji zależy od rodzaju działalności i zasad prowadzenia księgowości. W praktyce przydają się instrukcja przeprowadzania inwentaryzacji, wykaz stref magazynowych, arkusze spisowe oraz zestawienia różnic.

Spis z natury sporządzany przez przedsiębiorcę prowadzącego KPiR musi zawierać wymagane przepisami dane, w tym nazwę firmy lub dane właściciela, datę spisu, kolejne numery pozycji, szczegółowe oznaczenia składników, jednostki miary, ilości, ceny jednostkowe oraz wartości. Dokument powinien także zawierać łączną wartość spisu, odpowiednią klauzulę końcową i podpis właściciela lub wspólników.

Przygotowanie arkuszy przed rozpoczęciem liczenia pozwala uniknąć sytuacji, w której pracownicy zapisują wyniki na przypadkowych kartkach, a później trzeba je ponownie przepisywać.

W przypadku przedsiębiorstw prowadzących księgi rachunkowe dokumentacja inwentaryzacyjna powinna odpowiadać zasadom wynikającym z ustawy o rachunkowości oraz wewnętrznej procedury firmy.

Nie zawsze potrzebny jest rozbudowany zestaw formularzy. Ważniejsze, aby każdą policzoną pozycję można było jednoznacznie zidentyfikować, a wynik spisu był możliwy do odtworzenia i zweryfikowania.

Co zrobić po zakończeniu spisu z natury?

Zakończenie liczenia nie oznacza jeszcze zakończenia inwentaryzacji. Kolejnym etapem jest porównanie rzeczywistych ilości z danymi zapisanymi w ewidencji magazynowej.

Różnice mogą przyjmować postać niedoborów albo nadwyżek. Każdy taki przypadek wymaga wyjaśnienia.

Przykładowo system pokazuje 150 sztuk produktu, a podczas spisu znaleziono 143. Nie oznacza to automatycznie, że siedem sztuk zaginęło. Przyczyną może być niezaksięgowane wydanie, pomyłka podczas kompletacji zamówienia, błędne oznaczenie produktu albo nieprawidłowe przeliczenie opakowania zbiorczego.

Dlatego przed zatwierdzeniem korekt należy przeanalizować dokumenty i w razie potrzeby przeprowadzić ponowne liczenie.

Niedoborów nie należy automatycznie kompensować nadwyżkami innych produktów. Takie rozliczenie może być uzasadnione w określonych okolicznościach, na przykład przy udokumentowanej pomyłce dotyczącej podobnych artykułów, ale wymaga spełnienia odpowiednich zasad i wyjaśnienia przyczyny.

Po zaakceptowaniu wyników można dokonać korekt ewidencyjnych i przygotować ostateczne rozliczenie inwentaryzacji.

W przypadku spisu sporządzanego na potrzeby KPiR przedsiębiorca ma obowiązek dokonać wyceny najpóźniej w ciągu 14 dni od zakończenia spisu. Towary handlowe i materiały wycenia się według cen zakupu lub nabycia, a jeśli ceny rynkowe z dnia spisu są niższe – można zastosować te niższe wartości. Inne zasady dotyczą między innymi wyrobów gotowych, produkcji w toku oraz odpadów.

Wycena nie polega więc na przemnożeniu liczby produktów przez ich aktualne ceny detaliczne.

Najczęstsze błędy przy przygotowywaniu magazynu do remanentu

Problemy z inwentaryzacją najczęściej wynikają z drobnych zaniedbań, które narastają przez wiele miesięcy.

Jednym z nich jest pozostawianie towaru poza przypisaną lokalizacją. Produkty leżące na stanowisku pakowania, w strefie reklamacji albo w pomieszczeniu socjalnym mogą zostać pominięte podczas liczenia.

Kolejnym błędem jest brak rozdzielenia towarów należących do firmy od zapasów powierzonych przez kontrahentów. Powoduje to nie tylko rozbieżności ilościowe, lecz także problemy z ustaleniem prawidłowej wartości magazynu.

Często zdarzają się również pomyłki związane z opakowaniami zbiorczymi. Pracownik wpisuje pięć kartonów jako pięć sztuk, mimo że każdy karton zawiera 24 produkty. Przy większej liczbie takich przypadków wartość różnic może być znaczna.

Problemem bywa także zbyt szybkie zatwierdzanie wyników w systemie. Jeżeli program automatycznie generuje korekty magazynowe bez wcześniejszego wyjaśnienia rozbieżności, firma traci możliwość dokładnego ustalenia ich przyczyn.

Z tego powodu po pierwszym liczeniu powinien nastąpić etap kontroli, a dopiero później zatwierdzenie końcowych stanów.

Jak ułatwić sobie kolejne spisy z natury?

Najlepiej przygotowany magazyn to taki, którego nie trzeba porządkować od podstaw przed każdą inwentaryzacją.

Stałe oznaczenia lokalizacji, poprawnie prowadzone kartoteki produktów i bieżące rejestrowanie przyjęć oraz wydań ograniczają liczbę rozbieżności. Duże znaczenie ma też regularne sprawdzanie wybranych grup asortymentowych.

Firmy posiadające rozbudowane magazyny mogą stosować inwentaryzację rotacyjną, czyli cykliczne przeliczanie określonych produktów lub lokalizacji. Pozwala to wcześniej wykrywać błędy i ogranicza skalę problemów podczas spisu rocznego. Nie zastępuje jednak automatycznie inwentaryzacji wymaganej przepisami – możliwość takiego rozliczenia zależy od rodzaju ewidencji i zasad obowiązujących daną jednostkę.

Pomocny jest również program magazynowy obsługujący arkusze inwentaryzacyjne, skanowanie kodów kreskowych oraz porównywanie stanów rzeczywistych z ewidencyjnymi. Dzięki temu nie trzeba ręcznie przepisywać tysięcy pozycji, a osoby odpowiedzialne za magazyn mogą skoncentrować się na wyjaśnianiu niezgodności.

Sam program nie rozwiąże jednak problemów wynikających z nieuporządkowanych procesów. Jeśli dostawy nie są rejestrowane na bieżąco, a produkty trafiają na przypadkowe półki, nawet najlepszy system będzie pokazywał niewiarygodne dane.

Przygotowanie magazynu do spisu z natury powinno więc zaczynać się znacznie wcześniej niż w dniu liczenia. Uporządkowany towar, kompletne dokumenty i jasno określone zasady pracy pozwalają przeprowadzić remanent bez zbędnego przestoju. Dodatkową korzyścią jest wykrycie problemów, które na co dzień pozostają niewidoczne: błędów w ewidencji, nieprawidłowo obsłużonych zwrotów czy zapasów zalegających w magazynie od wielu miesięcy.