Jak prowadzić magazyn z numerami IMEI i numerami seryjnymi?

Do tego służą numery seryjne i IMEI.

Dobrze prowadzona ewidencja pozwala później bez szukania w pudełkach ustalić, od którego dostawcy pochodzi urządzenie, kiedy zostało przyjęte, gdzie aktualnie się znajduje, komu zostało sprzedane i czy wróciło w ramach reklamacji.

Przy większej liczbie urządzeń prowadzenie tego w Excelu szybko zaczyna być ryzykowne.

Produkt i egzemplarz to dwie różne rzeczy

To podstawowa zasada takiego magazynu.

W systemie może istnieć produkt:

Smartfon ABC 256 GB czarny

i jego stan:

10 sztuk

Każda z tych dziesięciu sztuk powinna jednak posiadać własny rekord identyfikacyjny, na przykład:

SN: XFG34782
IMEI 1: 359123456789012
IMEI 2: 359123456789020

Drugi egzemplarz tego samego telefonu będzie miał tę samą nazwę, kod produktu, cenę i parametry, ale inne numery seryjne i IMEI.

Nie powinno się więc tworzyć osobnej kartoteki towarowej dla każdego IMEI. Kartoteka opisuje model produktu, natomiast numer seryjny lub IMEI identyfikuje konkretną fizyczną sztukę znajdującą się w magazynie.

Ma to znaczenie szczególnie przy telefonach obsługujących więcej niż jedną kartę SIM lub kilka aktywnych połączeń komórkowych. Jeden fizyczny telefon może posiadać więcej niż jeden IMEI. System magazynowy powinien zatem umożliwiać przypisanie do egzemplarza nie tylko jednego pola „IMEI”, ale np. IMEI 1 i IMEI 2.

Numer seryjny również nie powinien być traktowany tak samo jak kod EAN. EAN służy przede wszystkim do rozpoznania rodzaju produktu. Numer seryjny wskazuje konkretną sztukę.

IMEI trzeba zapisać już przy przyjęciu towaru

Najwięcej problemów powstaje wtedy, gdy firma przyjmuje elektronikę wyłącznie ilościowo.

Przychodzi dostawa 50 telefonów, pracownik wprowadza do magazynu:

50 szt.

i odkłada kartony na regał.

Dopiero podczas sprzedaży ktoś zaczyna przepisywać IMEI z pudełek. Wtedy magazyn przez cały okres między dostawą a sprzedażą tak naprawdę nie wie, jakie egzemplarze posiada.

Lepszy proces wygląda inaczej.

Podczas przyjęcia dostawy wprowadzany jest dokument PZ lub odpowiedni dokument magazynowy, a następnie rejestrowane są numery wszystkich przyjmowanych egzemplarzy. System powinien sprawdzić, czy liczba wprowadzonych numerów odpowiada liczbie przyjmowanych urządzeń.

Jeżeli przyjmujesz 20 telefonów, powinieneś mieć 20 przypisanych egzemplarzy.

Dla każdego można zapisać nie tylko numer seryjny i IMEI, ale również dostawcę, dokument zakupu, datę przyjęcia, cenę zakupu, lokalizację magazynową oraz – jeśli jest taka potrzeba – dodatkowe oznaczenia urządzenia.

Najwygodniej robić to skanerem.

Jeżeli producent umieszcza numer seryjny lub IMEI w kodzie kreskowym albo Data Matrix na opakowaniu, pracownik nie musi przepisywać kilkunastu cyfr ręcznie. Skanuje kolejne pudełka, a system dodaje egzemplarze do przyjęcia.

Przy kilkuset urządzeniach różnica jest ogromna. Ręczne wpisywanie IMEI jest nie tylko wolniejsze, ale sprzyja pomyłkom polegającym na zamianie dwóch cyfr.

System powinien również blokować przypadkowe ponowne przyjęcie tego samego numeru. Jeśli IMEI albo numer seryjny już znajduje się w ewidencji, użytkownik powinien dostać wyraźne ostrzeżenie.

Każdy ruch magazynowy musi przenosić konkretny egzemplarz

Samo zapisanie numerów przy dostawie nie wystarczy.

Jeżeli magazyn śledzi urządzenia indywidualnie, numer seryjny musi później „iść” razem z produktem przez kolejne operacje.

Załóżmy, że firma ma dwa magazyny:

Magazyn główny
Sklep Warszawa

W magazynie głównym znajduje się pięć laptopów tego samego modelu. Do sklepu mają zostać wysłane dwa.

Przy przesunięciu magazynowym nie powinno się zapisywać tylko informacji „2 sztuki”. Trzeba wskazać, które dwa numery seryjne zostały przeniesione.

Po zatwierdzeniu dokumentu system powinien wiedzieć, że:

SN 123456 – Magazyn główny
SN 123457 – Sklep Warszawa
SN 123458 – Sklep Warszawa
SN 123459 – Magazyn główny
SN 123460 – Magazyn główny

Dzięki temu stan magazynowy zgadza się nie tylko ilościowo, ale również na poziomie konkretnych urządzeń.

Ta sama zasada powinna działać przy wydaniu, zwrocie, reklamacji, przesunięciu między lokalizacjami czy korekcie stanu.

Sprzedaż powinna wskazywać, jaki egzemplarz otrzymał klient

To właśnie tutaj śledzenie numerów seryjnych pokazuje największą wartość.

Klient zamawia telefon. Magazynier podczas kompletowania zamówienia skanuje IMEI egzemplarza znajdującego się w paczce. System przypisuje go do konkretnego wydania i zamówienia.

Od tej chwili wiadomo:

kiedy urządzenie zostało kupione,

od którego dostawcy pochodziło,

kiedy trafiło do magazynu,

kiedy zostało wydane,

na podstawie jakiego zamówienia,

oraz któremu klientowi je sprzedano.

Nie trzeba później szukać informacji w kilku systemach.

Numer seryjny lub IMEI można również umieszczać na dokumentach sprzedażowych albo dokumentach wydania, jeśli taki sposób dokumentowania jest przydatny w firmie.

Nie jest to jednak standardowy obowiązkowy element każdej faktury VAT. Z punktu widzenia magazynu ważniejsze jest trwałe powiązanie egzemplarza z transakcją w systemie. Dzięki temu numer można odszukać nawet wtedy, gdy nie został wydrukowany bezpośrednio na fakturze.

W praktyce przy elektronice pokazanie numeru seryjnego lub IMEI na dokumencie przekazywanym klientowi często jest bardzo wygodne. Zmniejsza ryzyko sporów dotyczących tego, jakie urządzenie faktycznie zostało sprzedane.

Reklamacje i zwroty bez numerów seryjnych robią się problematyczne

Klient po kilku miesiącach od zakupu zgłasza reklamację telefonu.

Jeżeli firma prowadzi ewidencję IMEI, wystarczy wyszukać numer urządzenia. Od razu można znaleźć jego historię i dokument sprzedaży.

Można też sprawdzić rzecz jeszcze ważniejszą: czy klient zwraca ten sam egzemplarz, który rzeczywiście został mu sprzedany.

Przy sprzęcie o wartości kilku tysięcy złotych ma to duże znaczenie.

Urządzenie wracające z reklamacji nie powinno od razu zwiększać zwykłego stanu dostępnego do sprzedaży. Lepszym rozwiązaniem jest nadanie mu odpowiedniego statusu, np.:

Dzięki temu system nadal widzi urządzenie, ale sklep nie sprzeda go przypadkiem kolejnemu klientowi.

Po zakończeniu reklamacji historia egzemplarza powinna pozostać dostępna. Nie należy usuwać numeru seryjnego i tworzyć go od początku tylko dlatego, że produkt wrócił na magazyn.

Inwentaryzacja powinna odbywać się po numerach, a nie tylko po ilości

Wyobraźmy sobie sytuację, w której system pokazuje:

iPhone – 20 szt.

Pracownik liczy pudełka na regale i również znajduje 20.

Ilościowo wszystko się zgadza.

Może się jednak okazać, że jeden z numerów IMEI znajdujących się fizycznie na regale nie istnieje w systemie, a zamiast niego ewidencja wskazuje urządzenie, którego faktycznie w magazynie nie ma.

Zwykłe liczenie sztuk tego nie wykryje.

Dlatego przy towarach śledzonych seryjnie prawidłowa inwentaryzacja powinna umożliwiać skanowanie numerów urządzeń. Po zakończeniu system porównuje listę zeskanowanych egzemplarzy z własną ewidencją.

Od razu widać wtedy:

których urządzeń brakuje,

jakie urządzenia znajdują się w magazynie, choć nie powinny,

oraz czy któryś egzemplarz jest przypisany do niewłaściwej lokalizacji.

To znacznie dokładniejsza kontrola niż samo porównanie liczby pudełek.

Jakie funkcje powinien mieć system magazynowy obsługujący IMEI?

Najważniejsza nie jest możliwość utworzenia pola tekstowego o nazwie „IMEI”. Takie pole można dodać prawie wszędzie.

System powinien faktycznie rozumieć, że produkt jest śledzony na poziomie egzemplarzy.

Powinien więc pilnować unikalności numerów, umożliwiać ich skanowanie przy przyjęciu i wydaniu oraz przechowywać historię wszystkich ruchów. Potrzebne jest też szybkie wyszukiwanie.

Jeżeli klient podaje podczas rozmowy numer IMEI, pracownik powinien móc wpisać go w wyszukiwarce i po kilku sekundach zobaczyć urządzenie, jego zakup, sprzedaż i aktualny status.

Przy dużych magazynach przydaje się także możliwość masowego importu numerów. Dostawca może przesłać plik zawierający kilkaset urządzeń i ich numery seryjne. Wprowadzanie każdego z osobna nie ma wtedy sensu.

Ważna jest również integracja magazynu ze sklepem internetowym, systemem zamówień i sprzedażą marketplace. Jeżeli telefon został sprzedany na Allegro, Amazonie lub we własnym sklepie, informacja o wydanym IMEI powinna ostatecznie trafić do tej samej historii magazynowej.

Najczęstszy błąd to ewidencja „prawie seryjna”

Firma ma w systemie możliwość wpisywania IMEI, ale pracownicy robią to tylko czasami.

Przy jednej dostawie numery są zapisane podczas przyjęcia. Przy kolejnej dopiero podczas sprzedaży. Jeden magazyn skanuje urządzenia przy przesunięciach, drugi zapisuje tylko ilości.

Po kilku miesiącach trudno już zaufać takiej bazie.

Jeżeli produkt ma być śledzony po numerze seryjnym, system powinien wymagać tego numeru przy każdej operacji, przy której jest on potrzebny. Nie powinno dać się wydać telefonu oznaczonego jako śledzony przez IMEI bez wskazania, jaki konkretnie egzemplarz opuszcza magazyn.

Dobra ewidencja daje możliwość przejścia całej drogi w obie strony.

Po wpisaniu IMEI można sprawdzić:

dostawca → przyjęcie → magazyn → przesunięcia → zamówienie → sprzedaż → klient → ewentualny zwrot lub reklamacja.

I odwrotnie – otwierając zamówienie klienta można zobaczyć, jakie konkretnie urządzenie zostało mu wydane.

Dopiero wtedy magazyn z numerami IMEI i numerami seryjnymi rzeczywiście spełnia swoją funkcję. Samo przechowywanie numerów w dodatkowej kolumnie nie daje jeszcze pełnej kontroli nad towarem.