Jak prowadzić magazyn sprzętu fitness?

Jeżeli wszystko jest prowadzone według jednej zasady „przyjęliśmy 10 sztuk, sprzedaliśmy 4, zostało 6”, problemy pojawią się szybko. Przy droższym sprzęcie trzeba wiedzieć nie tylko, ile urządzeń jest na stanie, ale także które dokładnie egzemplarze są dostępne, gdzie się znajdują i w jakim są stanie.

Zacznij od dobrych indeksów produktów

Największy bałagan powstaje wtedy, gdy pracownicy nazywają sprzęt po swojemu.

W systemie widnieje „Ławka Pro”, na fakturze dostawcy „Bench PRO B2”, a magazynier mówi na nią „czarna regulowana”. Po kilku miesiącach firma ma trzy podobne modele i zaczynają się pomyłki.

Każdy wariant powinien mieć własny indeks SKU.

Jeżeli bieżnia występuje w dwóch kolorach albo wersjach różniących się wyposażeniem, nie warto wrzucać ich pod jedną pozycję tylko dlatego, że mają podobną nazwę.

Przydatna karta produktu może zawierać:

W przypadku handlu internetowego dokładne wymiary i masa przydają się również do wyboru sposobu dostawy.

Niektóre maszyny nie są przecież zwykłą przesyłką kurierską. Wymagają transportu paletowego, dwóch osób do wniesienia albo montażu u klienta.

Numer seryjny warto przypisać do konkretnego urządzenia

Przy drogim sprzęcie samo SKU jest za mało.

Firma może mieć na magazynie pięć identycznych bieżni. Z punktu widzenia sprzedaży to pięć sztuk jednego produktu. Serwisowo są to jednak pięć konkretnych urządzeń.

Dlatego numer seryjny warto rejestrować już podczas przyjęcia.

Załóżmy, że klient zgłasza awarię bieżni sześć miesięcy po zakupie. Jeżeli system wskazuje, że otrzymał egzemplarz o konkretnym numerze seryjnym, znacznie łatwiej sprawdzić datę sprzedaży, dostawę, gwarancję czy historię napraw.

Ma to również znaczenie przy zwrotach.

Klient nie powinien móc kupić nowego urządzenia, a następnie odesłać innego egzemplarza tego samego modelu. Porównanie numeru seryjnego pozwala szybko wykryć taką sytuację.

W droższym sprzęcie fitness rozsądny model ewidencji wygląda więc tak:

SKU określa model, a numer seryjny konkretny egzemplarz.

Nie każda „sztuka” jest jednym kartonem

To częsty problem przy sprzęcie siłowym.

Jedna maszyna może przyjechać w trzech, pięciu albo nawet większej liczbie opakowań. System pokazuje jedną sztukę, ale fizycznie w magazynie trzeba odnaleźć cały zestaw.

Jeżeli pracownik wyda cztery kartony z pięciu, klient dostanie sprzęt, którego nie da się zmontować.

Dlatego przy produktach wielopaczkowych dobrze oznaczać opakowania jako części jednego kompletu, np.:

1/4,
2/4,
3/4,
4/4.

Jeszcze lepiej, gdy każda paczka ma własny kod możliwy do zeskanowania podczas kompletacji.

Przed wydaniem system lub pracownik może wtedy sprawdzić, czy zgromadzono wszystkie elementy.

Szczególnie dużo błędów pojawia się wtedy, gdy kartony jednego urządzenia są składowane w różnych miejscach. Jeżeli nie ma ku temu dobrego powodu, lepiej tego unikać.

Ciężki sprzęt wymaga innego układu magazynu

Najłatwiej dostępne miejsce nie zawsze powinien zajmować najlepiej sprzedający się produkt.

W magazynie sprzętu fitness trzeba uwzględniać wagę i gabaryty.

Palety z obciążeniami, dużymi atlasami czy bieżniami powinny znajdować się w miejscach pozwalających bezpiecznie operować odpowiednim sprzętem transportowym. Nie ma sensu umieszczać ciężkiego urządzenia wysoko tylko dlatego, że system znalazł tam wolną lokalizację.

Drobne produkty można składować zupełnie inaczej. Haczyki, gumy, rękawiczki, pasy czy akcesoria do wyciągów lepiej trzymać w pojemnikach lub na mniejszych regałach w strefie szybkiej kompletacji.

W praktyce magazyn często warto podzielić przynajmniej na trzy części:

drobne akcesoria, które zbiera się ręcznie,

średni sprzęt, np. hantle, ławki, rowery czy niewielkie urządzenia,

duży i ciężki sprzęt, który wymaga palety albo urządzeń transportowych.

Próba kompletowania wszystkich tych grup w identyczny sposób tylko utrudnia pracę.

Obciążenia to osobny problem

Magazyn może mieć na stanie „500 kg obciążeń”, ale dla klienta taka informacja jest bezużyteczna.

Potrzebuje konkretnych talerzy: 1,25 kg, 2,5 kg, 5 kg, 10 kg, 15 kg albo 20 kg.

Każda masa powinna więc być oddzielnym SKU, podobnie jak różne średnice otworów, standardy czy typy obciążenia.

To samo dotyczy hantli.

Para hantli 20 kg nie powinna być traktowana jak pojedyncza sztuka, jeżeli firma sprzedaje je wyłącznie parami. System magazynowy powinien odzwierciedlać sposób rzeczywistej sprzedaży.

Inaczej bardzo łatwo dojść do sytuacji, w której w systemie widnieje „1 sztuka”, pracownik widzi jednego hantla i formalnie wszystko się zgadza – tylko klient nie dostanie pary.

Nowy, używany, ekspozycyjny i po zwrocie to nie ten sam towar

Sprzęt fitness często wraca od klientów. Może też pochodzić z ekspozycji, wypożyczenia lub leasingu.

Nie powinien wtedy automatycznie wracać do zwykłego stanu magazynowego jako pełnowartościowy nowy produkt.

Lepiej wydzielić statusy albo osobne lokalizacje:

nowy,
zwrot – do kontroli,
uszkodzony,
serwis,
ekspozycja,
używany / outlet.

Przykładowo klient zwraca orbitrek. Opakowanie jest uszkodzone, urządzenie zostało złożone i nosi drobne ślady użytkowania.

Jeżeli magazynier po prostu zwiększy stan nowego produktu z 7 do 8 sztuk, kolejny klient może przypadkiem otrzymać właśnie ten egzemplarz.

Zwrot powinien najpierw trafić do strefy kontroli. Dopiero po sprawdzeniu można zdecydować, czy urządzenie wraca do sprzedaży jako nowe, trafia do outletu, wymaga naprawy czy należy je reklamować u dostawcy.

Sprzęt stojący w magazynie też trzeba kontrolować

Brak użytkowania nie oznacza braku ryzyka.

Urządzenia elektroniczne i mechaniczne nie powinny miesiącami stać w przypadkowych warunkach. Wilgoć, kurz, uszkodzenie przewodu, zgniecione opakowanie czy nieprawidłowe ustawienie ciężkiej palety mogą sprawić, że produkt straci wartość jeszcze przed sprzedażą.

Przy długim składowaniu dobrze przestrzegać zaleceń konkretnego producenta dotyczących magazynowania.

Dotyczy to również urządzeń demonstracyjnych i sprzętu używanego we własnym klubie.

Producenci profesjonalnych maszyn fitness przewidują okresowe kontrole m.in. przewodów, pasów, konstrukcji, połączeń, linek, elementów ruchomych czy elektroniki. Harmonogram zależy od urządzenia i producenta, dlatego nie powinno się tworzyć jednej uniwersalnej instrukcji dla całego magazynu.

W systemie można zapisać datę ostatniego przeglądu i termin następnego.

Przy sprzęcie przeznaczonym wyłącznie do sprzedaży istotniejsze będą kontrola opakowania, kompletności i warunków przechowywania. Przy sprzęcie demonstracyjnym dochodzi normalna obsługa serwisowa.

Części zamiennych nie wrzucaj do jednego pudełka

Wraz ze wzrostem sprzedaży rośnie liczba części.

Pojawiają się paski napędowe, linki, rolki, śruby, pedały, uchwyty, elementy tapicerki, zasilacze, wyświetlacze czy czujniki.

Na początku firma trzyma je często w jednym regale „serwis”. Później znalezienie konkretnego elementu zajmuje więcej czasu niż jego wymiana.

Każda regularnie wykorzystywana część powinna mieć własny indeks i lokalizację.

Dobrze zapisać również informację, do których modeli pasuje.

To ważne, ponieważ wygląd części bywa bardzo podobny, a niewielka różnica może sprawić, że element nie będzie kompatybilny.

Firma serwisująca kilka marek może po pewnym czasie mieć więcej indeksów części niż samych urządzeń.

Rezerwacja sprzętu musi być widoczna w stanie

Sklep ma trzy bieżnie. Dwie zostały już sprzedane klientom, ale czekają na zaplanowany transport.

Czy stan wynosi trzy?

Fizycznie tak.

Do kolejnej sprzedaży dostępna jest jednak tylko jedna.

System magazynowy powinien więc rozróżniać stan fizyczny od dostępnego.

Można mieć:

5 sztuk fizycznie,
2 zarezerwowane,
1 przeznaczoną na ekspozycję,
2 dostępne do sprzedaży.

Jeżeli sklep internetowy pokazuje klientowi wszystkie pięć jako dostępne, przy większym ruchu zacznie sprzedawać sprzęt, którego faktycznie nie może już wydać.

Przy urządzeniach kosztujących kilka czy kilkanaście tysięcy złotych takie pomyłki są szczególnie bolesne, bo klient często ma już umówiony transport, ekipę montażową albo termin otwarcia klubu.

Inwentaryzacja nie musi oznaczać zamknięcia magazynu na cały dzień

Przy dużym sprzęcie policzenie całości nie jest szczególnie trudne. Problemem są setki drobnych akcesoriów i części.

Zamiast czekać na jedną wielką inwentaryzację pod koniec roku można stosować liczenie cykliczne.

Jednego dnia sprawdzane są gumy i uchwyty, innego hantle, później części serwisowe. Najczęściej rotujące lub najbardziej wartościowe produkty można kontrolować częściej niż towary, które praktycznie się nie ruszają.

Jeżeli system pokazuje 48 sztuk, a fizycznie jest 46, nie wystarczy poprawić liczby.

Dobrze znaleźć przyczynę.

Może to być błędnie przyjęta dostawa, pomyłka przy kompletacji, nierozliczony zwrot, uszkodzenie albo zwykłe przesunięcie produktu bez zeskanowania nowej lokalizacji.

Korekta stanu usuwa objaw. Usunięcie przyczyny sprawia, że ten sam błąd nie pojawi się za miesiąc.

Dobre wydanie jest równie ważne jak dobre przyjęcie

Przyjęcie dostawy powinno obejmować więcej niż policzenie palet.

Przy droższym sprzęcie warto od razu sprawdzić model, ilość paczek, stan opakowania i numery seryjne. Widoczne uszkodzenie kartonu najlepiej udokumentować przed odłożeniem sprzętu na regał.

Przy wydaniu proces powinien działać w drugą stronę.

Magazynier kompletuje właściwy model, wszystkie części zestawu i – jeśli sprzęt jest serializowany – właściwy egzemplarz. Dopiero później dokument zostaje zatwierdzony, a stan pomniejszony.

Przydatne jest skanowanie kodów.

Zmniejsza ono ryzyko, że klient zamawiający bieżnię w wersji PRO otrzyma bardzo podobną wersję BASIC albo że do urządzenia zostanie dołączony niewłaściwy zestaw akcesoriów.

Dobry magazyn sprzętu fitness powinien pokazywać coś więcej niż liczbę sztuk

Jeżeli firma ma kilkanaście produktów, można jeszcze poradzić sobie arkuszem i dobrą pamięcią pracownika.

Przy kilkuset SKU, numerach seryjnych, zwrotach, częściach zamiennych i kilku lokalizacjach zaczyna być potrzebny system magazynowy lub ERP/WMS z odpowiednimi funkcjami.

Dla droższego sprzętu sensowna informacja powinna brzmieć nie:

„Mamy trzy bieżnie.”

Lepiej, żeby system potrafił odpowiedzieć:

„Mamy trzy bieżnie model X. Jedna jest dostępna, jedna zarezerwowana dla klienta, a jedna po zwrocie czeka na kontrolę. Każda ma przypisany numer seryjny i konkretną lokalizację.”

Właśnie na tym polega dobrze prowadzony magazyn sprzętu fitness. Ilość to dopiero początek. Największą wartość daje wiedza, jaki konkretnie sprzęt znajduje się w magazynie, gdzie leży, w jakim jest stanie i co można z nim w tej chwili zrobić.