Jak prowadzić elektroniczny rejestr faktur?

Trzeba przy tym rozróżnić dwie rzeczy. Rejestr lub archiwum faktur służy firmie do przechowywania i porządkowania dokumentów. Ewidencja VAT jest natomiast prowadzona według przepisów podatkowych i na jej podstawie czynni podatnicy VAT przesyłają JPK_V7. Dobry program może obsługiwać oba procesy jednocześnie, ale nie są one tym samym.

Jakie informacje powinny znaleźć się w rejestrze?

Najprostszy rejestr powinien pozwalać odnaleźć fakturę przynajmniej po numerze dokumentu, dacie, kontrahencie i wartości. W praktyce przydają się również informacje o terminie płatności, statusie zapłaty, walucie, rodzaju dokumentu oraz powiązanych korektach.

Po wprowadzeniu KSeF ważnym identyfikatorem stał się również numer KSeF. Nie powinno się go mylić z własnym numerem faktury nadawanym przez przedsiębiorcę. Dokument może więc mieć przykładowo numer sprzedażowy FV/156/2026, a niezależnie od niego identyfikator nadany przez KSeF.

Rejestr powinien obejmować zarówno sprzedaż, jak i zakupy. Przy fakturach zakupowych przydatne jest dodatkowo oznaczenie, czy dokument został już zaksięgowany, kiedy przypada termin zapłaty i czy VAT został ujęty w odpowiednim okresie.

Nie ma natomiast sensu ręcznie przepisywać wszystkich danych do dodatkowej tabeli, jeżeli program do faktur lub księgowości już je przechowuje. Taki równoległy rejestr szybko zaczyna żyć własnym życiem: faktura zostaje poprawiona w programie, ale w arkuszu pozostaje stara kwota.

Jak przechowywać faktury elektronicznie?

Przepisy wymagają, aby faktury można było łatwo odnaleźć oraz aby przez cały okres przechowywania zachowana była autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca powinien być w stanie odpowiedzieć na proste pytania: od kogo pochodzi dokument, jakiej transakcji dotyczy, czy jego treść nie została zmieniona i czy po kilku latach nadal da się go odczytać.

Nie trzeba drukować każdej faktury otrzymanej mailem tylko po to, żeby włożyć ją do segregatora. Faktury mogą być przechowywane elektronicznie. Możliwe jest również prowadzenie elektronicznego archiwum dokumentów otrzymanych pierwotnie na papierze, jeżeli sposób digitalizacji i przechowywania zapewnia wymagane cechy dokumentu.

Samo wrzucenie wszystkich plików PDF do jednego folderu nie jest jednak dobrym rejestrem. Przy kilku fakturach miesięcznie jeszcze da się w ten sposób pracować. Po kilku latach odnalezienie konkretnego zakupu na podstawie kontrahenta, miesiąca albo wartości zaczyna zajmować więcej czasu niż powinno.

Dlatego dokumenty najlepiej porządkować według okresów rozliczeniowych i przechowywać w systemie umożliwiającym wyszukiwanie. Jeżeli archiwum znajduje się w chmurze lub na serwerze poza Polską, przepisy dopuszczają takie rozwiązanie przy przechowywaniu elektronicznym, o ile organy podatkowe mogą otrzymać wymagany dostęp on-line do dokumentów.

Nie można też zapominać o kopii bezpieczeństwa. Dysk komputera nie jest archiwum, jeśli jego awaria oznacza utratę wszystkich dokumentów firmy.

Co zmienił KSeF?

Przy fakturach ustrukturyzowanych znaczną część archiwizacji wykonuje za przedsiębiorcę KSeF. Dokument przyjęty przez system jest przechowywany w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym został wystawiony.

Zmienia się również sam sposób myślenia o fakturze elektronicznej.

W przypadku zwykłej faktury przesłanej e-mailem dokumentem może być plik PDF. Faktura ustrukturyzowana w KSeF ma natomiast postać pliku XML zgodnego ze strukturą obowiązującą w systemie. PDF wyświetlany użytkownikowi jest jego czytelną wizualizacją, a nie formatem, w którym KSeF przechowuje właściwą e-Fakturę.

Dobry elektroniczny rejestr powinien więc przechowywać nie tylko „ładny PDF”, ale przede wszystkim prawidłowo identyfikować dokument pochodzący z KSeF i jego numer KSeF.

Nie oznacza to jednak, że po uruchomieniu KSeF firma może zrezygnować z własnego systemu dokumentów. Poza KSeF nadal funkcjonują dokumenty, których system nie przechowuje, np. niektóre faktury zagraniczne, dokumenty dotyczące sprzedaży konsumenckiej wystawiane poza KSeF, pro formy, dokumenty wewnętrzne czy załączniki przekazywane osobno.

Własny rejestr nadal przydaje się również do obsługi płatności, księgowania, raportowania i przypisywania dokumentów do klientów, projektów albo zamówień.

Korekty powinny być powiązane z fakturą pierwotną

Jednym z częstszych problemów w elektronicznych archiwach jest przechowywanie korekty jako zupełnie niezależnego dokumentu.

Jeżeli faktura została skorygowana, użytkownik rejestru powinien od razu widzieć, że istnieje dokument korygujący i której faktury dotyczy. To samo działa w drugą stronę: otwierając korektę, powinno dać się łatwo przejść do dokumentu pierwotnego.

Ma to szczególne znaczenie przy KSeF. Faktury, której system nadał numer KSeF, nie usuwa się i nie zastępuje poprawioną wersją. Błąd rozlicza się za pomocą faktury korygującej. Rejestr powinien więc zachowywać historię dokumentów zamiast nadpisywać poprzednie wartości.

Podobnie warto traktować status płatności. Zapłacenie faktury nie zmienia jej treści. Zamiast modyfikować sam dokument, program powinien zapisać osobną informację o płatności – jej dacie, kwocie i ewentualnie rachunku, na który wpłynęły środki.

Jak długo przechowywać faktury?

Dla dokumentów objętych zwykłymi zasadami podatkowymi nie powinno się przyjmować uproszczenia „zawsze pięć lat od daty faktury”. Dokumenty związane z rozliczeniem podatku przechowuje się do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Sposób liczenia tego okresu powoduje, że faktyczny czas przechowywania dokumentu może być dłuższy niż pięć lat od jego wystawienia.

Dla faktur ustrukturyzowanych obowiązuje odrębna zasada. KSeF przechowuje je przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione. Jeżeli w szczególnym przypadku termin przedawnienia zobowiązania podatkowego upłynąłby później, dokument trzeba przechowywać poza KSeF do tego momentu.

Dlatego automatyczne usuwanie starszych faktur tylko na podstawie ich daty jest złym pomysłem.

Najwygodniejszy elektroniczny rejestr faktur to taki, którego praktycznie nie trzeba prowadzić ręcznie. Faktura wystawiona w programie automatycznie trafia do rejestru sprzedaży, dokument z KSeF zostaje pobrany i przypisany do właściwego kontrahenta, korekta łączy się z fakturą pierwotną, a płatność z banku aktualizuje status dokumentu.

Wtedy rejestr przestaje być kolejną tabelą, o której trzeba pamiętać. Staje się po prostu uporządkowaną historią sprzedaży, zakupów i rozliczeń firmy.