Jak poprawnie wystawić fakturę dla klienta z Wielkiej Brytanii po Brexicie?

Nie oznacza to jednak, że każda faktura dla brytyjskiego klienta wygląda tak samo. Inaczej rozlicza się usługę wykonaną dla firmy z Manchesteru, inaczej wysyłkę maszyny do Birmingham, a jeszcze inaczej sprzedaż niewielkich produktów konsumentom przez sklep internetowy.

Pierwsze pytanie przed wystawieniem dokumentu powinno więc brzmieć nie „jaką wybrać stawkę VAT?”, lecz:

co sprzedaję, komu i dokąd?

Usługa dla brytyjskiej firmy – najczęściej bez polskiego VAT

Najczęstszy przypadek jest stosunkowo prosty.

Polska firma świadczy usługę dla przedsiębiorstwa posiadającego siedzibę w Wielkiej Brytanii. Może to być przykładowo:

Przy typowej usłudze B2B obowiązuje zasada, zgodnie z którą miejscem świadczenia jest kraj, w którym znajduje się usługobiorca.

Jeżeli więc polski software house wykonuje usługę za 3000 GBP dla brytyjskiej spółki, miejscem opodatkowania jest zasadniczo Wielka Brytania, a nie Polska.

Polski sprzedawca wystawia fakturę bez polskiego VAT.

Na dokumencie powinno znaleźć się oznaczenie wskazujące na odwrotne obciążenie, najczęściej:

odwrotne obciążenie

lub w wersji angielskiej:

reverse charge

W programach do fakturowania taka sprzedaż jest często oznaczana jako „NP” – nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce.

Nie należy wpisywać stawki 0%.

To częsty błąd.

0% VAT i sprzedaż niepodlegająca VAT w Polsce to nie to samo. Przy typowej usłudze B2B dla firmy z Wielkiej Brytanii podatek nie jest zerowy – po prostu zgodnie z zasadami określania miejsca świadczenia nie rozlicza go w Polsce sprzedawca.

Przykład

Polska agencja reklamowa wykonuje kampanię dla firmy z Londynu.

Wartość usługi: 4000 GBP.

Na fakturze może znaleźć się:

wartość usługi: 4000 GBP
VAT: NP
do zapłaty: 4000 GBP
adnotacja: „Reverse charge”

Brytyjski klient rozlicza VAT według zasad obowiązujących w Wielkiej Brytanii.

Nie wykazujesz takiej usługi w VAT-UE

Przed Brexitem usługi B2B świadczone dla firmy brytyjskiej mogły być traktowane jak typowe usługi dla kontrahenta z innego państwa Unii i wykazywane w informacji VAT-UE.

Obecnie Wielka Brytania nie jest państwem członkowskim.

Typowej usługi świadczonej dla firmy z Anglii, Szkocji czy Walii nie wykazuje się więc w informacji podsumowującej VAT-UE tylko dlatego, że nabywca znajduje się za granicą.

Nie trzeba również rejestrować się do VAT-UE wyłącznie dlatego, że firma zaczyna świadczyć usługi dla przedsiębiorcy z Wielkiej Brytanii.

Sprzedaż trzeba natomiast prawidłowo wykazać w polskiej ewidencji VAT jako świadczenie usług poza terytorium kraju.

Numer GB nie jest już sprawdzany w VIES

Brytyjska firma zarejestrowana do VAT może posługiwać się numerem VAT Registration Number. Standardowy numer składa się z dziewięciu cyfr i może być zapisywany z prefiksem GB, przykładowo:

GB123456789

Po Brexicie numerów zaczynających się od GB nie sprawdza się już w unijnym systemie VIES.

Do ich weryfikacji służy brytyjska usługa HMRC „Check a UK VAT number”.

To ważne zwłaszcza przy nowych kontrahentach. Sam ciąg dziewięciu cyfr przesłany w e-mailu nie jest jeszcze dowodem, że numer faktycznie należy do firmy, której wystawiamy fakturę.

W danych nabywcy dobrze więc posiadać:

nazwę firmy,
pełny adres,
kraj – United Kingdom,
VAT Registration Number, jeśli klient go posiada.

Nie należy mylić brytyjskiego VAT number z Company Number nadawanym spółce przy rejestracji w Companies House. To dwa różne identyfikatory.

Firma z UK bez numeru VAT – czy można wystawić fakturę bez polskiego VAT?

Brak brytyjskiego numeru VAT nie oznacza automatycznie, że klient jest konsumentem.

Przy usługach międzynarodowych istotne jest ustalenie, czy nabywca jest podatnikiem prowadzącym działalność gospodarczą.

Numer VAT jest bardzo dobrym dowodem tego statusu, ale nie zawsze jedynym możliwym.

Jeżeli brytyjska firma nie jest zarejestrowana do VAT, można w razie potrzeby oprzeć się również na innych dokumentach potwierdzających prowadzenie działalności. Może to być rejestracja spółki, dane z brytyjskiego rejestru przedsiębiorstw, umowa czy inne informacje pozwalające jednoznacznie ustalić, że usługa jest nabywana przez przedsiębiorcę.

Nie powinno się natomiast automatycznie wystawiać faktury B2B bez VAT każdej osobie z brytyjskim adresem, która wpisze nazwę działalności w formularzu.

Status nabywcy wpływa bezpośrednio na miejsce opodatkowania.

Klient prywatny z Wielkiej Brytanii to już inna sytuacja

Przy sprzedaży usług osobie prywatnej zasada ogólna jest odwrotna niż w B2B.

Dla wielu usług świadczonych konsumentowi miejscem opodatkowania jest kraj sprzedawcy. Polska firma może więc być zobowiązana do zastosowania polskiego VAT mimo tego, że klient mieszka w Wielkiej Brytanii.

Nie dotyczy to jednak wszystkich usług.

Odrębne reguły istnieją m.in. dla usług elektronicznych, telekomunikacyjnych, związanych z nieruchomościami, wydarzeniami, transportem czy usług wykonywanych fizycznie w określonym miejscu.

Szczególnie uważać powinny sklepy sprzedające produkty cyfrowe.

Jeżeli polska firma automatycznie dostarcza brytyjskim konsumentom np. dostęp do aplikacji, hosting, muzykę do pobrania lub inną usługę elektroniczną, miejscem opodatkowania może być Wielka Brytania. W takim przypadku mogą powstać obowiązki rejestracyjne i rozliczeniowe wobec HMRC.

Dlatego zasady „faktura dla UK bez VAT” nie można przenosić z usług B2B na każdą sprzedaż internetową.

Towar wysłany z Polski do Anglii to eksport

Jeżeli polska firma sprzedaje fizyczny towar klientowi w Londynie, Manchesterze, Glasgow czy Cardiff i towar jest wywożony z Polski poza Unię Europejską, nie mamy już WDT.

Jest to eksport towarów.

Dla polskiego VAT eksport może korzystać ze stawki 0%, ale trzeba spełnić wymagane warunki.

Najważniejszy jest dokument potwierdzający, że towar rzeczywiście opuścił terytorium Unii Europejskiej.

W praktyce wywóz odbywa się w ramach procedury celnej, a firma musi dysponować właściwym elektronicznym potwierdzeniem wyprowadzenia towarów.

Samo wystawienie faktury na firmę z adresem w Wielkiej Brytanii nie daje prawa do 0% VAT.

Załóżmy, że polska firma sprzedaje urządzenie za 5000 EUR brytyjskiemu kontrahentowi.

Towar wyjeżdża z Polski i zostaje odprawiony celnie.

Faktura może zawierać:

netto: 5000 EUR
VAT: 0%
brutto: 5000 EUR.

Sprzedawca musi jednak posiadać dokumentację potwierdzającą wywóz poza UE.

Jeżeli potrzebnego potwierdzenia nie otrzyma w ustawowym terminie, sposób rozliczenia VAT może wymagać zmiany. Późniejsze otrzymanie dokumentu pozwala odpowiednio skorygować rozliczenie.

Przy wysyłce towarów potrzebny jest EORI

Brexit oznacza również formalności celne, których wcześniej przy zwykłej sprzedaży do Wielkiej Brytanii nie było.

Firma eksportująca towary poza UE potrzebuje numeru EORI. Towar podlega zgłoszeniu celnemu, a przy odprawie znaczenie mają m.in. kod taryfowy, wartość, pochodzenie produktu oraz ustalone z klientem warunki dostawy.

Warto jeszcze przed przyjęciem zamówienia ustalić, kto będzie importerem po stronie brytyjskiej i kto poniesie koszty VAT importowego oraz ewentualnego cła.

To nie jest wyłącznie sprawa przewoźnika.

Jeżeli sprzedawca obiecuje klientowi cenę „z dostawą do drzwi”, a dopiero później okazuje się, że nabywca musi dopłacić VAT, opłatę kurierską i należności celne, problem handlowy może być znacznie większy niż problem z samą fakturą.

Sprzedaż internetowa towarów do £135 ma własne zasady

Szczególnie uważać powinny polskie sklepy internetowe sprzedające bezpośrednio konsumentom w Wielkiej Brytanii.

Przy przesyłkach wysyłanych do Wielkiej Brytanii, których wartość nie przekracza £135, brytyjskie przepisy mogą nakładać na zagranicznego sprzedawcę obowiązek pobrania brytyjskiego VAT już w momencie sprzedaży.

W przypadku bezpośredniej sprzedaży B2C może to oznaczać konieczność rejestracji do VAT w Wielkiej Brytanii i rozliczania podatku do HMRC.

Przy sprzedaży za pośrednictwem niektórych marketplace'ów obowiązek pobrania i rozliczenia VAT może przejąć platforma.

Inaczej wygląda sprzedaż przesyłek przekraczających £135 – wtedy co do zasady stosowane są normalne procedury importowe.

To dobry przykład pokazujący, dlaczego sklep internetowy wysyłający 500 paczek miesięcznie do Wielkiej Brytanii nie powinien opierać konfiguracji podatkowej wyłącznie na zasadzie „UK = eksport 0%”.

Po polskiej stronie transakcja może być eksportem, ale trzeba jeszcze ustalić obowiązki powstające po stronie brytyjskiej.

Irlandia Północna jest wyjątkiem – ale tylko przy towarach

W tym miejscu Brexit wprowadza dodatkowe zamieszanie.

Dla obrotu towarami Irlandia Północna nadal jest objęta szczególnymi rozwiązaniami związanymi z unijnym systemem VAT.

Firmy uczestniczące w takim obrocie mogą posiadać numer VAT rozpoczynający się od:

XI

Taki numer można sprawdzić w VIES.

Jeżeli polska firma sprzedaje towar przedsiębiorcy z Irlandii Północnej posiadającemu prawidłowy numer XI i spełnione są warunki WDT, sprzedaż może być rozliczana jako wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, a nie eksport.

Przykładowo:

towar do Londynu → eksport poza UE,
towar do Belfastu przy spełnieniu warunków → może być WDT.

Nie należy jednak przenosić tej zasady na usługi.

Przy świadczeniu usług również Irlandia Północna jest dla celów VAT traktowana jak państwo trzecie. Specjalny status XI dotyczy obrotu towarowego.

W jakiej walucie wystawić fakturę?

Nie ma obowiązku wystawiania faktury dla brytyjskiego klienta w funtach.

Strony mogą ustalić rozliczenie w:

GBP,
EUR,
PLN,
USD

lub innej walucie.

Jeżeli kontrakt określa wynagrodzenie jako 5000 GBP, najbardziej naturalna będzie faktura w GBP. Nie trzeba przeliczać wartości na euro tylko dlatego, że sprzedawcą jest firma z Unii Europejskiej.

Kwoty w walucie obcej trzeba natomiast prawidłowo przeliczyć na potrzeby polskich rozliczeń podatkowych i księgowych według zasad właściwych dla konkretnego podatku.

Dlatego kursu używanego do księgowania nie warto ustalać ręcznie na podstawie aktualnego kursu w banku czy wyników wyszukiwarki.

Co wpisać na fakturze dla brytyjskiej firmy?

Przy typowej usłudze B2B faktura powinna zawierać zwykłe dane wymagane dla faktury oraz dane zagranicznego kontrahenta.

W praktyce może wyglądać tak:

Sprzedawca:
Polska Firma Sp. z o.o.
ul. Przykładowa 1
00-001 Warszawa
NIP: 1234567890

Nabywca:
Example Ltd
10 Example Street
London SW1A 1AA
United Kingdom
VAT No: GB123456789

Usługa:
Software development services – August

Kwota:
5000 GBP

VAT:
NP

Do zapłaty:
5000 GBP

Adnotacja:
Reverse charge

Nie trzeba dodawać na fakturze zdań wyjaśniających historię Brexitu ani rozbudowanej podstawy prawnej. Dokument ma być czytelny dla nabywcy i prawidłowo oznaczać sposób opodatkowania.

Faktura dla klienta z UK a KSeF

Zagraniczny klient nie posiada polskiego NIP i nie korzysta z KSeF w taki sposób jak polski przedsiębiorca. Nie oznacza to jednak automatycznie, że polski sprzedawca może wystawić dokument całkowicie poza systemem.

Jeżeli polska firma jest już objęta obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF, fakturę dla brytyjskiego przedsiębiorcy wystawia w KSeF.

Następnie trzeba udostępnić ją zagranicznemu nabywcy w uzgodniony sposób, najczęściej przesyłając wizualizację PDF. Dokument przekazywany poza systemem powinien posiadać wymagany kod QR pozwalający zweryfikować fakturę w KSeF.

Brytyjska firma nie musi zakładać konta w polskim KSeF tylko dlatego, że kupiła usługę od polskiego przedsiębiorcy.

Schemat wygląda więc tak:

wystawienie faktury w KSeF → nadanie numeru KSeF → wygenerowanie wizualizacji → przesłanie klientowi np. e-mailem.

Do końca 2026 r. istnieje jeszcze przejściowe wyłączenie dla najmniejszych podatników, u których łączna miesięczna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami objętymi tym obowiązkiem nie przekracza 10 000 zł brutto. Dla nich obowiązkowe wystawianie faktur w KSeF rozpocznie się od 1 stycznia 2027 r.

Najczęstszy błąd to użycie starego schematu sprzed Brexitu

Firma dodaje kontrahenta z Londynu, wpisuje numer GB, wybiera „WDT” albo „usługa UE”, sprawdza numer w VIES i próbuje wysłać VAT-UE.

Taki proces jest już nieaktualny.

Dla Anglii, Szkocji i Walii trzeba myśleć o Wielkiej Brytanii jak o kraju spoza UE.

Przy typowej usłudze B2B oznacza to najczęściej sprzedaż niepodlegającą VAT w Polsce i reverse charge.

Przy towarach wysyłanych z Polski – eksport oraz formalności celne.

Przy sprzedaży B2C trzeba dodatkowo sprawdzić zasady obowiązujące w Wielkiej Brytanii, szczególnie przy produktach cyfrowych i wysyłce przesyłek o wartości do £135.

A jeśli adres znajduje się w Irlandii Północnej, przed wystawieniem dokumentu trzeba jeszcze sprawdzić, czy przedmiotem transakcji jest towar czy usługa i czy klient posługuje się numerem XI.

To właśnie charakter transakcji, a nie sam kraj wpisany w danych kontrahenta, decyduje o tym, jak prawidłowo wystawić fakturę.