Jak poprawnie wystawić fakturę dla klienta spoza Unii Europejskiej?

W przypadku usług świadczonych zagranicznym przedsiębiorcom często stosuje się oznaczenie „NP”, ponieważ miejscem ich opodatkowania jest państwo nabywcy. Przy eksporcie towarów z Polski poza Unię Europejską możliwe jest natomiast zastosowanie stawki VAT 0%, ale pod warunkiem posiadania odpowiednich dokumentów potwierdzających wywóz.

Nie należy traktować wszystkich transakcji z klientami spoza UE jednakowo. Faktura za przygotowanie strony internetowej dla amerykańskiej firmy wymaga innego rozliczenia niż dokument sprzedaży maszyny wysyłanej z Polski do Kanady.

Znaczenie mają również waluta faktury, dane zagranicznego nabywcy oraz obowiązki związane z Krajowym Systemem e-Faktur.

Jakie dane powinna zawierać faktura dla zagranicznego klienta?

Faktura wystawiona kontrahentowi spoza Unii Europejskiej powinna zawierać elementy wymagane przez polskie przepisy, jeśli dokument podlega polskim zasadom fakturowania.

Najważniejsze informacje to numer i data wystawienia faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, nazwa sprzedanych produktów lub wykonanych usług, ich wartość oraz prawidłowe informacje dotyczące VAT.

Przed wystawieniem dokumentu najlepiej poprosić klienta o oficjalną nazwę firmy, adres siedziby i numer identyfikacyjny wykorzystywany w jego kraju.

Przykładowo amerykański przedsiębiorca może posługiwać się numerem EIN, brytyjska firma numerem Company Registration Number i ewentualnie brytyjskim numerem VAT, a przedsiębiorstwo z innego państwa – lokalnym numerem rejestracji podatkowej.

Nie są to jednak numery VAT UE i nie należy dodawać do nich przedrostka PL.

Przykładowe dane na fakturze mogą wyglądać następująco:

Buyer:

Global Digital Solutions LLC

123 Market Street

San Francisco, CA 94105

United States

Tax ID: [numer przekazany przez kontrahenta]

W przypadku firmy spoza UE brak europejskiego NIP nie jest przeszkodą w wystawieniu faktury.

Przedsiębiorca powinien jednak posiadać informacje pozwalające prawidłowo zidentyfikować kontrahenta, szczególnie jeżeli zamierza stosować zasady opodatkowania właściwe dla usług B2B.

Czy faktura musi być wystawiona po angielsku?

Nie ma ogólnego obowiązku wystawiania dokumentu w języku angielskim, ale w handlu międzynarodowym jest to najczęściej najwygodniejsze rozwiązanie.

Faktura może zawierać angielskie nazwy pól, takie jak Invoice Number, Issue Date, Seller, Buyer, Description, Quantity, Unit Price czy Total Amount.

Można również przygotować dokument dwujęzyczny.

Polskie przepisy dopuszczają faktury sporządzone w języku obcym. W razie kontroli organ podatkowy może jednak wymagać odpowiedniego tłumaczenia dokumentacji.

W przypadku sprzedaży towarów warto stosować opisy zrozumiałe nie tylko dla nabywcy, ale również dla podmiotów obsługujących transport i odprawę celną.

Zamiast ogólnego określenia „parts” lepiej podać dokładną nazwę produktu, model lub numer katalogowy.

Faktura za usługę dla firmy spoza UE – jaki VAT zastosować?

Jeżeli polski przedsiębiorca świadczy standardową usługę na rzecz zagranicznej firmy, zastosowanie ma zasadniczo art. 28b ustawy o VAT.

Zgodnie z tym przepisem miejscem świadczenia usług B2B jest co do zasady państwo, w którym usługobiorca posiada siedzibę działalności gospodarczej. W określonych sytuacjach znaczenie może mieć stałe miejsce prowadzenia działalności, na rzecz którego świadczona jest usługa.

Jeżeli polska agencja reklamowa wykonuje kampanię marketingową dla przedsiębiorstwa z USA, miejscem opodatkowania będzie zazwyczaj państwo nabywcy.

W konsekwencji taka usługa nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce.

Podobnie może wyglądać rozliczenie usług programistycznych, doradczych, graficznych czy konsultingowych.

Przykładowo polska firma informatyczna przygotowuje oprogramowanie dla przedsiębiorcy ze Stanów Zjednoczonych. Wynagrodzenie wynosi 5000 USD.

Jeżeli spełnione są warunki zastosowania art. 28b, faktura nie zawiera polskiego VAT.

Nie należy jednak stosować stawki 0%.

W programie do fakturowania odpowiednim rozwiązaniem jest oznaczenie sprzedaży niepodlegającej opodatkowaniu w Polsce, często określane jako „NP”.

Przykład faktury za usługę programistyczną

Na dokumencie można dodatkowo zamieścić wyjaśnienie:

„Place of supply outside Poland pursuant to Article 28b of the Polish VAT Act.”

Nie jest to jednak uniwersalna adnotacja wymagana dla wszystkich usług zagranicznych.

Jeżeli przedsiębiorca stosuje szczególne zasady fakturowania, trzeba sprawdzić, jakie informacje są obowiązkowe w danej transakcji.

Podobnie nie należy automatycznie dodawać oznaczenia „reverse charge” wyłącznie dlatego, że klient znajduje się poza Unią Europejską.

Trzeba najpierw ustalić, kto zgodnie z właściwymi przepisami odpowiada za rozliczenie podatku.

Czy każda usługa świadczona poza UE jest bez polskiego VAT?

Nie. Art. 28b określa zasadę ogólną dla usług B2B, ale ustawa o VAT przewiduje również wyjątki.

Szczególne zasady mogą dotyczyć między innymi usług związanych z nieruchomościami, transportem, wstępem na wydarzenia oraz określonych usług wykonywanych w konkretnym miejscu.

Przykładowo polski przedsiębiorca może świadczyć usługi projektowania stron internetowych dla firmy ze Szwajcarii. Zasadniczo miejscem opodatkowania takiej usługi będzie kraj usługobiorcy.

Jeżeli jednak ta sama firma świadczy usługę bezpośrednio związaną z nieruchomością znajdującą się w Polsce, zastosowanie mogą mieć inne przepisy.

W takim przypadku nawet zagraniczny adres klienta nie wyklucza opodatkowania w Polsce.

Podobne znaczenie ma status nabywcy.

Nie można automatycznie stosować zasad B2B, jeśli zagraniczny klient jest osobą prywatną.

Dlatego przed wystawieniem faktury trzeba ustalić rzeczywisty charakter świadczenia, status nabywcy i miejsce opodatkowania.

Jak wystawić fakturę dla osoby prywatnej spoza UE?

Sprzedaż usług konsumentom mieszkającym poza Unią Europejską może podlegać innym zasadom niż świadczenie usług zagranicznym firmom.

Zgodnie z zasadą ogólną miejscem świadczenia wielu usług B2C jest państwo siedziby usługodawcy.

Oznacza to, że polski przedsiębiorca może być zobowiązany do naliczenia polskiego VAT, nawet jeżeli klient mieszka na innym kontynencie.

Istnieją jednak istotne wyjątki.

Przykładowo art. 28l ustawy o VAT przewiduje szczególne zasady dla określonych usług świadczonych osobom niebędącym podatnikami, które mają miejsce zamieszkania lub siedzibę poza Unią Europejską.

Dotyczy to między innymi wybranych usług reklamowych, doradczych, prawniczych i niektórych świadczeń związanych z prawami niematerialnymi.

Osobne reguły mają zastosowanie do usług elektronicznych.

Przykładowo firma sprzedająca dostęp do aplikacji internetowej konsumentom ze Stanów Zjednoczonych powinna ustalić zasady właściwe dla usług elektronicznych, a nie automatycznie stosować podstawową regułę B2C.

Nie wystarczy więc informacja, że klient mieszka poza UE.

Trzeba określić rodzaj usługi i odpowiednio ustalić miejsce opodatkowania.

Warto też pamiętać, że brak polskiego VAT nie oznacza automatycznie braku podatków w państwie klienta. Niektóre kraje przewidują własne obowiązki dotyczące sprzedaży usług cyfrowych zagranicznym konsumentom.

Faktura za eksport towarów poza UE

Jeżeli polska firma sprzedaje produkty wysyłane z Polski poza Unię Europejską, transakcja może stanowić eksport towarów.

Dotyczy to między innymi sprzedaży do Stanów Zjednoczonych, Kanady, Wielkiej Brytanii, Norwegii, Szwajcarii, Australii czy Japonii.

Przy spełnieniu odpowiednich warunków eksport jest opodatkowany stawką VAT 0%.

Nie oznacza to jednak, że każda faktura wystawiona nabywcy spoza Unii Europejskiej automatycznie dokumentuje eksport.

Decydujące znaczenie ma rzeczywisty wywóz towarów poza UE oraz odpowiednia dokumentacja potwierdzająca tę operację.

Przykładowo polski producent sprzedaje firmie z Kanady 100 elementów wyposażenia przemysłowego po 150 euro za sztukę.

Towary są transportowane z polskiego magazynu do Kanady.

Jeżeli transakcja spełnia warunki eksportu, faktura może wyglądać następująco:

Przedsiębiorca musi jednak zadbać o uzyskanie właściwego potwierdzenia wywozu towarów poza Unię Europejską.

Jeżeli produkt zostanie sprzedany firmie z Kanady, ale pozostanie w Polsce, sposób opodatkowania może być inny.

Sam kraj rejestracji nabywcy nie przesądza o zastosowaniu eksportowej stawki VAT 0%.

Jakie dokumenty potwierdzają eksport towarów?

Faktura sprzedaży nie wystarcza do wykazania, że towar opuścił obszar celny Unii Europejskiej.

Przedsiębiorca powinien posiadać dokument potwierdzający wywóz, zgodny z wymaganiami ustawy o VAT.

W praktyce podstawowe znaczenie mają elektroniczne komunikaty pochodzące z systemów celnych, potwierdzające zakończenie odpowiedniej procedury wywozu.

Dokumentacja związana z eksportem może obejmować fakturę handlową, listę pakową, dokumenty transportowe i odpowiednie potwierdzenia celne.

Przy sprzedaży określonych produktów mogą być wymagane także dodatkowe certyfikaty lub pozwolenia.

Przykładowo eksport specjalistycznych urządzeń technicznych może podlegać innym wymaganiom niż wysyłka odzieży lub standardowych akcesoriów.

Przy dokumentowaniu VAT najważniejsze jest jednak uzyskanie wiarygodnego potwierdzenia wywozu poza UE.

Nie należy automatycznie uznawać zwykłego potwierdzenia nadania paczki za wystarczający dowód pozwalający na zastosowanie stawki 0%.

Co zrobić, jeśli potwierdzenie wywozu przyjdzie później?

Co do zasady dokument potwierdzający eksport powinien zostać otrzymany przed upływem terminu złożenia deklaracji podatkowej za okres, w którym dokonano dostawy.

Jeżeli dokument nie dotrze na czas, ustawa przewiduje możliwość wykazania transakcji w kolejnym okresie rozliczeniowym, przy spełnieniu odpowiednich warunków.

W przypadku dalszego braku potwierdzenia może wystąpić konieczność rozliczenia sprzedaży według stawki właściwej dla dostawy krajowej.

Po późniejszym uzyskaniu wymaganego dokumentu przedsiębiorca może dokonać odpowiedniej korekty.

Dlatego przy eksporcie towarów ważne jest nie tylko prawidłowe wystawienie faktury, lecz także monitorowanie dokumentacji celnej.

Dobrze jest powiązać fakturę z numerem zamówienia, przesyłką i potwierdzeniem wywozu.

Czym różni się VAT 0% od oznaczenia NP?

To jedna z najważniejszych kwestii przy wystawianiu faktur zagranicznych.

VAT 0% oznacza, że transakcja jest objęta opodatkowaniem według stawki zerowej, jeśli spełnione są właściwe warunki.

NP oznacza, że dana sprzedaż nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce.

Choć w obu przypadkach na fakturze może nie pojawić się kwota podatku do zapłaty, podstawy prawne i sposób rozliczenia są różne.

Porównajmy dwie transakcje.

Nie należy wybierać stawki podatku wyłącznie na podstawie zagranicznego adresu kontrahenta.

Dobrze skonfigurowany program do fakturowania powinien umożliwiać rozróżnienie tych transakcji.

Czy klient spoza UE musi posiadać NIP?

Nie musi posiadać polskiego numeru NIP ani unijnego VAT UE.

W przypadku zagranicznych przedsiębiorców mogą występować inne numery identyfikacyjne, zależne od przepisów państwa, w którym prowadzą działalność.

Przykładowo firma z Wielkiej Brytanii może mieć brytyjski numer VAT, a przedsiębiorstwo ze Stanów Zjednoczonych może posługiwać się numerem EIN.

W innych krajach stosuje się odrębne numery rejestracyjne lub podatkowe.

Nie należy jednak zakładać, że każdy zagraniczny klient posiada identyczny rodzaj identyfikatora.

Przy usługach B2B ważne jest wiarygodne ustalenie, czy nabywca rzeczywiście działa jako przedsiębiorca.

Może to wymagać sprawdzenia lokalnego rejestru firm, dokumentów rejestrowych lub innych informacji potwierdzających charakter działalności.

Dane te warto zachować razem z dokumentacją pierwszej transakcji.

Nie oznacza to natomiast konieczności rejestrowania każdego klienta spoza UE w polskim systemie VAT UE.

W jakiej walucie można wystawić fakturę zagraniczną?

Polska firma może wystawić fakturę w walucie uzgodnionej z zagranicznym kontrahentem.

W transakcjach międzynarodowych często wykorzystuje się euro, dolary amerykańskie lub funty brytyjskie.

Nie ma jednak ogólnego zakazu wystawiania faktur w innych walutach.

Przykładowo przedsiębiorca świadczy usługę projektowania graficznego dla firmy ze Stanów Zjednoczonych i ustala wynagrodzenie na 3000 USD.

Może wystawić fakturę na taką kwotę.

Trzeba jednak prawidłowo przeliczyć przychód na złote dla celów podatku dochodowego.

Przychody wyrażone w walutach obcych przelicza się co do zasady według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu.

Przykładowo przy kursie 3,90 zł wartość 3000 USD wynosi 11 700 zł.

Jeżeli klient zapłaci później, a kurs waluty ulegnie zmianie, mogą powstać podatkowe różnice kursowe.

Przy VAT obowiązują własne zasady przeliczania podstawy opodatkowania, a w określonych przypadkach również kwoty podatku wykazywanej na fakturze.

Jeżeli polski VAT został naliczony, kwota podatku na fakturze musi być wyrażona w złotych zgodnie z wymaganiami ustawy.

Nie należy zatem zakładać, że dla wszystkich podatków i operacji zawsze stosuje się kurs z dnia wystawienia dokumentu.

Czy fakturę dla klienta spoza UE trzeba wystawić w KSeF?

Jeżeli polski przedsiębiorca podlega obowiązkowi wystawiania faktur w KSeF, sprzedaż na rzecz zagranicznej firmy zasadniczo również dokumentuje w tym systemie.

Sam fakt, że kontrahent ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych, Kanadzie czy Australii, nie zwalnia sprzedawcy z obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

Od 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF objął największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 roku zasadniczo pozostałych przedsiębiorców.

Do końca 2026 roku przewidziano rozwiązanie przejściowe dla podatników, u których miesięczna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami wystawianymi poza KSeF nie przekracza 10 000 zł brutto.

W przypadku przekroczenia tego limitu obowiązek wystawiania faktur w KSeF powstaje od faktury powodującej przekroczenie.

Nie trzeba natomiast wymagać, aby zagraniczny nabywca posiadał polski NIP lub zakładał konto w KSeF.

Przedsiębiorca wystawia fakturę w systemie, a następnie udostępnia ją kontrahentowi w uzgodniony sposób.

Może to być na przykład plik PDF przesłany e-mailem.

Jeżeli faktura została wystawiona w KSeF i jest udostępniana poza systemem, jej wizualizacja powinna zawierać wymagany kod QR umożliwiający weryfikację dokumentu. W szczególnych trybach wystawiania stosuje się odpowiednie dodatkowe zasady oznaczania faktur.

W przypadku klientów indywidualnych faktury B2C są wyłączone z obowiązkowego KSeF i można wystawiać je w systemie dobrowolnie.

Czy zagraniczny klient musi zaakceptować fakturę?

Nie musi akceptować jej w polskim KSeF.

Zagraniczny kontrahent powinien otrzymać dokument w sposób uzgodniony ze sprzedawcą.

W praktyce warto ustalić taki sposób przekazywania faktur jeszcze przed rozpoczęciem współpracy.

Niektóre przedsiębiorstwa wymagają przesłania dokumentu na specjalny adres księgowy. Inne proszą o umieszczenie numeru zamówienia lub kontraktu.

Są to wymagania organizacyjne nabywcy, które mogą wpływać na sprawność płatności, nawet jeśli nie stanowią obowiązkowych elementów faktury wynikających z polskiej ustawy o VAT.

Czy przy sprzedaży poza UE trzeba rejestrować się do VAT UE?

Nie z samego powodu sprzedaży klientowi z państwa trzeciego.

VAT UE dotyczy określonych transakcji wewnątrz Unii Europejskiej, a nie każdej transakcji międzynarodowej.

Przykładowo polska firma świadcząca standardową usługę programistyczną wyłącznie dla amerykańskiego przedsiębiorstwa nie musi rejestrować się do VAT UE tylko dlatego, że jej klient jest zagraniczny.

Podobnie zwykły eksport towarów do Kanady nie stanowi wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Nie oznacza to jednak, że sprzedaż można całkowicie pominąć w polskich rozliczeniach podatkowych.

Czynny podatnik VAT powinien odpowiednio wykazać transakcje w ewidencji, zgodnie z ich rodzajem i przepisami.

Przy usługach niepodlegających opodatkowaniu w Polsce mogą mieć znaczenie również przepisy dotyczące prawa do odliczenia VAT od zakupów związanych z taką sprzedażą.

Czy do eksportu potrzebny jest numer EORI?

Przy prowadzeniu operacji celnych przedsiębiorca zasadniczo potrzebuje numeru EORI.

Jest to identyfikator wykorzystywany do kontaktów z organami celnymi Unii Europejskiej.

Przykładowo polska firma rozpoczynająca sprzedaż maszyn do USA powinna sprawdzić, czy posiada numer EORI i czy jej dane są prawidłowo zarejestrowane.

Formalności eksportowe mogą być obsługiwane przez agencję celną albo przewoźnika, ale przedsiębiorca nadal powinien zadbać o prawidłowe dokumentowanie transakcji.

Ważne jest również ustalenie warunków dostawy.

Przy sprzedaży międzynarodowej strony często wykorzystują reguły Incoterms, które pomagają określić podział obowiązków dotyczących transportu, ryzyka i kosztów.

Nie należy jednak utożsamiać wyboru określonej reguły Incoterms z automatycznym ustaleniem właściwej stawki VAT.

Rozliczenie podatkowe wymaga uwzględnienia rzeczywistego przebiegu dostawy i odpowiednich przepisów.

Zaliczka od klienta spoza UE – jak wystawić fakturę?

W przypadku większych kontraktów zagraniczni nabywcy często wpłacają część wynagrodzenia przed realizacją zamówienia.

Przykładowo polski producent otrzymuje 10 000 euro zaliczki na maszynę, która będzie gotowa do wysyłki do Kanady za cztery miesiące.

Przy eksporcie towarów otrzymanie zaliczki może powodować powstanie obowiązku podatkowego.

Zastosowanie stawki VAT 0% wymaga jednak spełnienia odpowiednich warunków.

Zasadniczo wywóz powinien nastąpić w terminie sześciu miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym otrzymano zaliczkę, a przedsiębiorca musi posiadać właściwe potwierdzenie wywozu.

Ustawa przewiduje możliwość zastosowania dłuższego terminu, jeżeli wynika on ze specyfiki realizacji dostawy i odpowiednio określonych warunków transakcji.

Ma to znaczenie przy produkcji specjalistycznych maszyn, urządzeń i innych produktów wykonywanych na indywidualne zamówienie.

Inaczej wygląda zaliczka otrzymana na usługę, której miejscem świadczenia jest państwo nabywcy zgodnie z art. 28b.

W takiej sytuacji otrzymanie pieniędzy nie powoduje zasadniczo powstania polskiego VAT należnego.

Trzeba jednak odpowiednio udokumentować płatność i zastosować właściwe zasady rozliczenia przychodu w podatku dochodowym.

Czy zagraniczny klient może potrącić podatek od zapłaty?

W niektórych państwach obowiązują przepisy dotyczące podatku u źródła, czyli withholding tax.

Mogą mieć znaczenie zwłaszcza przy usługach, należnościach licencyjnych i określonych płatnościach transgranicznych.

Przykładowo polska firma informatyczna wystawia fakturę na 8000 USD, a kontrahent informuje, że zgodnie z lokalnymi przepisami zamierza potrącić podatek przed wykonaniem przelewu.

Nie należy automatycznie obniżać faktury o wskazaną kwotę.

Najpierw trzeba ustalić, czy potrącenie rzeczywiście jest wymagane i jaką kwalifikację ma wypłacane wynagrodzenie.

Znaczenie mogą mieć przepisy państwa klienta oraz odpowiednia umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania zawarta z Polską.

W określonych przypadkach potrzebne jest przedstawienie polskiego certyfikatu rezydencji podatkowej.

Dobrze jest również wcześniej uzgodnić, czy kwota określona w umowie oznacza wynagrodzenie brutto przed ewentualnym potrąceniem podatku, czy kwotę, którą polski wykonawca powinien rzeczywiście otrzymać.

Takie ustalenia pomagają uniknąć sporów dotyczących niepełnej zapłaty.

Jak przyjmować płatności od klientów spoza Unii Europejskiej?

W przypadku zagranicznych transakcji warto podać na fakturze informacje ułatwiające wykonanie przelewu.

Najczęściej będą to numer rachunku bankowego w odpowiednim formacie, nazwa banku, kod SWIFT/BIC, waluta i termin płatności.

Przy płatnościach międzynarodowych mogą występować opłaty banków pośredniczących.

Przykładowo faktura została wystawiona na 5000 USD, ale na rachunek przedsiębiorcy wpłynęło 4970 USD.

Różnica może wynikać z kosztów bankowych.

Nie należy automatycznie uznawać jej za rabat udzielony klientowi.

Trzeba sprawdzić, jaka kwota została wysłana przez kontrahenta i kto zgodnie z uzgodnionymi warunkami ponosi koszty przelewu.

Osobno należy rozliczyć ewentualne różnice kursowe.

Przy większych kontraktach warto uzgodnić zasady płatności jeszcze przed wystawieniem faktury, zwłaszcza jeśli klient korzysta z waluty innej niż waluta rachunku sprzedawcy.

Najczęstsze błędy przy fakturowaniu klientów spoza UE

Najbardziej typowym błędem jest stosowanie jednakowego sposobu opodatkowania do wszystkich zagranicznych transakcji.

Przedsiębiorca wybiera VAT 0% tylko dlatego, że klient ma siedzibę poza Unią Europejską.

Tymczasem typowa usługa B2B niepodlegająca opodatkowaniu w Polsce i eksport towarów ze stawką 0% to dwie różne sytuacje.

Kolejny problem dotyczy dokumentacji eksportowej.

Samo wystawienie faktury z zagranicznym adresem nabywcy nie dowodzi, że towar rzeczywiście opuścił Unię Europejską.

Przy sprzedaży usług częstą pomyłką jest natomiast stosowanie zasady B2B bez sprawdzenia, czy klient faktycznie prowadzi działalność gospodarczą.

Nie wszystkie transakcje z osobami prywatnymi korzystają z takich samych zasad opodatkowania.

Zdarzają się również błędy przy przeliczaniu walut.

Przedsiębiorca przyjmuje kurs zastosowany przez bank w dniu otrzymania płatności, mimo że dla ustalenia przychodu podatkowego właściwy może być inny kurs.

Nie należy też zapominać o KSeF.

Zagraniczny klient nie musi korzystać z polskiego systemu, ale sprzedawca objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych zasadniczo nadal musi go stosować.

Jak poprawnie wystawić fakturę zagraniczną w programie do fakturowania?

Najwygodniej korzystać z programu umożliwiającego zapisywanie kontrahentów zagranicznych, wystawianie faktur w różnych walutach i wybór odpowiedniego sposobu opodatkowania.

Przy tworzeniu dokumentu przedsiębiorca powinien najpierw wskazać nabywcę i ustalić rodzaj transakcji.

Następnie wybiera właściwy sposób rozliczenia VAT.

Przykładowo przy usłudze marketingowej dla firmy z USA może to być oznaczenie NP, jeżeli miejscem świadczenia zgodnie z art. 28b jest państwo nabywcy.

Przy eksporcie produktów do Kanady można zastosować VAT 0%, pod warunkiem spełnienia ustawowych wymagań.

Program powinien również umożliwiać wystawianie dokumentów w walutach obcych i uwzględnianie odpowiednich zasad przeliczania kwot na złote.

Jeśli firma jest objęta obowiązkowym KSeF, potrzebna jest możliwość przekazania faktury do systemu oraz przygotowania odpowiedniej wizualizacji dla zagranicznego odbiorcy.

Ważne jest, aby aplikacja nie wymuszała polskiego NIP przy dodawaniu zagranicznego kontrahenta.

Przy regularnej sprzedaży poza UE przydatne jest także powiązanie faktur z zamówieniami, płatnościami i dokumentacją celno-transportową.

Nie oznacza to jednak, że program powinien automatycznie stosować VAT 0% lub NP na podstawie samego kraju klienta. Prawidłowa kwalifikacja zależy od rzeczywistego rodzaju transakcji.

Co sprawdzić przed wysłaniem faktury klientowi spoza UE?

Najpierw trzeba ustalić, czy faktura dotyczy sprzedaży towaru, czy świadczenia usługi.

Następnie należy sprawdzić status klienta, miejsce opodatkowania i właściwe zasady VAT.

Przy typowych usługach B2B dla zagranicznych przedsiębiorstw często stosuje się oznaczenie NP, ponieważ miejscem opodatkowania jest państwo nabywcy. Przy eksporcie towarów można zastosować stawkę VAT 0%, ale trzeba posiadać odpowiednie potwierdzenie wywozu poza Unię Europejską.

Przy sprzedaży konsumentom szczególnego znaczenia nabiera rodzaj usługi, ponieważ zasady B2C mogą odbiegać od rozliczeń między firmami.

Przed wystawieniem faktury warto również potwierdzić dane identyfikacyjne nabywcy, walutę, warunki płatności i sposób przekazania dokumentu.

Jeżeli transakcja jest objęta obowiązkowym KSeF, fakturę trzeba odpowiednio wystawić w systemie i udostępnić zagranicznemu odbiorcy w uzgodnionej formie.

Prawidłowe fakturowanie klientów spoza UE nie polega więc na zastosowaniu jednego uniwersalnego schematu. Najważniejsze jest rozróżnienie usług, eksportu towarów i sprzedaży konsumenckiej, a następnie dopasowanie dokumentu do rzeczywistego przebiegu transakcji.

Dzięki temu przedsiębiorca może uniknąć błędów w VAT, problemów z dokumentacją celną i nieporozumień przy rozliczeniach z zagranicznym kontrahentem.