Jak poprawnie rozliczyć sprzedaż B2C w UE?

Najważniejsze jest rozróżnienie sprzedaży towarów od usług. Sam fakt, że klient jest konsumentem z innego kraju UE, nie oznacza jeszcze automatycznie jednej zasady rozliczenia.

Sprzedaż towarów z Polski do konsumenta w innym kraju UE

Jeżeli polski przedsiębiorca sprzedaje towar osobie prywatnej, a towar jest wysyłany z Polski do innego państwa Unii, najczęściej mamy do czynienia z wewnątrzwspólnotową sprzedażą towarów na odległość, czyli WSTO.

Przykład jest typowy: sklep internetowy z Polski sprzedaje buty klientowi mieszkającemu w Austrii i wysyła zamówienie z polskiego magazynu do Austrii.

Przy takiej sprzedaży trzeba pilnować wspólnego unijnego progu wynoszącego 10 000 euro, który w polskich przepisach odpowiada 42 000 zł. Nie jest to limit przypisany osobno do każdego kraju.

Jeśli więc przedsiębiorca sprzeda w ciągu roku towary konsumentom za 20 000 zł do Niemiec, 15 000 zł do Czech i 8 000 zł do Francji, nie może uznać, że w żadnym kraju nie przekroczył limitu. Łącznie sprzedaż wyniosła 43 000 zł.

Co więcej, do limitu wlicza się nie tylko kwalifikującą się sprzedaż towarów na odległość, ale również określone usługi telekomunikacyjne, nadawcze i elektroniczne świadczone konsumentom z innych państw UE.

Próg dotyczy zarówno bieżącego, jak i poprzedniego roku kalendarzowego. Jeżeli został przekroczony już w poprzednim roku, przedsiębiorca nie zaczyna nowego roku ponownie od zera z polskim VAT.

Co dzieje się po przekroczeniu 42 000 zł?

Poniżej limitu polska firma spełniająca warunki do korzystania z tego uproszczenia może zasadniczo opodatkowywać taką sprzedaż w Polsce.

Po przekroczeniu progu sytuacja się zmienia. WSTO jest opodatkowane w państwie, w którym kończy się transport towaru, czyli najczęściej w kraju klienta.

Jeżeli polski sklep sprzedaje produkt konsumentowi z Niemiec, stosuje odpowiednią niemiecką stawkę VAT. Przy sprzedaży do Francji – odpowiednią stawkę francuską, a do Czech – czeską.

Zmiana nie następuje od następnego miesiąca. Już transakcja, przez którą przekroczono limit 42 000 zł, podlega opodatkowaniu według zasad państwa konsumpcji.

Trzeba przy tym zwrócić uwagę na słowo „odpowiednią”. Nie zawsze będzie to podstawowa stawka VAT obowiązująca w danym kraju. Dla części produktów mogą obowiązywać stawki obniżone. Sklep sprzedający różne rodzaje towarów powinien więc prawidłowo przypisać stawki dla poszczególnych państw, a nie po prostu ustawić jeden zagraniczny VAT dla całego asortymentu.

OSS zamiast rejestracji do VAT w każdym kraju

Gdy sprzedaż zaczyna podlegać VAT państwa konsumenta, przedsiębiorca teoretycznie mógłby rejestrować się do VAT osobno w kolejnych krajach. Przy sprzedaży internetowej byłoby to jednak bardzo niewygodne.

Dlatego istnieje procedura VAT OSS, czyli One Stop Shop.

Polska firma może zarejestrować się do procedury unijnej OSS w Polsce, pobierać od klientów VAT według stawek obowiązujących w ich państwach, a następnie rozliczyć całą kwalifikującą się sprzedaż w jednej deklaracji.

Przykładowo sklep w jednym kwartale sprzedaje towary konsumentom w Niemczech, Austrii, Czechach i Hiszpanii. Nie musi z tego powodu składać czterech osobnych deklaracji VAT w czterech państwach. Sprzedaż objętą OSS wykazuje w jednej deklaracji VIU-DO składanej w Polsce, z podziałem na poszczególne kraje i właściwe stawki podatku.

Deklarację OSS składa się za okresy kwartalne, do końca miesiąca następującego po danym kwartale. Podatek wynikający z OSS wpłaca się w euro, z wykorzystaniem numeru referencyjnego przypisanego do deklaracji.

Sam OSS jest dobrowolny. Alternatywą jest rozliczanie VAT bezpośrednio w poszczególnych państwach konsumpcji. Przy sklepie sprzedającym regularnie do kilku krajów UE OSS jest jednak zazwyczaj znacznie prostszym rozwiązaniem administracyjnym.

Można też zdecydować się na opodatkowanie sprzedaży w państwach klientów jeszcze przed przekroczeniem limitu. Taki wybór wiąże przedsiębiorcę przez określony okres, dlatego nie powinien być traktowany jako ustawienie, które można dowolnie włączać i wyłączać przy każdej transakcji.

A co ze sprzedażą usług konsumentom z UE?

Tutaj pojawia się częsty błąd. Próg 42 000 zł nie oznacza, że po jego przekroczeniu każda usługa sprzedawana konsumentowi w Unii musi być rozliczana według VAT kraju klienta.

Dla wielu usług B2C podstawową zasadą nadal jest opodatkowanie w kraju, w którym usługodawca ma siedzibę. Polska firma świadcząca usługę konsumentowi z innego kraju UE może więc w określonych przypadkach rozliczać polski VAT.

Istnieje jednak wiele wyjątków.

Inne zasady dotyczą między innymi usług elektronicznych, telekomunikacyjnych i nadawczych, usług związanych z nieruchomościami, usług restauracyjnych czy krótkoterminowego najmu środków transportu.

Dobrym przykładem są usługi elektroniczne. Sprzedaż dostępu do określonych treści cyfrowych, automatycznych usług online czy innych usług spełniających definicję usługi elektronicznej może podlegać VAT w państwie konsumenta. W takim przypadku również można wykorzystać procedurę OSS.

Nie powinno się więc stosować zasady „klient z UE = OSS” albo „klient prywatny = polski VAT”. Najpierw trzeba ustalić, co faktycznie jest sprzedawane i gdzie zgodnie z przepisami znajduje się miejsce opodatkowania.

Magazyn w Niemczech lub Czechach zmienia sytuację

OSS nie rozwiązuje każdego problemu z zagranicznym VAT.

Jeżeli polski sklep przechowuje towary wyłącznie w Polsce i wysyła je stąd do konsumentów w innych państwach, sytuacja jest stosunkowo prosta. Inaczej może być wtedy, gdy firma korzysta z magazynu znajdującego się za granicą, np. centrum logistycznego marketplace'u w Niemczech lub Czechach.

Przemieszczanie własnych towarów pomiędzy państwami, utrzymywanie zapasów w innym kraju oraz lokalna sprzedaż z takiego magazynu mogą powodować obowiązki rejestracyjne, których sam OSS nie zastępuje.

To częsty problem przy modelu fulfillment. Przedsiębiorca zakłada, że skoro korzysta z OSS, nie potrzebuje już żadnego zagranicznego numeru VAT. Tymczasem towary znajdujące się fizycznie w innym kraju mogą powodować dodatkowe obowiązki.

Przed uruchomieniem magazynu zagranicznego trzeba więc analizować nie tylko kraj klienta, ale też miejsce, z którego faktycznie rozpoczyna się wysyłka.

Czy przy WSTO trzeba wystawiać faktury?

Jeżeli przedsiębiorca rozlicza WSTO w procedurze unijnej OSS, przepisy nie nakładają obowiązku wystawienia faktury dla każdej takiej sprzedaży konsumenckiej.

Sprzedawca może jednak fakturę wystawić. Jeżeli państwem identyfikacji w OSS jest Polska, przy dobrowolnym wystawieniu dokumentu stosuje się polskie zasady fakturowania.

To ważne również w kontekście KSeF. Faktury wystawiane konsumentom, czyli B2C, nie są objęte obowiązkowym KSeF. Można wystawić je w systemie dobrowolnie, ale nie ma obowiązku przesyłania do KSeF każdej faktury dla osoby prywatnej tylko dlatego, że przedsiębiorca korzysta z KSeF przy sprzedaży firmowej.

Jak nie pogubić się przy sprzedaży do kilku państw?

Najwięcej problemów pojawia się zwykle nie przy pojedynczym zamówieniu, ale wtedy, gdy sklep zaczyna rosnąć.

Przy kilkuset zamówieniach miesięcznie ręczne sprawdzanie kraju klienta, wybieranie odpowiedniej stawki VAT i oddzielne sumowanie sprzedaży dla Niemiec, Francji czy Holandii szybko przestaje być praktyczne.

System sprzedażowy i program do faktur powinny wtedy prawidłowo rozpoznawać kraj konsumpcji, stawkę VAT oraz sprzedaż objętą OSS. Istotne jest również przechowywanie danych pozwalających wykazać, gdzie znajdował się klient i jak została rozliczona konkretna transakcja. Ewidencję dotyczącą sprzedaży objętej OSS trzeba przechowywać przez 10 lat.

W praktyce prawidłowe rozliczenie sprzedaży B2C w UE sprowadza się do kilku decyzji: czy sprzedawany jest towar czy usługa, skąd towar jest wysyłany, gdzie znajduje się konsument, czy przekroczono wspólny próg 42 000 zł oraz czy dana transakcja może być rozliczona przez OSS.

Dopiero na tej podstawie można prawidłowo naliczyć VAT. Sam adres klienta zagranicznego nie wystarcza.